Definicja: Czym jest rachunkowość (zarządcza)?

Księgowość jest jednym z podstawowych zadań każdej firmy: wszystkie procesy lub transakcje podlegające ocenie finansowej są rejestrowane, strukturyzowane i analizowane. Pozwala to zachować przegląd zasobów finansowych i sukcesu własnych działań.

Z jednej strony informacje te umożliwiają wewnętrznym menedżerom planowanie i podejmowanie lepszych decyzji. Z drugiej strony, państwo zobowiązuje firmy do posiadania prawidłowego systemu rachunkowości i dostarczania informacji organom podatkowym lub inwestorom. Ważne narzędzia księgowe obejmują prowadzenie ksiąg rachunkowych, kontroling, rachunki zysków i strat, bilanse i roczne sprawozdania finansowe.

Cztery zadania księgowości

Dokumentacja

Przepisy stanowią, że wszystkie transakcje biznesowe w firmie muszą być w pełni rejestrowane: są one księgowane na tak zwanych kontach. Powiązane dokumenty, takie jak faktury i dowody dostawy, są również gromadzone i archiwizowane. Ma to na celu na przykład zapobieganie oszustwom i uchylaniu się od płacenia podatków. Dokumentacja jest również podstawą wszystkich innych zadań księgowych: firmą można zarządzać odpowiedzialnie tylko wtedy, gdy zna się jej sytuację finansową.

Obowiązek informowania

Spółki są również zobowiązane do publikowania określonych danych liczbowych. Organy podatkowe wykorzystują roczne sprawozdania finansowe do określenia obciążeń podatkowych lub innych ustawowych zobowiązań płatniczych. Banki, inwestorzy lub dostawcy chcą dowiedzieć się o sytuacji spółki, zanim zainwestują lub zawrą umowę.

Kontrola

Kierownictwo podejmuje decyzje na podstawie danych z systemu księgowego. Może ocenić, które działania przynoszą najlepsze wyniki, które procesy należy zoptymalizować lub które ryzyko jest nieuchronne. W tym celu kierownictwo i kadra zarządzająca otrzymują regularne raporty i analizy z Controllingu.

Planowanie

Kierownictwo chce również podejmować strategiczne decyzje na przyszłość. W tym celu potrzebuje nie tylko aktualnych danych liczbowych, ale także planów lub prognoz dotyczących prawdopodobnego rozwoju firmy. Wyznacza cele i opracowuje środki do ich osiągnięcia.

Podobszary rachunkowości

Rachunkowość finansowa (rachunkowość zewnętrzna)

Księgowość finansowa (FiBu) dokumentuje wszystkie transakcje biznesowe i tworzy z nich raporty finansowe. Są one przeznaczone przede wszystkim do dostarczania obiektywnych informacji dla odbiorców zewnętrznych:

  • Urząd skarbowy i inne organy państwowe
  • Pracownicy
  • Dostawcy
  • Banki, wierzyciele
  • Partnerzy, inwestorzy, udziałowcy
  • Prasa i opinia publiczna

Ważnymi instrumentami rachunkowości finansowej są

  • Księga główna: centralna księga, w której rejestrowane są wszystkie transakcje biznesowe. Zapewnia kompleksowy przegląd wszystkich działań finansowych.
  • Księgi pomocnicze: Służą do szczegółowego rejestrowania określonych transakcji biznesowych, które są podsumowywane w księdze głównej. Przykładami są księga należności i zobowiązań, księga aktywów, księga zapasów itp.
  • Plan kont: Systematyczna lista wszystkich kont używanych w księgowości firmy, zorganizowana według określonego schematu.
  • Dziennik (pamiętnik): Chronologiczny zapis wszystkich transakcji biznesowych przed ich przeniesieniem do księgi głównej.
  • Lista sald: Lista pokazująca wszystkie salda kont w określonym momencie. Służy do sprawdzania sald kont i przygotowywania rocznych sprawozdań finansowych.
  • Książka kasowa: Rejestruje wszystkie ruchy gotówkowe, zarówno wpłaty, jak i wypłaty.
  • Rachunek zysków i strat (P&L): Pokazuje przychody i wydatki firmy w określonym czasie i określa zysk lub stratę.
  • Bilans: Porównanie aktywów (aktywów) i pasywów (pasywów) spółki w określonym momencie, które przedstawia sytuację finansową. Zazwyczaj jest przygotowywany na potrzeby rocznych sprawozdań finansowych.
  • Informacja dodatkowa: Wyjaśnia i uzupełnia dane liczbowe przedstawione w rocznym sprawozdaniu finansowym i stanowi część oficjalnego rocznego sprawozdania finansowego.
  • Raport zarządu: Zawiera przegląd sytuacji ekonomicznej spółki, w tym rozwój, ryzyko i perspektywy. Jest to szczególnie istotne w przypadku spółek akcyjnych.

