Was ist Projektmanagement?
Unter dem Begriff Projektmanagement ist die Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten zu verstehen. Ziel ist es, ein Produkt oder eine Dienstleistung innerhalb eines fest definierten Zeit-, Kosten- und Qualitätsrahmens erfolgreich umzusetzen. Bei der Realisierung des Vorhabens stellt die Koordination von Aufgaben und Beteiligten einen wesentlichen Bestandteil dar. Projektmanagement kann – je nach Art und Umfang des Projekts – in klassischer, agiler oder hybrider Form erfolgen.
Wieso ist Projektmanagement wichtig?
Stellen Sie sich vor, Sie setzen ein Projekt ohne jegliche Leitung und Organisation um. Das Chaos ist vorprogrammiert: Niemand weiß, was er wann tun soll, sodass Aufgaben entweder gar nicht oder doppelt erledigt werden. Die Folge sind dutzende Missverständnisse und verpasste Fristen, die schnell zum Scheitern des Vorhabens führen.
Projektmanagement ist daher ein entscheidender Erfolgsfaktor, um komplexe Vorhaben strukturiert und zielgerichtet umzusetzen. Durch eine präzise Planung und Steuerung stellt die Projektleitung sicher, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis von Zielen und Aufgaben entwickeln. Auf diese Weise gelingt es dem Unternehmen, alle definierten Vorgaben bestmöglich einzuhalten und die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen.
Zusammengefasst sorgt Projektmanagement für:
- eine einheitliche Zielsetzung und klare Verantwortlichkeiten,
- den sinnvollen Einsatz von Ressourcen,
- eine verbesserte Kommunikation und mehr Transparenz im Team,
- eine frühzeitige Risikoerkennung und -steuerung,
- die Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben sowie
- eine höhere Erfolgsquote für den Abschluss eines Projekts.
Was hat es mit dem magischen Dreieck auf sich?
Beim magischen Dreieck handelt es sich im Projektmanagement um ein Modell, das das Spannungsverhältnis zwischen den drei zentralen Dimensionen eines Projekts beschreibt:
- Zeit – der geplante Zeitraum für die Durchführung des Projekts
- Kosten – das zur Verfügung stehende Budget
- Qualität bzw. Leistung – die Anforderungen und Ergebnisse, die erreicht werden sollen
Diese drei Einflussgrößen stehen in direkter Abhängigkeit zueinander: Verändert sich ein Faktor, hat das zumeist Auswirkungen auf die anderen. Soll sich beispielsweise die Qualität erhöhen, sind häufig auch mehr Zeit und Budget einzuplanen.
Um das Projekt im Gleichgewicht zu halten, muss die Projektleitung das magische Dreieck also stets im Auge behalten. Nur wenn ein ausgewogenes Verhältnis zwischen allen Variablen besteht, kann das Vorhaben gelingen.
Die Projektmanagement-Methoden im Überblick
Projektteams können für die Planung und Steuerung eines Projekts unterschiedliche Vorgehensweisen anwenden. Diese geben jeweils bestimmte Regeln und Techniken vor, mit denen sich die Projektziele systematisch erreichen lassen.
1. Methoden des klassischen Projektmanagements
Beim klassischen Projektmanagement werden Projekte im Vorfeld bis ins kleinste Detail geplant. Ressourcen und Verantwortlichkeiten stehen zu Projektbeginn ebenso fest wie der zeitliche Ablauf und die Höhe des Budgets. Als verbindliche Grundlage hierfür dient der Projektplan, der den Ablauf des Vorhabens präzise beschreibt. Aufgrund der akribischen Strukturierung eignet sich dieser Ansatz besonders gut für Projekte mit strikten Vorgaben, bei denen die Anforderungen und Ergebnisse bereits im Voraus weitgehend bekannt sind.
Klassische Projektmanagement-Methoden zeichnen sich durch eine lineare, schrittweise Vorgehensweise aus. Das Projekt wird in klar abgegrenzte Phasen unterteilt, die jeweils für sich stehen. Erst wenn eine Phase vollständig abgeschlossen ist, beginnt die nächste.
