Definizione: cos’è la contabilità (gestionale)?

La contabilità è uno dei compiti essenziali di ogni azienda: tutti i processi o le transazioni valutabili dal punto di vista finanziario vengono registrati, strutturati e analizzati. Questo ti permette di avere una visione d’insieme delle tue risorse finanziarie e del successo delle tue attività.

Da un lato, queste informazioni consentono ai manager interni di pianificare e prendere decisioni migliori. Dall’altro, lo Stato obbliga le aziende a dotarsi di un sistema contabile corretto e a fornire informazioni alle autorità fiscali o agli investitori. Tra gli strumenti contabili più importanti ci sono la contabilità, il controlling, i conti economici, i bilanci e i rendiconti finanziari annuali.

I quattro compiti della contabilità

Documentazione

La legislazione prevede che tutte le transazioni commerciali di un’azienda debbano essere registrate in modo completo: vengono inserite nei cosiddetti conti. Anche i documenti associati, come fatture e bolle di consegna, vengono raccolti e archiviati. Questo per prevenire, ad esempio, le frodi e l’evasione fiscale. La documentazione è anche la base per tutte le altre attività contabili: un’azienda può essere gestita in modo responsabile solo se si conosce la sua situazione finanziaria.

Obbligo di informazione

Le società sono inoltre tenute a pubblicare determinati dati. Le autorità fiscali utilizzano i bilanci annuali per determinare il carico fiscale o altri obblighi di pagamento previsti dalla legge. Le banche, gli investitori o i fornitori vogliono conoscere la situazione di un’azienda prima di investire o concludere un affare.

Controllo

La direzione prende decisioni basate sui dati del sistema contabile. Può valutare quali attività portano i migliori risultati, quali processi devono essere ottimizzati o quali rischi sono imminenti. A tal fine, la direzione e i dirigenti ricevono regolarmente rapporti e analisi dal Controlling.

Pianificazione

Il management vuole anche prendere decisioni strategiche per il futuro. Per farlo, non ha bisogno solo dei dati attuali, ma anche di piani o previsioni sul probabile sviluppo dell’ azienda. Stabilisce gli obiettivi e sviluppa le misure per raggiungerli.

Sottoaree di contabilità

Contabilità finanziaria (contabilità esterna)

La contabilità finanziaria (FiBu) documenta tutte le transazioni aziendali e ne ricava dei report finanziari. Questi hanno lo scopo principale di fornire informazioni oggettive ai destinatari esterni:

  • Ufficio delle imposte e altre autorità statali
  • Dipendenti
  • Fornitori
  • Banche, creditori
  • Partner, investitori, azionisti
  • Stampa e pubblico

Importanti strumenti di contabilità finanziaria sono

  • Libro mastro: il libro mastro centrale in cui vengono registrate tutte le transazioni aziendali nei rispettivi conti. Fornisce una panoramica completa di tutte le attività finanziarie.
  • Libro mastro: viene utilizzato per registrare nel dettaglio specifiche transazioni aziendali che vengono riassunte nel libro mastro. Ne sono un esempio il registro dei crediti e dei debiti, il registro delle attività, il registro delle scorte, ecc.
  • Piano dei conti: Un elenco sistematico di tutti i conti utilizzati nella contabilità di un’azienda, organizzati secondo uno schema specifico.
  • Giornale (diario): Una registrazione cronologica di tutte le transazioni commerciali prima che vengano trasferite alla contabilità generale.
  • Elenco dei saldi: Un elenco che mostra tutti i saldi dei conti in un determinato momento. Viene utilizzato per controllare i saldi dei conti e preparare il bilancio annuale.
  • Libro cassa: registra tutti i movimenti di cassa, sia i depositi che i prelievi.
  • Conto economico (P&L): Mostra le entrate e le uscite di un’azienda in un determinato periodo di tempo e determina il profitto o la perdita.
  • Bilancio: un confronto tra le attività (attivo) e le passività (passivo) di un’azienda in un determinato momento, che rappresenta la situazione finanziaria. Di solito viene preparato per il bilancio annuale.
  • Note: Spiega e integra i dati presentati nel bilancio annuale e fa parte del bilancio annuale ufficiale.
  • Relazione sulla gestione: fornisce una panoramica della situazione economica dell’azienda, compresi gli sviluppi, i rischi e le prospettive. Questo aspetto è particolarmente importante per le società per azioni.

Il Codice Commerciale tedesco regola gli obblighi delle aziende nel contesto della contabilità finanziaria.

Lo scopo principale di quest’area è quello di fornire informazioni agli enti esterni. Tuttavia, i dati documentati vengono utilizzati anche per altri scopi interni.

