ZUGFeRD

Von wem und warum wurde ZUGFeRD entwickelt?

Die erste Version von ZUGFeRD wurde bereits im Juni 2014 veröffentlicht. Entwickelt wurde sie vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Kooperation mit diversen Verbänden, Ministerien und Unternehmen.

Ziel war es, gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU einen einheitlichen Standard für E-Rechnungen in Deutschland zu schaffen. Auf diese Weise sollte der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Behörden effizienter ablaufen. Zuvor gab es viele unterschiedliche Formate, die eine reibungslose Verarbeitung erschwerten.

Der Name ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Dass der Begriff an das Wort „Zugpferd“ erinnert, ist kein Zufall. Der ähnliche Wortlaut sollte verdeutlichen, dass der neue Standard die E-Rechnung rasch voranbringen soll.

Bei ZUGFeRD 1.0 handelte es sich jedoch noch nicht um die Version, die heute zum Einsatz kommt. Nachdem die EU-Norm EN 16931 veröffentlicht worden war, musste der Standard an das geltende europäische Recht angepasst werden. So wurde im Oktober 2019 Version 2.0.1 herausgegeben, die – genauso wie die folgenden Versionen – die gesetzlichen Anforderungen an eine maschinenlesbare E-Rechnung in einem strukturierten XML-Datensatz erfüllt. Seitdem hat sich der ZUGFeRD-Standard ständig weiterentwickelt.

Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung im hybriden ZUGFeRD-Format besteht immer aus zwei Teilen: einer PDF-Datei und einer strukturierten XML-Datei. Wichtig ist, dass beide Elemente identische Rechnungsinformationen enthalten.

Das PDF ist die Sichtkomponente des Standards. Das bedeutet, dass Anwender die Datei wie gewohnt mit einem PDF-Reader am Computer öffnen und sich die Rechnungsdetails ansehen können. Der XML-Datensatz ist an das PDF angehängt. Durch Klick auf das Attachment lässt sich der Code zwar ebenfalls am Bildschirm anzeigen, allerdings ist er für Menschen nicht entzifferbar. Das muss er aber auch gar nicht, denn das XML-Format dient lediglich der maschinellen Verarbeitung.

Gemäß EN 16931 müssen beide Komponenten bestimmte Standards erfüllen:

• Beim PDF muss es sich um eine PDF/A-3-Datei handeln, die eine rechtskonforme Archivierung ohne Informationsverlust ermöglicht.
• Im XML-Datensatz muss die Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) verwendet werden, um einen standardisierten Datenaustausch sicherzustellen.

Wie erstellt und versendet man eine ZUGFeRD-Datei?

Für die Erstellung und die automatisierte Weiterverarbeitung einer ZUGFeRD-Datei benötigen Unternehmen geeignete Softwarelösungen. Hierzu zählen vor allem ERP- und Buchhaltungssysteme, die auch eine automatische Prüfung gewährleisten. Darüber hinaus bieten zahlreiche Internetportale webbasierte Tools für die Erzeugung und Konvertierung von ZUGFeRD-Rechnungen an.

Die Rechnungsdaten werden wie gewohnt manuell in die Eingabemaske des jeweiligen Programms eingetragen. Per Mausklick erzeugt die Software automatisch eine ZUGFeRD-Datei. Mit einem ERP-System ist zudem eine vollautomatisierte Belegerstellung auf Basis von Bestell- und Auftragsdaten möglich.   

Der Versand kann, muss aber nicht zwingend über eine spezielle Software erfolgen. Eine einfache E-Mail mit der elektronischen Rechnung im Anhang oder die Übergabe auf einem USB-Stick genügt laut Gesetz ebenfalls. Gewöhnlich entscheidet der Rechnungsempfänger darüber, auf welchem Übertragungsweg der Beleg zu übermitteln ist. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist eine Übermittlung via Peppol-Netzwerk.

Was ist bei der Archivierung zu beachten?

