Che cos’è la XRechnung?

XRechnung è una fattura elettronica standardizzata in un formato di dati strutturato basato su XML. È stata originariamente sviluppata per l’emissione di fatture elettroniche ai clienti pubblici in Germania. Dal 2025, tuttavia, la XRechnung è stata utilizzata anche per lo scambio di fatture nel settore B2B, al fine di digitalizzare ed elaborare automaticamente i documenti in modo conforme alla legge. Per generare e visualizzare il record di dati è necessaria una soluzione software.

XRechnung: Contesto legale

Su quale legge si basa la fattura X?

Il 16 aprile 2014 il Parlamento europeo e il Consiglio dell’Unione europea hanno adottato la direttiva 2014/55/UE. Questa direttiva obbliga tutte le amministrazioni aggiudicatrici dell’UE ad accettare ed elaborare le fatture elettroniche. L’obiettivo era quello di semplificare i processi commerciali transfrontalieri, ridurre i costi e promuovere la digitalizzazione della pubblica amministrazione.

In questo contesto, il Comitato Europeo di Normazione (CEN) è stato incaricato di sviluppare uno standard europeo per la fatturazione elettronica: lo standard EN 16931, pubblicato nel 2017. Tra le altre cose, stabilisce che una fattura elettronica deve essere creata nel formato dati XML strutturato e leggibile dalla macchina.

Tuttavia, esistono anche requisiti specifici per ogni paese, che in Germania, ad esempio, derivano dall’ordinanza federale sulla fatturazione elettronica (E-RechV). Ogni paese definisce le proprie Core Invoice Usage Specification (CIUS) per la loro realizzazione. Lo standard XRechnung è quindi l’implementazione nazionale – il CIUS – dello standard EN-16931 in Germania. Lo standard aggiunge 21 regole commerciali nazionali allo standard UE.

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Chi deve essere in grado di creare e ricevere una XRechnung?

Clienti e appaltatori del settore pubblico in Germania:

  • Dal 27 novembre 2019 tutte le amministrazioni federali devono essere in grado di ricevere ed elaborare le fatture XRechnung.
  • Alle Auftragnehmer staatlicher und kommunaler Behörden stehen seit dem 27.11.2020 in der Pflicht, nur noch elektronische Rechnungen im Standard XRechnung auszustellen. Allerdings ist es mittlerweile auch erlaubt, ein anderes Rechnungsformat zu benutzen, das mit den gesetzlichen Anforderungen konform ist – beispielsweise ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei.

aziende nelle transazioni commerciali B2B:

  • In base alla legge sulle opportunità di crescita, dal 1° gennaio 2025 tutte le aziende tedesche sono obbligate a ricevere fatture elettroniche e ad archiviarle a prova di audit, comprese le XRechnungen. Dal 1° gennaio 2028, inoltre, dovranno essere in grado di creare e inviare fatture elettroniche.
  • Per le aziende con un fatturato annuo superiore a 800.000 euro , l’invio della fattura elettronica sarà obbligatorio dal 1° gennaio 2027. Tuttavia, anche nel settore B2B vale quanto segue: le fatture non devono necessariamente essere emesse in formato XRechnung, ma possono essere emesse anche in formato ZUGFeRD.
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Basi tecniche di XRechnung

Come viene progettata una XRechnung?

Una XRechnung contiene fondamentalmente tutti i dettagli obbligatori e opzionali che sono elencati anche in altre fatture. Ad esempio

  • i dati del destinatario della fattura e dell’emittente della fattura,
  • le singole voci della fattura,
  • l’importo della fattura e
  • le informazioni di pagamento.

Tuttavia, la XRechnung è implementata esclusivamente come formato di dati semantici e non è quindi adatta a un’ispezione visiva. Non consente quindi una rappresentazione visiva come un PDF, ma deve essere elaborato da un software speciale. La convalida automatica è molto importante per garantire che il codice non contenga errori.

La struttura XML garantisce che tutti i dati siano standardizzati e chiaramente interpretabili, in modo che l’elaborazione automatica sia possibile senza discontinuità dei supporti. Come sintassi sono ammessi i linguaggi CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) e UBL (Universal Business Language ISO 19845). Lo sviluppo e la gestione dello standard sono affidati a KoSIT, il Centro di Coordinamento per gli Standard IT.

