Registro del tiempo de trabajo

Los datos más importantes sobre el registro del tiempo de trabajo de un vistazo

In der EU und Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten transparent zu verwalten. Zu dokumentieren sind Startzeitpunkt, Pausen und Endzeitpunkt der Arbeit, wobei Pausen und Ruhezeiten nicht zur Arbeitszeit gezählt werden. Es gibt verschiedene analoge und digitale Methoden, um die Zeiten zu erfassen. Einfach zu bedienen, verlässlich und kosteneffizient sind lokale digitale Terminals und Softwarelösungen, die mit dem ERP-System verbunden sind. 

La base jurídica de la obligación de registrar las horas de trabajo se está revisando actualmente en Alemania.

Objetivos del registro del tiempo de trabajo

El Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas (TJCE) introdujo el registro obligatorio del tiempo de trabajo con el objetivo de proteger la salud física y mental de los trabajadores y promover el cumplimiento de la normativa sobre salud y seguridad en el trabajo.

En principio, sin embargo, el registro de las horas de trabajo redunda en interés tanto de los empresarios como de los trabajadores.

Empresarios

La documentación detallada permite a las empresas comprobar si sus empleados cumplen los periodos de descanso, los tiempos de pausa y los límites máximos de tiempo de trabajo diario prescritos por la ley, así como cumplir su deber de diligencia y adoptar medidas correctoras en caso de infracción. Al mismo tiempo, el seguimiento de las horas de trabajo da a las empresas la oportunidad de controlar si los empleados trabajan las horas acordadas contractualmente.

Empleados

Los empleados pueden utilizar los registros para reconocer claramente si han trabajado más horas de las acordadas o si todas las horas extraordinarias se han registrado correctamente y se han tenido en cuenta en la contabilidad de nóminas. También disponen de una base de datos para hacer valer sus derechos en caso de incumplimiento de la normativa sobre tiempos de pausa y descanso.

¿Es obligatorio registrar el tiempo de trabajo? La situación jurídica actual

En general, las empresas alemanas están obligadas a registrar las horas de trabajo de sus empleados. Sin embargo, la base jurídica para ello sigue siendo inadecuada.

Según la actual Ley de Horas de Trabajo (ArbZG), actualmente los empresarios sólo están obligados a facilitar la siguiente documentación:

• Registro del »tiempo de trabajo superior a la jornada laboral de ocho horas»
• Registro de las horas de trabajo, en la medida en que lo estipulen los acuerdos de empresa, los convenios colectivos u otras leyes, como la Ley de Lucha contra el Empleo Ilegal.

Sin embargo, el Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas (TJCE) ha dictaminado (sentencia de 14 de mayo de 2019) que los empresarios de los Estados miembros de la UE deben estar obligados a

»establecer un sistema objetivo, fiable y accesible para medir el tiempo de trabajo diario realizado por cada empleado

Por tanto, la obligación de registrar las horas de trabajo se aplica tanto al trabajo en días laborables como al trabajo en domingos y festivos.

El TJCE dejó en manos de los Estados miembros la aplicación efectiva en la legislación nacional. Alemania todavía no ha revisado su ley sobre el registro del tiempo de trabajo. En 2023 se formuló un anteproyecto para una nueva Ley de Horas de Trabajo, pero el gobierno todavía no lo ha introducido en el proceso legislativo (en noviembre de 2024).

¿Significa esto que todo seguirá igual para las empresas por el momento? No. El Tribunal Federal de Trabajo ya confirmó en septiembre de 2022 (13.09.2022, Ref. 1 ABR 22/21) que la decisión del TJCE también se aplica a Alemania. Por tanto, una interpretación de la normativa sobre salud y seguridad en el trabajo conforme a la legislación europea llegará a la conclusión de que las horas de trabajo de los empleados ya deben registrarse sistemáticamente en Alemania.

