Auf einen Blick
Ein ERP-System macht die Buchhaltung skalierbar, revisionssicher und steuerungsfähig. Durch Automatisierung, zentrale Datenhaltung und integrierte Auswertungen erfüllt es regulatorische Anforderungen wie GoBD und E-Rechnung effizient. Unternehmen gewinnen Transparenz über Liquidität, Kosten und Erträge, während manuelle Prozesse, Medienbrüche und Fehlerquellen zur Wachstumsbremse werden.
Die Buchführung eines Unternehmens ist heutzutage nur noch mithilfe digitaler Prozesse zu stemmen. Ohne Software-Unterstützung wären die komplexen modernen Geschäftsprozesse und die steigenden Vorgaben der Steuerbehörden einfach nicht mehr umsetzbar. Kein Wunder also, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen in den meisten DACH-Unternehmen mittlerweile merklich an Fahrt aufgenommen hat.
Besonders hoch im Kurs stehen smarte ERP-Funktionen für das Finanzwesen. Doch was können solche Lösungen eigentlich und wie genau profitiert die Buchhaltung davon? Wir haben uns den Nutzen eines ERP-Systems im Finanz- und Rechnungswesen mal genauer angesehen.
ERP in der Buchhaltung: Die wichtigsten Anwendungsbereiche
Im Zentrum der Buchhaltung steht der Anspruch, Werteströme korrekt und nachvollziehbar zu erfassen. Denn eine saubere Buchführung ist nicht nur die Grundlage für strategische Entscheidungen. Sie ist auch eine wesentliche Voraussetzung für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Prüfungsanforderungen.
Ein ERP-System hilft Ihnen dabei, die hohen Ansprüche an die Datenqualität im Finanz- und Rechnungswesen bestmöglich zu erfüllen. Folgende sechs Anwendungsbereiche unterstützt eine moderne Lösung:
1. Finanzbuchhaltung
Ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung ist die Steuerung von ein- und ausgehenden Zahlungsströmen. Werden diese Informationen detailliert erfasst, bieten sie Ihnen die perfekte Grundlage für aussagekräftige Bilanzierungen.
Ein modernes ERP-System ermöglicht die Automatisierung des Zahlungsverkehrs sowie dessen Dokumentation. Dazu gehören insbesondere mechanisierte Buchungen und die intelligente Verarbeitung von Bankkontoauszügen. Die Informationsbereitstellung erfolgt dabei gemäß den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“.
2. Kostenrechnung
Jeder Betrieb muss imstande sein, eine akkurate innerbetriebliche Leistungsverrechnung und Erfolgsrechnung zu erstellen. Hierfür spielt der Bereich der Kostenrechnung eine bedeutende Rolle. Dieser Teil des internen Rechnungswesens erfasst und analysiert sämtliche Kosten, die im Unternehmen anfallen.
Ein gutes ERP-System bietet die Möglichkeit, die Funktionen der Kostenrechnung und des operativen Controllings abzubilden. Außerdem können Sie die Handlungen des Unternehmens mithilfe von Simulationen und Forecasts optimal ausrichten.
3. Anlagenbuchhaltung
Damit Sie passgenau planen können, verschafft Ihnen ein wertschöpfendes ERP-System in der Buchhaltung jederzeit einen Überblick über Ihre Anlagegüter. Außerdem unterstützt es Sie dabei, Abschreibungs- und Bilanzierungsregeln korrekt umzusetzen – auch wenn diese sich ständig ändern. Möglich ist das beispielsweise durch flexible Konsolidierungsoptionen im Konzernverbund.
Des Weiteren können Sie mit einer ERP-Lösung verschiedene Abschreibungsverfahren simulieren und testen. Auf diese Weise lassen sich Ihre Entscheidungen im Kostenstellen-, Kostenträger- und Kostenarten-Controlling datenbasiert untermauern. Dies wiederum erlaubt Ihnen die gezielte Steuerung Ihres Unternehmenserfolgs.