Strumenti software per la XRechnung

Sistema ERP

Un sistema ERP è vantaggioso soprattutto per le grandi e medie imprese che elaborano decine di fatture ogni giorno. Il software non solo consente la creazione automatica di fatture in formato XML. Gestisce anche l’invio, l’ elaborazione, il controllo e l’invio automatico delle fatture in entrata. In combinazione con un sistema di gestione dei documenti (DMS), consente anche l’archiviazione in conformità ai requisiti di legge.

Software di contabilità

Una soluzione di contabilità può essere particolarmente utile per le piccole aziende che inviano solo poche fatture su base regolare. Questo software supporta la creazione e l’invio manuale delle fatture XRechnung. Offre inoltre funzioni per la convalida e l’elaborazione automatica delle fatture in arrivo.

Portali web del governo federale

Per le piccole imprese, i servizi web federali offrono la possibilità di creare e caricare manualmente le fatture XRechnung e di trasmetterle all’ente appaltante. Tra questi ci sono le piattaforme di ricezione delle fatture ZRE e OZG-RE.

Generatore online

Su internet esistono numerosi siti che forniscono semplici generatori per la creazione di fatture XRechnung. Tuttavia, questi strumenti sono consigliati solo per un uso occasionale nel settore B2B.

Sistema di gestione dei documenti (DMS)

I sistemi di gestione dei documenti (DMS) hanno dimostrato la loro validità nelle grandi aziende per l’archiviazione delle fatture XRechnung. Questi sistemi consentono di archiviare le fatture a prova di revisione e a lungo termine, in conformità con i principi per la corretta gestione e archiviazione di libri, registri e documenti in formato elettronico (GoBD).

Cos’è la rete Peppol?

Le amministrazioni aggiudicatrici sono spesso obbligate a ricevere le fatture XRechnung attraverso la rete Peppol. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) è un canale di trasmissione che garantisce lo scambio sicuro, conforme agli standard e automatizzato di fatture XRechnung e altri documenti digitali. Peppol è stato originariamente sviluppato dalla Commissione Europea per gli appalti pubblici. Oggi Peppol è sempre più utilizzato anche nel settore B2B.

Gli appaltatori sono generalmente autorizzati a inviare le fatture elettroniche al destinatario via e-mail o tramite un portale web. Tuttavia, Peppol è l’unico canale di trasmissione che consente l’automazione machine-to-machine (M2M) e l’esportazione di massa delle fatture elettroniche.

Per connettersi alla rete Peppol, un’azienda deve collegarsi a un punto di accesso Peppol. Questo viene solitamente fornito da un fornitore di servizi esterno. Se il punto di accesso dispone di un’interfaccia adeguata, Peppol può anche essere integrato nel sistema ERP.

Vantaggi della XRechnung

Risparmio di tempo

Grazie al formato XML strutturato, le fatture possono essere importate direttamente nei sistemi informatici ed elaborate automaticamente senza interruzioni dei supporti. Questo riduce lo sforzo manuale necessario per l’inserimento dei dati e velocizza l’elaborazione delle fatture.

Risparmio sui costi

Die Nutzung der XRechnung reduziert Papier-, Druck- und Portokosten, da der Rechnungsversand vollständig digital erfolgt. Zudem entfallen aufwändige manuelle Prüfungen und Archivierungsprozesse, wodurch Unternehmen langfristig Geld sparen.

Riduzione degli errori

La convalida automatica dei dati delle fatture consente di riconoscere tempestivamente gli errori, come gli importi errati o le informazioni mancanti. In questo modo si ottiene una maggiore qualità dei dati e si riduce al minimo il rischio di richieste di informazioni o di fatture rifiutate.

Conformità ai regolamenti legali

Oggi e in futuro, tutte le autorità, le aziende e le organizzazioni sono interessate dall’obbligo di fatturazione elettronica. Utilizzando lo standard XRechnung, conforme alla legge, i clienti e i destinatari soddisfano automaticamente i requisiti legali.

Più trasparenza

Tutte le informazioni sulle fatture sono chiaramente definite e facili da capire. In questo modo le aziende e le autorità possono trovare e rintracciare rapidamente le fatture e confrontarle con gli ordini o gli ordini di acquisto.

Sicurezza futura

La norma europea EN 16931 standardizza la fatturazione elettronica all’interno dell’UE a lungo termine. Con XRechnung, le aziende sono quindi preparate al meglio per i requisiti futuri, anche nelle transazioni commerciali internazionali.

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FAQ su XRechnung

Che cos’è una XRechnung?

XRechnung è un formato di dati standardizzato per le fatture elettroniche utilizzato in Germania. Si basa su XML ed è stato sviluppato per la trasmissione automatica e leggibile delle fatture, soprattutto per i clienti del settore pubblico.

