Najważniejsze fakty dotyczące rejestracji czasu pracy w skrócie
In der EU und Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten transparent zu verwalten. Zu dokumentieren sind Startzeitpunkt, Pausen und Endzeitpunkt der Arbeit, wobei Pausen und Ruhezeiten nicht zur Arbeitszeit gezählt werden. Es gibt verschiedene analoge und digitale Methoden, um die Zeiten zu erfassen. Einfach zu bedienen, verlässlich und kosteneffizient sind lokale digitale Terminals und Softwarelösungen, die mit dem ERP-System verbunden sind.
Podstawa prawna obowiązku rejestrowania godzin pracy jest obecnie zmieniana w Niemczech.
Cele rejestracji czasu pracy
Europejski Trybunał Sprawiedliwości (ETS) wprowadził obowiązkową rejestrację czasu pracy w celu ochrony zdrowia fizycznego i psychicznego pracowników oraz promowania zgodności z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zasadniczo jednak rejestrowanie godzin pracy leży w interesie zarówno pracodawców, jak i pracowników.
Pracodawcy
Szczegółowa dokumentacja umożliwia firmom sprawdzenie, czy ich pracownicy przestrzegają prawnie określonych okresów odpoczynku, przerw i maksymalnych dziennych limitów czasu pracy – oraz wypełnienie obowiązku opieki i podjęcie działań naprawczych w przypadku naruszeń. Jednocześnie śledzenie godzin pracy daje firmom możliwość śledzenia, czy pracownicy pracują w ustalonych w umowie godzinach pracy.
Pracownicy
Pracownicy mogą korzystać z rejestrów, aby wyraźnie rozpoznać, czy przepracowali więcej niż uzgodnioną liczbę godzin lub czy wszystkie nadgodziny zostały prawidłowo zarejestrowane i uwzględnione w rozliczeniu listy płac. Mają oni również podstawę do egzekwowania swoich roszczeń w przypadku naruszenia przepisów dotyczących przerw i czasu odpoczynku.
Czy rejestrowanie czasu pracy jest obowiązkowe? Aktualna sytuacja prawna
Firmy w Niemczech są zasadniczo zobowiązane do rejestrowania godzin pracy swoich pracowników. Jednakże podstawa prawna do tego jest wciąż niewystarczająca.
Zgodnie z obowiązującą ustawą o czasie pracy (ArbZG), pracodawcy są obecnie zobowiązani jedynie do dostarczenia następującej dokumentacji:
- Rejestrowanie ”czasu pracy przekraczającego ośmiogodzinny dzień roboczy”
- Rejestrowanie godzin pracy, o ile jest to przewidziane w umowach zakładowych, układach zbiorowych lub innych przepisach, takich jak ustawa o zwalczaniu nielegalnego zatrudnienia.
Europejski Trybunał Sprawiedliwości (ETS) orzekł jednak (wyrok z 14 maja 2019 r.), że pracodawcy w państwach członkowskich UE muszą być zobowiązani do
”. ”ustanowienie obiektywnego, wiarygodnego i dostępnego systemu pomiaru dziennego czasu pracy przepracowanego przez każdego pracownika
Obowiązek rejestrowania godzin pracy dotyczy zatem zarówno pracy w dni powszednie, jak i pracy w niedziele i święta.
ETS pozostawił faktyczną implementację do prawa krajowego państwom członkowskim. Niemcy nie zmieniły jeszcze swoich przepisów dotyczących rejestracji czasu pracy. Projekt nowej ustawy o czasie pracy został sformułowany w 2023 r., ale nie został jeszcze wprowadzony do procesu legislacyjnego przez rząd (stan na listopad 2024 r.).
Czy oznacza to, że na razie wszystko pozostanie bez zmian dla firm? Nie. Federalny Sąd Pracy potwierdził już we wrześniu 2022 r. (13.09.2022, sygn. 1 ABR 22/21), że decyzja ETS ma zastosowanie również do Niemiec. Interpretacja przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy zgodnie z prawem europejskim doprowadzi zatem do wniosku, że godziny pracy pracowników muszą być już systematycznie rejestrowane w Niemczech.
Firmy, które do tej pory nie wprowadziły rzetelnej i kompleksowej rejestracji czasu pracy, dla własnego bezpieczeństwa prawnego powinny zająć się jej wdrożeniem już teraz i nie czekać na aktualizację ustawy o czasie pracy.
Którzy pracodawcy są zobowiązani do rejestrowania godzin pracy?
Od czasu wyroku ETS obowiązek rejestrowania godzin pracy ma zasadniczo zastosowanie do wszystkich firm niezależnie od ich wielkości i sektora. Dotyczy to zarówno pracowników zatrudnionych w niepełnym, jak i pełnym wymiarze godzin .
