Definition: Was ist (betriebliches) Rechnungswesen?
Rechnungswesen ist eine der wesentlichen Aufgaben jedes Unternehmens: dabei werden alle finanziell bewertbaren Vorgänge oder Transaktionen erfasst, strukturiert und ausgewertet. Dadurch behält man den Überblick über die finanziellen Mittel und den Erfolg der eigenen Aktivitäten.
Mit diesen Informationen können die internen Verantwortlichen zum einen besser planen und entscheiden. Zum anderen verpflichtet der Staat Unternehmen zu einem korrekten Rechnungswesen und zur Auskunft gegenüber Finanzbehörden oder Investoren. Wichtige Instrumente des Rechnungswesens sind unter anderem Buchhaltung, Controlling, Gewinn-und-Verlust-Rechnung, Bilanzen und Jahresabschlüsse.
Die vier Aufgaben des Rechnungswesens
Dokumentation
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass alle Geschäftsvorgänge in einem Unternehmen lückenlos erfasst werden müssen: sie werden auf sogenannte Konten gebucht. Dazugehörige Belege wie Rechnungen und Lieferscheine werden ebenso gesammelt und archiviert. Dadurch sollen zum Beispiel Betrug und Steuerhinterziehung verhindert werden. Ebenso ist die Dokumentation die Grundlage für alle weitere Aufgaben des Rechnungswesens: Ein Unternehmen lässt sich nur verantwortungsvoll führen, wenn man über die finanzielle Situation Bescheid weiß.
Informationspflichten
Ebenso vorgeschrieben ist, dass Unternehmen bestimmte Zahlen veröffentlichen müssen. Die Finanzbehörden ermitteln aufgrund der Jahresabschlüsse die Steuerlast oder anderweitige gesetzliche Zahlungsverpflichtungen. Banken, Investoren oder Lieferanten möchten sich über die Lage eines Unternehmens informieren, bevor sie investieren oder ein Geschäft abschließen.
Kontrolle
Auf Basis der Zahlen aus dem Rechnungswesen trifft die Geschäftsleitung Entscheidungen. Sie kann beurteilen, welche Aktivitäten die besten Ergebnisse bringen, welche Prozesse optimiert werden sollen oder welche Gefahren drohen. Zu diesem Zweck erhalten Geschäftsleitung und Führungskräfte regelmäßige Berichte und Auswertungen aus dem Controlling.
Planung
Ebenso möchte die Geschäftsleitung strategische Entscheidungen für die Zukunft treffen. Dazu benötigt sie nicht nur aktuelle Zahlen, sondern auch Pläne oder Prognosen über die wahrscheinliche Entwicklung des Unternehmens. Sie setzt Ziele und entwickelt Maßnahmen, um diese zu erreichen.
Teilbereiche des Rechnungswesens
Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen)
Im Rahmen der Finanzbuchhaltung (FiBu) werden alle geschäftlichen Vorgänge dokumentiert und daraus finanzielle Berichte erstellt. Diese sind primär zur objektiven Information für externe Adressaten gedacht:
- Finanzamt und andere staatliche Behörden
- Arbeitnehmende
- Lieferanten
- Banken, Gläubiger
- Gesellschafter, Investoren, Aktionäre
- Presse und Öffentlichkeit
Wichtige Instrumente der Finanzbuchhaltung sind:
- Hauptbuch: Das zentrale Buch, in dem alle Geschäftsvorfälle in ihren Konten festgehalten werden. Es bietet eine umfassende Übersicht über alle finanziellen Aktivitäten.
- Nebenbücher: Dienen der detaillierten Aufzeichnung spezifischer Geschäftsvorfälle, die im Hauptbuch zusammengefasst sind. Beispiele sind das Debitoren- und Kreditorenbuch, Anlagenbuch, Lagerbuch etc.
- Kontenplan: Eine systematische Liste aller Konten, die in der Buchhaltung eines Unternehmens verwendet werden, gegliedert nach einem bestimmten Schema.
- Journal (Tagebuch): Ein chronologischer Nachweis aller Geschäftsvorfälle, bevor sie ins Hauptbuch übertragen werden.
- Saldenliste: Eine Aufstellung, die alle Kontensalden zu einem bestimmten Zeitpunkt zeigt. Sie dient der Überprüfung der Kontenstände und der Vorbereitung des Jahresabschlusses.
- Kassenbuch: Erfasst alle Bargeldbewegungen, sowohl Einzahlungen als auch Auszahlungen.
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Zeigt die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum und ermittelt den Gewinn oder Verlust.
- Bilanz: Eine Gegenüberstellung von Vermögenswerten (Aktiva) und Schulden (Passiva) eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt, die die finanzielle Situation darstellt. Wird in der Regel zum Jahresabschluss erstellt.
