System DMS służy do przechowywania i zarządzania wszystkimi danymi generowanymi w związku z rozwojem nowych produktów. Skrót DMS oznacza System Zarządzania Dokumentami. Zakres funkcjonalny takiego systemu zarządzania dokumentami obejmuje różne obszary biznesowe, takie jak planowanie i kontrola produkcji, zarządzanie towarami, pozyskiwanie danych produkcyjnych, a także finanse i księgowość.
Jak działa system DMS?
Niezawodny system DMS zapewnia, że wszyscy pracownicy zaangażowani w dany proces mogą pobierać i edytować wszystkie istotne dokumenty w możliwie najkrótszym czasie. Mogą to być na przykład faktury, umowy lub dowody dostawy. Profesjonalne oprogramowanie DMS przechwytuje i zarządza nimi jako dokumentami elektronicznymi. W wielu przypadkach wskazane jest połączenie ze sobą systemów DMS i ERP. Bardziej szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w dalszej części tej strony.
Jakie korzyści oferuje firmom dobrze utrzymany i aktualny system DMS?
To oczywiste, że solidny system DMS ma wiele zalet. W końcu procesy biznesowe przebiegają szczególnie szybko i sprawnie, jeśli wszyscy pracownicy mają dostęp do wszystkich ważnych dla nich danych w odpowiednim czasie. Pozwala to na udostępnienie dokumentów konkretnym grupom osób, takim jak dział sprzedaży, projektowy czy księgowy. Można osiągnąć znaczny wzrost wydajności, zwłaszcza w przypadku procesów realizowanych w wielu lokalizacjach. Łatwe przypisywanie dokumentów, takich jak zeskanowane paragony, certyfikaty testowe lub faktury od dostawców, do odpowiednich transakcji biznesowych. Oprócz archiwizacji, można również korzystać z zapisanych przepływów pracy, aby znacznie obniżyć koszty procesów i zapewnić ich płynność. W poniższym przeglądzie podsumowaliśmy niektóre z najważniejszych zalet systemu DMS:
- Bardziej wydajna obsługa procesów biznesowych
- Szybki dostęp do wszystkich istotnych danych przez zaangażowany personel
- Jasno określone obowiązki
- Profesjonalizacja współpracy między lokalizacjami
- Proste przypisywanie różnych dokumentów
- Znacząca redukcja kosztów procesu
Czy system DMS jest również odpowiedni dla mojej firmy?
Od pewnej wielkości firmy sensowne jest zoptymalizowanie własnych procesów i zorganizowanie ich w odpowiednim systemie. Profesjonalny system ERP lub DMS jest szczególnie odpowiedni dla małych i średnich przedsiębiorstw produkcyjnych. Dzięki APplus oferujemy również niestandardowe rozwiązania dla różnych branż. Niezależnie od tego, czy chodzi o inżynierię instalacji i maszyn, budowę pojazdów, motoryzację czy sprzedaż hurtową – dostosowujemy narzędzia dokładnie tak, jak jest to najlepsze dla Twojej firmy.
Czy połączenie systemu DMS z moim oprogramowaniem ERP ma sens?
Ostatecznie każda firma produkcyjna dąży do tego, aby procesy tworzenia jej produktów przebiegały tak sprawnie, jak to tylko możliwe. Właściwym sposobem na osiągnięcie tego celu jest wydajna praca w sieci. System zarządzania dokumentami (DMS) i planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) są niezbędnymi elementami tego procesu. W końcu to tutaj zarządzane są wszystkie dane generowane podczas cyklu życia produktu. Te dwa systemy tworzą razem serce procesu tworzenia nowego produktu. Aby pozostać konkurencyjnym w dłuższej perspektywie i nie zgubić się w gąszczu danych i dokumentów, wysoce zalecane jest połączenie systemów DMS i ERP w sieć. Takie połączenie ostatecznie zapewnia znacznie szybsze i mniej podatne na błędy procesy oparte na dokumentach. Jeśli dokumenty są generowane z systemu ERP, który zawiera czysto zarejestrowane i wiarygodne dane, mogą być archiwizowane automatycznie i w sposób odporny na audyt, bez żadnego dodatkowego wysiłku. W razie potrzeby można uzyskać do nich natychmiastowy dostęp. Każdemu, kto chce zwiększyć wydajność swoich procesów oraz zaoszczędzić czas i pieniądze, zaleca się zatem połączenie systemu ERP i DMS. Możesz dowiedzieć się, które punkty są szczególnie ważne w naszym artykule na blogu 4 rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy integracji ERP i PDM.
