ERP (system) / Planowanie zasobów przedsiębiorstwa

Co oznacza ERP?

ERP to skrót od ”Enterprise Resource Planning” i odnosi się do planowania i kontroli wszystkich zasobów i procesów w całej firmie. Celem jest optymalizacja i harmonizacja wszystkich procesów – od zaopatrzenia po produkcję i sprzedaż.

Zasadniczo chodzi o posiadanie odpowiednich zasobów dostępnych we właściwym miejscu, we właściwym czasie i we właściwej ilości. Aby to osiągnąć, informacje ze wszystkich obszarów firmy muszą być zestawiane, analizowane i udostępniane w czasie rzeczywistym. W ten sposób ERP tworzy ”jedno źródło prawdy”: bazę danych dla dobrze uzasadnionych decyzji i wydajnych procesów.

ERP (Enterprise Resource Planning) ma swoje początki w planowaniu produkcji. Dziś obejmuje całe spektrum funkcji operacyjnych. Jest to, że tak powiem, centralny ośrodek kontroli i kręgosłup cyfrowej transformacji w firmach.

Bezpłatny Whitepaper

Dowiedz się w bezpłatnym Whitepaper, jak wygląda cały proces wdrożenia systemu ERP.

Zamów teraz bezpłatnie

Czym jest system ERP?

System ERP to kompleksowe rozwiązanie programowe, które łączy wszystkie istotne funkcje biznesowe firmy w jednej aplikacji. Integruje dane i procesy z różnych obszarów, takich jak finanse, sprzedaż, zakupy, produkcja i zasoby ludzkie. Umożliwia efektywne zarządzanie wszystkimi zasobami firmy.

System ERP jest zazwyczaj najważniejszą aplikacją w korporacyjnym IT. Większość wszystkich danych przepływa tutaj i jest z kolei udostępniana innym rozwiązaniom.

Struktura i zakres funkcjonalny nowoczesnych systemów ERP

Modułowa konstrukcja

Systemy ERP mają strukturę modułową, tj. składają się z różnych modułów dla różnych obszarów firmy. Chociaż moduły te mogą być używane niezależnie, płynnie się zazębiają. Razem tworzą zintegrowane rozwiązanie całościowe.

W zależności od dostawcy i branży, dostosowanie i oznaczenia mogą się różnić. Jednak większość systemów ERP obejmuje następujące podstawowe funkcje:

Finanse i kontroling

Moduł finansowy jest centralnym elementem każdego rozwiązania ERP. Pierwsze systemy ERP były tworzone głównie z myślą o zarządzaniu finansami. Moduł ten obejmuje takie funkcje jak księgowość, rachunek kosztów i controlling. To tutaj łączą się wszystkie transakcje finansowe, od transakcji płatniczych i monitów po roczne sprawozdania finansowe. Planowanie, budżetowanie i raportowanie są również zintegrowane.

Zasoby ludzkie

Moduł HR dotyczy czynnika ludzkiego: danych podstawowych pracowników, umów, rejestracji czasu pracy, rozliczania listy płac i zarządzania kosztami podróży. W niektórych przypadkach obejmuje to takie funkcje jak rekrutacja, zarządzanie talentami i szkolenia. Celem jest efektywne zarządzanie wszystkimi procesami związanymi z personelem.

Zaopatrzenie i magazynowanie

Moduł ten obsługuje cały proces zaopatrzenia, od planowania wymagań po wybór dostawców i przetwarzanie zamówień. Umożliwia przejrzyste zarządzanie cenami zakupu, umowami ramowymi i warunkami dostaw. Magazynowanie, w tym zarządzanie zapasami i inwentaryzacja, może być kontrolowane w systemie ERP.

Produkcja i wytwarzanie

Moduł produkcyjny jest specjalnie dostosowany do wymagań firm produkcyjnych. Pomaga w planowaniu, kontroli i monitorowaniu produkcji, w tym list części, harmonogramów pracy i wykorzystania mocy produkcyjnych. Tematy takie jak zarządzanie jakością, konserwacja i obliczenia końcowe są częścią zakresu funkcjonalnego.