W niektórych sektorach w Niemczech kompleksowe przepisy dotyczące rejestracji czasu pracy obowiązywały już przed orzeczeniem ETS, na przykład w branży gastronomicznej, budowlanej i logistycznej. W większości przypadków celem było zapewnienie zgodności z płacą minimalną lub zapobieganie pracy nierejestrowanej.
Jakie wyjątki mają zastosowanie?
Ponieważ ustawa o czasie pracy w Niemczech nie została jeszcze zaktualizowana po wyroku ETS, nie można wydać wiążących oświadczeń. W obecnej wersji prawo nie ma zastosowania do pracowników wyższego szczebla i działań wymagających szczególnie wysokiego stopnia elastyczności (szczegóły: sekcja 18 ArbZG). Pozostaje do wyjaśnienia, dla których profili stanowisk wyjątki powinny mieć zastosowanie w przyszłości.
Czy istnieje wyjątek dla umów, w których uzgodniono godziny pracy oparte na zaufaniu? Jest to przedmiotem dyskusji. Godziny pracy oparte na zaufaniu prawdopodobnie pozostaną możliwe w przyszłości, jeśli zostaną zharmonizowane z obowiązkiem rejestrowania czasu pracy. Jeden z możliwych modeli: pracodawca określa tygodniowy lub miesięczny czas pracy, ale pozostawia pracownikowi decyzję o podziale czasu pracy. Pracownicy byliby wówczas zobowiązani do dokumentowania faktycznie przepracowanych godzin bez konieczności przepracowania określonej liczby godzin dziennie.
Jakie są konsekwencje, jeśli firmy nie wywiązują się z obowiązku rejestrowania godzin pracy?
Ze względu na nowy obowiązek dokumentowania godzin pracy, organy ochrony pracy mogą z łatwością żądać od firm ujawnienia ich rejestracji czasu pracy. Może to prowadzić do częstszych kontroli. Dlatego w interesie firm leży wprowadzenie przejrzystego systemu rejestracji czasu pracy i zapewnienie, że ich pracownicy korzystają z tego systemu prawidłowo i konsekwentnie.
W obecnie obowiązującej wersji naruszenie ustawy o czasie pracy w Niemczech może być karane grzywną w wysokości do 30 000 euro (od § 22 ArbZG).
Czy elektroniczna rejestracja czasu pracy jest obowiązkowa?
W swoim wyroku Europejski Trybunał Sprawiedliwości nie wskazał konkretnej technologii, która ma być wykorzystywana do wdrażania systemów rejestracji czasu pracy. Dopóki niemiecki ustawodawca nie postanowi inaczej w przyszłości, pracodawcy mogą swobodnie korzystać z systemów papierowych lub cyfrowych.
Ochrona danych: W jaki sposób godziny pracy są przetwarzane zgodnie z prawem?
Der EuGH fordert die Einrichtung von Systemen, bei denen die eingetragenen Arbeitszeiten zugänglich sind. Da es sich bei Arbeitszeiten um personenbezogene Daten handelt, müssen sich Arbeitgeber bei der Verarbeitung an die geltenden Datenschutzregelungen halten. Das ist vor allem die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Hier ihre wichtigsten Grundsätze:
- Oszczędność danych: Pracodawcy mogą rejestrować tylko te dane, które są faktycznie niezbędne do wypełnienia obowiązku rejestrowania godzin pracy. Zwykle obejmuje to początek i koniec godzin pracy oraz, w stosownych przypadkach, czas przerw.
- Przeznaczenie: Gromadzone dane nie mogą być wykorzystywane do celów innych niż rejestrowanie godzin pracy, takich jak monitorowanie wydajności lub zachowania.
- Okres przechowywania: Dane dotyczące czasu pracy powinny być przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne. Po upływie ustawowych okresów przechowywania, które zazwyczaj wynoszą dwa lata, dane muszą zostać usunięte.
- Bezpieczeństwo danych: Dane rejestracji czasu muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem, utratą i niewłaściwym wykorzystaniem za pomocą środków technicznych i organizacyjnych, takich jak szyfrowanie i kontrola dostępu. Zmiany danych muszą być identyfikowalne. Dostęp powinien być przyznawany wyłącznie upoważnionym osobom, na przykład administratorom działu HR lub bezpośrednim przełożonym.
- Przejrzystość: Pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia swoim pracownikom wyczerpujących informacji na temat przetwarzania ich danych dotyczących czasu pracy. Obejmuje to informacje o rodzaju gromadzonych danych, celu przetwarzania, okresie przechowywania oraz prawach, których pracownicy mogą dochodzić w związku z danymi (informacje, autoryzacja, usunięcie).
