Co to jest ZUGFeRD?
ZUGFeRD jest standardem dla faktur elektronicznych w Niemczech. Hybrydowy format zawiera wizualnie wyświetlany plik PDF i nadający się do odczytu maszynowego ustrukturyzowany plik XML. Umożliwia to zarówno ręczne przeglądanie, jak i automatyczne przetwarzanie faktury. W przeciwieństwie do XRechnung, ZUGFeRD został zaprojektowany bardziej dla transakcji biznesowych w sektorze B2B.
Kto opracował ZUGFeRD i dlaczego?
Pierwsza wersja ZUGFeRD została opublikowana w czerwcu 2014 roku. Została ona opracowana przez Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) we współpracy z różnymi stowarzyszeniami, ministerstwami i firmami.
Celem było stworzenie jednolitego standardu dla e-faktur w Niemczech zgodnie z dyrektywą UE 2014/55/UE. Miało to usprawnić elektroniczną wymianę faktur między firmami a urzędami. Wcześniej istniało wiele różnych formatów, które utrudniały sprawne przetwarzanie.
Nazwa ZUGFeRD jest skrótem od ”Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Nieprzypadkowo termin ten przypomina słowo ”koń pociągowy”. Podobne sformułowanie ma podkreślać, że nowy standard ma na celu szybki rozwój e-fakturowania.
Jednak ZUGFeRD 1.0 nie był jeszcze wersją używaną obecnie. Po opublikowaniu normy UE EN 16931, standard musiał zostać dostosowany do obowiązującego prawa europejskiego. Wersja 2.0.1 została wydana w październiku 2019 r., która – podobnie jak kolejne wersje – spełnia wymogi prawne dotyczące e-faktury nadającej się do odczytu maszynowego w ustrukturyzowanym zestawie danych XML. Od tego czasu standard ZUGFeRD wciąż ewoluuje.
Jak wygląda faktura ZUGFeRD?
E-faktura w hybrydowym formacie ZUGFeRD zawsze składa się z dwóch części: pliku PDF i ustrukturyzowanego pliku XML. Ważne jest, aby oba elementy zawierały identyczne informacje o fakturze.
PDF jest komponentem widoku standardu. Oznacza to, że użytkownicy mogą otworzyć plik w zwykły sposób za pomocą czytnika PDF na swoim komputerze i wyświetlić szczegóły faktury. Rekord danych XML jest dołączony do pliku PDF. Klikając na załącznik, kod może być również wyświetlony na ekranie, ale nie jest on możliwy do odszyfrowania przez człowieka. Ale nie musi tak być, ponieważ format XML jest używany tylko do przetwarzania maszynowego.
Zgodnie z normą EN 16931, oba komponenty muszą spełniać określone normy:
- Plik PDF musi być plikiem PDF/A-3, który umożliwia zgodną z prawem archiwizację bez utraty informacji.
- Składnia UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) musi być używana w rekordzie danych XML w celu zapewnienia znormalizowanej wymiany danych.
Jak utworzyć i wysłać plik ZUGFeRD?
Firmy potrzebują odpowiedniego oprogramowania do tworzenia i automatycznego przetwarzania pliku ZUGFeRD. Obejmują one przede wszystkim systemy ERP i księgowe, które gwarantują również automatyczną kontrolę. Ponadto liczne portale internetowe oferują narzędzia internetowe do tworzenia i konwersji faktur ZUGFeRD.
Dane faktury są wprowadzane ręcznie w masce wprowadzania odpowiedniego programu w zwykły sposób. Oprogramowanie automatycznie generuje plik ZUGFeRD jednym kliknięciem myszy. Dzięki systemowi ERP możliwe jest również w pełni zautomatyzowane tworzenie dokumentów na podstawie danych zamówienia i zamówienia.
Faktura może, ale nie musi być wysyłana za pomocą specjalnego oprogramowania. Zwykła wiadomość e-mail z załączoną fakturą elektroniczną lub przeniesienie jej do pamięci USB jest również wystarczające zgodnie z prawem. Odbiorca faktury zazwyczaj decyduje, która metoda transmisji zostanie użyta do przesłania dokumentu. Klienci publiczni zazwyczaj wymagają transmisji za pośrednictwem sieci Peppol.
Webinarium na temat obowiązku e-fakturowania
Nowe wymogi prawne, stare systemy i wiele pytań: jak skutecznie przejść na e-fakturowanie? Nasze nagranie webinarium zawiera przegląd formatów, obowiązków i rozwiązań, w tym spojrzenie na nadchodzące zmiany związane z ViDA.
Co należy wziąć pod uwagę podczas archiwizacji?
Firmy muszą również przechowywać e-faktury w sposób odporny na audyt przez dziesięć lat – w elektronicznym systemie archiwizacji. Jest to określone przez zasady właściwego zarządzania i przechowywania ksiąg, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych (GoBD).
Oznacza to, że nie wystarczy zapisać plik PDF ZUGFeRD na dysku twardym lub pamięci USB. Przechowywanie wydruku również nie jest wystarczające. Zamiast tego wymagane jest rozwiązanie programowe, aby zapewnić, że zarchiwizowana e-faktura nie może zostać zmieniona i jest odporna na manipulacje.
Dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) odpowiednie jest na przykład oprogramowanie księgowe, które oferuje archiwizację zgodną z GoBD w chmurze. Większe firmy, które korzystają z systemu ERP, często polegają na systemach zarządzania dokumentami.
Dla kogo przeznaczony jest format ZUGFeRD?