Sprzedaż i marketing(CRM)

Moduły sprzedaży i marketingu zostały zaprojektowane w celu wsparcia sprzedaży w firmie. Może być używany do zarządzania większością procesów związanych ze sprzedażą, od generowania leadów i przygotowywania ofert po zarządzanie zamówieniami. Funkcje takie jak zarządzanie kampaniami, segmentacja klientów i zarządzanie usługami są również często zintegrowane.

Interesujące: Jak połączyć systemy ERP i CRM?

Możliwość rozbudowy

Oprócz własnych modułów, systemy ERP można zazwyczaj elastycznie rozbudowywać. Dodatkowe rozwiązania programowe można podłączyć za pomocą interfejsów (API), na przykład do zarządzania dokumentami, analizy biznesowej lub handlu elektronicznego. Pozwala to systemowi rosnąć wraz z wymaganiami i dostosowywać się do nowych okoliczności.

Zalety: Dlaczego system ERP jest ważny?

Scentralizowane przechowywanie danych: ”Jedno źródło prawdy”

Wszystkie istotne dane biznesowe są przechowywane i zarządzane centralnie w systemie ERP. Zamiast być rozproszone w silosach działów i odizolowanych rozwiązaniach, są one dostępne zawsze i wszędzie. To ”jedno źródło prawdy” tworzy wiarygodną podstawę do podejmowania decyzji: Dane są zawsze kompletne i aktualne. Zmniejsza to również koszty utrzymania i przechowywania danych.

Automatyzacja rutynowych zadań

Wiele ręcznych, czasochłonnych czynności może zostać zautomatyzowanych przez systemy ERP – ostatnio często wspierane przez algorytmy AI. Przykłady obejmują tworzenie faktur, przypomnień, zamówień i raportów lub księgowanie dokumentów. Automatycznie odbywa się również transfer danych pomiędzy działami. Odciąża to pracowników i pozwala im skoncentrować się na zadaniach przynoszących wartość dodaną.

Optymalizacja procesów biznesowych

Systemy ERP mapują procesy biznesowe spójnie i między działami. Zmniejsza to liczbę interfejsów i zakłóceń w mediach oraz przyspiesza procesy. Jednocześnie można ustanowić najlepsze praktyki i wdrożyć je jednolicie w całej firmie – wszystkie działy pracują wtedy zgodnie z tymi samymi, zoptymalizowanymi procesami. Przestrzeganie wymogów zgodności jest również łatwiejsze.

Większa przejrzystość i lepsza podstawa do podejmowania decyzji

Integrując wszystkie dane firmy, systemy ERP otwierają nowe możliwości analizy i raportowania. Kluczowe dane liczbowe, takie jak obroty, koszty lub czasy przepustowości, mogą być oceniane w czasie rzeczywistym i wizualizowane w znaczących pulpitach nawigacyjnych. Analityka predykcyjna może być wykorzystywana do tworzenia dokładniejszych prognoz. Dzięki temu wąskie gardła, odchylenia i potencjał optymalizacji są szybko widoczne i umożliwiają podejmowanie uzasadnionych decyzji.

Obniżenie kosztów i zwiększenie wydajności

Dzięki opisanym powyżej efektom firmy mogą wykorzystywać systemy ERP do obniżania kosztów i zwiększania produktywności. Przykłady tego obejmują automatyzację rutynowych czynności, unikanie błędów i powielania pracy, zmniejszenie poziomu zapasów i skrócenie czasu realizacji. Niższe koszty utrzymania i integracji IT również się opłacają.

Nawiązywanie kontaktów z partnerami biznesowymi

Dostawcy, klienci i usługodawcy mogą być połączeni bezpośrednio z własnymi procesami firmy za pośrednictwem standardowych interfejsów. Tworzy to spójne, płynne procesy w całym łańcuchu dostaw. Firmy są od siebie coraz bardziej zależne. Dzięki bliższej współpracy mogą one zwiększyć swoją wydajność, elastyczność i jakość.

Interesujące: Zalety systemu ERP: Czy inwestycja naprawdę się opłaca?

Kiedy firma potrzebuje systemu ERP?