Opcje rejestrowania godzin pracy
Istnieje wiele argumentów przemawiających za wykorzystaniem systemów cyfrowych do śledzenia godzin pracy pracowników. Jednak w zależności od stopnia cyfryzacji, wielkości firmy i branży, inne modele mogą być również dobrym wyborem.
Rejestracja czasu pracy w formie papierowej
Tradycyjnym sposobem rejestrowania godzin pracy jest zapisywanie ich długopisem na karcie czasu pracy lub liście obecności.
Zaletą tej metody jest to, że firmy nie muszą inwestować w drogi sprzęt lub oprogramowanie, a pracownicy nie potrzebują żadnej wiedzy technicznej, aby dokumentować swoje godziny pracy. Wada: ten rodzaj rejestracji czasu pracy jest podatny na błędy i manipulacje. Pracownicy mogą wymieniać się kartami czasu pracy i dokonywać wpisów niezależnie od rzeczywistego czasu rozpoczęcia i zakończenia godzin pracy. Ponadto, ręczna konsolidacja, ocena i archiwizacja wymagają dużo czasu.
Rejestrowanie czasu pracy za pomocą programu Excel
Cyfrowym następcą papierowej ewidencji czasu pracy jest rejestrowanie godzin pracy w programie Excel. Oszczędza to inwestycji w specjalistyczne oprogramowanie i nie wiąże się z dużą ilością dodatkowej pracy dla pracowników. Podczas wprowadzania danych łatwo jednak o błędy. Historia zmian jest trudna do monitorowania i, podobnie jak w przypadku papierowych odcinków, danymi można łatwo manipulować.
Stacjonarne rejestrowanie czasu
Nowoczesne stacjonarne terminale do rejestracji czasu pracy zazwyczaj współpracują z kartami chipowymi lub magnetycznymi. Pracownicy wkładają swoją kartę lub przesuwają ją przez urządzenie w celu zalogowania się i wylogowania. Niektóre urządzenia umożliwiają również identyfikację za pomocą kodu PIN lub biometrycznego rozpoznawania twarzy lub odcisków palców.
Rejestrowanie czasu pracy za pomocą terminali jest proste i mniej podatne na oszustwa i błędy niż formularze papierowe lub arkusze kalkulacyjne Excel. Kolejna zaleta dla pracodawców: Zarejestrowane dane są automatycznie przechowywane centralnie, dzięki czemu można je szybko przeanalizować. Terminale do rejestracji czasu pracy i ich oprogramowanie są jednak drogie w zakupie. Dlatego system ten jest szczególnie odpowiedni dla większych firm, których pracownicy pracują na miejscu. Ta forma rejestracji czasu pracy nie jest odpowiednia dla organizacji z opcjami biura domowego i usług terenowych.
Cyfrowa rejestracja czasu pracy
Cyfrowa rejestracja czasu pracy to najbardziej elastyczna i nowoczesna metoda rejestrowania godzin pracy. Działa za pośrednictwem aplikacji mobilnych lub portali internetowych. Pracownicy mogą logować się do systemów ze swoich komputerów, smartfonów lub tabletów i śledzić swój czas pracy – niezależnie od lokalizacji. To sprawia, że są one idealne dla firm ze zdecentralizowanymi miejscami pracy i dużą liczbą podróży.
Rozwiązania cyfrowe nie tylko rejestrują czas pracy, ale także oferują wgląd w statystyki w czasie rzeczywistym i upraszczają kompleksową ocenę danych dotyczących przerw, nadgodzin i regularnych godzin pracy. Firmy mogą korzystać ze specjalistycznego oprogramowania.
Rejestrowanie godzin pracy w systemie ERP
Wiele systemów ERP oferuje zintegrowany moduł do cyfrowej rejestracji czasu pracy. Duża zaleta: rejestracja czasu pracy nie jest odizolowana, ale bezpośrednio powiązana z innymi centralnymi procesami, takimi jak administracja HR, zarządzanie projektami lub księgowość płacowa. Pracownicy mogą elastycznie rejestrować swój czas pracy za pośrednictwem aplikacji internetowej, urządzenia mobilnego lub terminala. Dane wpływają do systemu w czasie rzeczywistym. Zmniejsza to wysiłek ręczny, zapobiega zakłóceniom w mediach i zwiększa przejrzystość.
