Czym jest zarządzanie projektami?
Termin zarządzanie projektami odnosi się do planowania, zarządzania i kontroli projektów. Celem jest pomyślna realizacja produktu lub usługi w określonych ramach czasowych, kosztowych i jakościowych. Koordynacja zadań i uczestników jest istotną częścią realizacji projektu. W zależności od rodzaju i zakresu projektu, zarządzanie projektem może odbywać się w formie klasycznej, zwinnej lub hybrydowej.
Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne?
Wyobraź sobie realizację projektu bez jakiegokolwiek zarządzania lub organizacji. Chaos jest nieunikniony: Nikt nie wie, co ma robić i kiedy, więc zadania albo nie są wykonywane w ogóle, albo są wykonywane podwójnie. Rezultatem są dziesiątki nieporozumień i niedotrzymanych terminów, które szybko prowadzą do niepowodzenia projektu.
Zarządzanie projektami jest zatem decydującym czynnikiem sukcesu w realizacji złożonych projektów w ustrukturyzowany i ukierunkowany sposób. Poprzez precyzyjne planowanie i kontrolę, zarządzanie projektami zapewnia, że wszyscy zaangażowani rozwijają wspólne zrozumienie celów i zadań. W ten sposób firmie udaje się przestrzegać wszystkich zdefiniowanych specyfikacji w najlepszy możliwy sposób i spełniać oczekiwania interesariuszy.
Podsumowując, zarządzanie projektami zapewnia
- ustandaryzowane cele i jasno określone obowiązki,
- rozsądne wykorzystanie zasobów,
- lepsza komunikacja i większa przejrzystość w zespole,
- wczesna identyfikacja ryzyka i zarządzanie nim,
- przestrzeganie celów czasowych i budżetowych oraz
- wyższy wskaźnik powodzenia ukończenia projektu.
O co chodzi z tym magicznym trójkątem?
W zarządzaniu projektami magiczny trójkąt jest modelem opisującym napięcie pomiędzy trzema głównymi wymiarami projektu:
- Czas – planowany okres realizacji projektu
- Koszty – dostępny budżet
- Jakość lub wydajność – wymagania i wyniki do osiągnięcia
Te trzy czynniki są bezpośrednio od siebie zależne: zmiana jednego z nich ma zazwyczaj wpływ na pozostałe. Na przykład, jeśli jakość ma zostać poprawiona, często trzeba zaplanować więcej czasu i budżetu.
Aby utrzymać projekt w równowadze, kierownictwo projektu musi zawsze mieć oko na magiczny trójkąt. Projekt może odnieść sukces tylko wtedy, gdy istnieje równowaga między wszystkimi zmiennymi.
Metody zarządzania projektami w skrócie
Zespoły projektowe mogą stosować różne podejścia do planowania i zarządzania projektem. Każde z nich określa pewne zasady i techniki, które można wykorzystać do systematycznego osiągania celów projektu.
1. metody klasycznego zarządzania projektami
W tradycyjnym zarządzaniu projektami są one planowane z wyprzedzeniem w najdrobniejszych szczegółach. Zasoby i obowiązki są definiowane na początku projektu, podobnie jak harmonogram i budżet. Plan projektu, który precyzyjnie opisuje przebieg projektu, służy jako wiążąca podstawa. Ze względu na skrupulatną strukturę, podejście to jest szczególnie odpowiednie dla projektów o ścisłych specyfikacjach, w których wymagania i wyniki są w dużej mierze znane z góry.
Klasyczne metody zarządzania projektami charakteryzują się liniowym podejściem krok po kroku. Projekt jest podzielony na
Model fazowy Project Management Institute (PMI) jest często opisywany jako wspólny standard klasycznego zarządzania projektami. Obejmuje on pięć następujących faz: Inicjacja, Planowanie, Wdrożenie, Kontrola i Zamknięcie. Istnieje jednak wiele innych modeli, które składają się z innych faz zarządzania projektami.
W szczególności w projektach IT kroki często odbiegają od standardu w zależności od wybranej metody.
| Zalety klasycznych metod | Wady klasycznych metod |
| Wysoka przewidywalność i stabilność | Niska elastyczność względem zmieniających się wymagań |
| Jasno określone obowiązki | Wysoki wysiłek związany z planowaniem |
| Ustrukturyzowana dokumentacja | Ograniczona kreatywność |
Przykłady klasycznych metody zarządzania projektami:
Model model wodospadu
Projekt jest podzielony na pięć następujących po sobie faz, z których każda ma ustalony punkt początkowy i końcowy i jest przetwarzana sekwencyjnie: Analiza, Projekt, Implementacja, Test i Eksploatacja. Podobnie jak w wodospadzie, każda faza przechodzi w następną i opiera się na wynikach poprzedniej fazy.
Model V
Metoda ta dzieli projekt jak literę V na dwie podstawowe fazy: Po lewej stronie znajduje się faza specyfikacji, która rozpoczyna się na górze analizą wymagań, a kończy na dole definicją specyfikacji technicznych. Po prawej stronie znajduje się faza integracji, która prowadzi zespół projektowy od wdrożenia przez proces testowania do akceptacji.
PRINCE2
Akronim pochodzi od terminu ”Projects IN Controlled Environments”. Metoda ta opiera się na podejściu zorientowanym na proces, które koncentruje się na kontrolowanej realizacji projektu. Ponieważ PRINCE2 jest skalowalny, model ten jest odpowiedni dla projektów o dowolnej wielkości i złożoności.
