Das Wichtigste zur Arbeitszeiterfassung auf einen Blick

In der EU und Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten transparent zu verwalten. Zu dokumentieren sind Startzeitpunkt, Pausen und Endzeitpunkt der Arbeit, wobei Pausen und Ruhezeiten nicht zur Arbeitszeit gezählt werden. Es gibt verschiedene analoge und digitale Methoden, um die Zeiten zu erfassen. Einfach zu bedienen, verlässlich und kosteneffizient sind lokale digitale Terminals und Softwarelösungen, die mit dem ERP-System verbunden sind. 

Die gesetzliche Grundlage für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung befindet sich in Deutschland aktuell in der Überarbeitung. 

Ziele der Arbeitszeiterfassung 

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat die verpflichtende Arbeitszeiterfassung mit dem Ziel eingeführt, die physische und psychische Gesundheit von Angestellten zu schützen und die Einhaltung von Arbeitsschutzregelungen zu fördern.

Grundsätzlich ist die Arbeitszeiterfassung aber im Interesse von Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmenden. 

Arbeitgeber*innen 

Unternehmen können durch die detaillierte Dokumentation prüfen, ob ihre Arbeitnehmenden die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten, Pausenzeiten und Höchstgrenzen für die tägliche Arbeitszeit einhalten – und bei Verstößen ihrer Fürsorgepflicht nachkommen und korrigierend eingreifen. Gleichzeitig bietet das Tracken der Arbeitszeiten Unternehmen die Möglichkeit, nachzuvollziehen, ob Arbeitnehmer*innen ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit leisten. 

Arbeitnehmende

Anhand der Aufzeichnungen können Arbeitnehmende klar erkennen, ob sie mehr als die vereinbarte Stundenzahl gearbeitet haben bzw. ob alle Überstunden korrekt erfasst und in der Lohn- oder Gehaltsabrechnung berücksichtigt wurden. Auch bei Verstößen gegen Pausen- und Ruhezeitregelungen haben sie so eine Datengrundlage, um ihre Ansprüche durchzusetzen.

Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht? Die aktuelle Rechtslage 

Unternehmen in Deutschland sind grundsätzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten zu erfassen. Die gesetzliche Grundlage hierfür ist allerdings noch unzureichend. 

Laut dem aktuell noch geltenden Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sind Arbeitgeber*innen bisher nur zu folgender Dokumentation verpflichtet: 

  • Aufzeichnung der „über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit“ 
  • Aufzeichnung der Arbeitszeit, sofern dies in Betriebsvereinbarungen, Tarifverträgen oder anderen Gesetzen, wie dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, festgelegt ist. 

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat aber bestimmt (Urteil vom 14.05.2019), dass Arbeitgeber in den EU-Mitgliedsstaaten verpflichtet werden müssen,

 „.“ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt damit sowohl für werktägliche Arbeit als auch für Arbeit an Sonn- und Feiertagen. 

Die konkrete Umsetzung in nationales Recht übertrug der EuGH den Mitgliedstaaten. Bisher hat Deutschland sein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung noch nicht überarbeitet. Ein Referentenentwurf für ein neues Arbeitszeitgesetz wurde 2023 formuliert, aber von der Regierung bisher nicht in den Gesetzgebungsprozess eingebracht (Stand: November 2024). 

Heißt das, dass für Unternehmen erst mal alles beim Alten bleibt? Nein. Das Bundesarbeitsgericht hat bereits im September 2022 (13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21) bestätigt, dass die Entscheidung des EuGH auch für Deutschland gilt. Eine europarechtskonforme Auslegung der Arbeitsschutzvorschriften wird daher zum Ergebnis kommen, dass die Arbeitszeiten für Angestellte auch in Deutschland bereits heute systematisch zu erfassen sind. 

Unternehmen, die bisher noch keine verlässliche und umfassende Arbeitszeiterfassung eingeführt haben, sollten sich zu ihrer eigenen Rechtssicherheit jetzt um eine Implementierung kümmern und nicht auf die Aktualisierung des Arbeitszeitgesetzes warten. 

Für welche Arbeitgeber*innen besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit gilt seit dem EuGH-Urteil grundsätzlich für alle Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe und Branche. Sie gilt für Teilzeit- genauso wie für Vollzeitangestellte. 