4. Lohn- und Gehaltsabrechnung
Damit alle Mitarbeitenden den jeweils richtigen Lohn zur passenden Zeit erhalten, bedarf es einer ganzen Reihe an Daten. Setzen Sie eine moderne ERP-Software ein, erfolgt kontinuierlich eine automatische Aktualisierung dieser Informationen. Das bedeutet beispielsweise, dass Angaben zu Krankenkassensätzen immer auf dem neuesten Stand sind ─ ganz ohne die manuelle Mitwirkung von Fachkräften.
Eine moderne Branchenlösung erledigt alle Aufgaben, die mit Lohn und Gehalt verbunden sind, zuverlässig und termingerecht. So können Sie den Aufwand für Routinearbeiten und Fehler minimieren und gleichzeitig interne Prozesse vereinfachen. Außerdem bleiben alle abgeschlossenen Vorgänge digital einsehbar und damit stets rückverfolgbar.
5. Liquiditätsplanung
Liquiditätsengpässe sollte jedes Unternehmen möglichst frühzeitig erkennen, um einer handfesten Krise vorzubeugen. Auch hierfür ist ein ERP-System in der Buchhaltung äußerst nützlich: Indem es sämtliche Daten zu Verbindlichkeiten und geplanten Ausgaben sammelt, ermöglicht es eine kontinuierliche Überwachung des Cashflows.
Zudem kann die Software Prognosen auf Basis historischer und aktueller Zahlungsströme erstellen. Dies erleichtert die optimale Steuerung von Zahlungszielen.
6. Reporting und Analyse
Die richtigen Entscheidungen kann das Management nur dann treffen, wenn diese auf relevanten Kennzahlen beruhen. Daher sind Berichte und Auswertungen im Finanzwesen unverzichtbar. Sie geben etwa Auskunft darüber, wie hoch die Herstellungskosten für die Produkte sind oder welcher Bereich dem Unternehmen besonders teuer zu stehen kommt.
ERP im Finanzwesen unterstützt das Reporting, indem es Finanzdaten aus allen Unternehmensbereichen zentral sammelt und automatisch in aussagekräftige Berichte umwandelt. Dadurch erhalten Entscheidungsträger*innen jederzeit aktuelle und verlässliche Kennzahlen.
ERP im Finanzwesen – alle Anwendungsbereiche im Überblick
| Anwendungsbereich | Nutzen der ERP-Lösung in der Buchhaltung |
| Finanzbuchhaltung | Automatisierung des ZahlungsverkehrsGrundlage für verlässliche Bilanzen |
| Kostenrechnung | Erfassung und Analyse aller KostenSimulationen für die Ziel- und Erfolgsplanung |
| Anlagenbuchhaltung | Überblick über AnlagegüterKorrekte Umsetzung von Abschreibungs- und BilanzierungsregelnEntscheidungsgrundlage im Controlling |
| Lohn- und Gehaltsabrechnung | Automatische Aktualisierung relevanter DatenSichere und termingerechte Lohnabrechnung |
| Liquiditätsplanung | Überwachung des CashflowsFrühzeitiges Erkennen von EngpässenPrognosen auf Basis von Zahlungsströmen |
| Reporting & Analyse | Zentrale DatensammlungAutomatische BerichterstellungVerlässliche Kennzahlen für das Management |
Buchhaltung per ERP-System: Die größten Vorteile
Datenkonsolidierung und Automatisierung
Zu den wichtigsten Aufgaben eines ERP-Systems gehört es, Geschäftsdaten zu konsolidieren und der gesamten Organisation zur Verfügung zu stellen. Diese Funktion ist für das Finanzwesen besonders attraktiv – schließlich ist es die Aufgabe der Buchhaltung, finanzrelevante Daten aus dem gesamten Unternehmen zu sammeln und nachweisbar aufzubewahren. Das betrifft unter anderem:
- Forderungen und Verbindlichkeiten
- Bankkonten
- Lagerbestände
- Büromaterial
- Personal
Praktisch dabei ist, dass das Datenmanagement meist automatisiert abläuft: Viele ERP-Lösungen können Rechnungen anhand von Auftragsdaten automatisch erstellen und als Belege hinterlegen. Hinzu kommen nützliche Funktionen aus dem Bereich des Qualitätsmanagements, die einen hochwertigen Datenbestand gewährleisten, zum Beispiel:
- Plausibilitätsprüfung bei der Dateneingabe
- Überprüfung auf Datenkonsistenz und logische Zusammenhänge
- Automatische Bereinigung doppelter Einträge
Diese ERP-Funktionen erleichtern der Buchhaltung nicht nur die Arbeit, sondern verbessern auch die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens.