Firma jest gotowa na system ERP, jeśli chce zdigitalizować, połączyć w sieć i zoptymalizować swoje procesy we wszystkich obszarach. Potrzeba taka pojawia się zazwyczaj w dwóch sytuacjach: 1. firma rozwija się i nie jest już w stanie zarządzać wieloma, bardziej złożonymi procesami bez scentralizowanego oprogramowania. 2. firma zdaje sobie sprawę, że pozostaje w tyle za konkurencją, na przykład dlatego, że jej procesy są nieefektywne, występuje wiele błędów lub decyzje podejmowane są zbyt wolno.

Systemy ERP nie są przeznaczone wyłącznie dla dużych firm, nawet jeśli zostały dla nich pierwotnie opracowane. Korzystają z nich również małe firmy. Obecnie każda firma może znaleźć odpowiednie rozwiązanie z odpowiednim zakresem funkcji i kosztów.

Lokalny system ERP a system ERP w chmurze

Każdy, kto decyduje się na system ERP, nieuchronnie staje przed pytaniem: lokalnie czy w chmurze? Oba warianty mają swoje mocne strony i obszary zastosowań. To, który z nich jest właściwy, zależy od indywidualnych wymagań i warunków ramowych.

Lokalny system ERP

W klasycznym wariancie on-premise oprogramowanie ERP działa na własnych serwerach firmy. Oznacza to, że firma kupuje licencje, nabywa niezbędny sprzęt i samodzielnie zajmuje się instalacją, obsługą i konserwacją (lub zleca to usługodawcy). Chociaż wymaga to początkowego wysiłku i wiedzy informatycznej, oferuje również wysoki stopień kontroli i możliwości dostosowania.

Zalety rozwiązań lokalnych:

• Pełna kontrola nad danymi, bezpieczeństwem i wydajnością
• Możliwość głębokiej integracji i indywidualizacji
• Zarządzalne koszty bieżące dzięki jednorazowym opłatom licencyjnym, niezależnie od użytkowania

Wady rozwiązań lokalnych:

• Wysokie koszty początkowe licencji, sprzętu i wdrożenia
• Dłuższy czas wdrożenia ze względu na instalację i dostosowanie na miejscu
• Ciągły wysiłek związany z obsługą, konserwacją i aktualizacjami systemów
• Ryzyko luk w zabezpieczeniach i awarii systemu z powodu nieodpowiedniego zarządzania IT
• Ryzyko przestarzałości technologicznej w przypadku braku inwestycji

Systemy lokalne są szczególnie odpowiednie dla firm o złożonych, specyficznych wymaganiach, dużej ilości danych lub specjalnych wymaganiach dotyczących zgodności. Model ten może być również korzystny dla tych, którzy chcą dokonywać długoterminowych obliczeń lub posiadają już wysokowydajną infrastrukturę IT.

ERP w chmurze

Systemy ERP w chmurze lub SaaS nie są obsługiwane w firmie, ale w zewnętrznych centrach danych. Zamiast kupować oprogramowanie, użytkownik wynajmuje je w modelu subskrypcji ”all inclusive” i uzyskuje do niego dostęp przez Internet.

Zalety rozwiązań ERP w chmurze:

• Szybkie wdrożenie bez dużych inwestycji w IT
• Dostawca zajmuje się obsługą, konserwacją, bezpieczeństwem IT i aktualizacjami
• Dostęp z dowolnego miejsca i łatwe podłączanie zewnętrznych systemów i partnerów
• Przejrzyste, oparte na zużyciu koszty

Wady rozwiązań ERP w chmurze:

• Mniej opcji dostosowywania niż w przypadku systemów lokalnych
• Mniejsza kontrola nad bezpieczeństwem danych i dostępu
• Możliwe wyższe koszty całkowite w perspektywie długoterminowej przy intensywnym użytkowaniu (w zależności od modelu cenowego)
• Potencjalnie większy wysiłek związany z integracją z istniejącymi systemami lokalnymi

ERP w chmurze jest zalecane dla firm, które chcą elastycznie i szybko rozpocząć działalność bez konieczności budowania własnych zasobów IT. Chmura jest również dobrym wyborem dla firm, które cenią sobie stałą aktualizację, korzystają z wielu innych rozwiązań chmurowych lub współpracują z partnerami na całym świecie.