Niemiecki kodeks handlowy reguluje obowiązki spółek w kontekście rachunkowości finansowej.

Głównym celem tego obszaru jest dostarczanie informacji organom zewnętrznym. Niemniej jednak udokumentowane dane liczbowe są również wykorzystywane do innych celów wewnętrznych.

Kontroling (księgowość wewnętrzna)

Controlling wspiera kierownictwo firmy w monitorowaniu i kontrolowaniu wszystkich procesów zachodzących w firmie. Dostarcza danych stanowiących podstawę do podejmowania wewnętrznych decyzji. W szczególności monitoruje przestrzeganie planów i osiąganie celów. Celem jest zapewnienie rentowności i wydajności firmy.

Informacje przeznaczone są dla kadry zarządzającej, kierownictwa i menedżerów centrów kosztów.

Ważnymi instrumentami kontrolnymi są

  • Systemy księgowania kosztów: Używane do rejestrowania, alokacji i analizy kosztów. Obejmują one pełne koszty, częściowe koszty, koszty procesu, elementy kosztów, centra kosztów, jednostki kosztów i rachunkowość jednostek kosztów.
  • Systemy kluczowych danych: Wydajność firmy jest monitorowana i oceniana poprzez określenie indywidualnych, znaczących kluczowych wartości, na przykład ROI (zwrot z inwestycji) i przepływy pieniężne (płynność)
  • Zarządzanie ryzykiem: Identyfikacja, analiza, ocena i zarządzanie ryzykiem w celu zapewnienia osiągnięcia celów korporacyjnych.
  • Raportowanie: Systematyczne przygotowywanie analiz i raportów dotyczących wyników finansowych i operacyjnych spółki dla osób wewnętrznych.

Statystyka biznesowa i rachunkowość porównawcza

W tym obszarze wykorzystywane są metody statystyczne oraz różnego rodzaju analizy i porównania w celu uzyskania nowych spostrzeżeń. W tym celu gromadzone i analizowane są zarówno wewnętrzne dane biznesowe, jak i dane zewnętrzne. Potencjalnymi odbiorcami analiz są wszystkie działy wewnętrzne, które mają być wspierane w kontrolingu, planowaniu i podejmowaniu innych decyzji.

Ważnymi instrumentami lub metodami w tym obszarze są

  • Statystyki opisowe: Obejmują opis, przygotowanie i wizualizację zestawów danych. Obejmuje to miary takie jak średnia, mediana, moda, dyspersja i tworzenie rozkładów częstotliwości.
  • Statystyka wnioskowania: Umożliwia wyciąganie wniosków na temat populacji na podstawie próbek. Metody takie jak przedziały ufności i testy hipotez są tutaj powszechne.
  • Analiza szeregów czasowych: Analizuje dane zebrane w określonym czasie w celu zidentyfikowania trendów, wahań sezonowych i wzorców cyklicznych.
  • Dane indeksowe: Używane do pokazania względnej zmiany zmiennych ekonomicznych w czasie lub w porównaniu do okresu bazowego. Przykładami są indeksy cen, ilości i wartości.
  • Analiza korelacji i regresji: Określa związek między dwiema lub większą liczbą zmiennych. Podczas gdy analiza korelacji mierzy siłę i kierunek związku, analiza regresji próbuje modelować naturę związku i dokonywać prognoz.
  • Benchmarking: Systematyczne porównywanie procesów, produktów lub usług z procesami, produktami lub usługami najsilniejszych konkurentów lub firm uznawanych za najlepsze w branży w celu zidentyfikowania luk w wydajności i określenia środków poprawy.
  • Analiza ABC: Metoda kategoryzacji obiektów (np. klientów, produktów) w oparciu o ich znaczenie, gdzie A jest najważniejszą kategorią, a C najmniej ważną. Często wykorzystywana do ustalania priorytetów środków zarządzania.