Auch E-Rechnungen müssen Unternehmen zehn Jahre lang revisionssicher aufbewahren – und zwar in einem elektronischen Archivsystem. Das besagen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Das bedeutet: Es genügt nicht, das ZUGFeRD-PDF auf einer Festplatte oder einem USB-Stick zu speichern. Auch die Aufbewahrung eines Ausdrucks reicht nicht aus. Stattdessen bedarf es einer Softwarelösung, welche die Unveränderbarkeit und Manipulationssicherheit der archivierten E-Rechnung sicherstellt.

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) eignet sich beispielsweise eine Buchhaltungssoftware, die eine GoBD-konforme Archivierung in der Cloud anbietet. Größere Unternehmen, die ein ERP-System nutzen, setzen häufig auf Dokumentenmanagement-Systeme.

Für wen ist das ZUGFeRD-Format geeignet?

Prinzipiell eignet sich ZUGFeRD für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern. Seit Version 2.0.1 erfüllt der Standard die gesetzlichen Anforderungen an eine strukturierte elektronische Rechnung laut EN 16931 und Wachstumschancengesetz.

Der größte Vorteil ergibt sich jedoch für KMU, deren IT-Infrastruktur keine vollautomatisierte Belegverarbeitung erlaubt. Für sie ist es wichtig, dass ihnen sowohl bei der Erstellung als auch beim Empfang einer E-Rechnung ein PDF zur visuellen Ansicht und manuellen Kontrolle zur Verfügung steht.

Öffentliche Auftraggeber wiederum bevorzugen anstelle von ZUGFeRD das Format XRechnung, das im B2G-Bereich offiziell als Standardlösung vorgeschrieben ist. Es besteht lediglich aus einem XML-Datensatz und enthält keine PDF-Datei zur Sichtprüfung. Auftragnehmer im öffentlichen Sektor sind jedoch dazu berechtigt, alternativ die ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG zu nutzen. Voraussetzung: Die Rechnung wird ausschließlich als strukturierte XML-Datei und ohne PDF übermittelt.

Was hat es mit den ZUGFeRD-Profilen auf sich?

Nicht alle Unternehmen oder Behörden benötigen die gleiche Menge an Rechnungsinformationen. Während kleine Betriebe möglicherweise nur grundlegende Rechnungsdaten übertragen möchten, benötigen größere Unternehmen oder öffentliche Verwaltungen detaillierte maschinenlesbare Daten.

Die ZUGFeRD-Profile ermöglichen daher eine flexible Anpassung an verschiedene Nutzeranforderungen und IT-Systeme. Als Varianten des Rechnungsformats bestimmen sie, wie präzise die Rechnungsdaten strukturiert sind, und sorgen für eine optimale Kompatibilität. Kurz gesagt decken sie unterschiedliche Komplexitätsstufen und Anwendungsszenarien ab.

Über die Jahre hinweg sind immer mehr ZUGFeRD-Profile hinzugekommen. Die aktuelle Version 2.3.2 umfasst die folgenden sechs Profile:

MINIMUM

Enthält nur grundlegende Daten für eine einfache Rechnungsverarbeitung, darunter die wichtigsten Angaben zu Auftragnehmer und Auftraggeber sowie den Gesamtbetrag. Das Profil entspricht nicht den Anforderungen der EU-Norm EN 16931.

BASIC WL

Als Buchungshilfe beinhaltet das Profil auf Dokumentenebene alle Daten, die zur Buchung der Rechnung erforderlich sind. Jedoch ist es laut deutschem Umsatzsteuergesetz ebenfalls keine gültige Rechnung. 

BASIC

Ergänzt weitere Informationen wie Positionsbezeichnung und Stückpreis und ist in Deutschland als vollständige Rechnung anerkannt. 

EN 16931

Ermöglicht die Erzeugung komplett maschinenlesbarer Daten und erfüllt alle Ansprüche an eine gesetzeskonforme E-Rechnung gemäß EN 16931. 

EXTENDED

Enthält zusätzliche Daten für branchenspezifische Anforderungen und komplexe Geschäftsprozesse. Es unterstützt z. B. die Abrechnung über mehrere Lieferungen und Lieferorte.  

