XRechnung

XRechnung: Rechtlicher Hintergrund

Auf welchem Gesetz basiert die XRechnung?

Am 16.04.2014 verabschiedeten das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese Richtlinie verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber in der EU dazu, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Ziel war es, grenzüberschreitende Geschäftsprozesse zu vereinfachen, Kosten zu senken und die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung zu fördern.

In diesem Zusammenhang wurde das Europäische Komitee für Normung (CEN) beauftragt, eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung zu entwickeln: die Norm EN 16931, die 2017 veröffentlicht wurde. Sie besagt unter anderem, dass eine E-Rechnung in dem strukturierten und maschinenlesbaren Datenformat XML zu erstellen ist.

Zusätzlich kommen jedoch länderspezifische Anforderungen hinzu, die sich in Deutschland beispielsweise aus der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) ergeben. Für deren Realisierung definiert jedes Land seine eigene Core Invoice Usage Specification (CIUS). Beim Standard XRechnung handelt es sich also um die nationale Umsetzung – die CIUS – der Norm EN-16931 in Deutschland. Der Standard erweitert die EU-Norm um 21 innerstaatliche Geschäftsregeln.

Wer muss eine XRechnung erstellen und empfangen können?

Auftraggeber und Auftragnehmer des öffentlichen Sektors in Deutschland:

• Alle Behörden der Bundesverwaltung müssen bereits seit dem 27.11.2019 in der Lage sein, eine XRechnung zu empfangen und weiterzuverarbeiten.
• Alle Auftragnehmer staatlicher und kommunaler Behörden stehen seit dem 27.11.2020 in der Pflicht, nur noch elektronische Rechnungen im Standard XRechnung auszustellen. Allerdings ist es mittlerweile auch erlaubt, ein anderes Rechnungsformat zu benutzen, das mit den gesetzlichen Anforderungen konform ist – beispielsweise ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei.

Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr:

• Alle deutschen Unternehmen sind laut Wachstumschancengesetz seit dem 01.01.2025 dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren – also auch XRechnungen. Ab dem 01.01.2028 müssen sie zudem in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.
• Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro ist der Versand einer E-Rechnung bereits ab dem 01.01.2027 obligatorisch. Jedoch gilt auch im B2B-Bereich: Die Rechnungsausstellung muss nicht zwingend im XRechnung-Format, sondern kann auch im ZUGFeRD-Format erfolgen.

Technische Grundlagen zur XRechnung

Wie ist eine XRechnung konzipiert?

Eine XRechnung enthält im Grunde alle obligatorischen und optionalen Angaben, die auch in einer sonstigen Rechnung aufgeführt sind. Hierzu zählen zum Beispiel:

• die Daten des Rechnungsempfängers und des Rechnungsstellers,
• die einzelnen Rechnungspositionen,
• der Rechnungsbetrag und
• die Zahlungsinformationen.

Allerdings ist die XRechnung rein als semantisches Datenformat umgesetzt und eignet sich somit nicht für eine Sichtprüfung. Sie erlaubt also keine visuelle Darstellung wie ein PDF, sondern muss durch spezielle Software verarbeitet werden. Damit sich in den Code keine Fehler einschleichen, nimmt die automatische Validierung einen hohen Stellenwert ein.

Die XML-Struktur sorgt dafür, dass alle Daten standardisiert und eindeutig interpretierbar sind, sodass eine automatisierte maschinelle Verarbeitung ohne Medienbruch möglich ist. Als Syntax sind CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language ISO 19845) zulässig. Die Entwicklung und der Betrieb des Standards erfolgt durch die KoSIT – die Koordinierungsstelle für IT-Standards.

Software-Tools für die XRechnung

ERP-System

Von Vorteil ist ein ERP-System hauptsächlich für große und mittelständische Unternehmen, die täglich dutzende Rechnungen verarbeiten. Die Software erlaubt nicht nur eine automatisierte Rechnungserstellung im XML-Format. Sie übernimmt auch den maschinell gesteuerten Versand sowie die Verarbeitung, Prüfung und Buchung der eingegangenen Rechnungen. Zudem ermöglicht sie im Zusammenspiel mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) die Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben.

Buchhaltungssoftware

Besonders für kleinere Unternehmen, die regelmäßig nur wenige Rechnungen verschicken, kann eine Buchhaltungslösung sinnvoll sein. Eine solche Software unterstützt die manuelle Erstellung und den Versand von XRechnungen. Sie bietet zudem Funktionen zur automatischen Validierung und Verarbeitung eingehender Rechnungen.

Webportale des Bundes

Für kleine Unternehmen bieten Webservices des Bundes die Möglichkeit, XRechnungen manuell zu erstellen, hochzuladen und an einen öffentlichen Auftraggeber zu übermitteln. Hierzu zählen etwa die Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE.

Online-Generator

Im Internet gibt es zahlreiche Websites, die einfache Generatoren für die Erzeugung von XRechnungen bereitstellen. Diese Tools sind jedoch maximal für den vereinzelten Gebrauch im B2B-Bereich zu empfehlen.

Dokumentenmanagement-System (DMS)

Für die Archivierung von XRechnungen haben sich in größeren Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bewährt. Diese Systeme ermöglichen die revisionssichere und langfristige Speicherung von Rechnungen gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Was ist das Peppol-Netzwerk?

