Che cos’è lo ZUGFeRD?
ZUGFeRD è uno standard per le fatture elettroniche in Germania. Il formato ibrido contiene un PDF visualizzabile e un file XML strutturato leggibile dalla macchina. Ciò consente sia la visualizzazione manuale che l’elaborazione automatica della fattura. A differenza di XRechnung, ZUGFeRD è pensato per le transazioni commerciali nel settore B2B.
Chi ha sviluppato ZUGFeRD e perché?
La prima versione di ZUGFeRD è stata pubblicata nel giugno 2014. È stata sviluppata dal Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in collaborazione con diverse associazioni, ministeri e aziende.
L’obiettivo era quello di creare uno standard uniforme per le fatture elettroniche in Germania , in conformità con la Direttiva UE 2014/55/UE. Lo scopo era quello di rendere più efficiente lo scambio elettronico di fatture tra aziende e autorità. In precedenza esistevano molti formati diversi che rendevano difficile un’elaborazione fluida.
Il nome ZUGFeRD è l’abbreviazione di ”Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Non è un caso che il termine ricordi la parola ”cavallo da tiro”. La dicitura simile vuole sottolineare che il nuovo standard è destinato a far progredire rapidamente la fatturazione elettronica.
Tuttavia, ZUGFeRD 1.0 non era ancora la versione utilizzata oggi. Dopo la pubblicazione della norma europea EN 16931, lo standard ha dovuto essere adattato alle leggi europee applicabili. Nell ‘ottobre 2019 è stata rilasciata la versione 2.0.1 che, come le versioni successive, soddisfa i requisiti legali per una fattura elettronica leggibile meccanicamente in un set di dati XML strutturato. Da allora, lo standard ZUGFeRD ha continuato a evolversi.
Che aspetto ha una fattura ZUGFeRD?
Una fattura elettronica in formato ibrido ZUGFeRD è sempre composta da due parti: un file PDF e un file XML strutturato. È importante che entrambi gli elementi contengano informazioni identiche sulla fattura.
Il PDF è il componente di visualizzazione dello standard. Ciò significa che gli utenti possono aprire il file come di consueto con un lettore PDF sul proprio computer e visualizzare i dettagli della fattura. Il record di dati XML è allegato al PDF. Cliccando sull’allegato, il codice può essere visualizzato sullo schermo, ma non è decifrabile per l’uomo. Ma non è necessario, perché il formato XML viene utilizzato solo per l’elaborazione meccanica.
Secondo la norma EN 16931, entrambi i componenti devono soddisfare determinati standard:
- Il PDF deve essere un file PDF/A-3 che consente un’archiviazione conforme alla legge senza perdita di informazioni.
- La sintassi UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) deve essere utilizzata nel record di dati XML per garantire uno scambio di dati standardizzato.
Come si crea e si invia un file ZUGFeRD?
Le aziende necessitano di soluzioni software adeguate per la creazione e l’elaborazione automatica di un file ZUGFeRD. Si tratta principalmente di sistemi ERP e di contabilità che garantiscono anche un controllo automatico. Inoltre, numerosi portali internet offrono strumenti basati sul web per la creazione e la conversione delle fatture ZUGFeRD.
I dati della fattura vengono inseriti manualmente nella maschera di input del rispettivo programma, come di consueto. Il software genera automaticamente un file ZUGFeRD con un semplice clic del mouse. Con un sistema ERP è possibile anche la creazione completamente automatizzata di documenti basati sui dati dell’ordine e della commessa.
La fattura può, ma non deve necessariamente essere inviata utilizzando un software speciale. Secondo la legge è sufficiente anche una semplice e-mail con allegata la fattura elettronica o il trasferimento su una chiavetta USB. Di solito è il destinatario della fattura a decidere quale metodo di trasmissione utilizzare per inviare il documento. I clienti pubblici di solito richiedono la trasmissione attraverso la rete Peppol.
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Cosa bisogna considerare quando si archivia?
Le aziende devono inoltre conservare le fatture elettroniche in un sistema di archiviazione elettronica a prova di revisione per dieci anni. Ciò è previsto dai principi per la corretta gestione e archiviazione di libri, registri e documenti in formato elettronico e per l’accesso ai dati (GoBD).
Ciò significa che non è sufficiente salvare il PDF di ZUGFeRD su un disco rigido o una chiavetta USB. Neanche la conservazione di una stampa è sufficiente. È invece necessaria una soluzione software per garantire che la fattura elettronica archiviata non possa essere modificata e sia a prova di manomissione.
Per le piccole e medie imprese (PMI), ad esempio, è adatto un software di contabilità che offra un’archiviazione conforme alla GoBD nel cloud. Le aziende più grandi che utilizzano un sistema ERP spesso si affidano a sistemi di gestione dei documenti.
Per chi è adatto il formato ZUGFeRD?
Prinzipiell eignet sich ZUGFeRD für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern. Seit Version 2.0.1 erfüllt der Standard die gesetzlichen Anforderungen an eine strukturierte elektronische Rechnung laut EN 16931 und Wachstumschancengesetz.