Las empresas que aún no hayan introducido un registro fiable y exhaustivo del tiempo de trabajo deben ocuparse ahora de su aplicación por su propia seguridad jurídica y no esperar a que se actualice la Ley del Tiempo de Trabajo.

¿Qué empresarios están obligados a registrar las horas de trabajo?

Desde la sentencia del TJCE, la obligación de registrar las horas de trabajo se aplica en principio a todas las empresas independientemente de su tamaño y sector. Se aplica tanto a los trabajadores a tiempo parcial como a los trabajadores a tiempo completo .

En algunos sectores de Alemania ya existían normativas exhaustivas sobre el registro del tiempo de trabajo antes de la sentencia del TJCE, por ejemplo en los sectores de la restauración, la construcción y la logística. En la mayoría de los casos, el objetivo era garantizar el cumplimiento del salario mínimo o evitar el trabajo no declarado.

¿Qué excepciones se aplican?

Como la Ley de Horas de Trabajo en Alemania todavía no se ha actualizado tras la sentencia del TJCE, no se pueden hacer declaraciones vinculantes. En la versión actual, la ley no se aplica a los empleados de alto nivel ni a las actividades que requieren un grado de flexibilidad especialmente elevado (detalles: artículo 18 de la ArbZG). Queda por aclarar a qué perfiles laborales se aplicarán las excepciones en el futuro.

¿Existe una excepción para los contratos en los que se haya acordado un horario de trabajo basado en la confianza? Se está debatiendo. Las horas de trabajo basadas en la confianza probablemente seguirán siendo posibles en el futuro si se armonizan con la obligación de registrar el tiempo. Un modelo concebible: el empresario prescribe horas de trabajo semanales o mensuales, pero deja que el individuo decida cómo repartir sus horas de trabajo. Los trabajadores estarían entonces obligados a documentar las horas que trabajan realmente, sin tener que trabajar un número determinado de horas al día.

¿Cuáles son las consecuencias si las empresas no cumplen la obligación de registrar las horas de trabajo?

Debido a la nueva obligación de documentar las horas de trabajo, las autoridades de protección laboral pueden solicitar fácilmente a las empresas que revelen su registro horario. Esto podría dar lugar a auditorías más frecuentes. Por tanto, a las empresas les interesa introducir un sistema transparente de registro del tiempo y asegurarse de que sus empleados utilizan este sistema de forma correcta y coherente.

En la versión actualmente vigente, las infracciones de la Ley de Horas de Trabajo en Alemania pueden sancionarse con una multa de hasta 30.000 euros (a partir del art. 22 de la ArbZG).

¿Es obligatorio el registro electrónico del tiempo de trabajo?

En su sentencia, el Tribunal de Justicia Europeo no prescribió ninguna tecnología específica que debiera utilizarse para implantar sistemas de registro del tiempo de trabajo. Mientras el legislador alemán no determine lo contrario en el futuro, los empresarios son libres de utilizar sistemas basados en papel o digitales.

Protección de datos: ¿Cómo se procesan las horas de trabajo de acuerdo con la ley?

Der EuGH fordert die Einrichtung von Systemen, bei denen die eingetragenen Arbeitszeiten zugänglich sind. Da es sich bei Arbeitszeiten um personenbezogene Daten handelt, müssen sich Arbeitgeber bei der Verarbeitung an die geltenden Datenschutzregelungen halten. Das ist vor allem die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Hier ihre wichtigsten Grundsätze: 