A chi si applica l’obbligo di XRechnung?

Inizialmente l’obbligo della XRechnung era limitato agli scambi con i clienti pubblici. Dal 27 novembre 2020, le fatture destinate alle autorità federali devono essere inviate come XRechnung e dal 2025 l’uso di fatture elettroniche come la XRechnung è più obbligatorio anche nel settore B2B.

Quali sono i requisiti tecnici di una XRechnung?

Una XRechnung deve essere strutturata secondo lo standard che implementa la norma europea EN 16931. Contiene campi dati XML strutturati con informazioni obbligatorie come il numero di fattura, il periodo di servizio o l’aliquota fiscale, in modo da poter essere elaborata automaticamente. Un semplice PDF non è sufficiente.

Quali sono i vantaggi di utilizzare XRechnung?

Utilizzando XRechnung, le aziende e gli enti pubblici possono ridurre i costi di lavoro, registrazione ed elaborazione, ridurre al minimo le fonti di errore e rendere più efficiente il processo di fatturazione. In particolare, l’automazione dell’elaborazione delle fatture può ridurre i costi e abbreviare i tempi di lavorazione.

Come si collega XRechnung a un sistema ERP?

I dati delle fatture possono essere registrati, elaborati e ulteriormente elaborati in un sistema ERP. Se il sistema ERP è progettato per creare, inviare e ricevere fatture XRechnung, le fatture in entrata e in uscita possono essere integrate automaticamente. Questo garantisce la conformità ed evita la discontinuità dei media.

Quali sono le sfide dell’introduzione della XRechnung?

Quando si introduce la XRechnung, è importante adattare i sistemi dal punto di vista tecnico, garantire la qualità dei dati, formare i dipendenti e organizzare i processi in modo che lo scambio di fatture elettroniche funzioni in modo efficiente. Inoltre, è necessario impostare correttamente le interfacce con i portali di ricezione delle fatture e, se necessario, con i partner.

È possibile inviare una XRechnung via e-mail?

Il metodo di invio di una fattura elettronica non è legalmente definito. Gli appaltatori possono quindi semplicemente inviare una XRechnung come allegato via e-mail. Questo è generalmente consentito sia nel settore B2G che in quello B2B. Tuttavia, questo tipo di trasmissione non prevede una convalida diretta, il che aumenta il rischio di fatture errate. Inoltre, il destinatario della fattura può richiedere un metodo di trasmissione diverso.

Quale software è necessario per visualizzare una XRechnung?

Poiché la XRechnung consiste in un formato XML leggibile dalla macchina, non è possibile una rappresentazione visiva diretta. Tuttavia, esistono soluzioni che rendono le informazioni criptiche leggibili per l’uomo senza modificare il record di dati. Si tratta di soluzioni software come sistemi ERP o programmi di contabilità, visualizzatori di XRechnung puri che offrono solo un’elaborazione grafica dei dati XML in un layout strutturato, come ad esempio il visualizzatore del portale ELSTER e la funzione di visualizzazione e verifica della piattaforma centrale di ricezione delle fatture (ZRE) e di OZG-RE.

Qual è la differenza tra XRechnung e ZUGFeRD?

XRechnung e ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) sono due diversi formati per le fatture elettroniche utilizzati in Germania. Possono essere differenziati come segue:
XRechnung consiste esclusivamente in un file XML leggibile dal computer. ZUGFeRD è un formato di fattura ibrido che contiene sia un file PDF per gli esseri umani che un file XML incorporato per le macchine.

Qual è l’ID di routing?

L’ID di routing è un identificativo che consente di identificare e indirizzare in modo univoco le autorità e le istituzioni pubbliche in Germania. È composto da un massimo di 44 cifre ed è sempre una parte obbligatoria di una fattura elettronica nell’area B2G. Nello standard XRechnung, l’ID si trova nel campo ”Riferimento acquirente” (BT-10). Ma attenzione: per gli scambi di fatture tra aziende non è richiesto l’ID di routing.

Cos’è l’estensione XRechnung?

L’estensione XRechnung è un’estensione del formato standard EN 16931 che consente la personalizzazione in base ai requisiti specifici del settore. Ad esempio, è possibile gerarchizzare le righe della fattura e incorporare allegati XML. Ciò è utile, ad esempio, per il settore edile, che può mappare le specifiche dei servizi e allegare i cosiddetti file GAEB per lo scambio standardizzato di informazioni sull’edilizia.