¿Qué es la XRechnung?

XRechnung es una factura electrónica normalizada en un formato de datos estructurado basado en XML. Se desarrolló originalmente para emitir facturas electrónicas a clientes públicos en Alemania. Desde 2025, sin embargo, la XRechnung se utiliza también para el intercambio de facturas en el sector B2B, con el fin de digitalizar y procesar automáticamente los documentos de forma legalmente conforme. Se necesita una solución informática para generar y visualizar el registro de datos.

XRechnung: Antecedentes legales

¿En qué ley se basa la factura X?

El 16 de abril de 2014, el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea adoptaron la Directiva 2014/55/UE. Esta Directiva obliga a todos los poderes adjudicadores de la UE a aceptar y tramitar facturas electrónicas. El objetivo era simplificar los procesos empresariales transfronterizos, reducir costes y promover la digitalización de la administración pública.

En este contexto, se encargó al Comité Europeo de Normalización (CEN) que elaborara una norma europea para la facturación electrónica: la norma EN 16931, que se publicó en 2017. Entre otras cosas, establece que una factura electrónica debe crearse en el formato de datos XML estructurado y legible por máquina.

Sin embargo, también existen requisitos específicos de cada país, que en Alemania, por ejemplo, se derivan de la Ordenanza Federal de Facturación Electrónica (E-RechV). Cada país define su propia Especificación Básica de Uso de Facturas (CIUS) para su realización. La norma XRechnung es, por tanto, la implementación nacional -la CIUS- de la norma EN-16931 en Alemania. La norma añade 21 reglas comerciales nacionales a la norma de la UE.

¿Quién debe poder crear y recibir una XRechnung?

Clientes y contratistas del sector público en Alemania:

  • Desde el 27 de noviembre de 2019, todas las autoridades de la administración federal deben poder recibir y procesar facturas XRechnung.
  • Alle Auftragnehmer staatlicher und kommunaler Behörden stehen seit dem 27.11.2020 in der Pflicht, nur noch elektronische Rechnungen im Standard XRechnung auszustellen. Allerdings ist es mittlerweile auch erlaubt, ein anderes Rechnungsformat zu benutzen, das mit den gesetzlichen Anforderungen konform ist – beispielsweise ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei.

empresas en transacciones comerciales B2B:

  • Según la Ley de Oportunidades de Crecimiento, desde el 1 de enero de 2025 todas las empresas alemanas están obligadas a recibir facturas electrónicas y archivarlas a prueba de auditorías, incluidas las XRechnungen. A partir del 1 de enero de 2028, también deben poder crear y enviar facturas electrónicas.
  • Para las empresas con una facturación anual superior a 800.000 euros , el envío de una factura electrónica será obligatorio a partir del 1 de enero de 2027. Sin embargo, en el sector B2B también se aplica lo siguiente: las facturas no tienen que emitirse necesariamente en formato XRechnung, sino que también pueden emitirse en formato ZUGFeRD.
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Fundamentos técnicos de la XRechnung

¿Cómo se diseña una XRechnung?

Una XRechnung contiene básicamente todos los detalles obligatorios y opcionales que también figuran en otras facturas. Esto incluye, por ejemplo

  • los datos del destinatario de la factura y del emisor de la factura,
  • las partidas individuales de la factura,
  • el importe de la factura y
  • la información de pago.

Sin embargo, el XRechnung se implementa puramente como un formato de datos semánticos y, por tanto, no es adecuado para la inspección visual. Por tanto, no permite una representación visual como un PDF, sino que debe ser procesado por un software especial. La validación automática es muy importante para garantizar que no se cuelen errores en el código.

La estructura XML garantiza que todos los datos estén normalizados y sean claramente interpretables, de modo que sea posible el procesamiento automatizado por máquinas sin discontinuidad de medios. Se admiten como sintaxis CII (Factura Transversal de la Industria UN/CEFACT) y UBL (Lenguaje Universal de los Negocios ISO 19845). El desarrollo y funcionamiento de la norma corre a cargo de KoSIT, el Centro de Coordinación de Normas Informáticas.