• Economía de datos: Los empresarios sólo pueden registrar los datos realmente necesarios para cumplir la obligación de registrar las horas de trabajo. Esto incluye normalmente el inicio y el final de la jornada laboral y, si procede, las horas de descanso.
• Destino: Los datos recogidos no pueden utilizarse para fines distintos del registro de las horas de trabajo, como el control del rendimiento o del comportamiento.
• Periodo de almacenamiento: Los datos del tiempo de trabajo sólo deben almacenarse durante el tiempo que sea necesario. Una vez transcurridos los plazos legales de conservación, que suelen ser de dos años, los datos deben eliminarse.
• Seguridad de los datos: Los datos del registro de tiempos deben estar protegidos contra el acceso no autorizado, la pérdida y el uso indebido mediante medidas técnicas y organizativas como la encriptación y los controles de acceso. Los cambios en los datos deben poder rastrearse. El acceso sólo debe concederse a las personas autorizadas, por ejemplo, los administradores del departamento de RRHH o los superiores directos.
• Transparencia: Los empresarios están obligados a proporcionar a sus empleados información exhaustiva sobre el tratamiento de sus datos de tiempo de trabajo. Esto incluye información sobre el tipo de datos recogidos, la finalidad del tratamiento, el periodo de conservación y los derechos que los empleados pueden hacer valer en relación con los datos (información, autorización, supresión).

Opciones para registrar las horas de trabajo

Hay muchos argumentos a favor de utilizar sistemas digitales para controlar las horas de trabajo de los empleados. Sin embargo, según el grado de digitalización, el tamaño de la empresa y el sector, otros modelos también pueden ser una buena opción.

Registro de tiempos en papel

La forma tradicional de registrar las horas de trabajo es anotarlas con bolígrafo en una hoja de horas o en una lista de asistencia.

Las ventajas de este método son que las empresas no necesitan invertir en equipos o software caros y los empleados no necesitan ningún conocimiento técnico para documentar sus horas. El inconveniente: este tipo de registro horario es susceptible de errores y manipulaciones. Los empleados pueden intercambiar hojas de horas y hacer anotaciones sin tener en cuenta la hora real de inicio y fin de sus horas de trabajo. Además, la consolidación, evaluación y archivo manuales requieren mucho tiempo.

Registro del tiempo de trabajo con Excel

El sucesor digital de la hoja de horas en papel es registrar las horas de trabajo en Excel. Ahorra la inversión en software especializado y no supone mucho trabajo adicional para los empleados. Sin embargo, es fácil que se produzcan errores al introducir los datos. El progreso de los cambios es difícil de controlar y, como ocurre con los recibos en papel, los datos pueden manipularse fácilmente.

Registro de tiempo estacionario

Los modernos terminales fijos de registro horario suelen funcionar con tarjetas chip o magnéticas. Los empleados introducen su tarjeta o la pasan por el dispositivo para entrar y salir. Algunos dispositivos también permiten la identificación mediante PIN o reconocimiento biométrico facial o dactilar.

El registro del tiempo mediante terminales es sencillo y menos propenso al fraude y a los errores que los formularios en papel o las hojas de cálculo Excel. Otra ventaja para los empresarios: Los datos registrados se almacenan automáticamente de forma centralizada y, por tanto, pueden analizarse con rapidez. Sin embargo, los terminales de registro horario y su software son caros. Por tanto, el sistema es especialmente adecuado para las grandes empresas cuyos empleados trabajan in situ. Esta forma de registro del tiempo no es adecuada para organizaciones con opciones de oficina en casa y servicio externo.

Registro digital del tiempo de trabajo

El registro digital del tiempo de trabajo es el método más flexible y moderno de registrar las horas de trabajo. Funciona a través de aplicaciones móviles o portales web. Los empleados pueden conectarse a los sistemas desde sus ordenadores, teléfonos inteligentes o tabletas y registrar sus horas de trabajo, independientemente de su ubicación. Esto los hace ideales para empresas con centros de trabajo descentralizados y un alto volumen de desplazamientos.

Las soluciones digitales no sólo registran los tiempos de trabajo, sino que también ofrecen una visión en tiempo real de las estadísticas y simplifican la evaluación exhaustiva de los datos sobre pausas, horas extraordinarias y horas de trabajo regulares. Las empresas pueden utilizar software especializado.