- Anhang: Erläutert und ergänzt die im Jahresabschluss dargestellten Zahlen und ist Teil des offiziellen Jahresabschlusses.
- Lagebericht: Bietet einen Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens, einschließlich Entwicklungen, Risiken und Ausblick. Dies ist insbesondere für Aktiengesellschaften relevant.
Im Handelsgesetzbuch sind die Pflichten von Unternehmen im Rahmen der Finanzbuchhaltung geregelt.
Zwar ist der Hauptzweck dieses Bereichs die Information von externen Stellen. Dennoch werden die dokumentierten Zahlen ebenso für die weiteren, internen Zwecke verwendet.
Controlling (internes Rechnungswesen)
Controlling unterstützt die Unternehmensführung bei der Kontrolle und Steuerung aller Unternehmensprozesse. Es liefert Daten als Basis für interne Entscheidungen. Insbesondere überwacht es, ob die Pläne eingehalten und die gesetzten Ziele erreicht wurden. So soll die Wirtschaftlichkeit und Effizienz des Unternehmens sichergestellt werden.
Die Informationen sind für die Geschäftsleitung, Führungskräfte und Kostenstellenverantwortliche gedacht.
Wichtige Instrumente des Controllings sind:
- Kostenrechnungssysteme: Dienen der Erfassung, Zuordnung und Analyse von Kosten. Dazu gehören unter anderem die Vollkosten-, Teilkosten-, Prozesskosten-, Kostenarten-, Kostenstellen-, Kostenträger- und Kostenträgerstückrechnung.
- Kennzahlensysteme: Die Leistung des Unternehmens durch die Ermittlung einzelner, aussagekräftiger Kennzahlen überwacht und bewertet, zum Beispiel ROI (Return on Investment, Rendite des Investitionskapitals) und Cash Flow (Liquidität)
- Risikomanagement: Identifizierung, Analyse, Bewertung und Steuerung von Risiken, um die Erreichung der Unternehmensziele zu sichern.
- Berichtswesen: Systematische Erstellung von Analysen und Berichten über die finanzielle und operative Leistung des Unternehmens für interne Personen.
Betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung
In diesem Bereich werden statistische Methoden und verschiedene Arten von Analysen und Vergleichen eingesetzt, um neue Erkenntnisse zu gewinnen. Dazu werden sowohl interne betriebswirtschaftliche Daten als auch externe Daten gesammelt und ausgewertet. Empfänger der Analysen sind potenziell alle internen Abteilungen; diese sollen beim Controlling, bei der Planung sowie anderen Entscheidungen unterstützt werden.
Wichtige Instrumente oder Methoden dieses Bereichs sind:
- Deskriptive Statistik: Beinhaltet die Beschreibung, Aufbereitung und Darstellung von Datenmengen. Dazu gehören Maßzahlen wie Mittelwert, Median, Modus, Streuung und die Erstellung von Häufigkeitsverteilungen.
- Inferenzstatistik: Ermöglicht auf Basis von Stichproben Rückschlüsse auf die Grundgesamtheit. Methoden wie Konfidenzintervalle und Hypothesentests sind hier üblich.
- Zeitreihenanalyse: Untersucht Daten, die über einen bestimmten Zeitraum gesammelt wurden, um Trends, saisonale Schwankungen und zyklische Muster zu identifizieren.
- Indexzahlen: Werden verwendet, um die relative Veränderung von wirtschaftlichen Größen über die Zeit oder im Vergleich zu einer Basisperiode darzustellen. Beispiele sind Preis-, Mengen- und Wertindizes.
- Korrelations- und Regressionsanalyse: Ermitteln die Beziehung zwischen zwei oder mehr Variablen. Während die Korrelationsanalyse die Stärke und Richtung einer Beziehung misst, versucht die Regressionsanalyse, die Art der Beziehung zu modellieren und Vorhersagen zu treffen.
- Benchmarking: Ein systematischer Vergleich von Prozessen, Produkten oder Leistungen mit denen der stärksten Wettbewerber oder Unternehmen, die als Branchenbeste gelten, um Leistungslücken zu identifizieren und Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.
- ABC-Analyse: Eine Methode zur Klassifizierung von Objekten (z.B. Kunden, Produkte) basierend auf ihrer Bedeutung, wobei A die wichtigste, C die am wenigsten wichtige Kategorie darstellt. Häufig verwendet zur Priorisierung von Managementmaßnahmen.
Planungsrechnung
Die Planungsrechnung umfasst die Aufstellung von finanziellen Plänen, Budgets und Prognosen, um zukünftige Geschäftsaktivitäten steuern zu können. Anhand der Pläne wird unter anderem entschieden, wofür jeweils wie viel Geld ausgegeben wird, wie viel Personal oder andere Ressourcen benötigt werden und welche Maßnahmen ein Unternehmen durchführen möchte. Diese Informationen werden primär von der Geschäftsleitung, der Finanzabteilung und den Kostenstellenverantwortlichen benötigt.