XRECHNUNG

Erfüllt die Anforderungen von öffentlichen Behörden und ermöglicht den Einsatz des ZUGFeRD-Formats im B2G-Bereich. 

Die ZUGFeRD-Versionen im Überblick 

ZUGFeRD 1.0

• Veröffentlichung im Juni 2014
• PDF-Datei mit eingebettetem XML – Formate nicht trennbar
• Lediglich auf die Anforderungen in Deutschland ausgerichtet
• Für den internationale Einsatz nur beschränkt geeignet

ZUGFeRD 2.0

• Veröffentlichung im März 2019, Update auf 2.0.1 im Oktober 2019
• PDF-Datei mit angehängter XML-Datei – Formate voneinander getrennt
• Anpassung an die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Europäischen Norm EN 16931
• Technisch weitestgehend identisch mit dem französischen Standard Factur-X 1.0

ZUGFeRD 2.1

• Veröffentlichung im März 2020, Update auf 2.1.1 im Juli 2020
• Mit Factur-X 1.0 technisch komplett identisch
• Ergänzung um das XRECHNUNG-Profil 

ZUGFeRD 2.2

• Veröffentlichung im März 2022
• Ergänzung um das EXTENDED-Profil
• Verbesserte Interoperabilität mit Order-X – ein Standardformat für elektronische Bestellungen 

ZUGFeRD 2.3

• Veröffentlichung im September 2022, Update auf 2.3.1 im August 2023 und auf 2.3.2 im November 2024
• Verbesserte Interoperabilität mit der französischen B2B-E-Rechnungspflicht
• Rundungsungenauigkeiten im Profil EXTENDED sind zulässig

FAQ zu ZUGFeRD 

Ist das ZUGFeRD-Format verpflichtend?
Die Erstellung und der Versand einer elektronischen Rechnung im Standard ZUGFeRD ist generell nicht obligatorisch. Zwar stehen Unternehmen in Deutschland seit 2020 in der Pflicht, nur noch E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auszustellen. Von 2025 bis 2028 erfolgt zudem die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Jedoch sind Auftragnehmer von Gesetzes wegen nicht an einen speziellen Standard gebunden und können auch das XRechnung-Format nutzen. 

Ist der internationale Einsatz von ZUGFeRD möglich?
Da ZUGFeRD den Bestimmungen der EU entspricht, ist das Format auch für den EU-weiten Rechnungsaustausch geeignet. Darüber hinaus wird es von Unternehmen und Behörden weltweit akzeptiert. International trägt es den Namen Factur-X, da es mit dem französischen Standard komplett identisch ist. 

Wo genau befindet sich der XML-Anhang in der PDF-Datei?
Möchten Unternehmen manuell überprüfen, ob im PDF tatsächlich auch XML-Daten enthalten sind, ist das ganz einfach möglich: Beim Öffnen einer ZUGFeRD-Rechnung zeigt der PDF-Reader am Rand das Symbol einer Büroklammer an. Bei Klick auf das Icon erscheint eine Liste mit allen Anlagen. Die angehängte XML-Datei trägt den Namen factur-x.html und kann separat abgespeichert werden.

Welche Vorteile bringt das ZUGFeRD-Format mit sich?
Kleine Unternehmen ohne umfassende IT-Landschaft profitieren vor allem von der PDF-Komponente. Die visuelle Darstellung der Rechnung am PC erleichtert sowohl die Erstellung als auch die Prüfung der E-Rechnung. Größere Unternehmen, die ein ERP-System nutzen, ziehen den größten Nutzen hingegen aus der automatisierten Erstellung und Weiterverarbeitung der XML-Daten. Dadurch steigern sie die Prozessgeschwindigkeit, sparen Zeit und Kosten, verringern die Fehlerrate und erhöhen die Datenqualität. 

Ist die Nutzung von ZUGFeRD kostenpflichtig?
Der Standard selbst wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) kostenlos angeboten. Allerdings können Kosten für die Anschaffung oder Anpassung von Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen anfallen. Bei cloudbasierter Software sind regelmäßig Lizenzgebühren zu entrichten.