Planowanie obliczeń

Planowanie obejmuje przygotowanie planów finansowych, budżetów i prognoz w celu zarządzania przyszłymi działaniami biznesowymi. Plany są wykorzystywane między innymi do decydowania o tym, ile pieniędzy zostanie wydanych na co, ile pracowników lub innych zasobów będzie potrzebnych i jakie środki firma chce wdrożyć. Informacje te są przede wszystkim potrzebne kierownictwu, działowi finansowemu i kierownikom centrów kosztów.

Ważnymi instrumentami w obszarze planowania są

  • Budżetowanie: Przygotowywanie budżetów na określone okresy (zwykle jeden rok) dla różnych obszarów lub projektów w firmie. Budżety służą jako wytyczne i cele finansowe.
  • Planowanie finansowe: długoterminowe planowanie przepływów pieniężnych w celu określenia płynności, wymogów kapitałowych i źródeł finansowania. Planowanie finansowe obejmuje planowanie wymogów kapitałowych, planowanie zasobów finansowych i planowanie płynności.
  • Rachunek przepływów pieniężnych: Prognozuje przepływy pieniężne, które wpływają i wypływają z firmy w celu monitorowania i zabezpieczenia płynności. Jest to kluczowe narzędzie krótko- i średnioterminowego planowania finansowego.
  • Ocena inwestycji: Ocenia rentowność inwestycji przy użyciu metod takich jak metoda wartości bieżącej netto, metoda wewnętrznej stopy zwrotu, obliczanie amortyzacji i metoda renty rocznej. Analizy te wspierają decyzje dotyczące inwestycji kapitałowych.
  • Analiza progu rentowności: Określa punkt, w którym całkowite koszty i całkowite przychody produktu lub projektu są równe, tj. nie ma zysku ani straty. Pomaga to ocenić wykonalność finansową.
  • Analiza scenariuszy: Opracowuje różne scenariusze ”co by było, gdyby” (najlepszy, najgorszy, realistyczny) w celu oceny potencjalnych przyszłości i ich wpływu na firmę.
  • Zarządzanie ryzykiem: Identyfikuje i ocenia ryzyko, które może negatywnie wpłynąć na osiągnięcie celów finansowych oraz opracowuje strategie minimalizacji ryzyka.
  • Prognoza krocząca: Dynamiczna metoda planowania, w której plany są regularnie aktualizowane w celu odzwierciedlenia zmian w środowisku biznesowym lub w celach firmy.

Ważne terminy w rachunkowości

Księgowość podwójnego zapisu (debet i kredyt)

Podwójne księgowanie jest podstawową zasadą w rachunkowości. Dla każdej transakcji biznesowej dokonywane są dwa wpisy: jeden debetowy i jeden kredytowy. Metoda ta zapewnia dokładność danych finansowych i gwarantuje, że bilans firmy jest zawsze zrównoważony.

Na przykład spółka kupuje na rachunek materiały biurowe o wartości 100 EUR. W tym przypadku materiały biurowe są ujmowane jako koszt po stronie debetowej rachunku kosztów, ponieważ zwiększają wartość zasobów firmy. Jednocześnie dokonywany jest zapis po stronie kredytowej konta zobowiązań, które reprezentuje dług spółki wobec dostawcy. W rezultacie zarówno aktywa (z tytułu posiadania materiałów biurowych), jak i pasywa (dług wobec dostawcy) zwiększają się o 100 EUR.

Przychody i koszty

Przychody obejmują wszystkie fundusze, które wpływają do firmy, na przykład poprzez sprzedaż towarów lub usług, dochody z odsetek lub dochody z wynajmu.