Öffentliche Auftraggeber sind häufig dazu verpflichtet, XRechnungen über das Peppol-Netzwerk zu empfangen. Bei Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) handelt es sich um einen Übertragungskanal, der einen sicheren, standardkonformen und automatisierten Austausch von XRechnungen und anderen digitalen Dokumenten gewährleistet. Ursprünglich wurde Peppol von der EU-Kommission für das öffentliche Auftragswesen entwickelt. Heute wird Peppol vermehrt auch im B2B-Bereich eingesetzt. 

Zwar sind Auftragnehmer grundsätzlich dazu berechtigt, E-Rechnungen per E-Mail oder über ein Webportal an den Empfänger zu übermitteln. Peppol ist jedoch der einzige Übertragungsweg, der eine Automatisierung Maschine-zu-Maschine (M2M) sowie den Massenexport von elektronischen Rechnungen ermöglicht.

Für die Anbindung an das Peppol-Netzwerk benötigt ein Unternehmen eine Verbindung zu einem Peppol Access Point. Dieser wird meist von einem externen Dienstleister bereitgestellt. Verfügt der Access Point über eine passende Schnittstelle, lässt sich Peppol sogar in das ERP-System integrieren.

Vorteile der XRechnung

Zeitersparnis

Durch das strukturierte XML-Format können Rechnungen ohne Medienbrüche direkt in IT-Systeme importiert und automatisch verarbeitet werden. Dies verringert den manuellen Aufwand für die Dateneingabe und beschleunigt die Bearbeitung von Rechnungen.

Kostenersparnis

Die Nutzung der XRechnung reduziert Papier-, Druck- und Portokosten, da der Rechnungsversand vollständig digital erfolgt. Zudem entfallen aufwändige manuelle Prüfungen und Archivierungsprozesse, wodurch Unternehmen langfristig Geld sparen.

Fehlerreduktion

Durch die automatisierte Validierung der Rechnungsdaten werden Fehler, wie falsche Beträge oder fehlende Angaben, frühzeitig erkannt. Dies führt zu einer höheren Datenqualität und minimiert das Risiko von Rückfragen oder abgelehnten Rechnungen.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Heute und in Zukunft sind alle Behörden, Unternehmen und Organisationen von der E-Rechnungspflicht betroffen. Durch die Nutzung des rechtssicheren Standards XRechnung erfüllen Auftraggeber und -nehmer automatisch die gesetzlichen Anforderungen.

Mehr Transparenz

Alle Rechnungsinformationen sind klar definiert und leicht nachvollziehbar. Dadurch können Unternehmen und Behörden Rechnungen schnell finden, nachverfolgen und mit Aufträgen oder Bestellungen abgleichen.

Zukunftssicherheit

Der europäische Standard EN 16931 normt die elektronische Rechnungsstellung innerhalb der EU langfristig. Unternehmen sind mit der XRechnung daher optimal auf zukünftige Anforderungen vorbereitet – auch im internationalen Geschäftsverkehr.

FAQ zur XRechnung

Darf eine XRechnung per E-Mail versendet werden?
Der Versandweg einer elektronischen Rechnung ist rechtlich nicht festgelegt. Auftragnehmer können eine XRechnung also einfach als Anhang per E-Mail verschicken. Dies ist grundsätzlich sowohl im B2G- als auch im B2B-Sektor erlaubt. Bei dieser Art der Übermittlung erfolgt jedoch keine direkte Validierung, wodurch das Risiko von fehlerhaften Rechnungen steigt. Zudem kann es sein, dass der Rechnungsempfänger einen anderen Übertragungsweg wünscht.

Welche Software wird für die Visualisierung einer XRechnung benötigt?
Da die XRechnung aus einem maschinenlesbaren XML-Format besteht, ist eine direkte visuelle Darstellung nicht möglich. Jedoch gibt es Lösungen, welche die kryptischen Informationen für den Menschen lesbar machen, ohne den Datensatz zu verändern. Hierzu gehören:

• Softwarelösungen wie ERP-Systeme oder Buchhaltungsprogramme
• Reine XRechnung Viewer, die ausschließlich eine grafische Aufbereitung der XML-Daten in einem strukturierten Layout bieten, z. B. der Viewer auf dem ELSTER-Portal   
• Die Anzeige- und Prüfungsfunktion der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) und der OZG-RE

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) sind zwei unterschiedliche Formate für elektronische Rechnungen, die in Deutschland genutzt werden. Sie lassen sich wie folgt unterscheiden:

• Die XRechnung besteht ausschließlich aus einer maschinenlesbaren XML-Datei.
• ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine PDF-Datei für Menschen als auch eine eingebettete XML-Datei für Maschinen enthält.

Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine Kennung, die eine eindeutige Identifikation und Adressierung von Behörden und öffentlichen Einrichtungen in Deutschland ermöglicht. Sie setzt sich aus bis zu 44 Ziffern zusammen und ist als Pflichtangabe immer Bestandteil einer elektronischen Rechnung im B2G-Bereich. Im Standard XRechnung steht die ID im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10). Doch Achtung: Beim Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID erforderlich. 

Was ist die Extension XRechnung?
Die Extension XRechnung ist eine Erweiterung des EN-16931-Standardformats, die eine Anpassung an branchenspezifische Anforderungen erlaubt. So ist beispielsweise die Hierarchisierung von Rechnungszeilen sowie die Einbettung von XML-Anhängen möglich. Nützlich ist das zum Beispiel für das Baugewerbe, das Leistungsverzeichnisse abbilden und für den einheitlichen Austausch von Bauinformationen sogenannte GAEB-Dateien anhängen kann.