Isabel Rocholl, Asseco Solutions
Ein ERP-System entlastet die Kolleg*innen aus der Buchhaltung von Routineaufgaben. Anstatt ständig die gleichen Buchungen durchzuführen, können sie sich spannenderen Aufgaben widmen.
Einfache Erfüllung gesetzlicher Pflichten
Gerade Behörden treiben die Digitalisierung des Finanzbereichs seit einigen Jahren stetig voran. So ist Ihnen sicherlich bekannt, dass alle deutschen Unternehmen seit 2025 dazu verpflichtet sind, E-Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren. Ab 2028 ist dann auch die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen obligatorisch. Diese Vorgänge lassen sich mit einem ERP-System komplett automatisiert abwickeln.
Darüber hinaus erfordern die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) bereits seit 2015 die digitale Aufbewahrung und Verarbeitung von steuerrelevanten elektronischen Daten. Der Gesetzgeber hat dabei eine Reihe von Regeln aufgestellt, die Unternehmen nur mithilfe einer Buchhaltungssoftware einhalten können. Hierzu zählen:
- Zeitgerechte Buchungen innerhalb vorgegebener Fristen
- Die Aufbewahrungspflicht für elektronische Belege
- Zugriffsrechte für Steuerbehörden auf die Buchhaltungssoftware
Moderne ERP-Lösungen bieten auch hierfür eine Reihe nützlicher Funktionen: Zeitgerechte Buchungen sind beispielsweise zum Teil durch Automatismen lösbar. Sichere Datenspeicherung ist nach Inkrafttreten der DSGVO ohnehin Standard in jedem ERP-System. Und als Zugriffsmöglichkeit für Steuerbehörden können Sie einen User mit eingeschränkten Leserechten anlegen.
Unkomplizierter Datenaustausch mit anderen Abteilungen
Als Teil der ERP-Infrastruktur ist die Buchhaltung mit allen anderen Unternehmensbereichen digital verbunden. Diese Verknüpfung beschränkt sich nicht nur darauf, elektronische Belege zu sammeln. Über das ERP-System tauscht die Buchhaltung auch eine Vielzahl von Daten mit anderen Abteilungen aus. Dadurch beschleunigen sich sämtliche Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen.
Folgende Beispiele verdeutlichen die Vorzüge einer ERP-Lösung:
Vorteile für die Lohnbuchhaltung:
- Dank eines integrierten Zeiterfassungssystems kann die Personalabteilung jederzeit einsehen, wer in welchem Zeitraum wann gearbeitet hat.
- Hinzu kommen eventuell weitere lohnrelevante Daten aus der Produktion oder der Projektabwicklung.
- Da all diese Informationen im ERP-System abgelegt sind, muss die Buchhaltung keinerlei Rücksprachen halten.
- Dementsprechend ist eine schnellere und effizientere Abwicklung der Lohnabrechnung möglich.
Vorteile für den Vertrieb bei der Anforderung einer Kreditprüfung:
- Über das ERP-System können die zuständigen Kolleg*innen direkt abrufen, ob bereits Kreditinformationen vorliegen.
- Ist das nicht der Fall, reicht ein Knopfdruck, um eine entsprechende Anfrage an die Buchhaltung zu senden.
- Diese kann alle nötigen Daten direkt dem ERP-System entnehmen.
Vorteile im Rahmen von KPI-Analysen:
- Die Buchhaltung verfügt über einen Datenpool, der für die Berechnung finanzbezogener Kennzahlen wichtig ist. Dazu gehören unter anderem Gesamtumsatz, Gewinnspanne, Liquiditätsgrad und Eigenkapitalquote.
- Diese und weitere KPIs kann ein ERP-System automatisch berechnen und als Teil individueller Dashboards ausgeben.
- Die dazugehörigen Daten entnimmt das System dem digitalen Informationsbestand. Es ist nicht nötig, manuell nachzuarbeiten.
Wie wird eine ERP-basierte Buchhaltung technisch umgesetzt?