In einigen Branchen in Deutschland existierten bereits vor dem EuGH-Urteil umfassende Zeiterfassungsvorschriften, beispielsweise in der Gastronomie, Bauwirtschaft oder in der Logistik. Meist mit dem Ziel, die Einhaltung des Mindestlohns sicherzustellen oder Schwarzarbeit vorzubeugen.

Welche Ausnahmen gelten?

Da das Arbeitszeitgesetz in Deutschland noch nicht nach dem EuGH-Urteil aktualisiert wurde, lassen sich keine verbindlichen Aussagen treffen. In der noch geltenden Fassung ist das Gesetz nicht anwendbar auf leitende Angestellte und Tätigkeiten, die eine besonders hohe Flexibilität erfordern (Details: §18 ArbZG). Es bleibt zu klären, für welche Berufsbilder in Zukunft Ausnahmen gelten sollen.

Besteht eine Ausnahme für Verträge, in denen Vertrauensarbeitszeit vereinbart wurde? Hier wird diskutiert. Vertrauensarbeitszeit bleibt wohl auch in Zukunft möglich, wenn sie mit der Pflicht zur Zeiterfassung in Einklang gebracht ist. Ein denkbares Modell: Der Arbeitgebende schreibt eine wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit vor, überlässt es aber dem Einzelnen, wie er seine Arbeitsstunden aufteilt. Angestellte wären dann verpflichtet, ihre tatsächlich geleisteten Stunden zu dokumentieren, ohne eine bestimmte Zahl an Arbeitsstunden pro Tag leisten zu müssen. 

Welche Konsequenzen drohen, wenn Unternehmen der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit nicht nachkommen?

Aufgrund der neuen Dokumentationspflicht der Arbeitszeit können Arbeitsschutzbehörden Unternehmen unkompliziert auffordern, ihre Zeiterfassung offenzulegen. Dies könnte zu häufigeren Prüfungen führen. Es ist daher im Interesse der Unternehmen, ein transparentes Zeiterfassungssystem einzuführen und dafür zu sorgen, dass ihre Angestellten dieses System korrekt und konsequent nutzen. 

In der aktuell noch geltenden Fassung können Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz in Deutschland mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 Euro geahndet werden (von § 22 ArbZG). 

Ist die elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht? 

Der Europäische Gerichtshof hat in seinem Urteil keine bestimmte Technik vorgeschrieben, mit der Systeme zur Arbeitszeiterfassung umzusetzen sind. Solange vom deutschen Gesetzgeber in Zukunft nichts anderes bestimmt wird, sind Arbeitgeber*innen frei, papierbasierte oder digitale Systeme zu nutzen. 

Datenschutz: Wie werden Arbeitszeiten rechtskonform verarbeitet?

Der EuGH fordert die Einrichtung von Systemen, bei denen die eingetragenen Arbeitszeiten zugänglich sind. Da es sich bei Arbeitszeiten um personenbezogene Daten handelt, müssen sich Arbeitgeber bei der Verarbeitung an die geltenden Datenschutzregelungen halten. Das ist vor allem die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Hier ihre wichtigsten Grundsätze: 

  • Datensparsamkeit: Arbeitgeber dürfen nur die Daten erfassen, die tatsächlich zur Erfüllung der Arbeitszeiterfassungspflicht notwendig sind. Das umfasst normalerweise den Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und gegebenenfalls Pausenzeiten.
  • Zweckbindung: Die erfassten Daten dürfen nicht für andere Zwecke als die Arbeitszeiterfassung verwendet werden, wie etwa zur Leistungsüberwachung oder Verhaltenskontrolle.
  • Speicherzeit: Arbeitszeitdaten sollten nur so lange gespeichert werden, wie dies erforderlich ist. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die in der Regel zwei Jahre betragen, müssen die Daten gelöscht werden.
  • Datensicherheit: Zeiterfassungsdaten müssen durch technische und organisatorische Maßnahmen wie Verschlüsselung und Zugangskontrollen vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Missbrauch geschützt werden. Änderungen an Daten müssen nachvollziehbar sein. Zugriff sollten nur autorisierte Personen erhalten, beispielsweise die Sachbearbeiter der Personalabteilung oder direkte Vorgesetzte. 
  • Transparenz: Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Mitarbeitenden umfassend über die Verarbeitung ihrer Arbeitszeitdaten zu informieren. Dies umfasst Informationen über die Art der erfassten Daten, den Zweck der Verarbeitung, die Speicherdauer und die Rechte, die Angestellte in Bezug auf die Daten geltend machen können (Auskunft, Berechtigung, Löschung).

Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung 

Vieles spricht für die Verwendung von digitalen Systemen, um die Arbeitszeiten von Angestellten zu tracken. Doch je nach Digitalisierungsgrad, Unternehmensgröße und Branche können auch andere Modelle eine gute Wahl sein.  

Papierbasierte Zeiterfassung 

Die Arbeitsstunden per Stift auf einem Stundenzettel oder Anwesenheitslisten zu notieren, ist die traditionelle Form der Arbeitszeiterfassung. 

Was für die Methode spricht: Unternehmen müssen nicht in teure Anlagen oder Software investieren und Mitarbeitende brauchen keine technischen Kenntnisse, um ihre Stunden zu dokumentieren. Der Nachteil: Diese Art der Zeiterfassung ist anfällig für Fehler und Manipulationen. Angestellte können Stundenzettel austauschen und Eingaben unabhängig vom tatsächlichen Start- und Endzeitpunkt ihrer Arbeitszeit machen. Außerdem erfordern die manuelle Konsolidierung, Auswertung und Archivierung viel Zeit. 

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Das digitale Nachfolgemodell des Stundenzettels auf Papier ist die Arbeitszeiterfassung in Excel. Sie erspart Investitionen in spezialisierte Software und bedeutet für Angestellte keinen großen Mehraufwand. Allerdings können beim Eintragen schnell Fehler passieren. Der Verlauf von Änderungen ist schlecht kontrollierbar und wie bei Papierzetteln ist eine Manipulation der Daten leicht möglich. 

Stationäre Zeiterfassung 

Moderne stationäre Zeiterfassungsterminals arbeiten meist mit Chip- oder Magnetkarten. Mitarbeitende legen ihre Karte auf oder ziehen sie durch das Gerät und melden sich so an und ab. Einige Geräte ermöglichen auch eine Identifikation via PIN oder biometrischer Gesichts- oder Fingerabdruckerkennung. 

Die Zeiterfassung über Terminals ist einfach und weniger anfällig für Betrug und Fehler als Papierformulare oder Excel-Tabellen. Ein weiterer Vorteil für Arbeitgebende: Die erfassten Daten werden automatisch zentral gespeichert und lassen sich dadurch schnell auswerten. Die Zeiterfassungsterminals mit ihrer Software sind allerdings kostenintensiv in der Anschaffung. Das System eignet sich daher vor allem für größere Unternehmen, deren Mitarbeitende vor Ort arbeiten. Für Organisationen mit Homeoffice-Optionen und Außendienst ist diese Form der Zeiterfassung nicht geeignet. 

Digitale Arbeitszeiterfassung

Die digitale Arbeitszeiterfassung ist die flexibelste und modernste Methode, um Arbeitsstunden zu erfassen. Sie funktioniert über mobile Apps oder Webportale. Mitarbeitende können sich vom Computer, Smartphones oder Tablets in die Systeme einloggen und ihre Arbeitszeiten nachhalten – unabhängig von ihrem Standort. Damit sind sie ideal für Unternehmen mit dezentralen Arbeitsplätzen und hohem Reiseaufkommen. 

Die digitalen Lösungen erfassen die Arbeitszeiten nicht nur, sie bieten Echtzeit-Einblicke in Statistiken und vereinfachen die umfassende Auswertung von Daten zu Pausen, Überstunden und regulären Arbeitszeiten. Unternehmen können spezialisierte Software nutzen.

Arbeitszeiterfassung im ERP-System

Viele ERP-Systeme bieten ein integriertes Modul zur digitalen Arbeitszeiterfassung. Der große Vorteil: Die Erfassung der Arbeitszeiten ist nicht isoliert, sondern direkt mit weiteren zentralen Prozessen wie Personalverwaltung, Projektmanagement oder Lohnabrechnung verbunden. Mitarbeitende können ihre Zeiten flexibel per Web-App, mobil oder über Terminals erfassen. Die Daten fließen in Echtzeit ins System ein. Das reduziert manuellen Aufwand, verhindert Medienbrüche und erhöht die Transparenz.

Zudem lassen sich gesetzliche Vorgaben wie Pausenregelungen, Höchstarbeitszeiten oder Zuschlagsberechnungen automatisch abbilden. Auch für Unternehmen, die mit Vertrauensarbeitszeitmodellen oder projektbasierter Zeiterfassung arbeiten, ist die Integration im ERP-System ein echter Mehrwert – sie sorgt für Übersicht, Rechtssicherheit und spart Zeit bei der Auswertung.

