¿Qué es ZUGFeRD?
ZUGFeRD es una norma para las facturas electrónicas en Alemania. El formato híbrido contiene un PDF visualizable y un archivo XML estructurado legible por máquina. Esto permite tanto la visualización manual como el procesamiento automatizado de la factura. A diferencia de XRechnung, ZUGFeRD está más pensado para las transacciones comerciales en el sector B2B.
¿Quién desarrolló ZUGFeRD y por qué?
La primera versión de ZUGFeRD se publicó en junio de 2014. Fue desarrollada por el Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD ) en colaboración con diversas asociaciones, ministerios y empresas.
El objetivo era crear una norma uniforme para las facturas electrónicas en Alemania , de conformidad con la Directiva 2014/55/UE de la UE. Con ello se pretendía hacer más eficiente el intercambio electrónico de facturas entre empresas y autoridades. Anteriormente, había muchos formatos diferentes que dificultaban un procesamiento fluido.
El nombre ZUGFeRD es la abreviatura de »Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland». No es casualidad que el término recuerde a la palabra »caballo de tiro». La similitud de la redacción pretende subrayar que la nueva norma pretende hacer avanzar rápidamente la facturación electrónica.
Sin embargo, ZUGFeRD 1.0 aún no era la versión que se utiliza hoy en día. Tras la publicación de la
¿Qué aspecto tiene una factura de ZUGFeRD?
Una factura electrónica en formato híbrido ZUGFeRD siempre consta de dos partes: un archivo PDF y un archivo XML estructurado. Es importante que ambos elementos contengan información idéntica sobre la factura.
El PDF es el componente de visualización de la norma. Esto significa que los usuarios pueden abrir el archivo de la forma habitual con un lector de PDF en su ordenador y ver los detalles de la factura. El registro de datos XML se adjunta al PDF. Al hacer clic en el archivo adjunto, también se puede visualizar el código en la pantalla, pero no es descifrable para los humanos. Pero no tiene por qué serlo, porque el formato XML sólo se utiliza para el procesamiento mecánico.
Según la norma EN 16931, ambos componentes deben cumplir determinadas normas:
- El PDF debe ser un archivo PDF/A-3 que permita el archivado conforme a la ley sin pérdida de información.
- Debe utilizarse la sintaxis UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) en el registro de datos XML para garantizar un intercambio de datos normalizado.
¿Cómo se crea y envía un archivo ZUGFeRD?
Las empresas necesitan soluciones informáticas adecuadas para la creación y el tratamiento automatizado de un fichero ZUGFeRD. Entre ellas se encuentran principalmente los sistemas ERP y de contabilidad que también garantizan una comprobación automática. Además, numerosos portales de Internet ofrecen herramientas basadas en la web para la creación y conversión de facturas ZUGFeRD.
Los datos de la factura se introducen manualmente en la máscara de entrada del programa correspondiente, como de costumbre. El programa genera automáticamente un fichero ZUGFeRD con un clic del ratón. Con un sistema ERP, también es posible la creación totalmente automatizada de documentos a partir de los datos del pedido y de la factura.
La factura puede enviarse mediante un programa informático especial, aunque no necesariamente. Un simple correo electrónico con la factura electrónica adjunta o la transferencia a una memoria USB también es suficiente según la ley. El destinatario de la factura suele decidir qué método de transmisión se utilizará para enviar el documento. Los clientes públicos suelen exigir la transmisión a través de la red Peppol.
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¿Qué hay que tener en cuenta al archivar?
Las empresas también deben almacenar las facturas electrónicas a prueba de auditorías durante diez años, en un sistema de archivo electrónico. Así lo estipulan los principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos (GoBD).
Esto significa que no basta con guardar el PDF de ZUGFeRD en un disco duro o una memoria USB. Tampoco basta con almacenar una copia impresa. En su lugar, se necesita una solución de software que garantice que la factura electrónica archivada no pueda modificarse y sea a prueba de manipulaciones.
Para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), por ejemplo, es adecuado un software de contabilidad que ofrezca archivado en la nube conforme a GoBD. Las empresas más grandes que utilizan un sistema ERP suelen confiar en sistemas de gestión de documentos.
¿Para quién es adecuado el formato ZUGFeRD?
Prinzipiell eignet sich ZUGFeRD für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern. Seit Version 2.0.1 erfüllt der Standard die gesetzlichen Anforderungen an eine strukturierte elektronische Rechnung laut EN 16931 und Wachstumschancengesetz.
