Chcesz wdrożyć system ERP – ale który? Ten artykuł poprowadzi Cię krok po kroku przez proces wyboru. W drugiej części ujawniamy sprawdzone wskazówki dotyczące wyboru systemu ERP, wynikające z naszego doświadczenia z setkami wdrożeń ERP.
Dlaczego konieczny jest systematyczny proces wyboru ERP
Na rynku istnieją setki systemów ERP, a każdy z nich jest – oczywiście – najlepszy według dostawcy. Jednak każdy system ma inne mocne strony i jest mniej lub bardziej odpowiedni dla niektórych firm lub scenariuszy. Twoim celem musi być zatem znalezienie systemu ERP, który najlepiej odpowiada Twoim wymaganiom. Testy lub listy top 10 w Internecie mogą zapewnić orientację, ale nie zastąpią starannego wyboru ERP.
Błędna decyzja może skutkować wysokimi kosztami. Konieczne może być wprowadzenie wielu kosztownych poprawek; projekt opóźnia się i blokuje zasoby. Ostatecznie wdrożenie ERP może nawet zakończyć się niepowodzeniem, jeśli okaże się, że podstawowe wymagania nie zostały spełnione.
Dlatego też zdecydowanie powinieneś przyjąć systematyczne podejście do wyboru ERP.
Typy ERP: Oprogramowanie standardowe, niestandardowe lub branżowe
Systemy ERP dzielą się zasadniczo na trzy kategorie.
- Standardowe oprogramowanie jest przeznaczone dla szerokiej gamy firm. Potrzeby różnych branż lub przypadków użycia są zaspokajane przez moduły lub opcje konfiguracji.
- Oprogramowanie branżowe jest zazwyczaj bardziej uproszczone i skoncentrowane na funkcjach istotnych dla konkretnej branży.
- Dostosowane oprogramowanie jest opracowywane specjalnie dla firmy i jej wymagań. Może być używane tylko w zamierzonym zastosowaniu.
O ile Twoja firma nie jest rzadkim wyjątkiem, najlepiej jest korzystać ze standardowego oprogramowania lub oprogramowania branżowego. Indywidualny rozwój jest zwykle zbyt kosztowny i niepotrzebny, ponieważ prawie wszystko można pokryć standardami ERP.
Poniżej poznasz siedem kroków, które pomogą Ci dokonać właściwego wyboru systemu ERP.
1. rozwinąć podstawowe zrozumienie
Ile czasu minęło od ostatniego wdrożenia systemu ERP? Być może 20 lat lub więcej. A może w ogóle z niego nie korzystałeś. Wybór systemu ERP jest prawdopodobnie nieznanym i trudnym zadaniem dla kierowników projektów. Dlatego najpierw należy odświeżyć swoją wiedzę i zapoznać się z podstawowymi informacjami: jak działa ERP, powiązanym słownictwem technicznym i procesem wyboru.
Ten artykuł jest doskonałym źródłem informacji na ten temat: Bardziej szczegółowe informacje można znaleźć w poniższych artykułach, do których odnośniki znajdują się w tekście.
2. określenie celów i warunków ramowych
Po pierwsze, należy zdefiniować strategiczne cele wdrożenia systemu ERP. Co chcesz osiągnąć? Wzrost? Rozwinąć nowy segment działalności? Wyeliminować wąskie gardła w niektórych procesach?
Zdefiniuj KPI lub mierzalne kryteria, których możesz użyć do zmierzenia sukcesu. Pozwoli to później sprawdzić, czy projekt rzeczywiście zakończył się sukcesem.
Ustal również ramy czasowe i budżet wdrożenia systemu ERP.
3. analizować wymagania
Teraz, gdy wstępne rozważania zostały poczynione, nadszedł czas, aby przejść do podstawowych zadań związanych z wyborem systemu ERP. Musisz znać swoje własne wymagania, aby później móc podjąć uzasadnioną decyzję.