Häufig wird das Phasenmodell des Project Management Institute (PMI) als gängiger Standard des klassischen Projektmanagements beschrieben. Es umfasst folgende fünf Abschnitte: Initiierung, Planung, Umsetzung, Kontrolle und Abschluss. Allerdings gibt es zahlreiche weitere Modelle, die aus anderen Projektmanagement-Phasen bestehen.
Gerade bei Projekten im IT-Bereich weichen die Schritte je nach gewählter Methode oftmals vom Standard ab.
| Vorteile klassischer Methoden | Nachteile klassischer Methoden |
| Hohe Planbarkeit und Stabilität | Geringe Flexibilität bei wechselnden Anforderungen |
| Klare Verantwortlichkeiten | hoher Planungsaufwand |
| Strukturierte Dokumentation | Eingeschränkte Kreativität |
Beispiele für klassische Projektmanagement-Methoden:
Das Wasserfallmodell
Das Projekt wird in fünf aufeinanderfolgende Phasen unterteilt, die jeweils einen festen Start- und Endpunkt haben und sequentiell abgearbeitet werden: Analyse, Entwurf, Implementierung, Test und Betrieb. Wie bei einem stufenförmigen Wasserfall läuft jeder Abschnitt in den nächsten über und stützt sich auf die Ergebnisse der vorherigen Phase.
Das V-Modell
Die Methode teilt das Projekt wie ein V in zwei Kernphasen ein: Links befindet sich die Spezifikationsphase, die oben mit der Anforderungsanalyse beginnt und an der unteren Spitze mit der Definition der technischen Spezifikationen endet. Auf der rechten Seite steht die Integrationsphase, die das Projektteam von der Implementierung über den Testprozess zur Abnahme führt.
PRINCE2
Das Akronym geht aus dem Begriff „Projects IN Controlled Environments“ hervor. Die Methode basiert auf einem prozessorientierten Ansatz, der auf eine kontrollierte Projektdurchführung setzt. Da PRINCE2 skalierbar ist, eignet sich das Modell für Projekte jeder Größe und Komplexität.
2. Methoden des agilen Projektmanagements
Im Gegensatz zum klassischen Ansatz folgt das agile Projektmanagement keinem starren Konzept. Vielmehr setzt es auf Flexibilität und kurze Entwicklungszyklen, sodass Anpassungen jederzeit möglich sind. Der Projektablauf ist also nicht von vornherein in Stein gemeißelt, sondern lässt sich bei Bedarf kurzfristig an neue Gegebenheiten angleichen.
Agile Projektmanagement-Methoden eignen sich somit insbesondere für dynamische Projekte, in denen sich Anforderungen plötzlich ändern können. Im Zentrum der Entscheidungsfindung stehen regelmäßige Feedback-Runden und ein reger Austausch zwischen allen Projektbeteiligten. Hierfür ist jedoch eine offene Unternehmens- und Kommunikationskultur sowohl auf Anbieter- als auch auf Kundenseite unabdingbar.
| Vorteile agiler Methoden | Nachteile agiler Methoden |
| Schnelle Reaktionsfähigkeit bei Änderungen | Schwierigere Zeit- und Kostenkalkulation |
| Kontinuierliche Verbesserung von Prozessen | Risiko einer falschen Priorisierung |
| Transparente Kommunikation im Team | Abhängigkeit von aktiver Kundenbeteiligung |
Beispiele für agile Projektmanagement-Methoden:
Scrum
Dieses agile Projektmanagement-Framework basiert auf kurzen, iterativen Sprints, in denen das Projektteam jeweils kleine Teile des Projekts fertigstellt und direkt nutzbar macht. Die Wünsche des Kunden stehen dabei im Mittelpunkt.