Sin embargo, la mayor ventaja es para las PYMES cuya infraestructura informática no permite un procesamiento de documentos totalmente automatizado. Para ellas, es importante que el PDF esté disponible para su visualización y comprobación manual, tanto al crear como al recibir una factura electrónica.
Öffentliche Auftraggeber wiederum bevorzugen anstelle von ZUGFeRD das Format XRechnung, das im B2G-Bereich offiziell als Standardlösung vorgeschrieben ist. Es besteht lediglich aus einem XML-Datensatz und enthält keine PDF-Datei zur Sichtprüfung. Auftragnehmer im öffentlichen Sektor sind jedoch dazu berechtigt, alternativ die ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG zu nutzen. Voraussetzung: Die Rechnung wird ausschließlich als strukturierte XML-Datei und ohne PDF übermittelt.
¿En qué consisten los perfiles ZUGFeRD?
No todas las empresas o administraciones públicas necesitan la misma cantidad de información sobre las facturas. Mientras que las pequeñas empresas pueden querer transferir sólo los datos básicos de las facturas, las empresas más grandes o las administraciones públicas requieren datos detallados legibles por máquina.
Por tanto, los perfiles ZUGFeRD permiten una adaptación flexible a las distintas necesidades de los usuarios y sistemas informáticos. Como variantes del formato de factura, determinan con precisión la estructura de los datos de la factura y garantizan una compatibilidad óptima. En resumen, cubren distintos niveles de complejidad y escenarios de aplicación.
A lo largo de los años, se han ido añadiendo cada vez más perfiles de ZUGFeRD. La versión actual 2.3.2 incluye los seis perfiles siguientes:
MÍNIMO
Contiene sólo los datos básicos para el procesamiento sencillo de facturas, incluida la información más importante sobre el contratista y el cliente, así como el importe total. El perfil no cumple los requisitos de la norma de la UE EN 16931.
WL BÁSICO
Como ayuda para la contabilización, el perfil contiene todos los datos necesarios para contabilizar la factura a nivel de documento. Sin embargo, según la Ley alemana del Impuesto sobre el Valor Añadido, tampoco es una factura válida.
BÁSICO
Añade más información, como la descripción del artículo y el precio unitario, y se reconoce como factura completa en Alemania.
EN 16931
Permite la generación de datos totalmente legibles por máquina y cumple todos los requisitos de una factura electrónica conforme a la ley según la norma EN 16931.
EXTENDIDO
Contiene datos adicionales para requisitos específicos del sector y procesos empresariales complejos. Por ejemplo, admite la facturación a través de múltiples entregas y ubicaciones de entrega.
XINVOICE
Cumple los requisitos de las autoridades públicas y permite utilizar el formato ZUGFeRD en el ámbito B2G.
| Perfil | Alcance | Conforme a GoBD/EN | Adecuado para |
| MÍNIMO | * | No | Requisitos sencillos |
| WL BÁSICO | ** | No | Ayuda para la reserva |
| BÁSICO | *** | Sí (DE) | PYME |
| EN 16931 | **** | Sí (UE) | Facturas conformes a la ley |
| EXTENDIDO | ***** | Sí | Industrias con requisitos especiales |
| XINVOICE | ***** | Sí (B2G) | Clientes públicos |
Las versiones de ZUGFeRD de un vistazo
ZUGFeRD 1.0
- Publicación en junio de 2014
- Archivo PDF con XML incrustado – los formatos no se pueden separar
- Sólo adaptado a los requisitos de Alemania
- Idoneidad limitada para uso internacional
ZUGFeRD 2.0
- Lanzamiento en marzo de 2019, actualización a 2.0.1 en octubre de 2019
- Archivo PDF con archivo XML adjunto – formatos separados entre sí
- Adaptación a los requisitos de la Directiva 2014/55/UE y de la norma europea EN 16931
- Técnicamente idéntica en gran medida a la norma francesa Factur-X 1.0
ZUGFeRD 2.1
- Lanzamiento en marzo de 2020, actualización a 2.1.1 en julio de 2020
- Técnicamente idéntico a Factur-X 1.0
- Adición del perfil XRECHNUNG
ZUGFeRD 2.2
- Publicación en marzo de 2022
- Adición del perfil EXTENDIDO
- Interoperabilidad mejorada con Order-X – un formato estándar para pedidos electrónicos
ZUGFeRD 2.3
- Lanzamiento en septiembre de 2022, actualización a 2.3.1 en agosto de 2023 y a 2.3.2 en noviembre de 2024
- Mejora de la interoperabilidad con la obligación francesa de facturación electrónica B2B
- Se permiten imprecisiones de redondeo en el perfil EXTENDIDO
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