Procesy
Najważniejszym wymogiem dla systemu ERP jest to, aby wspierał on procesy użytkownika. W przeciwnym razie nie będzie można go używać zgodnie z jego przeznaczeniem. Dlatego najpierw należy wymienić wszystkie istotne procesy.
Rozróżnianie konkretnych wymiarów procesu:
- Zarządzanie: Zarządzanie korporacyjne i planowanie korporacyjne
- Podstawowe procesy (tworzenie wartości): Rozwój, produkcja, zakupy, logistyka, marketing, sprzedaż, obsługa klienta
- Procesy wspierające: Finanse, Zasoby Ludzkie, Zarządzanie Jakością, IT
Przeanalizuj te procesy pod kątem ich AKTUALNEGO stanu i potencjału do poprawy. Docelowa definicja procesów wpływa na wymagania. Z tego wynikają funkcje, które musi posiadać system ERP.
Dowiedz się więcej: Jak analizować i optymalizować procesy za pomocą systemu ERP
Wymagania techniczne i inne wymagania niefunkcjonalne
Oprócz funkcjonalności, system ERP musi spełniać inne wymagania. Obejmują one takie aspekty jak
- Liczba potencjalnych użytkowników
- Wydajność
- Przyjazność dla użytkownika (użyteczność)
- Bezpieczeństwo IT i danych
- Interfejsy do innych systemów
- Technologie
- Hosting, obsługa, dalszy rozwój itd.
Dowiedz się więcej: Jak utworzyć katalog wymagań dla systemu ERP
4. tworzenie specyfikacji
Specyfikacje tworzy się na podstawie wymagań. Jest to główne narzędzie do wyboru ERP: do wstępnej selekcji dostawców, przeglądu ofert i ostatecznej decyzji.
Ważne: W specyfikacji należy naprawdę sformułować wymagania (zorientowane na proces). Nie opisuj żadnych konkretnych funkcji. To jest kwestia dla dostawcy później. W przeciwnym razie niepotrzebnie ograniczysz swój wybór.
Szczegółowe wyjaśnienia znajdują się w tych dwóch artykułach:
- Przewodnik: Jak stworzyć arkusz specyfikacji ERP
- Specyfikacja wymagań i specyfikacja funkcjonalna: Jakie są różnice?
Zapytaj dostawców, czy możesz porozmawiać z kilkoma klientami referencyjnymi.
5. sprawdzić dostawców i oferty
Przeprowadź badanie rynku, aby znaleźć potencjalnie odpowiednich dostawców. W tym celu porównaj dostępne informacje o rozwiązaniach ze swoimi specyfikacjami. Odpowiedz między innymi na następujące pytania:
- Czy rozwiązanie obejmuje wymagany zakres funkcji?
- Czy ERP można zintegrować z istniejącą infrastrukturą?
- Czy system ERP opiera się na standardowych technologiach – czy na wyspecjalizowanych technologiach, dla których opracowywana jest nowa, trudna do zdobycia wiedza?
- Czy oprogramowanie obsługuje nowe i przyszłościowe technologie, takie jak sztuczna inteligencja?
- Czy system ERP można rozbudować?
- Czy dostawca ERP posiada udokumentowane doświadczenie branżowe i referencje?
- Czy dostawca ma ugruntowaną pozycję na rynku i oferuje nam wysoki poziom bezpieczeństwa inwestycji?
Poniżej znajdują się dalsze wskazówki dotyczące czynników, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu ERP.
Wszyscy dostawcy, którzy nadal kwalifikują się po tym sprawdzeniu, tworzą tak zwaną długą listę. Skontaktuj się z tymi dostawcami. Prześlij im specyfikacje. Poproś o wstępną ocenę, wycenę i dalsze informacje.
