Definición: ¿Qué es la contabilidad (de gestión)?
La contabilidad es una de las tareas esenciales de toda empresa: se registran, estructuran y analizan todos los procesos o transacciones evaluables desde el punto de vista financiero. Esto te permite mantener una visión general de tus recursos financieros y del éxito de tus propias actividades.
Por un lado, esta información permite a los gestores internos planificar y tomar mejores decisiones. Por otro, el Estado obliga a las empresas a tener un sistema contable correcto y a facilitar información a las autoridades fiscales o a los inversores. Entre las herramientas contables importantes están la teneduría de libros, el control, las cuentas de pérdidas y ganancias, los balances y los estados financieros anuales.
Las cuatro tareas de la contabilidad
Documentación
La legislación estipula que todas las operaciones comerciales de una empresa deben registrarse íntegramente: se contabilizan en las llamadas cuentas. También se recopilan y archivan los documentos asociados, como facturas y albaranes. Con ello se pretende evitar, por ejemplo, el fraude y la evasión fiscal. La documentación es también la base de todas las demás tareas contables: sólo se puede gestionar una empresa de forma responsable si se conoce su situación financiera.
Deber de información
Las empresas también están obligadas a publicar determinadas cifras. Las autoridades fiscales utilizan los
Control
La dirección toma decisiones basándose en las cifras del sistema contable. Puede evaluar qué actividades dan mejores resultados, qué procesos deben optimizarse o qué riesgos son inminentes. Para ello, la dirección y los ejecutivos reciben regularmente informes y análisis del Controlling.
Planificación
La dirección también quiere tomar decisiones estratégicas para el futuro. Para ello, no sólo necesita cifras actuales, sino también planes o
Subáreas de contabilidad
Contabilidad financiera (contabilidad externa)
La contabilidad financiera (FiBu) documenta todas las transacciones empresariales y crea informes financieros a partir de ellas. Su finalidad principal es proporcionar información objetiva a destinatarios externos:
- Agencia Tributaria y otras autoridades estatales
- Empleados
- Proveedores
- Bancos, acreedores
- Socios, inversores, accionistas
- Prensa y público
Los instrumentos contables financieros importantes son
- Libro mayor: El libro mayor central en el que se registran todas las operaciones empresariales en sus cuentas. Proporciona una visión global de todas las actividades financieras.
- Libros auxiliares: Se utilizan para registrar en detalle operaciones empresariales específicas que se resumen en el libro mayor. Algunos ejemplos son el libro de deudores y acreedores, el libro de activos fijos, el libro de existencias, etc.
- Plan de cuentas: Lista sistemática de todas las cuentas utilizadas en la contabilidad de una empresa, organizadas según un esquema determinado.
- Diario: Registro cronológico de todas las operaciones comerciales antes de que se transfieran al libro mayor.
- Lista de saldos: Lista que muestra todos los saldos de las cuentas en un momento determinado. Se utiliza para comprobar los saldos de las cuentas y preparar los estados financieros anuales.
- Libro de caja: Registra todos los movimientos de efectivo, tanto ingresos como retiradas.
- Cuenta de pérdidas y ganancias (PyG): Muestra los ingresos y gastos de una empresa durante un periodo de tiempo determinado y determina el beneficio o la pérdida.
- Balance: Comparación del activo (activo) y el pasivo (pasivo) de una empresa en un momento determinado, que representa la situación financiera. Suele elaborarse para los estados financieros anuales.
- Notas: Explica y complementa las cifras presentadas en los estados financieros anuales y forma parte de los estados financieros anuales oficiales.
- Informe de gestión: Proporciona una visión general de la situación económica de la empresa, incluyendo la evolución, los riesgos y las perspectivas. Esto es especialmente relevante para las sociedades anónimas.
El Código de Comercio alemán regula las obligaciones de las empresas en el contexto de la contabilidad financiera.
El objetivo principal de esta área es proporcionar información a organismos externos. No obstante, las cifras documentadas también se utilizan para otros fines internos.
Controlling (contabilidad interna)
El Controlling ayuda a la dirección de la empresa a supervisar y controlar todos los procesos de la empresa. Proporciona datos como base para las decisiones internas. En particular, supervisa si se han cumplido los planes y se han alcanzado los objetivos. El objetivo es garantizar la rentabilidad y la eficacia de la empresa.
La información va dirigida a la dirección, a los ejecutivos y a los responsables de los centros de costes.
Los instrumentos de control importantes son
- Sistemas de contabilidad de costes: Utilizados para registrar, asignar y analizar costes. Incluyen el coste total, el coste parcial, el coste de proceso, la clase de coste, el centro de coste, la unidad de coste y la contabilidad por unidades de coste.
- Sistemas de cifras clave: El rendimiento de la empresa se controla y evalúa determinando ratios individuales y significativos, por ejemplo el ROI (rendimiento de la inversión) y el flujo de caja (liquidez).
- Gestión de riesgos: Identificar, analizar, evaluar y gestionar los riesgos para garantizar la consecución de los objetivos corporativos.
