I fatti più importanti sulla registrazione dell’orario di lavoro in sintesi
In der EU und Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten transparent zu verwalten. Zu dokumentieren sind Startzeitpunkt, Pausen und Endzeitpunkt der Arbeit, wobei Pausen und Ruhezeiten nicht zur Arbeitszeit gezählt werden. Es gibt verschiedene analoge und digitale Methoden, um die Zeiten zu erfassen. Einfach zu bedienen, verlässlich und kosteneffizient sind lokale digitale Terminals und Softwarelösungen, die mit dem ERP-System verbunden sind.
La base giuridica dell’obbligo di registrazione delle ore di lavoro è attualmente in fase di revisione in Germania.
Obiettivi della registrazione dell’orario di lavoro
La Corte di Giustizia Europea (CGE) ha introdotto l’obbligo di registrazione dell’orario di lavoro con l’obiettivo di proteggere la salute fisica e mentale dei dipendenti e promuovere il rispetto delle norme in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
In linea di principio, tuttavia, la registrazione degli orari di lavoro è nell’interesse sia dei datori di lavoro che dei dipendenti.
Datori di lavoro
La documentazione dettagliata consente alle aziende di verificare se i loro dipendenti rispettano i periodi di riposo, le pause e i limiti massimi di orario di lavoro giornaliero prescritti dalla legge, nonché di adempiere al loro dovere di diligenza e di adottare misure correttive in caso di violazioni. Allo stesso tempo, il monitoraggio degli orari di lavoro offre alle aziende l’opportunità di verificare se i dipendenti stanno svolgendo l’orario di lavoro previsto dal contratto.
Dipendenti
I dipendenti possono utilizzare i registri per riconoscere chiaramente se hanno lavorato più del numero di ore concordato o se tutti gli straordinari sono stati registrati correttamente e presi in considerazione nella contabilità delle retribuzioni. Inoltre, hanno a disposizione una base di dati per far valere i loro diritti in caso di violazione delle norme sui tempi di pausa e di riposo.
La registrazione dell’orario di lavoro è obbligatoria? La situazione legale attuale
In Germania le aziende sono generalmente obbligate a registrare l’orario di lavoro dei propri dipendenti. Tuttavia, la base giuridica di questo obbligo è ancora inadeguata.
Secondo l’attuale legge sull’orario di lavoro (ArbZG), i datori di lavoro sono attualmente tenuti a fornire solo la seguente documentazione:
- Registrazione dell'”orario di lavoro superiore alle otto ore giornaliere”.
- Registrazione degli orari di lavoro, nella misura in cui ciò è previsto da accordi aziendali, contratti collettivi o altre leggi, come la Legge per la lotta al lavoro nero.
Tuttavia, la Corte di Giustizia Europea (CGUE) ha stabilito (sentenza del 14 maggio 2019) che i datori di lavoro degli Stati membri dell’UE devono essere obbligati a
”. ”stabilire un sistema oggettivo, affidabile e accessibile per misurare l’orario di lavoro giornaliero di ogni dipendente
L’obbligo di registrare l’orario di lavoro si applica quindi sia al lavoro nei giorni feriali che a quello domenicale e festivo.
La Corte di Giustizia europea ha lasciato agli Stati membri l’effettiva implementazione nel diritto nazionale. La Germania non ha ancora rivisto la sua legge sulla registrazione dell’orario di lavoro. Un progetto di legge per una nuova legge sull’orario di lavoro è stato formulato nel 2023, ma non è ancora stato introdotto nel processo legislativo dal governo (a novembre 2024).
Questo significa che per il momento tutto rimarrà invariato per le aziende? No. La Corte Federale del Lavoro ha già confermato nel settembre 2022 (13.09.2022, rif. 1 ABR 22/21) che la decisione della Corte di Giustizia Europea si applica anche alla Germania. Un’interpretazione delle norme sulla salute e la sicurezza sul lavoro in linea con la legislazione europea porterà quindi alla conclusione che l ‘orario di lavoro dei dipendenti deve essere registrato sistematicamente già in Germania.