Wichtige Instrumente im Bereich Planung sind:
- Budgetierung: Die Aufstellung von Budgets für spezifische Zeiträume (meist ein Jahr) für verschiedene Bereiche oder Projekte im Unternehmen. Budgets dienen als finanzielle Leitlinien und Zielvorgaben.
- Finanzplanung: Langfristige Planung der Finanzströme, um Liquidität, Kapitalbedarf und Finanzierungsquellen zu bestimmen. Die Finanzplanung umfasst die Kapitalbedarfsplanung, Finanzmittelherkunftsplanung und Liquiditätsplanung.
- Cashflow-Rechnung: Prognostiziert die Geldflüsse, die in und aus dem Unternehmen fließen, um die Liquidität zu überwachen und zu sichern. Sie ist ein zentrales Werkzeug für die kurz- bis mittelfristige Finanzplanung.
- Investitionsrechnung: Bewertet die Wirtschaftlichkeit von Investitionen durch Verfahren wie die Kapitalwertmethode, interne Zinsfußmethode, Amortisationsrechnung und die Annuitätenmethode. Diese Analysen unterstützen Entscheidungen über Kapitalanlagen.
- Break-Even-Analyse: Ermittelt den Punkt, an dem die Gesamtkosten und die Gesamterlöse eines Produkts oder Projekts gleich sind, also kein Gewinn oder Verlust entsteht. Dies hilft bei der Beurteilung der finanziellen Machbarkeit.
- Szenario-Analyse: Entwickelt verschiedene „Was-wäre-wenn“-Szenarien (best case, worst case, realistisch) zur Bewertung potenzieller Zukünfte und deren Auswirkungen auf das Unternehmen.
- Risikomanagement: Identifiziert und bewertet Risiken, die die Erreichung der finanziellen Ziele beeinträchtigen könnten, und entwickelt Strategien zur Risikominimierung.
- Rollende Planung (Rolling Forecast): Eine dynamische Planungsmethode, bei der Pläne regelmäßig aktualisiert werden, um Veränderungen in der Unternehmensumwelt oder in den Unternehmenszielen zu berücksichtigen.
Wichtige Begriffe im Rechnungswesen
Doppelte Buchführung (Soll und Haben)
Die doppelte Buchführung ist ein grundlegendes Prinzip in der Buchhaltung. Für jeden Geschäftsvorfall erfolgen zwei Buchungen: eine im Soll und eine im Haben. Diese Methode sichert die Genauigkeit der Finanzdaten und gewährleistet, dass die Bilanz eines Unternehmens stets ausgeglichen ist.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen kauft Büromaterial im Wert von 100 EUR auf Rechnung. In diesem Fall wird das Büromaterial als Aufwand im Soll des Aufwandskontos gebucht, weil es den Wert der Unternehmensressourcen erhöht. Gleichzeitig wird im Haben des Verbindlichkeitenkontos eine Buchung vorgenommen, die die Schuld des Unternehmens gegenüber dem Lieferanten darstellt. Somit steigen sowohl die Vermögenswerte (durch den Besitz des Büromaterials) als auch die Verbindlichkeiten (die Schuld beim Lieferanten) um 100 EUR.
Einnahmen und Ausgaben
Einnahmen umfassen alle Gelder, die dem Unternehmen zufließen, beispielsweise durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen, Zinseinnahmen oder Erträge aus Vermietungen.
Ausgaben hingegen beziehen sich auf das Geld, das für Waren, Dienstleistungen, Gehälter oder andere betriebliche Erfordernisse ausgegeben wird.
Kosten und Leistungen
Kosten entstehen durch den Verbrauch von Ressourcen oder Dienstleistungen zur Erstellung von Produkten oder zur Bereitstellung von Dienstleistungen. Sie umfassen Materialkosten, Personalkosten und andere Aufwendungen.
Leistungen hingegen bezeichnen den Wert der erstellten Güter und Dienstleistungen, die ein Unternehmen produziert. Dies kann sich auf den Verkaufserlös, aber auch auf intern erbrachte Leistungen beziehen, die nicht direkt verkauft werden.
Ertrag und Aufwand
Erträge bezeichnen alle Wertzuflüsse in ein Unternehmen innerhalb einer Abrechnungsperiode. Sie entstehen durch den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen, Mieteinnahmen oder Zinserträge.
Der Aufwand hingegen umfasst alle Wertabflüsse, die zur Erzielung der Erträge notwendig waren, wie Materialkosten, Löhne, Abschreibungen oder Mietkosten.