Prinzipiell eignet sich ZUGFeRD für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern. Seit Version 2.0.1 erfüllt der Standard die gesetzlichen Anforderungen an eine strukturierte elektronische Rechnung laut EN 16931 und Wachstumschancengesetz.
Największą korzyść mają jednak MŚP, których infrastruktura IT nie pozwala na w pełni zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów. Dla nich ważne jest, aby plik PDF był dostępny do wizualnego przeglądania i ręcznego sprawdzania zarówno podczas tworzenia, jak i otrzymywania e-faktury.
Öffentliche Auftraggeber wiederum bevorzugen anstelle von ZUGFeRD das Format XRechnung, das im B2G-Bereich offiziell als Standardlösung vorgeschrieben ist. Es besteht lediglich aus einem XML-Datensatz und enthält keine PDF-Datei zur Sichtprüfung. Auftragnehmer im öffentlichen Sektor sind jedoch dazu berechtigt, alternativ die ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG zu nutzen. Voraussetzung: Die Rechnung wird ausschließlich als strukturierte XML-Datei und ohne PDF übermittelt.
O co chodzi w profilach ZUGFeRD?
Nie wszystkie firmy lub organy publiczne wymagają takiej samej ilości informacji o fakturach. Podczas gdy małe firmy mogą chcieć przesyłać tylko podstawowe dane z faktur, większe firmy lub organy administracji publicznej wymagają szczegółowych danych do odczytu maszynowego.
Profile ZUGFeRD umożliwiają zatem elastyczne dostosowanie do różnych wymagań użytkowników i systemów informatycznych. Jako warianty formatu faktury określają one dokładną strukturę danych faktury i zapewniają optymalną kompatybilność. Krótko mówiąc, obejmują one różne poziomy złożoności i scenariusze zastosowań.
Z biegiem lat dodawano coraz więcej profili ZUGFeRD. Aktualna wersja 2.3.2 zawiera sześć następujących profili:
MINIMUM
Zawiera tylko podstawowe dane do prostego przetwarzania faktur, w tym najważniejsze informacje o kontrahencie i kliencie, a także całkowitą kwotę. Profil nie spełnia wymogów normy UE EN 16931.
BASIC WL
Jako pomoc w księgowaniu, profil zawiera wszystkie dane wymagane do zaksięgowania faktury na poziomie dokumentu. Jednak zgodnie z niemiecką ustawą o podatku od wartości dodanej nie jest to również ważna faktura.
PODSTAWOWY
Dodaje dalsze informacje, takie jak opis przedmiotu i cena jednostkowa, i jest uznawana za kompletną fakturę w Niemczech.
EN 16931
Umożliwia generowanie danych w pełni nadających się do odczytu maszynowego i spełnia wszystkie wymagania dotyczące zgodnej z prawem e-faktury zgodnie z normą EN 16931.
PRZEDŁUŻONY
Zawiera dodatkowe dane dla specyficznych wymagań branżowych i złożonych procesów biznesowych. Na przykład obsługuje rozliczenia w wielu dostawach i lokalizacjach dostaw.
XINVOICE
Spełnia wymagania organów publicznych i umożliwia korzystanie z formatu ZUGFeRD w obszarze B2G.
| Profil | Zakres | Zgodność z GoBD/EN | Odpowiedni dla |
| MINIMUM | * | Nie | Proste wymagania |
| BASIC WL | ** | Nie | Pomoc przy rezerwacji |
| PODSTAWOWY | *** | Tak (DE) | SMES |
| EN 16931 | **** | Tak (UE) | Faktury zgodne z prawem |
| PRZEDŁUŻONY | ***** | Tak | Branże o specjalnych wymaganiach |
| XINVOICE | ***** | Tak (B2G) | Klienci publiczni |
Wersje ZUGFeRD w skrócie
ZUGFeRD 1.0
- Publikacja w czerwcu 2014 r.
- Plik PDF z osadzonym XML – formatów nie można rozdzielić
- Dostosowany tylko do wymagań w Niemczech
- Ograniczona przydatność do użytku międzynarodowego
ZUGFeRD 2.0
- Premiera w marcu 2019 r., aktualizacja do wersji 2.0.1 w październiku 2019 r.
- Plik PDF z załączonym plikiem XML – formaty oddzielone od siebie
- Dostosowanie do wymogów dyrektywy UE 2014/55/UE i normy europejskiej EN 16931
- Technicznie w dużej mierze identyczny z francuskim standardem Factur-X 1.0
ZUGFeRD 2.1
- Premiera w marcu 2020 r., aktualizacja do wersji 2.1.1 w lipcu 2020 r.
- Technicznie całkowicie identyczny z Factur-X 1.0
- Dodanie profilu XRECHNUNG
ZUGFeRD 2.2
- Publikacja w marcu 2022 r.
- Dodanie profilu EXTENDED
- Ulepszona interoperacyjność z Order-X – standardowym formatem zamówień elektronicznych
ZUGFeRD 2.3
- Wydanie we wrześniu 2022 r., aktualizacja do wersji 2.3.1 w sierpniu 2023 r. i do wersji 2.3.2 w listopadzie 2024 r.
- Lepsza interoperacyjność z francuskim obowiązkiem e-fakturowania B2B
- Niedokładności zaokrągleń w profilu EXTENDED są dozwolone
Webinarium na temat obowiązku e-fakturowania
Nowe wymogi prawne, stare systemy i wiele pytań: jak skutecznie przejść na e-fakturowanie? Nasze nagranie webinarium zawiera przegląd formatów, obowiązków i rozwiązań, w tym spojrzenie na nadchodzące zmiany związane z ViDA.