Le aziende che non hanno ancora introdotto una registrazione affidabile e completa dell’orario di lavoro dovrebbero occuparsi dell’implementazione ora per la loro sicurezza legale e non aspettare l’aggiornamento della legge sull’orario di lavoro.
Quali datori di lavoro sono obbligati a registrare le ore di lavoro?
Dopo la sentenza della Corte di Giustizia europea, l’obbligo di registrare gli orari di lavoro si applica in linea di principio a tutte le aziende. indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di appartenenza. Si applica sia ai dipendenti part-time che a quelli a tempo pieno. .
In alcuni settori della Germania, prima della sentenza della Corte di Giustizia europea, erano già in vigore norme complete sulla registrazione degli orari, ad esempio nei settori della ristorazione, dell’edilizia e della logistica. Nella maggior parte dei casi, l’obiettivo era quello di garantire il rispetto del salario minimo o di prevenire il lavoro nero.
Quali sono le eccezioni applicabili?
Poiché la legge sull’orario di lavoro in Germania non è ancora stata aggiornata in seguito alla sentenza della Corte di Giustizia Europea, non è possibile fare dichiarazioni vincolanti. Nella versione attuale, la legge non si applica ai dipendenti senior e alle attività che richiedono un grado di flessibilità particolarmente elevato (dettagli: Sezione 18 ArbZG). Resta da chiarire per quali profili professionali si applicheranno le eccezioni in futuro.
Esiste un’eccezione per i contratti in cui è stato concordato un orario di lavoro basato sulla fiducia? Questo aspetto è in fase di discussione. L ‘orario di lavoro basato sulla fiducia rimarrà probabilmente possibile in futuro se verrà armonizzato con l’obbligo di registrazione dell’orario. Un modello ipotizzabile: il datore di lavoro prescrive un orario di lavoro settimanale o mensile, ma lascia che sia il singolo a decidere come suddividere il proprio orario di lavoro. I dipendenti sarebbero quindi obbligati a documentare le ore di lavoro effettivamente svolte senza dover lavorare un certo numero di ore al giorno.
Quali sono le conseguenze se le aziende non rispettano l’obbligo di registrare le ore di lavoro?
Grazie al nuovo obbligo di documentare l’orario di lavoro, le autorità preposte alla tutela del lavoro possono facilmente richiedere alle aziende di rivelare la loro registrazione degli orari. Questo potrebbe portare a controlli più frequenti. È quindi nell’interesse delle aziende introdurre un sistema di registrazione degli orari trasparente e assicurarsi che i dipendenti lo utilizzino in modo corretto e coerente.
Nella versione attualmente in vigore, le violazioni della legge sull’orario di lavoro in Germania possono essere punite con una multa fino a 30.000 euro (dal § 22 ArbZG).
La registrazione elettronica dell’orario di lavoro è obbligatoria?
Nella sua sentenza, la Corte di Giustizia Europea non ha prescritto una tecnologia specifica da utilizzare per implementare i sistemi di registrazione dell’orario di lavoro. Finché il legislatore tedesco non stabilirà diversamente in futuro, i datori di lavoro saranno liberi di utilizzare sistemi cartacei o digitali.
Protezione dei dati: come vengono elaborati gli orari di lavoro nel rispetto della legge?
Der EuGH fordert die Einrichtung von Systemen, bei denen die eingetragenen Arbeitszeiten zugänglich sind. Da es sich bei Arbeitszeiten um personenbezogene Daten handelt, müssen sich Arbeitgeber bei der Verarbeitung an die geltenden Datenschutzregelungen halten. Das ist vor allem die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Hier ihre wichtigsten Grundsätze:
- Economia dei dati: i datori di lavoro possono registrare solo i dati effettivamente necessari per adempiere all’obbligo di registrazione dell’orario di lavoro. Di norma, ciò include l’inizio e la fine dell’orario di lavoro e, se applicabile, le pause.
- Destinazione d’uso: I dati raccolti non possono essere utilizzati per scopi diversi dalla registrazione delle ore di lavoro, come il monitoraggio delle prestazioni o del comportamento.
- Periodo di conservazione: i dati relativi all’orario di lavoro devono essere conservati solo per il tempo necessario. Allo scadere dei periodi di conservazione previsti dalla legge, che in genere sono di due anni, i dati devono essere cancellati.