2. metody zwinnego zarządzania projektami
W przeciwieństwie do klasycznego podejścia, zwinne zarządzanie projektami nie opiera się na sztywnej koncepcji. Zamiast tego preferuje elastyczność i krótkie cykle rozwoju, dzięki czemu w każdej chwili można dokonać korekt. Proces projektowy nie jest zatem ustalony od samego początku, ale może być dostosowany do nowych okoliczności w krótkim czasie, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Zwinne metody zarządzania projektami są zatem szczególnie odpowiednie dla dynamicznych projektów, w których wymagania mogą się nagle zmieniać.
| Zalety metod zwinnych | Wady metod zwinnych |
| Szybka reakcja na zmiany | Trudniejsza kalkulacja czasu i kosztów |
| Ciągłe doskonalenie procesów | Ryzyko nieprawidłowego ustalenia priorytetów |
| Przejrzysta komunikacja w zespole | Zależność od aktywnego udziału klienta |
Przykłady zwinnych metody zarządzania projektami:
Scrum
Ta zwinna struktura zarządzania projektami opiera się na krótkich, iteracyjnych sprintach, w których zespół projektowy kończy małe części projektu i czyni je bezpośrednio użytecznymi. Życzenia klienta zajmują centralne miejsce.
Kanban
Dzięki tej metodzie zespół projektowy wizualizuje postęp zadań na tablicy Kanban bez ustalonych limitów czasowych. Nowe zadania z listy zaległości są realizowane dopiero wtedy, gdy zespół ukończy już rozpoczęte zadania.
Myślenie projektowe
Celem tej metody jest opracowanie kreatywnych rozwiązań dla złożonych problemów. Koncentruje się ona na potrzebach użytkowników i iteracyjnym procesie zarządzania projektem, składającym się z sześciu następujących faz: Zrozumienie, obserwacja, synteza, burza mózgów, prototypowanie i testowanie.
3. hybrydowe zarządzanie projektami
Czasami sensowne jest połączenie tradycyjnego i zwinnego zarządzania projektami. Firma może skorzystać z mocnych stron obu podejść, pozwalając kierownikowi projektu wybrać metody, które najlepiej pasują do sytuacji projektu.
Na przykład, możliwe jest początkowe wprowadzenie projektu do ustrukturyzowanych ram, a następnie wdrożenie małych podprojektów w sposób zwinny. W ten sposób można osiągnąć szybki postęp, nawet jeśli konieczne jest spełnienie rygorystycznych wymagań interesariuszy.
Najważniejsze role w zarządzaniu projektami
Zarządzanie projektami
- przyjmuje ogólną odpowiedzialność za realizację projektu
- kontroluje wszystkie etapy projektu i planuje terminy
- Koordynuje zespół projektowy i współpracuje z interesariuszami
- Monitoruje postępy projektu i osiąganie celów
- jest odpowiedzialny za zarządzanie ryzykiem
Zespół projektowy
- składa się z pracowników, którzy wdrażają poszczególne pakiety robocze
- dba o rozwój techniczny projektu
- raportuje do kierownictwa projektu
Klient
- inicjuje, zatwierdza i finansuje projekt
- wyznacza kierunek strategiczny
- definiuje cele projektu
- uwalnia zasoby
Zainteresowane strony
- to wszystkie wewnętrzne i zewnętrzne osoby i organizacje zainteresowane projektem, np. pracownicy, klienci, dostawcy i banki.
- komunikować swoje żądania i wymagania
- wpływać na przebieg i sukces projektu poprzez swoje oczekiwania
Scrum Master (dla projektów zwinnych)
- Moderuje spotkania i promuje samoorganizację
- dba o optymalne warunki ramowe
- trenuje zespół Scrum
Właściciel produktu (dla projektów zwinnych)
- definiuje wizję produktu
- ustala priorytety zaległości
- Komunikuje się z interesariuszami
Jakie oprogramowanie do zarządzania projektami jest wymagane?
Nawet w dzisiejszym zarządzaniu projektami nic nie działa bez potężnych narzędzi programowych. Zarówno kierownicy projektów, jak i członkowie zespołów projektowych muszą być w stanie i chcieć korzystać z różnych aplikacji. Jest to jedyny sposób na zapewnienie ukierunkowanej kontroli i zorganizowanej współpracy.
Do najważniejszych narzędzi należą
- Narzędzia planowania do tworzenia harmonogramów i kamieni milowych
- Narzędzia do przypisywania zadań i nadawania im priorytetów
- Narzędzia do współpracy promujące pracę zespołową
- Oprogramowanie do zarządzania zasobami do planowania personelu, budżetu i materiałów
- Narzędzia kontrolne i raportujące do analiz i raportów
Sensowne jest również korzystanie z rozwiązania ERP:
W przeciwieństwie do pojedynczych rozwiązań wspomnianych powyżej, kompleksowy moduł zarządzania projektami w systemie ERP umożliwia postrzeganie projektu w ogólnym kontekście firmy. Łącząc procesy z różnych działów, znacznie łatwiej jest zorganizować projekt w najlepszy możliwy sposób w różnych działach. Zwłaszcza w przypadku złożonych projektów w większych firmach, rozwiązanie ERP bije na głowę tradycyjne narzędzia.