Wybierz od czterech do siedmiu odpowiednich kandydatów na dostawców na podstawie informacji zwrotnych. Przedstaw i omów je wewnętrznie w
Dowiedz się więcej: Jak dostać się z długiej listy na krótką listę
Bezpłatny oficjalny dokument
Dowiedz się, jak możesz systematycznie przeglądać dostawców ERP na swojej krótkiej liście i identyfikować istotne informacje podczas warsztatów.
6. sprawdzić referencje
Renomowani dostawcy ERP wymieniają klientów referencyjnych, zwykle bezpośrednio na stronie internetowej. Opierając się na doświadczeniach dotychczasowych klientów, można sprawdzić, czy dostawca zapewnia to, co obiecuje. Zyskasz wgląd w to, jak system ERP sprawdził się w praktyce i na co powinieneś zwrócić szczególną uwagę.
Zapytaj dostawców, czy możesz porozmawiać z kilkoma klientami referencyjnymi. Możesz zadać takie pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej:
- Jakie były doświadczenia z dostawcą? Jak bardzo pomogli oni na przykład w integracji?
- Jak przyjazny dla użytkownika jest system ERP?
- Jak bardzo jest stabilny?
- Czy są jakieś problemy?
- Czy klient zdał sobie sprawę tylko z pewnych rzeczy podczas użytkowania (dobrych lub złych)?
Nie każdy klient referencyjny otwarcie podzieli się z Tobą swoimi doświadczeniami, zwłaszcza jeśli jest to firma z tej samej branży. Niemniej jednak warto spróbować. Nawet bardziej ogólne stwierdzenia pomogą ci uzupełnić twoje wrażenie o dostawcy.
7. podjąć decyzję w sprawie wyboru ERP
Na ostatnim etapie procesu wyboru systemu ERP podejmowana jest decyzja o wyborze systemu. Przeprowadzasz negocjacje kontraktowe, zatwierdzasz specyfikacje i podpisujesz umowę.
Sprawdzone wskazówki dotyczące wyboru systemu ERP
Czy chciałbyś uzyskać kilka bardziej profesjonalnych wskazówek dotyczących wyboru? Z przyjemnością. Oto one:
Nie wybieraj automatycznie najkorzystniejszej oferty
Oczywiście koszt systemu ERP jest jednym z najważniejszych czynników w procesie wyboru. Nie należy jednak opierać swojej decyzji wyłącznie na cenie. Sama w sobie niewiele mówi. W przeciwnym razie rzeczywiste koszty mogą być znacznie wyższe niż cena w ofercie, jeśli podejmiesz niewłaściwe decyzje.
Zamiast tego użyj cen ofertowych, aby oddzielić wartości odstające. Oto jak należy postępować: Wymień oferty od wszystkich dostawców ERP i oblicz średnią wartość. Następnie określ, jak daleko proponowane ceny mogą odbiegać od tej średniej wartości (od 15 do 25 procent to dobra wartość). Możesz bezpiecznie odrzucić wszystkie oferty, które wykraczają poza ten zakres.
Podejście to jest łatwe do zrozumienia w przypadku wartości odstających. Kto chciałby zapłacić dwukrotność wartości rynkowej za swój system ERP? Należy jednak również krytycznie spojrzeć na spadkowe wartości odstające. Często są to oferty przynęty od wątpliwych dostawców, którzy później proponują drogie umowy serwisowe i indywidualne dostosowania. Lepiej jest szukać dostawców oferujących uczciwe, standardowe ceny rynkowe.
Rozróżnienie między wymaganiami obowiązkowymi i opcjonalnymi
Żaden system ERP nie spełnia wszystkich życzeń i nie spełnia wymagań w 100 procentach. Dlatego nie należy stosować maksymalnych kryteriów podczas dokonywania wyboru. Należy dokonać wyraźnego rozróżnienia między wymaganiami obowiązkowymi i opcjonalnymi.
Wybierz oprogramowanie, które spełnia Twoje niezbędne wymagania i jak najwięcej innych. Jeśli nie znajdziesz idealnego rozwiązania, nadaj priorytet obszarom, które powinny mieć większe znaczenie przy podejmowaniu decyzji.