Herramientas informáticas para la XRechnung

Sistema ERP

Un sistema ERP es ventajoso sobre todo para empresas grandes y medianas que procesan docenas de facturas cada día. El software no sólo permite la creación automatizada de facturas en formato XML. También se encarga del envío, procesamiento, comprobación y contabilización automatizados de las facturas recibidas. Además, junto con un sistema de gestión de documentos (SGD), permite archivarlas de acuerdo con los requisitos legales.

Software de contabilidad

Una solución contable puede ser especialmente útil para las empresas más pequeñas que sólo envían unas pocas facturas con regularidad. Este software permite la creación y el envío manual de facturas XRechnung. También ofrece funciones para la validación y el tratamiento automáticos de las facturas recibidas.

Portales web del gobierno federal

Para las pequeñas empresas, los servicios web federales ofrecen la opción de crear y cargar facturas XRechnung manualmente y transmitirlas a una autoridad contratante. Entre ellos están las plataformas de recepción de facturas ZRE y OZG-RE.

Generador en línea

Existen numerosos sitios web en Internet que ofrecen generadores sencillos para crear facturas XRechnung. Sin embargo, estas herramientas sólo se recomiendan para un uso ocasional en el sector B2B.

Sistema de gestión de documentos (SGD)

Los sistemas de gestión de documentos (SGD) han demostrado su eficacia en las grandes empresas para archivar las facturas XRechnung. Estos sistemas permiten el almacenamiento a prueba de auditorías y a largo plazo de las facturas de acuerdo con los principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD).

¿Qué es la red Peppol?

Los poderes adjudicadores suelen estar obligados a recibir facturas XRechnung a través de la red Peppol. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) es un canal de transmisión que garantiza el intercambio seguro, conforme a las normas y automatizado de facturas XRechnung y otros documentos digitales. Peppol fue desarrollado originalmente por la Comisión de la UE para la contratación pública. Hoy en día, Peppol también se utiliza cada vez más en el sector B2B.

Los contratistas suelen estar autorizados a enviar facturas electrónicas al destinatario por correo electrónico o a través de un portal web. Sin embargo, Peppol es el único canal de transmisión que permite la automatización máquina a máquina (M2M) y la exportación masiva de facturas electrónicas.

Para conectarse a la red Peppol, una empresa necesita una conexión a un punto de acceso Peppol. Suele proporcionarlo un proveedor de servicios externo. Si el punto de acceso tiene una interfaz adecuada, Peppol puede incluso integrarse en el sistema ERP.

Ventajas de la XRechnung

Ahorro de tiempo

Gracias al formato XML estructurado, las facturas pueden importarse directamente a los sistemas informáticos y procesarse automáticamente sin interrupciones de soporte. Esto reduce el esfuerzo manual necesario para la introducción de datos y acelera el procesamiento de las facturas.

Ahorro de costes

Die Nutzung der XRechnung reduziert Papier-, Druck- und Portokosten, da der Rechnungsversand vollständig digital erfolgt. Zudem entfallen aufwändige manuelle Prüfungen und Archivierungsprozesse, wodurch Unternehmen langfristig Geld sparen.

Reducción de errores

La validación automatizada de los datos de las facturas significa que los errores, como los importes incorrectos o la falta de información, se reconocen en una fase temprana. Esto conduce a una mayor calidad de los datos y minimiza el riesgo de consultas o facturas rechazadas.

Cumplimiento de la normativa legal

Hoy y en el futuro, todas las autoridades, empresas y organizaciones están afectadas por la obligación de facturación electrónica. Al utilizar la norma XRechnung, que cumple la legislación, los clientes y los destinatarios cumplen automáticamente los requisitos legales.

Más transparencia

Toda la información de las facturas está claramente definida y es fácil de entender. Esto significa que las empresas y las autoridades pueden encontrar y seguir rápidamente las facturas y compararlas con los pedidos o las órdenes de compra.

Seguridad futura

La norma europea EN 16931 normaliza a largo plazo la facturación electrónica en la UE. Con XRechnung, las empresas están óptimamente preparadas para los requisitos futuros, incluso en las transacciones comerciales internacionales.

Preguntas frecuentes sobre XRechnung

¿Qué es una XRechnung?

XRechnung es un formato de datos normalizado para facturas electrónicas que se utiliza en Alemania. Se basa en XML y se desarrolló para la transmisión automatizada y legible por máquina de facturas, especialmente a clientes del sector público.