Kanban
Bei dieser Methode visualisiert das Projektteam den Aufgabenfortschritt ohne feste Zeitvorgaben auf einem sogenannten Kanban-Board. Neue Aufgaben aus dem Backlog werden erst dann in Angriff genommen, wenn das Team die angefangenen Tasks abgearbeitet hat.
Design Thinking
Ziel dieser Methode ist es, kreative Lösungen für komplexe Probleme zu entwickeln. Im Fokus stehen die Bedürfnisse der Nutzer sowie ein iterativer Projektmanagement-Prozess mit den folgenden sechs Phasen: Verstehen, Beobachten, Synthese, Ideenfindung, Prototyping und Testen.
3. Hybrides Projektmanagement
Manchmal ist es sinnvoll, das klassische und das agile Projektmanagement miteinander zu kombinieren. Indem die Projektleitung die Methoden je nach Projektsituation passgenau auswählt, kann das Unternehmen von den Stärken beider Ansätze profitieren.
So ist es beispielsweise möglich, ein Projekt zunächst in einen strukturierten Rahmen zu bringen und später kleine Teilprojekte agil umzusetzen. Auf diese Weise sind selbst dann schnelle Fortschritte zu erzielen, wenn strenge Vorgaben von Stakeholdern einzuhalten sind.
Die wichtigsten Rollen im Projektmanagement
Projektleitung
- übernimmt die Gesamtverantwortung für die Durchführung des Projekts
- steuert alle Projektschritte und plant Termine
- koordiniert das Projektteam und ist Bindeglied zu Stakeholdern
- überwacht den Projektfortschritt und die Zielerreichung
- ist für das Risikomanagement zuständig
Projektteam
- besteht aus Mitarbeitenden, die die einzelnen Arbeitspakete umsetzen
- kümmert sich um die fachliche Ausarbeitung des Projekts
- berichtet an die Projektleitung
Auftraggeber
- initiiert, genehmigt und finanziert das Projekt
- gibt die strategische Richtung vor
- legt die Projektziele fest
- gibt Ressourcen frei
Stakeholder
- sind sämtliche interne und externe Personen und Organisationen, die ein Interesse an dem Projekt haben, z.B. Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten und Banken
- kommunizieren ihre Ansprüche und Anforderungen
- nehmen durch ihre Erwartungen Einfluss auf den Projektverlauf und -erfolg
Scrum Master (bei agilen Projekten)
- moderiert Meetings und fördert die Selbstorganisation
- kümmert sich um optimale Rahmenbedingungen
- coacht das Scrum Team
Product Owner (bei agilen Projekten)
- definiert die Produktvision
- priorisiert das Backlog
- kommuniziert mit Stakeholdern
Welche Projektmanagement-Software ist erforderlich?
Auch im Projektmanagement geht heute nichts mehr ohne leistungsfähige Software-Tools. Sowohl die Projektleitung als auch die Projektmitarbeitenden müssen in der Lage und bereit sein, diverse Anwendungen einzusetzen. Nur so sind eine zielgerichtete Steuerung und eine geordnete Zusammenarbeit möglich.
Zu den wichtigsten Tools zählen:
- Planungstools zur Erstellung von Zeitplänen und Meilensteinen
- Aufgaben-Tools für die Zuweisung und Priorisierung von Tasks
- Kollaborationstools zur Förderung der Teamarbeit
- Ressourcenmanagement-Software für die Personal-, Budget- und Materialplanung
- Controlling- und Reporting-Tools für Auswertungen und Berichterstattungen
Sinnvoll ist auch der Einsatz einer ERP-Lösung:
Im Gegensatz zu den oben genannten Einzellösungen ermöglicht ein umfassendes Projektmanagement-Modul im ERP-System die Betrachtung des Projekts im Gesamtkontext des Unternehmens. Durch die Vernetzung von Prozessen unterschiedlicher Fachbereiche ist es deutlich einfacher, das Projekt auf optimale Weise abteilungsübergreifend zu organisieren. Gerade bei komplexen Projekten in größeren Unternehmen schlägt eine ERP-Lösung die klassischen Tools um Längen.