- Elaboración de informes: Preparación sistemática de análisis e informes sobre el rendimiento financiero y operativo de la empresa para personas internas.
Estadística empresarial y contabilidad comparada
En este ámbito, se utilizan métodos estadísticos y diversos tipos de análisis y comparaciones para obtener nuevos conocimientos. Para ello se recopilan y analizan tanto datos internos de la empresa como datos externos. Los destinatarios potenciales de los análisis son todos los departamentos internos, a los que hay que ayudar en el control, la planificación y otras decisiones.
Los instrumentos o métodos importantes en este ámbito son
- Estadística descriptiva: Incluye la descripción, preparación y visualización de conjuntos de datos. Incluye medidas como la media, la mediana, la moda, la dispersión y la creación de distribuciones de frecuencias.
- Estadística inferencial: Permite sacar conclusiones sobre la población a partir de muestras. Aquí son comunes métodos como los intervalos de confianza y las pruebas de hipótesis.
- Análisis de series temporales: Analiza los datos recogidos durante un cierto periodo de tiempo para identificar tendencias, fluctuaciones estacionales y patrones cíclicos.
- Cifras índice: Se utilizan para mostrar el cambio relativo de las variables económicas a lo largo del tiempo o en comparación con un periodo base. Algunos ejemplos son los índices de precios, cantidades y valores.
- Análisis de correlación y regresión: Determinan la relación entre dos o más variables. Mientras que el análisis de correlación mide la fuerza y la dirección de una relación, el análisis de regresión intenta modelizar la naturaleza de la relación y hacer predicciones.
- Benchmarking: Comparación sistemática de procesos, productos o servicios con los de los competidores más fuertes o las empresas consideradas las mejores del sector, con el fin de identificar las deficiencias de rendimiento y derivar medidas de mejora.
- Análisis ABC: Método de categorización de objetos (por ejemplo, clientes, productos) en función de su importancia, siendo A la categoría más importante y C la menos importante. A menudo se utiliza para priorizar las medidas de gestión.
Cálculo de planificación
La planificación incluye la elaboración de planes financieros, presupuestos y previsiones para gestionar las futuras actividades empresariales. Entre otras cosas, los planes se utilizan para decidir cuánto dinero se gastará en qué, cuánto personal u otros recursos se necesitarán y qué medidas quiere aplicar una empresa. Esta información la necesitan principalmente la dirección, el departamento financiero y los gestores de los centros de costes.
Instrumentos importantes en el ámbito de la planificación son
- Presupuestación: Elaboración de presupuestos para periodos concretos (normalmente un año) para diversas áreas o proyectos de la empresa. Los presupuestos sirven como directrices y objetivos financieros.
- Planificación financiera: Planificación a largo plazo de los flujos de tesorería para determinar la liquidez, las necesidades de capital y las fuentes de financiación. La planificación financiera incluye la planificación de las necesidades de capital, la planificación de las fuentes de financiación y la planificación de la liquidez.
- Estado de flujos de caja: Prevé los flujos de caja que entran y salen de la empresa para controlar y asegurar la liquidez. Es una herramienta clave para la planificación financiera a corto y medio plazo.
- Evaluación de inversiones: Evalúa la rentabilidad de las inversiones utilizando métodos como el método del valor actual neto, el método de la tasa interna de rentabilidad, el cálculo de la amortización y el método de la anualidad. Estos análisis apoyan las decisiones sobre inversiones de capital.
- Análisis del punto de equilibrio: Determina el punto en el que los costes totales y los ingresos totales de un producto o proyecto son iguales, es decir, no hay beneficios ni pérdidas. Esto ayuda a evaluar la viabilidad financiera.
- Análisis de escenarios: Desarrolla varios escenarios »hipotéticos» (mejor caso, peor caso, realista) para evaluar futuros potenciales y su impacto en la empresa.
- Gestión de riesgos: Identifica y evalúa los riesgos que podrían perjudicar la consecución de los objetivos financieros y desarrolla estrategias para minimizar los riesgos.
- Previsión renovable: Método de planificación dinámica en el que los planes se actualizan periódicamente para reflejar los cambios en el entorno empresarial o en los objetivos de la empresa.
Términos contables importantes
Contabilidad por partida doble (débito y crédito)
La contabilidad por partida doble es un principio fundamental de la contabilidad. Se realizan dos asientos por cada transacción comercial: uno en el debe y otro en el haber. Este método asegura la exactitud de los datos financieros y garantiza que el balance de una empresa esté siempre equilibrado.
Por ejemplo, una empresa compra a cuenta material de oficina por valor de 100 euros. En este caso, el material de oficina se contabiliza como gasto en el debe de la cuenta de gastos porque aumenta el valor de los recursos de la empresa. Al mismo tiempo, se realiza un asiento en el haber de la cuenta de pasivo, que representa la deuda de la empresa con el proveedor. Como resultado, tanto el activo (debido a la posesión del material de oficina) como el pasivo (la deuda con el proveedor) aumentan en 100 euros.