Ponadto wymagania prawne, takie jak przepisy dotyczące przerw, maksymalny czas pracy lub obliczenia premii, mogą być mapowane automatycznie. Dla firm, które pracują z modelami czasu pracy opartymi na zaufaniu lub rejestracją czasu pracy opartą na projektach, integracja z systemem ERP jest również prawdziwą wartością dodaną – zapewnia przegląd, pewność prawną i oszczędza czas podczas oceny.
Mehr erfahren: So finden Sie das passende ERP-System für Ihr Unternehmen
Kryteria wyboru: Znalezienie odpowiedniego oprogramowania
Decydując się na cyfrowy system rejestracji czasu pracy, firmy powinny upewnić się, że rozwiązanie spełnia wymagania funkcjonalne, budżetowe i prawne. Oto kilka kluczowych aspektów, które można wykorzystać do oceny oprogramowania:
- Użyteczność: Czy nawet niedoświadczeni technicznie pracownicy mogą z łatwością korzystać z aplikacji?
- Nagrywanie: Czy obsługiwane są wszystkie wymagane kanały nagrywania – aplikacja internetowa, aplikacja mobilna lub terminal?
- Automatyzacja: Czy logowanie i wylogowywanie powinno być możliwe przy użyciu GPS, skanów kart lub danych biometrycznych?
- Modele czasu pracy: Czy aplikacja może obsługiwać pracę zmianową, pracę w niepełnym wymiarze godzin, pracę projektową i inne istotne rodzaje umów?
- Zgodność: Czy system automatycznie uwzględnia wymogi prawne dotyczące czasu przerw i odpoczynku oraz maksymalnego czasu pracy?
- Ochrona danych: Czy wymogi ogólnego rozporządzenia o ochronie danych można sprawnie wdrożyć?
- Integracja: Czy aplikacja może być połączona z systemami ERP i HR lub czy obecnie używane rozwiązania oferują moduł rejestracji czasu pracy?
- Analityka i raportowanie: Jakie opcje oceny danych (analiza w czasie rzeczywistym, prognozy oparte na AI itp.) oferuje oprogramowanie do rejestracji czasu pracy?
- Wielojęzyczność: Czy aplikacja obsługuje wszystkie wymagane języki i czy można ją dostosować do stref czasowych?
- Integracja przepływu pracy: Czy dane mogą być po prostu wykorzystywane do rejestrowania zatwierdzania urlopów i nieobecności?
- Skalowalność: Czy wydajność aplikacji może być dostosowana do rosnącego zapotrzebowania w miarę rozwoju firmy?
Sztuczna inteligencja i przyszłość rejestracji czasu pracy
Moderne Softwarelösungen werden in Zukunft immer umfassender künstliche Intelligenz einsetzen. Auf Basis der Algorithmen können Unternehmen die Arbeitszeiterfassung vereinfachen und die Produktivität ihrer Angestellten verbessern.
- Sztuczna inteligencja może wkrótce monitorować działania pracownika na komputerze w tle. W oparciu o korzystanie z różnych aplikacji, automatycznie rozpoznawałaby i dokumentowała rozpoczęcie lub zakończenie określonych zadań.
- Z pomocą inteligentnego rozpoznawania wzorców w czasie pracy i zadaniach, systemy AI mogłyby automatycznie sugerować przerwy.
- Systemy AI mogłyby wysyłać automatyczne ostrzeżenia w przypadku naruszenia wymogów prawnych.
- Sztuczna inteligencja jest w stanie tworzyć prognozy planowania popytu na podstawie historycznych danych dotyczących czasu pracy.
Możliwości są wielorakie i zmieniają rolę rejestracji czasu pracy ze zwykłej konieczności w cenne narzędzie strategicznego zarządzania zasobami i dobrostanem pracowników.
Jak MŚP korzystają z trendu AI: Nasza biała księga pokazuje, w jaki sposób można już dziś korzystać z AI w systemie ERP i które przypadki użycia są szczególnie obiecujące. Zamów teraz
Nota prawna:
Bezpłatna i swobodnie dostępna zawartość tej strony internetowej została stworzona z największą możliwą starannością. Wyraźnie zaznaczamy jednak, że nie ponosimy żadnej gwarancji ani innej odpowiedzialności za dokładność, aktualność lub kompletność przewodników dziennikarskich i informacji zamieszczonych na tej stronie.
Treści zawarte na tej stronie internetowej nie stanowią porady prawnej dla firmy, na której można polegać w zakresie zgodności z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych – w szczególności RODO – ani nie mogą zastąpić indywidualnej porady prawnej.
Ponadto, uzyskując dostęp do tych bezpłatnych i swobodnie dostępnych treści, nie zostaje nawiązany żaden stosunek umowny między nami a użytkownikiem strony internetowej w przypadku braku odpowiedniego prawnie wiążącego zamiaru z naszej strony.