Registrar las horas de trabajo en el sistema ERP

Muchos sistemas ERP ofrecen un módulo integrado para el registro digital del tiempo de trabajo. La gran ventaja: el registro del tiempo de trabajo no está aislado, sino directamente vinculado a otros procesos centrales, como la administración de RRHH, la gestión de proyectos o el cálculo de nóminas. Los empleados pueden registrar sus tiempos de forma flexible a través de una aplicación web, un dispositivo móvil o un terminal. Los datos fluyen al sistema en tiempo real. Esto reduce el esfuerzo manual, evita interrupciones en los medios de comunicación y aumenta la transparencia.

Además, los requisitos legales, como las normas sobre pausas, las horas de trabajo máximas o los cálculos de bonificaciones, se pueden asignar automáticamente. Para las empresas que trabajan con modelos de tiempo de trabajo basados en la confianza o en el registro de tiempos por proyectos, la integración en el sistema ERP es también un auténtico valor añadido: proporciona una visión de conjunto, seguridad jurídica y ahorra tiempo durante la evaluación.

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Criterios de selección: Encontrar el software adecuado

Al decidirse por un sistema digital de registro de tiempos, las empresas deben asegurarse de que la solución cumple los requisitos funcionales, presupuestarios y legales. He aquí algunos aspectos clave que puedes utilizar para evaluar el software:

• Usabilidad: ¿Incluso los empleados sin experiencia técnica pueden utilizar la aplicación fácilmente?
• Grabación: ¿Se admiten todos los canales de grabación necesarios: aplicación web, aplicación móvil o terminal?
• Automatización: ¿Debería ser posible entrar y salir mediante GPS, escáner de tarjeta o biometría?
• Modelos de tiempo de trabajo: ¿Puede la aplicación gestionar el trabajo por turnos, el trabajo a tiempo parcial, el trabajo por proyectos y otros tipos de contratos relevantes?
• Cumplimiento: ¿El sistema tiene en cuenta automáticamente los requisitos legales sobre tiempos de pausa y descanso y horas máximas de trabajo?
• Protección de datos: ¿Pueden aplicarse sin problemas los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos?
• Integración: ¿Se puede vincular la aplicación a los sistemas ERP y de RRHH, o las soluciones que se utilizan actualmente ofrecen un módulo para registrar el tiempo de trabajo?
• Análisis e informes: ¿Qué opciones de evaluación de datos (análisis en tiempo real, previsiones basadas en IA, etc.) ofrece el software de registro del tiempo de trabajo?
• Multilingüismo: ¿Admite la aplicación todos los idiomas necesarios y puede adaptarse a las zonas horarias?
• Integración del flujo de trabajo: ¿Se pueden utilizar los datos simplemente para registrar la aprobación de los tiempos de permiso y ausencia?
• Escalabilidad: ¿Pueden adaptarse las capacidades de la aplicación a la creciente demanda a medida que crece la empresa?

La inteligencia artificial y el futuro del registro del tiempo de trabajo

Moderne Softwarelösungen werden in Zukunft immer umfassender künstliche Intelligenz einsetzen. Auf Basis der Algorithmen können Unternehmen die Arbeitszeiterfassung vereinfachen und die Produktivität ihrer Angestellten verbessern. 

• La IA pronto podría supervisar en segundo plano las actividades de un empleado en el ordenador. Basándose en el uso de diversas aplicaciones, reconocería y documentaría automáticamente cuándo se inician o completan determinadas tareas.
• Con la ayuda del reconocimiento inteligente de patrones en los tiempos de trabajo y las tareas, los sistemas de IA podrían hacer sugerencias automatizadas para los tiempos de descanso.
• Los sistemas de IA podrían enviar advertencias automáticas si se incumplen los requisitos legales.
• La IA es capaz de crear previsiones para la planificación de la demanda a partir de los datos históricos del tiempo de trabajo.

Las posibilidades son múltiples y hacen que el papel del registro del tiempo de trabajo pase de ser una mera necesidad a una valiosa herramienta de gestión estratégica de los recursos y el bienestar de los empleados.

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