Ingresos y gastos
Los ingresos incluyen todos los fondos que entran en la empresa, por ejemplo a través de la venta de bienes o servicios, los ingresos por intereses o los ingresos por alquileres.
Los gastos, por su parte, se refieren al dinero gastado en bienes, servicios, salarios u otras necesidades operativas.
Costes y servicios
Los costes se derivan del consumo de recursos o servicios para la creación de productos o la prestación de servicios. Incluyen costes de material, costes de personal y otros gastos.
Los servicios, por su parte, se refieren al valor de los bienes y servicios producidos por una empresa. Puede referirse a los ingresos por ventas, pero también a los servicios prestados internamente que no se venden directamente.
Ingresos y gastos
Los ingresos se refieren a todas las entradas de valor en una empresa dentro de un periodo contable. Proceden de la venta de productos o servicios, los ingresos por alquileres o los ingresos por intereses.
Los gastos, por su parte, incluyen todas las salidas de valor que fueron necesarias para generar ingresos, como costes de material, salarios, depreciación y amortización o gastos de alquiler.
Los ingresos y gastos se reconocen en la cuenta de resultados de la empresa.
Pérdidas y ganancias
El beneficio se produce cuando los ingresos por la venta de productos o servicios son superiores a los gastos incurridos, incluidos todos los gastos. Una pérdida, en cambio, se produce cuando los gastos superan a los ingresos.
Liquidez y tesorería
La liquidez se refiere a la capacidad de una empresa para cumplir sus obligaciones financieras a corto plazo: Pagar a los proveedores, pagar los salarios y cubrir otros gastos corrientes. Es una medida de la rapidez con que los activos pueden convertirse en efectivo para cumplir dichas obligaciones.
El flujo de caja es un concepto clave para evaluar la liquidez. Muestra los movimientos reales de efectivo en una empresa, es decir, la diferencia entre los flujos de entrada y salida de efectivo en un determinado periodo de tiempo. Hay tres tipos principales de flujo de caja:
- Flujo de caja operativo: flujo de caja resultante de las actividades empresariales normales, como la venta de bienes y servicios.
- Flujo de caja de inversión: Incluye los flujos de caja procedentes de la compra o venta de activos fijos, como maquinaria o edificios.
- Flujo de caja de financiación: Flujos de caja asociados a la obtención y reembolso de capital, incluidos los pagos de dividendos y los empréstitos.
Un flujo de caja positivo muestra que una empresa está ganando más dinero del que gasta, lo que es un signo de salud financiera.
Activo y pasivo
Los activos representan el patrimonio de una empresa, es decir, todo aquello que la empresa posee o a lo que tiene derecho. Incluyen activos tangibles como edificios, maquinaria e inventarios, así como activos intangibles como patentes y derechos de marca. Los activos se dividen a su vez en activos corrientes, que pueden convertirse en efectivo en el plazo de un año (como las existencias o las cuentas por cobrar), y activos no corrientes, que se utilizan a más largo plazo (como los terrenos y edificios).
El pasivo muestra las obligaciones que tiene la empresa, es decir, todo lo que debe a terceros. Incluyen el pasivo corriente, como los créditos a proveedores que deben liquidarse en el plazo de un año, y el pasivo no corriente, como los préstamos que se devuelven en un plazo más largo. Los fondos propios también figuran en el pasivo y representan el valor debido a los propietarios de la empresa una vez deducidos todos los pasivos.
El balance de una empresa está formado por el activo y el pasivo; ambas áreas deben estar equilibradas. Este principio refleja el hecho de que todos los recursos de una empresa (activos) deben financiarse con deuda (pasivos financiados con deuda) y con la propiedad de los accionistas o propietarios (fondos propios).
Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Los deudores son clientes a los que una empresa ha vendido bienes o servicios a crédito y que aún tienen pagos pendientes. En el balance, los deudores se reconocen como parte del activo circulante, ya que se espera que generen efectivo dentro de un ejercicio financiero cuando los clientes paguen sus facturas. Por tanto, los deudores representan cuentas a cobrar: Dinero que se debe a la empresa.
Los acreedores son proveedores o prestadores de servicios a los que una empresa debe dinero por haber recibido bienes o servicios a cuenta. Los acreedores figuran en el pasivo corriente del balance, ya que normalmente tienen que liquidarse en el plazo de un año. Representan las obligaciones financieras de una empresa con sus proveedores.
¿Cuál es la diferencia entre contabilidad, teneduría de libros y control?
La teneduría de libros (o contabilidad) y el control forman parte de la contabilidad.
La contabilidad se refiere a todo el sistema de registro, tratamiento y análisis de la información financiera de una empresa.
La contabilidad se ocupa específicamente del registro sistemático de todas las transacciones financieras de una empresa. Prepara los estados financieros anuales y garantiza el cumplimiento de la normativa legal.
El control ayuda a la dirección a dirigir la empresa mediante la supervisión de los procesos operativos y la planificación. Está orientado al futuro y se centra en la optimización del rendimiento de la empresa.
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