Un sistema DMS se utiliza para almacenar y gestionar todos los datos generados en relación con el desarrollo de nuevos productos. La abreviatura DMS significa
¿Cómo funciona un sistema DMS?
Un sistema DMS fiable garantiza que todos los empleados implicados en un proceso concreto puedan recuperar y editar todos los documentos relevantes en el menor tiempo posible. Puede tratarse de facturas, contratos o albaranes, por ejemplo. Un software DMS profesional los captura y gestiona como documentos electrónicos. En muchos casos, es aconsejable vincular el DMS y el ERP entre sí. Más adelante te ofrecemos información más detallada al respecto.
¿Qué ventajas ofrece a las empresas un DMS bien mantenido y actualizado?
Es obvio que un sistema DMS sólido tiene una serie de ventajas. Al fin y al cabo, los procesos empresariales se desarrollan con especial rapidez y fluidez si todos los empleados pueden acceder a tiempo a todos los datos importantes para ellos. Esto te permite hacer accesibles los documentos a grupos específicos de personas, como ventas, diseño o contabilidad. Se puede conseguir un aumento considerable de la eficiencia, especialmente en los procesos que se desarrollan en varias ubicaciones. Asigna fácilmente documentos como recibos escaneados, certificados de pruebas o facturas de proveedores a sus respectivas transacciones comerciales. Además de archivar, puedes utilizar flujos de trabajo almacenados para reducir considerablemente los costes de tus procesos y garantizar la fluidez de los mismos. Hemos resumido algunas de las ventajas más importantes de un sistema DMS en el siguiente resumen:
- Gestión más eficaz de los procesos empresariales
- Acceso rápido a todos los datos relevantes por parte del personal implicado
- Responsabilidades claramente definidas
- Profesionalización de la colaboración entre sedes
- Asignación sencilla de diferentes documentos
- Reducción significativa de los costes del proceso
¿Un sistema DMS también es adecuado para mi empresa?
A partir de cierto tamaño de empresa, tiene sentido optimizar tus propios procesos y organizarlos en un sistema adecuado. Un sistema ERP o DMS profesional es especialmente adecuado para las PYMES manufactureras. Con APplus, también ofrecemos soluciones personalizadas para diversos sectores. Ya sea construcción de plantas y maquinaria, construcción de vehículos, automoción o venta al por mayor, personalizamos tus herramientas exactamente como mejor convenga a tu empresa.
¿Tiene sentido vincular el sistema DMS con mi software ERP?
En última instancia, toda empresa de fabricación persigue el objetivo de mantener los procesos de creación de sus productos lo más fluidos posible. La creación de redes eficientes es la forma adecuada de conseguirlo. El Sistema de Gestión Documental (SGD) y la Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son componentes esenciales para ello. Al fin y al cabo, es aquí donde se gestionan todos los datos generados durante el ciclo de vida del producto. Juntos, ambos sistemas forman el corazón de la creación de un nuevo producto, por así decirlo. Para seguir siendo competitivos a largo plazo y no perderse en una maraña de datos y documentos, es muy recomendable conectar en red los sistemas DMS y ERP. Esta conexión garantiza, en última instancia, procesos basados en documentos mucho más rápidos y menos propensos a errores. Si los documentos se generan desde el sistema ERP, que contiene datos fiables y registrados limpiamente, se pueden archivar automáticamente y a prueba de auditorías sin ningún esfuerzo adicional. Se puede acceder a ellos inmediatamente si es necesario. Por lo tanto, quien desee aumentar la eficacia de sus procesos y ahorrar tiempo y dinero, hace bien en vincular un sistema ERP y DMS. Puedes averiguar qué puntos son especialmente importantes en el artículo de nuestro blog 4 cosas que debes tener en cuenta al integrar ERP y PDM.