Mehr erfahren: So finden Sie das passende ERP-System für Ihr Unternehmen

Auswahlkriterien: Die richtige Software finden

Bei der Entscheidung für ein digitales Zeiterfassungssystem sollten Unternehmen darauf achten, dass die Lösung funktionale, budgetäre und rechtliche Anforderungen erfüllt. Einige zentrale Aspekte, anhand derer sie Software bewerten können: 

  • Usability: Sind auch technisch unerfahrene Mitarbeitende in der Lage, die Anwendung einfach zu bedienen? 
  • Erfassung: Werden alle benötigten Erfassungswege unterstützt – Web-App, mobile App oder Terminal?  
  • Automatisierung: Soll ein An- und Abmelden durch GPS, Kartenscans oder Biometrie möglich sein? 
  • Arbeitszeitmodelle: Kann die Anwendung mit Schichtarbeit, Teilzeit, Projektarbeit und anderen relevanten Vertragsarten umgehen? 
  • Compliance: Berücksichtigt das System automatisch die gesetzlichen Vorgaben zu Pausen- und Ruhezeiten sowie Höchstarbeitszeiten? 
  • Datenschutz: Lassen sich die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung reibungslos umsetzen?
  • Integration: Kann die Anwendung mit ERP- und HR-Systemen verknüpft werden oder bieten die aktuell verwendeten Lösungen ein Modul zur Arbeitszeiterfassung an?
  • Analytics & Reporting: Welche Möglichkeiten zur Datenauswertung (Echtzeit-Analyse, KI-basierte Prognosen o.Ä.) bietet die Software zur Arbeitszeiterfassung? 
  • Mehrsprachigkeit: Unterstützt die Anwendung alle benötigten Sprachen und lässt sie sich an Zeitzonen anpassen?
  • Workflow-Integration: Können die Daten einfach für die Erfassung von Genehmigung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten genutzt werden? 
  • Skalierbarkeit: Lassen sich die Kapazitäten der Anwendung bei Unternehmenswachstum dem steigenden Bedarf anpassen?

Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeitszeiterfassung 

Moderne Softwarelösungen werden in Zukunft immer umfassender künstliche Intelligenz einsetzen. Auf Basis der Algorithmen können Unternehmen die Arbeitszeiterfassung vereinfachen und die Produktivität ihrer Angestellten verbessern. 

  • KI könnte schon bald die Tätigkeiten eines Angestellten am Computer im Hintergrund monitoren. Anhand der Nutzung verschiedener Anwendungen würde sie so automatisiert erkennen und dokumentieren, wenn bestimmte Aufgaben begonnen bzw. beendet werden. 
  • Mithilfe von intelligenter Mustererkennung in den Arbeitszeiten und Aufgaben könnten KI-Systeme automatisiert Vorschläge für Pausenzeiten machen. 
  • Bei Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben könnten KI-System automatisiert Warnungen versenden.  
  • KI ist in der Lage, auf Basis historischer Arbeitszeitdaten Prognosen für die Bedarfsplanung zu erstellen.  

Die Möglichkeiten sind vielfältig und verändern die Rolle der Arbeitszeiterfassung von der puren Notwendigkeit hin zu einem wertvollen strategischen Steuerungsinstrument für Ressourcen und Wohlbefinden der Mitarbeitenden. 

So profitiert der Mittelstand vom KI-Trend: Unser Whitepaper zeigt Ihnen, wie Sie KI bereits heute in Ihrem ERP-System nutzen können und welche Use Cases besonders vielversprechend sind. Jetzt anfordern

Rechtlicher Hinweis:

Die kostenlosen und frei zugänglichen Inhalte dieser Webseite wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Wir weisen jedoch ausdrücklich darauf hin, dass wir keine Gewähr oder sonstige Verantwortung für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der auf dieser Webseite bereitgestellten journalistischen Ratgeber und Informationen übernehmen.

Die Inhalte auf dieser Webseite dienen weder als rechtliche Beratung für Ihr Unternehmen, auf die Sie sich bei der Einhaltung der gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz – insbesondere der DSGVO – stützen können, noch können sie eine individuelle Rechtsberatung ersetzen.

Durch den Aufruf dieser kostenlosen und frei zugänglichen Inhalte kommt darüber hinaus mangels eines entsprechenden Rechtsbindungswillens unsererseits keinerlei Vertragsverhältnis zwischen uns und Ihnen als Nutzer der Webseite zustande.