Czy naprawdę potrzebujesz nowego systemu ERP? Żaden projekt IT nie jest tak złożony i dalekosiężny jak wdrożenie systemu ERP. Dlatego też potrzebne są ku temu dobre powody. Musisz być w stanie ocenić, czy i jak szybko inwestycja się zwróci.
W przypadku takich decyzji często oblicza się planowany zwrot z inwestycji (ROI). Czy rzeczywiście jest to właściwe podejście? W tym artykule pokazujemy, które względy przemawiają za zmianą – i że wystarczy kilka prostych pytań, aby podjąć decyzję.
Kalkulacja ROI zwykle nie daje realistycznych wyników.
Argumenty zamiast prognoz ROI
Zestawiając ze sobą koszty, korzyści i czas, uzyskuje się ROI jako kluczową wartość: to tyle, jeśli chodzi o teorię. Nie jest to błędne. Nie powinieneś jednak opierać na niej swojej decyzji. Z dwóch powodów:
Po pierwsze, kalkulacja ROI zwykle nie daje realistycznych wyników. Koszty systemu ERP (”całkowity koszt posiadania”) można obliczyć dość dokładnie. Korzyści są jednak niemożliwe do przewidzenia.
Jak można na poważnie przewidzieć, jakie obroty osiągnie się w nadchodzących latach dzięki przejściu na system ERP? Ile zaoszczędzisz dzięki bardziej wydajnym lub zautomatyzowanym procesom w całej firmie?
Po drugie, nikt nie podejmuje się tak dużego projektu jak zmiana systemu ERP bez potrzeby. Jeśli więc o tym myślisz, prawdopodobnie stoisz przed poważnymi wyzwaniami. Przyszła rentowność Twojej firmy jest prawdopodobnie zagrożona. Czasami banki lub inwestorzy również wywierają presję na modernizację IT.
Zamiast kluczowej postaci potrzebne są przekonujące, strategiczne argumenty za podjęciem decyzji. Które z poniższych mają zastosowanie do Twojej sytuacji?
Argument 1: Stary system ERP nie otrzymuje już wsparcia
Wiele rozwiązań ERP zostało zakupionych pod koniec lat 90-tych. (Ciekawostka: poprzednie systemy często nie byłyby w stanie poradzić sobie z przejściem do roku 2000). Od tego czasu rynek oprogramowania znacznie się skonsolidował: Dziś, 25 lat później, wielu dostawców już nie istnieje. Lub wsparcie dla starych systemów zostało przerwane.
Wielu pracowników działu IT, którzy byli odpowiedzialni za uruchomienie systemu, nie pracuje już w firmie. Rezultat: system ERP nie był odpowiednio utrzymywany i rozwijany przez lata.
Argument 2: Staremu systemowi ERP brakuje ważnych funkcji
Czy masz plany, których Twój obecny system ERP nie obsługuje? 10 lub 20 lat temu, wybierając system ERP, nie miałeś na uwadze dzisiejszych wymagań. Teraz brakuje ważnych możliwości i funkcji. Może to utrudniać i uniemożliwiać rozwój firmy. Na przykład:
- Internacjonalizacja, taka jak skok do USA lub Chin
- Dywersyfikacja oferty i wejście na nowe rynki, takie jak transformacja w kierunku e-mobilności
- Wprowadzenie nowych modeli biznesowych, takich jak rozliczanie na podstawie użytkowania (modele as-a-service)
Nawet nowsze technologie nie mogą być zazwyczaj zintegrowane ze starszymi systemami. Aktualnym tego przykładem jest prognozowanie i optymalizacja wspierane przez sztuczną inteligencję. Takie technologie mają kluczowe znaczenie dla utrzymania konkurencyjności firm w nadchodzących latach.
Przeczytaj także: Niezbędne wymagania dla ERP dla MŚP
Argument 3: Stary system ERP jest nieelastyczny
Jeszcze 10-20 lat temu rynki rozwijały się głównie w spokojnym tempie, zwłaszcza w konserwatywnych sektorach, takich jak inżynieria mechaniczna. Odzwierciedlają to systemy IT z tego okresu. Konfiguracje i procesy są tworzone raz i nie można ich już tak łatwo zmienić. Dane mogą być wykorzystywane tylko w ramach danego rozwiązania.