Modele hybrydowe

Coraz popularniejsze stają się również hybrydowe modele ERP. Łączą one komponenty lokalne i chmurowe, na przykład poprzez utrzymanie podstawowych funkcji we własnym zakresie i przeniesienie procesów peryferyjnych do chmury. Alternatywnie, firmy mogą zakupić oprogramowanie i obsługiwać je samodzielnie w chmurze prywatnej.

Bezpłatny Whitepaper

Dowiedz się w bezpłatnym Whitepaper, jak wygląda cały proces wdrożenia systemu ERP.

Zamów teraz bezpłatnie

Jak przebiega wybór systemu ERP?

Każdy, kto zdecyduje się na system ERP, będzie korzystał z oprogramowania przez następne 10-20 lat. W związku z tym należy starannie wybrać odpowiedni system. Niezbędne są następujące kroki:

Analiza potrzeb i definicja wymagań

Pierwsze pytanie brzmi: co powinien robić system ERP? Jakie procesy powinien wspierać, jakie problemy powinien rozwiązywać? Wiąże się to z analizą obecnej sytuacji, identyfikacją słabych punktów i określeniem stanu docelowego. Ważne jest, aby zaangażować wszystkich istotnych interesariuszy, od kierownictwa i specjalistycznych działów po użytkowników. Wymagania są określane w formie specyfikacji są podsumowane.

Przegląd rynku i długa lista

Rynek ERP jest zróżnicowany i zagmatwany. Aby zachować orientację, warto najpierw przeanalizować rynek. Którzy dostawcy są dostępni, które systemy są odpowiednie dla danej branży? Niezależne porównania, referencje i raporty użytkowników pomagają we wstępnej selekcji. Ze wszystkich potencjalnie odpowiednich dostawców tworzona jest ”długa lista ”.

Krótka lista

Następnie przeprowadzana jest szczegółowa ocena. Systemy ERP muszą zostać przeanalizowane między innymi pod kątem następujących kryteriów:

• Zakres funkcjonalny i dopasowanie do branży: Czy system obejmuje wszystkie wymagane procesy? Czy istnieją specyficzne dla branży funkcje i najlepsze praktyki?
• Architektura techniczna i możliwości integracji: Czy technologia pasuje do istniejącego środowiska IT? W jaki sposób można połączyć system z innymi rozwiązaniami?
• Opcje dostosowywania i rozbudowy: Czy system można dostosować do indywidualnych wymagań? Jakie interfejsy i opcje rozbudowy są dostępne?
• Przyjazność dla użytkownika i akceptacja: Czy oprogramowanie jest intuicyjne w obsłudze? Czy użytkownicy są optymalnie wspierani w codziennej pracy?
• Metodologia wdrażania i oferta wsparcia: Jakie wsparcie oferuje dostawca w zakresie wdrożenia, szkolenia i obsługi? Jak szybko i kompetentnie reaguje wsparcie?
• Przyszła rentowność i bezpieczeństwo inwestycji: Jaka jest pozycja rynkowa dostawcy i jego siła innowacyjna? Jaki jest plan działania i perspektywy rozwoju?

Krótka lista zawiera następnie, w najlepszym przypadku, dwóch do trzech kandydatów, którzy wydają się być najbardziej odpowiedni. Po intensywnych dyskusjach i warsztatach z dostawcami można podjąć uzasadnioną decyzję.

Również interesujące: Przewodnik wyboru ERP: 7 kroków do właściwego ERP (+praktyczne wskazówki)

Czynniki sukcesu dla wdrożeń ERP

Po podjęciu decyzji o wyborze systemu rozpoczyna się jego faktyczne wdrażanie. Szereg czynników ma szczególne znaczenie dla powodzenia tego procesu:

• Jasne cele i obowiązki: Wszyscy zaangażowani muszą wiedzieć, dokąd zmierza podróż i kto jest za co odpowiedzialny. Niezbędne jest ściśle zorganizowane zarządzanie projektem.
• Dokładna analiza i optymalizacja procesów: Istniejące procesy powinny zostać przeanalizowane i zoptymalizowane przed wprowadzeniem systemu. Ponieważ nawet najlepsze oprogramowanie nie wyleczy złych procesów.
• Podejście krok po kroku i realistyczne planowanie czasu: Lepiej jest zacząć od małych kroków, a następnie zwiększać skalę, niż próbować zrobić wszystko na raz. Należy również zaplanować bufor czasu na testy i przeróbki.
• Intensywne szkolenia i zaangażowanie użytkowników: Im lepiej pracownicy są przygotowani do nowego systemu i im bardziej mogą się zaangażować, tym większa akceptacja i sukces projektu.
• Konsekwentne zarządzanie zmianą i zarządzanie oczekiwaniami: Projekt ERP oznacza zmiany na wszystkich poziomach. Otwarta komunikacja, zarządzanie oczekiwaniami i zarządzanie oporem są zatem niezbędne.