- Sicurezza dei dati: i dati di registrazione del tempo devono essere protetti dall’accesso non autorizzato, dalla perdita e dall’uso improprio attraverso misure tecniche e organizzative come la crittografia e i controlli di accesso. Le modifiche ai dati devono essere tracciabili. L’accesso deve essere consentito solo alle persone autorizzate, ad esempio agli amministratori del dipartimento HR o ai diretti superiori.
- Trasparenza: i datori di lavoro hanno l’obbligo di fornire ai propri dipendenti informazioni complete sul trattamento dei dati relativi all’orario di lavoro. Ciò include informazioni sul tipo di dati raccolti, sulle finalità del trattamento, sul periodo di conservazione e sui diritti che i dipendenti possono far valere in relazione ai dati (informazione, autorizzazione, cancellazione).
Opzioni per la registrazione delle ore di lavoro
Ci sono molti argomenti a favore dell’utilizzo di sistemi digitali per tracciare le ore di lavoro dei dipendenti. Tuttavia, a seconda del grado di digitalizzazione, delle dimensioni dell’azienda e del settore, anche altri modelli possono essere una buona scelta.
Registrazione del tempo su carta
Il modo tradizionale di registrare le ore di lavoro è quello di scriverle a penna su un foglio di presenza o su un registro delle presenze.
I vantaggi di questo metodo sono che le aziende non devono investire in attrezzature o software costosi e i dipendenti non hanno bisogno di conoscenze tecniche per documentare le loro ore. Lo svantaggio: questo tipo di registrazione delle ore è suscettibile di errori e manipolazioni. I dipendenti possono scambiarsi i fogli di presenza ed effettuare registrazioni indipendentemente dall’orario effettivo di inizio e fine delle ore di lavoro. Inoltre, il consolidamento, la valutazione e l’archiviazione manuale richiedono molto tempo.
Registrazione dell’orario di lavoro con Excel
Il successore digitale del foglio di presenza cartaceo è la registrazione delle ore di lavoro in Excel. In questo modo si risparmia l’investimento in un software specializzato e non si richiede molto lavoro extra ai dipendenti. Tuttavia, è facile che si verifichino errori nell’inserimento dei dati. La cronologia delle modifiche è difficile da monitorare e, come nel caso delle schede cartacee, i dati possono essere facilmente manipolati.
Registrazione del tempo stazionario
I moderni terminali fissi per la registrazione delle presenze funzionano solitamente con chip o carte magnetiche. I dipendenti inseriscono la loro carta o la passano attraverso il dispositivo per accedere e uscire. Alcuni dispositivi consentono anche l’identificazione tramite PIN o riconoscimento biometrico del volto o delle impronte digitali.
La registrazione delle ore tramite terminali è semplice e meno soggetta a frodi ed errori rispetto ai moduli cartacei o ai fogli di calcolo Excel. Un altro vantaggio per i datori di lavoro: I dati registrati vengono archiviati automaticamente a livello centrale e possono quindi essere analizzati rapidamente. Tuttavia, i terminali di registrazione delle ore e il relativo software sono costosi da acquistare. Il sistema è quindi particolarmente adatto alle grandi aziende i cui dipendenti lavorano in loco. Questa forma di registrazione delle ore non è adatta alle organizzazioni con uffici a domicilio e servizi sul campo.
Registrazione digitale dell’orario di lavoro
La registrazione digitale dell’orario di lavoro è il metodo più flessibile e moderno per registrare le ore di lavoro. Funziona tramite applicazioni mobili o portali web. I dipendenti possono accedere ai sistemi da computer, smartphone o tablet e tenere traccia delle loro ore di lavoro, indipendentemente dalla loro posizione. Questo li rende ideali per le aziende con luoghi di lavoro decentrati e con un elevato numero di spostamenti.
Le soluzioni digitali non solo registrano gli orari di lavoro, ma offrono anche approfondimenti in tempo reale sulle statistiche e semplificano la valutazione completa dei dati su pause, straordinari e orari di lavoro regolari. Le aziende possono utilizzare software specializzati.