Obecnie technologie i rynki szybko się rozwijają. Wydaje się, że co roku pojawia się nowy kryzys. Tylko firmy, które szybko reagują i dostosowują się, przetrwają. W tym celu system ERP musi być wystarczająco elastyczny i, między innymi, umożliwiać łatwą zmianę procesów. Musi być w stanie zintegrować się z resztą środowiska IT i wymieniać dane z innymi systemami.
Argument 4: Stary system ERP jest skomplikowany i wymaga szkoleń
Wiele menu na górze i po lewej stronie, rzędy mini-przycisków, pustynie danych w wierszach i kolumnach, tekst w rozmiarze czcionki 10 … Początki oprogramowania ERP z lat 90. można również zobaczyć wizualnie.
Jest to nie tylko nieestetyczne, ale również utrudnia pracę. Pracownicy muszą szukać danych. Ważne informacje są tracone. Dostęp do często używanych funkcji jest utrudniony. Dla pracowników terenowych utrzymanie danych za pośrednictwem urządzeń mobilnych staje się testem cierpliwości.
Nowi pracownicy muszą być intensywnie szkoleni; potrzebują miesięcy, aby przyzwyczaić się do systemu. Ogólnie rzecz biorąc, trudno jest zainteresować młodsze osoby pracą z systemami z ubiegłego tysiąclecia.
Argument 5: Stary system ERP nie obsługuje automatyzacji
Automatyzacja jest czymś oczywistym w produkcji od dziesięcioleci. Powtarzalne zadania są wykonywane przez maszyny. A w administracji? Urzędnicy muszą klikać ”zwolnij” niezliczoną ilość razy dziennie dla standardowych zamówień, tworzyć rezerwacje i wiele więcej. Problem: przestarzały system ERP nie obsługuje zautomatyzowanych procesów.
Powoduje to marnowanie dużej ilości czasu na niepotrzebną rutynową pracę. Pracownicy mogliby być znacznie lepiej zajęci innymi zadaniami. Biorąc pod uwagę niedobór wykwalifikowanej siły roboczej, nikt nie może już sobie pozwolić na taki ”luksus”.
Kiedy warto przejść na nowy system ERP?
Zastanawiasz się, czy przejść na nowy system ERP, czy też stary system ”nadal będzie działał”? Nasza rada: Nie prognozuj ROI za pomocą fikcyjnych liczb. To do niczego nie doprowadzi. Zamiast tego zadaj sobie następujące pytania dotyczące obecnego rozwiązania:
- Czy nasz system ERP wspiera rozwój firmy i nasze plany strategiczne?
- Czy możemy zrobić wszystko, co musimy, aby odnieść sukces w dłuższej perspektywie?
- Czy rozwiązanie to pomoże nam przygotować się na wyzwania nadchodzących lat?
Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi ”nie” lub nie jesteś pewien, to nowy system ERP jest prawdopodobnie rozsądną inwestycją. Prawdopodobnie zwróci się on stosunkowo szybko. Nie da się tego szczegółowo obliczyć. Obserwujemy jednak zachęcający trend. Przez długi czas oczekiwano, że projekty ERP zajmą około 5-7 lat, aby osiągnąć zwrot z inwestycji. Dzięki zwiększonym możliwościom nowoczesnych systemów ERP, czas ten uległ znacznemu skróceniu. W przypadku naszych klientów przejście na system ERP zwykle amortyzuje się w ciągu 2-3 lat od uruchomienia.
Praktyczny przewodnik: Wprowadzenie systemu ERP
Planujesz zmianę systemu ERP? Przeczytaj naszą bezpłatną białą księgę, aby dowiedzieć się, jak stworzyć arkusz specyfikacji, wybrać odpowiedni system i uniknąć poważnych błędów podczas wdrażania.