Tuttavia, il vantaggio maggiore è per le PMI la cui infrastruttura informatica non consente un’elaborazione completamente automatizzata dei documenti. Per loro è importante che il PDF sia disponibile per la visualizzazione e il controllo manuale sia al momento della creazione che della ricezione della fattura elettronica.
Öffentliche Auftraggeber wiederum bevorzugen anstelle von ZUGFeRD das Format XRechnung, das im B2G-Bereich offiziell als Standardlösung vorgeschrieben ist. Es besteht lediglich aus einem XML-Datensatz und enthält keine PDF-Datei zur Sichtprüfung. Auftragnehmer im öffentlichen Sektor sind jedoch dazu berechtigt, alternativ die ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG zu nutzen. Voraussetzung: Die Rechnung wird ausschließlich als strukturierte XML-Datei und ohne PDF übermittelt.
In cosa consistono i profili ZUGFeRD?
Non tutte le aziende o le amministrazioni pubbliche hanno bisogno della stessa quantità di informazioni sulle fatture. Mentre le piccole imprese potrebbero voler trasferire solo i dati di base delle fatture, le aziende più grandi o le amministrazioni pubbliche richiedono dati dettagliati e leggibili dal computer.
I profili ZUGFeRD consentono quindi di adattarsi in modo flessibile alle diverse esigenze degli utenti e dei sistemi informatici. In quanto varianti del formato della fattura, determinano la struttura precisa dei dati della fattura e garantiscono una compatibilità ottimale. In breve, coprono diversi livelli di complessità e scenari applicativi.
Nel corso degli anni sono stati aggiunti sempre più profili ZUGFeRD. L’attuale versione 2.3.2 include i seguenti sei profili:
MINIMO
Contiene solo i dati di base per la semplice elaborazione delle fatture, comprese le informazioni più importanti sul contraente e sul cliente e l’importo totale. Il profilo non soddisfa i requisiti dello standard europeo EN 16931.
WL DI BASE
Come aiuto alla postalizzazione, il profilo contiene tutti i dati necessari per la postalizzazione della fattura a livello di documento. Tuttavia, secondo la legge tedesca sull’imposta sul valore aggiunto, non è nemmeno una fattura valida.
BASE
Aggiunge ulteriori informazioni come la descrizione dell’articolo e il prezzo unitario e viene riconosciuta come fattura completa in Germania.
EN 16931
Permette di generare dati completamente leggibili a macchina e soddisfa tutti i requisiti per una fattura elettronica conforme alla legge, in conformità alla norma EN 16931.
ESTESO
Contiene dati aggiuntivi per requisiti specifici del settore e processi aziendali complessi. Ad esempio, supporta la fatturazione di più consegne e luoghi di consegna.
XINVOICE
Soddisfa i requisiti delle autorità pubbliche e consente l’utilizzo del formato ZUGFeRD nell’area B2G.
| Profilo | Ambito di applicazione | Conforme a GoBD/EN | Adatto per |
| MINIMO | * | No | Requisiti semplici |
| WL DI BASE | ** | No | Aiuto per la prenotazione |
| BASE | *** | Sì (DE) | SMES |
| EN 16931 | **** | Sì (UE) | Fatture conformi alla legge |
| ESTESO | ***** | Sì | Industrie con requisiti speciali |
| XINVOICE | ***** | Sì (B2G) | Clienti pubblici |
Le versioni di ZUGFeRD in sintesi
ZUGFeRD 1.0
- Pubblicazione a giugno 2014
- File PDF con XML incorporato – i formati non possono essere separati
- Solo in base ai requisiti della Germania
- Idoneità limitata all’uso internazionale
ZUGFeRD 2.0
- Rilascio a marzo 2019, aggiornamento alla versione 2.0.1 a ottobre 2019.
- File PDF con file XML allegato – formati separati l’uno dall’altro
- Adattamento ai requisiti della Direttiva 2014/55/UE e dello standard europeo EN 16931
- Tecnicamente è in gran parte identico allo standard francese Factur-X 1.0
ZUGFeRD 2.1
- Rilascio a marzo 2020, aggiornamento alla versione 2.1.1 a luglio 2020.
- Tecnicamente del tutto identico a Factur-X 1.0
- Aggiunta del profilo XRECHNUNG
ZUGFeRD 2.2
- Pubblicazione a marzo 2022
- Aggiunta del profilo EXTENDED
- Miglioramento dell’interoperabilità con Order-X, un formato standard per gli ordini elettronici.
ZUGFeRD 2.3
- Rilasciato nel settembre 2022, aggiornamento alla versione 2.3.1 nell’agosto 2023 e alla versione 2.3.2 nel novembre 2024.
- Miglioramento dell’interoperabilità con l’obbligo di fatturazione elettronica B2B in Francia
- Sono consentite le imprecisioni di arrotondamento nel profilo ESTESO.
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