Faktura

XRechnung: Tło prawne

Na jakim prawie opiera się rachunek X?

W dniu 16 kwietnia 2014 r. Parlament Europejski i Rada Unii Europejskiej przyjęły dyrektywę UE 2014/55/UE. Dyrektywa ta zobowiązuje wszystkie instytucje zamawiające w UE do akceptowania i przetwarzania faktur elektronicznych. Celem było uproszczenie transgranicznych procesów biznesowych, obniżenie kosztów i promowanie cyfryzacji administracji publicznej.

W tym kontekście Europejskiemu Komitetowi Normalizacyjnemu (CEN) zlecono opracowanie europejskiej normy dotyczącej fakturowania elektronicznego: normy EN 16931, która została opublikowana w 2017 roku. Stanowi ona między innymi, że e-faktura musi być tworzona w ustrukturyzowanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie danych XML.

Istnieją jednak również wymagania specyficzne dla danego kraju, które na przykład w Niemczech wynikają z federalnego rozporządzenia w sprawie fakturowania elektronicznego (E-RechV). Każdy kraj definiuje własną Podstawową Specyfikację Użycia Faktury (CIUS) w celu ich realizacji. Standard XRechnung jest zatem krajową implementacją – CIUS – normy EN-16931 w Niemczech. Standard ten dodaje 21 krajowych reguł biznesowych do standardu UE.

Kto musi mieć możliwość utworzenia i otrzymania XRechnung?

Klienci i wykonawcy w sektorze publicznym w Niemczech:

• Od 27 listopada 2019 r. wszystkie organy administracji federalnej muszą mieć możliwość otrzymywania i przetwarzania faktur XRechnung.
• Alle Auftragnehmer staatlicher und kommunaler Behörden stehen seit dem 27.11.2020 in der Pflicht, nur noch elektronische Rechnungen im Standard XRechnung auszustellen. Allerdings ist es mittlerweile auch erlaubt, ein anderes Rechnungsformat zu benutzen, das mit den gesetzlichen Anforderungen konform ist – beispielsweise ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei.

firm w transakcjach biznesowych B2B:

• Zgodnie z ustawą o możliwościach rozwoju, od 1 stycznia 2025 r. wszystkie niemieckie firmy – w tym XRechnungen – są zobowiązane do otrzymywania e-faktur i archiwizowania ich w sposób umożliwiający audyt. Od 1 stycznia 2028 r. muszą one również być w stanie tworzyć i wysyłać e-faktury.
• Dla firm o rocznych obrotach przekraczających 800 000 euro , wysyłanie e-faktur będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2027 roku. Jednak w sektorze B2B obowiązują również następujące zasady: faktury niekoniecznie muszą być wystawiane w formacie XRechnung, ale mogą być również wystawiane w formacie ZUGFeRD.

Podstawy techniczne XRechnung

W jaki sposób projektowany jest XRechnung?

XRechnung zasadniczo zawiera wszystkie obowiązkowe i opcjonalne szczegóły, które są również wymienione w innych fakturach. Obejmuje to na przykład

• dane odbiorcy faktury i wystawcy faktury,
• poszczególnych pozycji faktury,
• kwota faktury i
• informacje o płatności.

XRechnung jest jednak zaimplementowany wyłącznie jako semantyczny format danych i dlatego nie nadaje się do kontroli wizualnej. Dlatego też nie pozwala na wizualną reprezentację jak PDF, ale musi być przetwarzany przez specjalne oprogramowanie. Automatyczna walidacja jest bardzo ważna, aby zapewnić, że do kodu nie wkradną się żadne błędy.

Struktura XML zapewnia, że wszystkie dane są znormalizowane i jednoznacznie interpretowalne, dzięki czemu możliwe jest zautomatyzowane przetwarzanie maszynowe bez nieciągłości mediów. CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) i UBL (Universal Business Language ISO 19845) są dozwolone jako składnia. Rozwój i obsługa standardu jest prowadzona przez KoSIT – Centrum Koordynacji Standardów IT.

Narzędzia programowe dla XRechnung

System ERP

System ERP jest korzystny głównie dla dużych i średnich firm, które przetwarzają dziesiątki faktur każdego dnia. Oprogramowanie umożliwia nie tylko automatyczne tworzenie faktur w formacie XML. Obsługuje również automatyczną wysyłkę, przetwarzanie, sprawdzanie i księgowanie przychodzących faktur. Ponadto, w połączeniu z systemem zarządzania dokumentami (DMS), umożliwia archiwizację zgodnie z wymogami prawnymi.