Rozważ użyteczność systemu ERP
Jednym z czynników, który jest często pomijany i nie jest również uwzględniany w ofertach: użyteczność lub łatwość obsługi systemu ERP. Oprogramowanie może spełniać wszystkie wymagania. Jeśli jednak pracownicy nie lubią z niego korzystać, jest ono mało użyteczne.
Dlatego podczas procesu wyboru należy również zwrócić uwagę na aspekty użyteczności: Czy jest łatwy czy skomplikowany w użyciu? Czy interfejs wygląda nowocześnie i schludnie? Czy można szybko znaleźć informacje? Czy praca z nim jest przyjemna?
Takie rzeczy można stosunkowo szybko rozpoznać w prezentacjach produktów. Poproś o zademonstrowanie działania poszczególnych funkcji. Zapytaj referencje dostawcy o opinie użytkowników.
Zwróć uwagę na chemię z dostawcą
Czy nie jest nieprofesjonalne włączanie spraw osobistych do strategicznych decyzji? W końcu po obu stronach pracują profesjonaliści, którzy wykonują swoją pracę niezależnie od osobistych sympatii i antypatii.
W rzeczywistości poziom osobisty ma ogromny wpływ na przebieg projektu ERP. Należy zatem wziąć go pod uwagę. Jeśli osoby zaangażowane w projekt z trudem znoszą siebie nawzajem, wzrasta ryzyko nieporozumień, błędnych interpretacji i konfliktów. To z kolei prowadzi do opóźnień i dodatkowych kosztów.
Zadbaj o dobre relacje między zespołem projektowym a pracownikami dostawcy od samego początku. Zaoszczędzi to wielu kłopotów. Nalegaj na wcześniejsze poznanie swoich przyszłych kontaktów zawodowych. Zaangażuj swój zespół i rozmawiajcie ze sobą nieformalnie. Spotkajcie się na piwie. Poinformuj dostawcę ERP, czy chemia jest odpowiednia, czy nie. Renomowany dostawca potraktuje Twoje obawy poważnie – ponieważ niepotrzebne konflikty szkodzą obu stronom.
Sprawdź elastyczność dostawcy
W trakcie wdrażania systemu ERP na pewno konieczne będą zmiany. Być może trzeba będzie skonkretyzować wymagania lub pojawią się zupełnie nowe. Mogą też wystąpić nieprzewidziane problemy. Jak elastyczny jest wtedy dostawca ERP?
Powinieneś się tego dowiedzieć już podczas procesu selekcji. Zastanów się: jak dostawcy reagowali na nasze wymagania, problemy i zapytania? Czy od samego początku reagowali na nasze potrzeby, czy tylko przedstawiali niezgrabne oferty sprzedaży?
Zadawaj pytania podczas dyskusji przygotowawczych:
- Czy odbędzie się spotkanie w celu omówienia wspólnej strategii wdrażania?
- Jak wygląda planowanie zasobów? Czego jeszcze potrzebuje dostawca?
- Co się stanie, jeśli zasoby nie będą dostępne?
- Czy dostawca zgadza się na klauzule wyjścia lub elastyczne plany finansowania?
Dowiedz się więcej: Czy zwinne wdrożenie ERP ma sens?
Wniosek: Systematyczny wybór ERP ostatecznie oszczędza czas i pieniądze
Wybór ERP brzmi jak dużo pracy i tak jest. Nie ma jednak drogi na skróty. Ostatecznie sumienne przygotowanie pozwoli zaoszczędzić więcej czasu i pieniędzy, niż to kosztuje.
Dlatego proces wyboru systemu ERP należy przeprowadzać systematycznie i nie pomijać żadnego z jego etapów. Potraktuj to jako inwestycję w sukces wdrożenia systemu ERP, a tym samym w przyszłość Twojej firmy.