Registrazione delle ore di lavoro nel sistema ERP
Molti sistemi ERP offrono un modulo integrato per la registrazione digitale degli orari di lavoro. Il grande vantaggio: la registrazione degli orari di lavoro non è isolata, ma direttamente collegata ad altri processi centrali come l’amministrazione delle risorse umane, la gestione dei progetti o la contabilità delle retribuzioni. I dipendenti possono registrare i loro orari in modo flessibile tramite un’applicazione web, un dispositivo mobile o un terminale. I dati confluiscono nel sistema in tempo reale. In questo modo si riduce il lavoro manuale, si evitano le interruzioni dei mezzi di comunicazione e si aumenta la trasparenza.
Inoltre, i requisiti legali come le regole sulle pause, le ore di lavoro massime o il calcolo dei bonus possono essere mappati automaticamente. Per le aziende che lavorano con modelli di orario di lavoro basati sulla fiducia o sulla registrazione delle ore per progetto, l’integrazione nel sistema ERP rappresenta un vero e proprio valore aggiunto: fornisce una visione d’insieme, certezza giuridica e risparmio di tempo in fase di valutazione.
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Criteri di selezione: Trovare il software giusto
Quando decidono di acquistare un sistema di registrazione digitale delle presenze, le aziende devono assicurarsi che la soluzione soddisfi i requisiti funzionali, di bilancio e legali. Ecco alcuni aspetti chiave che puoi utilizzare per valutare il software:
- Usabilità: anche i dipendenti tecnicamente inesperti sono in grado di utilizzare facilmente l’applicazione?
- Registrazione: sono supportati tutti i canali di registrazione richiesti – web app, app mobile o terminale?
- Automazione: dovrebbe essere possibile effettuare il login e il logout utilizzando il GPS, la scansione della carta o la biometria?
- Modelli di orario di lavoro: l’applicazione è in grado di gestire il lavoro a turni, il lavoro part-time, il lavoro a progetto e altri tipi di contratto rilevanti?
- Conformità: il sistema tiene automaticamente conto dei requisiti legali per i tempi di pausa e di riposo e per l’orario massimo di lavoro?
- Protezione dei dati: i requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei dati possono essere implementati senza problemi?
- Integrazione: l’applicazione può essere collegata ai sistemi ERP e HR o le soluzioni attualmente in uso offrono un modulo per la registrazione dell’orario di lavoro?
- Analisi e reportistica: quali opzioni di valutazione dei dati (analisi in tempo reale, previsioni basate sull’AI, ecc.) offre il software per la registrazione dell’orario di lavoro?
- Multilinguismo: l’applicazione supporta tutte le lingue richieste e può essere adattata ai fusi orari?
- Integrazione del flusso di lavoro: i dati possono essere utilizzati semplicemente per registrare l’approvazione dei tempi di congedo e di assenza?
- Scalabilità: le capacità dell’applicazione possono essere adattate alla crescente domanda dell’azienda?
L’intelligenza artificiale e il futuro della registrazione dell’orario di lavoro
Moderne Softwarelösungen werden in Zukunft immer umfassender künstliche Intelligenz einsetzen. Auf Basis der Algorithmen können Unternehmen die Arbeitszeiterfassung vereinfachen und die Produktivität ihrer Angestellten verbessern.
- L’intelligenza artificiale potrebbe presto monitorare in background le attività di un dipendente sul computer. In base all’utilizzo di varie applicazioni, riconoscerebbe e documenterebbe automaticamente quando vengono avviate o completate determinate attività.
- Con l’aiuto di un riconoscimento intelligente degli orari di lavoro e delle attività, i sistemi di intelligenza artificiale potrebbero suggerire automaticamente i tempi di pausa.
- I sistemi di intelligenza artificiale potrebbero inviare avvisi automatici in caso di violazione dei requisiti legali.
- L’intelligenza artificiale è in grado di creare previsioni per la pianificazione della domanda sulla base dei dati storici sull’orario di lavoro.
Le possibilità sono molteplici e cambiano il ruolo della registrazione dell’orario di lavoro da semplice necessità a prezioso strumento di gestione strategica delle risorse e del benessere dei dipendenti.
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