Erträge und Aufwendungen gehen in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) eines Unternehmens ein.
Gewinn und Verlust
Gewinn entsteht, wenn die Erträge aus dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen höher sind als die dafür entstandenen Ausgaben, inklusive aller Aufwendungen. Verlust hingegen tritt auf, wenn die Aufwendungen die Erträge übersteigen.
Liquidität und Cashflow
Liquidität bezieht sich auf die Fähigkeit eines Unternehmens, seine kurzfristigen finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen: Lieferanten zu bezahlen, Gehälter auszuzahlen und andere laufende Ausgaben zu decken. Sie ist ein Maß dafür, wie schnell Vermögenswerte in Bargeld umgewandelt werden können, um solche Verpflichtungen zu erfüllen.
Der Cashflow (Geldfluss) ist ein zentrales Konzept zur Beurteilung der Liquidität. Er zeigt die tatsächlichen Geldbewegungen in einem Unternehmen auf – also den Unterschied zwischen den eingehenden und ausgehenden Geldströmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Es gibt drei Hauptarten des Cashflows:
- Operativer Cashflow: Geldfluss, der aus den normalen Geschäftsaktivitäten resultiert, wie dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen.
- Investitions-Cashflow: Umfasst Geldflüsse aus dem Kauf oder Verkauf von Anlagevermögen, wie Maschinen oder Gebäuden.
- Finanzierungs-Cashflow: Geldflüsse, die mit der Aufnahme und Rückzahlung von Kapital zusammenhängen, einschließlich Dividendenausschüttungen und Kreditaufnahmen.
Ein positiver Cashflow zeigt, dass ein Unternehmen mehr Geld einnimmt, als es ausgibt, was ein Zeichen für finanzielle Gesundheit ist.
Aktiva und Passiva
Aktiva repräsentieren die Vermögenswerte eines Unternehmens, also alles, was das Unternehmen besitzt oder ihm zusteht. Sie umfassen materielle Werte wie Gebäude, Maschinen und Vorräte sowie immaterielle Werte wie Patente und Markenrechte. Aktiva werden weiter unterteilt in Umlaufvermögen, das innerhalb eines Jahres in Bargeld umgewandelt werden kann (wie Vorräte oder Forderungen), und Anlagevermögen, das längerfristig genutzt wird (wie Grundstücke und Gebäude).
Passiva zeigen, welche Verpflichtungen das Unternehmen hat, also alles, was es anderen schuldet. Dazu zählen kurzfristige Verbindlichkeiten, wie Lieferantenkredite, die innerhalb eines Jahres beglichen werden müssen, und langfristige Schulden, wie Darlehen, die über einen längeren Zeitraum zurückgezahlt werden. Eigenkapital wird auch unter den Passiva aufgeführt und repräsentiert den Wert, der den Eigentümern des Unternehmens zusteht, nachdem alle Verbindlichkeiten abgezogen wurden.
Die Bilanz einer Kapitalgesellschaft besteht aus Aktiva und Passiva; beide Bereiche müssen ausgeglichen sein. Dieses Prinzip spiegelt wider, dass alle Ressourcen eines Unternehmens (Aktiva) durch Schulden (fremdfinanzierte Passiva) und das Eigentum der Aktionäre oder Inhaber (Eigenkapital) finanziert werden müssen.
Debitoren und Kreditoren
Debitoren sind Kunden, denen ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen auf Kredit verkauft hat und die noch ausstehende Zahlungen leisten müssen. In der Bilanz werden Debitoren als Teil des Umlaufvermögens geführt, da sie voraussichtlich innerhalb eines Geschäftsjahres zu Bargeld führen, wenn die Kunden ihre Rechnungen bezahlen. Debitoren repräsentieren somit Forderungen: Geld, das dem Unternehmen zusteht.
Kreditoren sind Lieferanten oder Dienstleister, denen ein Unternehmen Geld schuldet, weil es Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung erhalten hat. Kreditoren werden unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten in der Bilanz aufgeführt, da sie üblicherweise innerhalb eines Jahres beglichen werden müssen. Sie stellen die finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens seinen Lieferanten gegenüber dar.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungswesen, Buchhaltung und Controlling?
Buchhaltung (oder Buchführung) und Controlling sind Teil des Rechnungswesens.
Rechnungswesen bezeichnet das gesamte System der Erfassung, Aufbereitung und Analyse finanzieller Informationen eines Unternehmens.
Die Buchhaltung befasst sich speziell mit der systematischen Aufzeichnung aller finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Sie erstellt den Jahresabschluss und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Controlling unterstützt das Management bei der Unternehmenssteuerung durch die Überwachung der betrieblichen Prozesse und Planung. Es ist zukunftsorientiert und fokussiert auf die Optimierung von Unternehmensleistungen.