Wydatki, z drugiej strony, odnoszą się do pieniędzy wydanych na towary, usługi, wynagrodzenia lub inne potrzeby operacyjne.

Koszty i usługi

Koszty wynikają ze zużycia zasobów lub usług w celu wytworzenia produktów lub świadczenia usług. Obejmują one koszty materiałów, koszty personelu i inne wydatki.

Z drugiej strony, usługi odnoszą się do wartości towarów i usług wyprodukowanych przez firmę. Może to odnosić się do przychodów ze sprzedaży, ale także do usług świadczonych wewnętrznie, które nie są sprzedawane bezpośrednio.

Przychody i koszty

Dochód odnosi się do wszystkich wpływów wartości do spółki w okresie rozliczeniowym. Wynikają one ze sprzedaży produktów lub usług, przychodów z wynajmu lub odsetek.

Z drugiej strony, wydatki obejmują wszystkie wypływy wartości, które były niezbędne do wygenerowania dochodu, takie jak koszty materiałów, wynagrodzenia, amortyzacja lub koszty wynajmu.

Przychody i koszty są ujmowane w rachunku zysków i strat spółki.

Zysk i strata

Zysk powstaje, gdy przychody ze sprzedaży produktów lub usług są wyższe niż poniesione wydatki, w tym wszystkie koszty. Z drugiej strony strata ma miejsce, gdy wydatki przewyższają przychody.

Płynność i przepływy pieniężne

Płynność odnosi się do zdolności firmy do wypełniania krótkoterminowych zobowiązań finansowych: płacenia dostawcom, wypłacania wynagrodzeń i pokrywania innych bieżących wydatków. Jest to miara tego, jak szybko aktywa mogą zostać przekształcone w gotówkę w celu wypełnienia takich zobowiązań.

Przepływy pieniężne to kluczowa koncepcja oceny płynności. Pokazuje rzeczywisty przepływ środków pieniężnych w firmie – tj. różnicę między przychodzącymi i wychodzącymi przepływami pieniężnymi w określonym czasie. Istnieją trzy główne rodzaje przepływów pieniężnych:

  • Przepływy pieniężne z działalności operacyjnej: Przepływy pieniężne wynikające z normalnej działalności gospodarczej, takiej jak sprzedaż towarów i usług.
  • Przepływy pieniężne z inwestycji: Obejmują przepływy pieniężne z zakupu lub sprzedaży aktywów trwałych, takich jak maszyny lub budynki.
  • Przepływy pieniężne z działalności finansowej: Przepływy pieniężne związane z pozyskiwaniem i spłatą kapitału, w tym wypłatą dywidendy i zaciągniętymi pożyczkami.

Dodatnie przepływy pieniężne pokazują, że firma zarabia więcej pieniędzy niż wydaje, co jest oznaką dobrej kondycji finansowej.

Aktywa i pasywa

Aktywa stanowią majątek spółki, tj. wszystko, co spółka posiada lub do czego ma prawo. Obejmują one aktywa materialne, takie jak budynki, maszyny i zapasy, a także wartości niematerialne i prawne, takie jak patenty i prawa do znaków towarowych. Aktywa są dalej podzielone na aktywa obrotowe, które można zamienić na gotówkę w ciągu jednego roku (takie jak zapasy lub należności) oraz aktywa trwałe, które są wykorzystywane w dłuższej perspektywie (takie jak grunty i budynki).

Zobowiązania pokazują, jakie zobowiązania ma firma, tj. wszystko, co jest winna innym. Obejmują one zobowiązania krótkoterminowe, takie jak kredyty dostawców, które muszą zostać uregulowane w ciągu jednego roku, oraz zobowiązania długoterminowe, takie jak pożyczki, które są spłacane przez dłuższy okres czasu. Kapitał własny jest również wymieniony pod zobowiązaniami i reprezentuje wartość należną właścicielom spółki po odjęciu wszystkich zobowiązań.