Typowe przeszkody podczas wdrażania systemu ERP

Raz po raz słyszymy o nieudanych projektach ERP w firmach. Wynika to jednak z konkretnych błędów, które są popełniane. Należą do nich

• Niejasne lub różne cele, brak koordynacji między biznesem a IT
• Niedoszacowana złożoność i wymagania dotyczące zasobów
• Nadmierne wymagania i zbyt duża personalizacja
• Nieodpowiednie zarządzanie danymi i niska jakość danych
• Brak zaangażowania użytkowników i szkoleń
• Brak orientacji na procesy i przyjęcie starych procesów

Bezpłatny Whitepaper

Dowiedz się w bezpłatnym Whitepaper, jak wygląda cały proces wdrożenia systemu ERP.

Zamów teraz bezpłatnie

Aktualne trendy w systemach ERP

Nowe technologie, modele biznesowe i wymagania klientów napędzają rozwój, także w zakresie systemów ERP. Wiele trendów, takich jak modele chmurowe i SaaS czy wykorzystanie urządzeń mobilnych, można zaobserwować wszędzie i nie są one już niczym szczególnym. Jednak dwa poniższe trendy radykalnie rozszerzają możliwości i obszary zastosowań systemów ERP:

Sztuczna inteligencja (AI)

Inteligentne algorytmy mogą już teraz zapewniać wsparcie dla szerokiej gamy zadań. Przykładami zastosowań AI w ERP są

• Inteligentne prognozy sprzedaży, przepływów pieniężnych lub zapotrzebowania na zasoby w oparciu o dane historyczne i wzorce.
• Automatyczna klasyfikacja i przypisywanie dokumentów przy użyciu uczenia maszynowego
• Zoptymalizowane planowanie i kontrola produkcji dzięki symulowanym scenariuszom i danym w czasie rzeczywistym
• Proaktywna konserwacja maszyn i systemów (konserwacja predykcyjna)
• Inteligentne chatboty i asystenci cyfrowi do obsługi zapytań o informacje i wsparcie

Potencjał jest ogromny i dopiero najbliższe lata pokażą, co jest możliwe. Firmy mogą wykorzystywać je do automatyzacji procesów, usprawniania decyzji, minimalizowania błędów i uzyskiwania zupełnie nowych spostrzeżeń. Wymaga to jednak solidnej bazy danych i niezbędnej wiedzy specjalistycznej w zakresie korzystania z tych technologii.

Również interesujące: Te trendy AI radykalnie zmieniają systemy ERP

Połączenie z IoT i big data (Przemysł 4.0)

Przemysłowy Internet Rzeczy (IIoT) w coraz większym stopniu łączy świat fizyczny i cyfrowy. Maszyny, produkty i całe fabryki stają się inteligentne, połączone w sieć i komunikują się ze sobą w czasie rzeczywistym. Dane maszyn, parametry procesów i informacje o jakości mogą być płynnie wprowadzane do systemu ERP za pośrednictwem czujników i interfejsów. Z kolei polecenia sterujące mogą być przesyłane bezpośrednio do maszyn i systemów.

Rezultat: obraz w czasie rzeczywistym całego łańcucha wartości, od rozwoju po produkcję i dostawę. Umożliwia to firmom szybsze reagowanie na zmiany, optymalizację procesów i oferowanie nowych usług opartych na danych. Systemy ERP ewoluują zatem od czystego narzędzia do zarządzania do siły napędowej cyfrowej transformacji.

Ciekawostki z Bloga

Najważniejsze wymagania dla systemów ERP dla MŚP
Jak napisać idealną specyfikację ERP