¿A quién se aplica la obligación de XRechnung?

Originalmente, la obligación de XRechnung se limitaba a los intercambios con las autoridades contratantes. Desde el 27 de noviembre de 2020, las facturas a las autoridades federales deben enviarse como XRechnung, y desde 2025, el uso de facturas electrónicas como XRechnung también es más obligatorio en el sector B2B.

¿Cuáles son los requisitos técnicos de una XRechnung?

Un XRechnung debe estar estructurado según el estándar que implementa la norma europea EN 16931. Contiene campos de datos XML estructurados con información obligatoria, como el número de factura, el periodo de servicio o el tipo impositivo, para que pueda procesarse automáticamente. Un simple PDF no es suficiente.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar XRechnung?

Utilizando XRechnung, las empresas y las administraciones públicas pueden reducir los costes de trabajo, registro y procesamiento, minimizar las fuentes de error y hacer más eficiente el proceso de facturación. La automatización del procesamiento de facturas, en particular, puede reducir costes y acortar los tiempos de procesamiento.

¿Cómo se conecta XRechnung a un sistema ERP?

Los datos de las facturas se pueden registrar, procesar y seguir procesando en un sistema ERP. Si el sistema ERP está diseñado para crear, enviar y recibir facturas XRechnung, las facturas entrantes y salientes pueden integrarse automáticamente. Esto garantiza el cumplimiento y evita la discontinuidad de los medios.

¿Cuáles son los retos de la introducción de la XRechnung?

Al introducir la XRechnung, hay que adaptar técnicamente los sistemas, garantizar la calidad de los datos, formar a los empleados y diseñar los procesos para que el intercambio electrónico de facturas funcione eficazmente. Además, hay que configurar correctamente las interfaces con los portales de recepción de facturas y, si es necesario, con los socios.

¿Se puede enviar una XRechnung por correo electrónico?

El método de envío de una factura electrónica no está definido legalmente. Por tanto, los contratistas pueden limitarse a enviar una XRechnung como archivo adjunto por correo electrónico. En general, esto está permitido tanto en el sector B2G como en el B2B. Sin embargo, no hay validación directa con este tipo de transmisión, lo que aumenta el riesgo de facturas incorrectas. Además, el destinatario de la factura puede solicitar un método de transmisión diferente.

¿Qué software se necesita para visualizar una XRechnung?

Como la XRechnung consiste en un formato XML legible por máquinas, no es posible una representación visual directa. Sin embargo, existen soluciones que hacen que la información críptica sea legible para los humanos sin cambiar el registro de datos. Entre ellas se incluyen soluciones de software como sistemas ERP o programas de contabilidad, visores de XRechnung puros que sólo ofrecen procesamiento gráfico de los datos XML en un diseño estructurado, por ejemplo, el visor del portal ELSTER, así como la función de visualización y verificación de la Plataforma Central de Recepción de Facturas (ZRE) y la OZG-RE.

¿Cuál es la diferencia entre XRechnung y ZUGFeRD?

XRechnung y ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) son dos formatos diferentes de factura electrónica que se utilizan en Alemania. Pueden diferenciarse del siguiente modo:
XRechnung consiste exclusivamente en un archivo XML legible por máquina. ZUGFeRD es un formato de factura híbrido que contiene tanto un archivo PDF para humanos como un archivo XML incrustado para máquinas.

¿Cuál es el ID de enrutamiento?

El ID de enrutamiento es un identificador que permite identificar y dirigirse de forma única a las autoridades e instituciones públicas en Alemania. Consta de hasta 44 dígitos y siempre es una parte obligatoria de una factura electrónica en el ámbito B2G. En la norma XRechnung, el ID está en el campo »Referencia del comprador» (BT-10). Pero cuidado: no se requiere ningún ID de enrutamiento para los intercambios de facturas entre empresas.

¿Qué es la extensión XRechnung?

La extensión XRechnung es una ampliación del formato estándar EN 16931 que permite adaptarlo a los requisitos específicos del sector. Por ejemplo, es posible jerarquizar las líneas de factura e incrustar anexos XML. Esto es útil para el sector de la construcción, por ejemplo, que puede asignar especificaciones de servicio y adjuntar los llamados archivos GAEB para el intercambio normalizado de información sobre construcción.