Bilans spółki składa się z aktywów i pasywów; oba obszary muszą być zrównoważone. Zasada ta odzwierciedla fakt, że wszystkie zasoby spółki (aktywa) muszą być finansowane długiem (zobowiązania finansowane długiem) i majątkiem akcjonariuszy lub właścicieli (kapitał własny).

Należności i zobowiązania

Dłużnicy to klienci, którym firma sprzedała towary lub usługi na kredyt i którzy nadal mają zaległe płatności. W bilansie należności są ujmowane jako część aktywów obrotowych, ponieważ oczekuje się, że wygenerują środki pieniężne w ciągu roku obrotowego, gdy klienci zapłacą swoje faktury. Dłużnicy reprezentują zatem należności: Pieniądze, które są należne firmie.

Wierzyciele to dostawcy lub usługodawcy, którym spółka jest winna pieniądze, ponieważ otrzymała towary lub usługi na rachunek. Wierzyciele są wykazywani w bilansie jako zobowiązania krótkoterminowe, ponieważ zazwyczaj muszą zostać uregulowane w ciągu jednego roku. Stanowią one zobowiązania finansowe spółki wobec jej dostawców.

Jaka jest różnica między rachunkowością, księgowością i kontrolingiem?

Księgowość (lub rachunkowość) i kontrola są częścią rachunkowości.

Księgowość odnosi się do całego systemu rejestrowania, przetwarzania i analizowania informacji finansowych firmy.

Księgowość zajmuje się w szczególności systematycznym rejestrowaniem wszystkich transakcji finansowych firmy. Przygotowuje roczne sprawozdania finansowe i zapewnia zgodność z przepisami prawa.

Controlling wspiera kierownictwo w kierowaniu firmą poprzez monitorowanie procesów operacyjnych i planowanie. Jest zorientowany na przyszłość i koncentruje się na optymalizacji wyników firmy.

Interesujące fakty z bloga

FAQ dotyczące księgowości

Czym jest księgowość?

Księgowość odnosi się do systemu zarządzania przedsiębiorstwem w celu rejestrowania, monitorowania i analizowania wszystkich transakcji finansowych w firmie. Jest ona wykorzystywana zarówno do wewnętrznego zarządzania poprzez kluczowe dane liczbowe, jak i do zewnętrznego raportowania do interesariuszy.

Jakie są główne obszary rachunkowości?

Rachunkowość obejmuje w szczególności rachunkowość finansową (rejestrowanie transakcji biznesowych), rachunek kosztów i wyników (analizowanie i zarządzanie kosztami operacyjnymi i usługami), kontroling (dostarczanie informacji do celów zarządzania) oraz przygotowywanie rocznych sprawozdań finansowych i sprawozdawczości.

Dlaczego finanse i księgowość są ważne dla firm?

Ponieważ finanse i rachunkowość zapewniają przejrzystość w zakresie dochodów, wydatków, aktywów i pasywów, a tym samym przedstawiają sytuację ekonomiczną firmy. Umożliwia podejmowanie uzasadnionych decyzji, spełnia wymogi prawne i przyczynia się do stabilności i zarządzania firmą.

W jaki sposób księgowość jest powiązana z systemem ERP?

Kompleksowy system ERP integruje finanse i księgowość, zapewniając scentralizowane dane dotyczące księgowań, centrów kosztów, zamówień, zapasów i płatności. Integracja ta umożliwia analizowanie danych finansowych i wydajnościowych w czasie rzeczywistym oraz wspieranie zarządzania firmą za pomocą aktualnych informacji.

Jakie są cele finansów i rachunkowości?

Cele obejmują prawidłową i kompletną księgowość, terminowe przygotowywanie raportów finansowych, wyjaśnianie przyczyn odchyleń w stosunku do wartości docelowych oraz optymalizację wykorzystania zasobów i finansowania – wszystko w celu zapewnienia długoterminowych wyników firmy.

Jakie są wyzwania w finansach i księgowości?

Wyzwania wynikają z rosnących wymogów regulacyjnych, rosnącej ilości danych, integracji różnych systemów, zapewnienia wysokiej jakości danych oraz potrzeby dostarczania informacji finansowych i wyników coraz szybciej i dokładniej.