In manche ERP-Systeme ist das Buchhaltungstool vollständig integriert. Wir von Asseco hingegen setzen auf die Anbindung der Software eGecko – und vertrauen damit auf das Know-how eines Spezialisten für Controlling, Personal- und Rechnungswesen. Das System verarbeitet unter anderem Buchungen, Zahlungen, Mahnungen sowie FiBu-spezifische Stammdaten.
Und so funktioniert’s:
- Unser ERP-System APplus übergibt Finanzdaten in Echtzeit an eGecko zur Weiterverarbeitung im Rechnungswesen.
- Informationen über Eingangs- und Ausgangsbelege fließen direkt in APplus zurück.
- Eine integrierte Kreditlimitprüfung vergleicht die Informationen mit bestehenden Kundenkonten und analysiert offene Posten in der Finanzbuchhaltung.
- Informationen zu Anzahlungs- und Schlussrechnungen werden im Einkauf und Vertrieb berücksichtigt.
Mehr über APplus Finanz- und Rechnungswesen
Anwendungsbeispiele aus der Praxis
RSB Rationelle Stahlbearbeitung:
Rechnungswesen mit ERP spart ein halbes Jahr Arbeitszeit
Durch die Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows mit dem ERP-System APplus hat das Metallverarbeitungsunternehmen seine Rechnungsbearbeitung nachhaltig optimiert. Dank automatischer Texterkennung werden eingehende Rechnungen nun maschinell analysiert und direkt in das System übertragen.
Alle analysierten Dokumente mit einem eindeutigen Bestellbezug übergibt das System ohne jegliches manuelle Eingreifen an die weiteren Prozessstufen. Sollte die Texterkennung zum Beispiel aufgrund eines unsauberen Drucks ausnahmsweise nicht alle Daten korrekt verarbeiten können, erhält das Team im Einkauf eine Meldung. Die jeweilige Rechnung kann dann geprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Die revisionssichere digitale Ablage sowie eine praktische Suchfunktion ermöglichen zudem schnelle und unkomplizierte Vorgangsrecherchen.
Das Ergebnis:
- Durch die Automatisierung erzielt RSB eine Zeitersparnis von rund einem halben Personenjahr.
- Für die Geschäftsführung ist eine flexible, ortsunabhängige Rechnungsfreigabe möglich.
- Die Archivkosten sind spürbar gesunken, da die Ablage von Papierbelegen weitgehend entfällt.
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WMB Ventilatoren:
Teilautomatisierung der Buchhaltung mit ERP
Seit der Einführung des ERP-Systems APplus profitiert WMB von einer Optimierung der Finanzbuchhaltung von der Buchung bis zum Zahllauf. Während Zahlungen zuvor einzeln gebucht und beglichen wurden, ist APplus heute an eine externe Steuerkanzlei angebunden.
Durch diese Anbindung über eine DATEV-Schnittstelle ist ein teilautomatisierter Datenaustausch möglich: Belege lassen sich nun per Knopfdruck exportieren und direkt an die Steuerkanzlei übertragen. Das hat die Verarbeitung von Zahlungen deutlich vereinfacht.
Das Ergebnis:
- Die Buchhaltung erfährt eine merkliche Entlastung im Tagesgeschäft.
- Die Prozesse im Finanzwesen laufen deutlich effizienter ab.
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Fazit: Mit ERP läuft die Buchhaltung wie am Schnürchen
Wenn Sie Ihre Buchhaltung zentral über ein ERP-System abwickeln, erhalten Sie eine deutliche Effizienzsteigerung. Grund dafür sind in erster Linie die zahlreichen Funktionen zur Automatisierung von Prozessen. Indem die ERP-Lösung viele Arbeitsschritte im Finanzwesen selbständig abwickelt, profitiert Ihr Unternehmen von schnellen, fehlerfreien und transparenten Abläufen.
Damit verschiebt sich letztendlich auch der Fokus der Buchhaltungsabteilung. Da die ERP-Lösung viele Routineaufgaben erledigt, erfahren die Mitarbeitenden eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag. Dadurch sind sie wiederum in der Lage, sich mit vollem Einsatz auf komplizierte Vorgänge zu konzentrieren.