Oprogramowanie księgowe

Rozwiązanie księgowe może być szczególnie przydatne dla mniejszych firm, które regularnie wysyłają tylko kilka faktur. Oprogramowanie to obsługuje ręczne tworzenie i wysyłanie faktur XRechnung. Oferuje również funkcje automatycznego zatwierdzania i przetwarzania faktur przychodzących.

Portale internetowe rządu federalnego

W przypadku małych firm federalne serwisy internetowe oferują możliwość ręcznego tworzenia i przesyłania faktur XRechnung oraz przekazywania ich do instytucji zamawiającej. Należą do nich platformy odbioru faktur ZRE i OZG-RE.

Generator online

W Internecie istnieje wiele stron internetowych, które udostępniają proste generatory do tworzenia faktur XRechnung. Narzędzia te są jednak zalecane tylko do sporadycznego użytku w sektorze B2B.

System zarządzania dokumentami (DMS)

Systemy zarządzania dokumentami (DMS) sprawdziły się w większych firmach do archiwizacji faktur XRechnung. Systemy te umożliwiają audytowe i długoterminowe przechowywanie faktur zgodnie z zasadami prawidłowego zarządzania i przechowywania ksiąg, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej (GoBD).

Czym jest sieć Peppol?

Instytucje zamawiające są często zobowiązane do otrzymywania faktur XRechnung za pośrednictwem sieci Peppol. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) to kanał transmisji, który zapewnia bezpieczną, zgodną ze standardami i zautomatyzowaną wymianę faktur XRechnung i innych dokumentów cyfrowych. Peppol został pierwotnie opracowany przez Komisję Europejską na potrzeby zamówień publicznych. Obecnie Peppol jest również coraz częściej wykorzystywany w sektorze B2B.

Kontrahenci są zazwyczaj upoważnieni do wysyłania e-faktur do odbiorcy pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem portalu internetowego. Peppol jest jednak jedynym kanałem transmisji, który umożliwia automatyzację machine-to-machine (M2M) i masowy eksport faktur elektronicznych.

Aby połączyć się z siecią Peppol, firma potrzebuje połączenia z punktem dostępowym Peppol. Jest on zazwyczaj dostarczany przez zewnętrznego dostawcę usług. Jeśli punkt dostępowy ma odpowiedni interfejs, Peppol można nawet zintegrować z systemem ERP.

Zalety XRechnung

Oszczędność czasu

Dzięki ustrukturyzowanemu formatowi XML faktury mogą być importowane bezpośrednio do systemów informatycznych i przetwarzane automatycznie bez przerw na media. Zmniejsza to ręczny wysiłek wymagany do wprowadzania danych i przyspiesza przetwarzanie faktur.

Oszczędność kosztów

Die Nutzung der XRechnung reduziert Papier-, Druck- und Portokosten, da der Rechnungsversand vollständig digital erfolgt. Zudem entfallen aufwändige manuelle Prüfungen und Archivierungsprozesse, wodurch Unternehmen langfristig Geld sparen.

Redukcja błędów

Zautomatyzowana walidacja danych na fakturze oznacza, że błędy, takie jak nieprawidłowe kwoty lub brakujące informacje, są rozpoznawane na wczesnym etapie. Prowadzi to do wyższej jakości danych i minimalizuje ryzyko zapytań lub odrzuconych faktur.

Zgodność z przepisami prawa

Obecnie i w przyszłości obowiązek e-fakturowania dotyczy wszystkich organów, przedsiębiorstw i organizacji. Używając zgodnego z prawem standardu XRechnung, klienci i odbiorcy automatycznie spełniają wymogi prawne.

Większa przejrzystość

Wszystkie informacje dotyczące faktur są jasno zdefiniowane i łatwe do zrozumienia. Oznacza to, że firmy i urzędy mogą szybko znaleźć i śledzić faktury oraz porównać je z zamówieniami lub zleceniami zakupu.

Przyszłe bezpieczeństwo

Europejska norma EN 16931 standaryzuje elektroniczne fakturowanie w UE w perspektywie długoterminowej. Dzięki XRechnung firmy są optymalnie przygotowane na przyszłe wymagania – nawet w międzynarodowych transakcjach biznesowych.