Controlling (contabilità interna)

Il controlling supporta la direzione aziendale nel monitoraggio e nel controllo di tutti i processi aziendali. Fornisce dati come base per le decisioni interne. In particolare, controlla se i piani sono stati rispettati e gli obiettivi raggiunti. L’obiettivo è garantire la redditività e l’efficienza dell’azienda.

Le informazioni sono destinate alla direzione, ai dirigenti e ai responsabili dei centri di costo.

Importanti strumenti di controllo sono

  • Sistemi di contabilità dei costi: Vengono utilizzati per registrare, allocare e analizzare i costi. Questi includono la contabilità a costi pieni, a costi parziali, a costi di processo, a elementi di costo, a centri di costo, a unità di costo e a unità di costo.
  • Sistemi di cifre chiave: Le prestazioni dell’azienda vengono monitorate e valutate determinando singole cifre chiave significative, ad esempio il ROI (ritorno sugli investimenti) e il flusso di cassa (liquidità).
  • Gestione dei rischi: identificare, analizzare, valutare e gestire i rischi per garantire il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
  • Reporting: Preparazione sistematica di analisi e report sulle performance finanziarie e operative dell’azienda per le persone interne.

Statistiche aziendali e contabilità comparata

In quest’area vengono utilizzati metodi statistici e vari tipi di analisi e confronti per ottenere nuove conoscenze. A questo scopo vengono raccolti e analizzati sia i dati aziendali interni che quelli esterni. I potenziali destinatari delle analisi sono tutti i dipartimenti interni, che devono essere supportati nel controllo, nella pianificazione e in altre decisioni.

Strumenti o metodi importanti in quest’area sono

  • Statistica descrittiva: comprende la descrizione, la preparazione e la visualizzazione di serie di dati. Include misure come media, mediana, modalità, dispersione e la creazione di distribuzioni di frequenza.
  • Statistica inferenziale: permette di trarre conclusioni sulla popolazione sulla base di campioni. Metodi come gli intervalli di confidenza e i test di ipotesi sono comuni in questo ambito.
  • Analisi delle serie temporali: analizza i dati raccolti in un determinato periodo di tempo per identificare tendenze, fluttuazioni stagionali e modelli ciclici.
  • Dati indicizzati: Vengono utilizzati per mostrare il cambiamento relativo delle variabili economiche nel tempo o rispetto a un periodo di riferimento. Ne sono un esempio gli indici di prezzo, quantità e valore.
  • Analisi di correlazione e regressione: determinano la relazione tra due o più variabili. Mentre l’analisi di correlazione misura la forza e la direzione di una relazione, l’analisi di regressione cerca di modellare la natura della relazione e di fare previsioni.
  • Benchmarking: confronto sistematico di processi, prodotti o servizi con quelli dei concorrenti più forti o delle aziende considerate migliori del settore, al fine di individuare le lacune nelle prestazioni e ricavare misure di miglioramento.
  • Analisi ABC: un metodo per classificare gli oggetti (ad esempio clienti, prodotti) in base alla loro importanza, dove A è la categoria più importante e C la meno importante. Spesso viene utilizzato per dare priorità alle misure di gestione.

Calcolo della pianificazione

La pianificazione comprende la preparazione di piani finanziari, bilanci e previsioni per gestire le future attività aziendali. Tra le altre cose, i piani vengono utilizzati per decidere quanto denaro verrà speso per cosa, quanto personale o altre risorse saranno necessarie e quali misure un’azienda vuole implementare. Queste informazioni sono richieste principalmente dalla direzione, dal dipartimento finanziario e dai responsabili dei centri di costo.

Strumenti importanti nell’ambito della pianificazione sono

  • Budgeting: la preparazione di budget per periodi specifici (di solito un anno) per varie aree o progetti all’interno dell’azienda. I budget servono come linee guida e obiettivi finanziari.
  • Pianificazione finanziaria: pianificazione a lungo termine dei flussi di cassa per determinare la liquidità, il fabbisogno di capitale e le fonti di finanziamento. La pianificazione finanziaria comprende la pianificazione del fabbisogno di capitale, la pianificazione delle fonti di finanziamento e la pianificazione della liquidità.
  • Rendiconto finanziario: prevede i flussi di cassa in entrata e in uscita dall’azienda per monitorare e garantire la liquidità. È uno strumento fondamentale per la pianificazione finanziaria a breve e medio termine.
  • Valutazione degli investimenti: valuta la redditività degli investimenti utilizzando metodi quali il metodo del valore attuale netto, il metodo del tasso di rendimento interno, il calcolo dell’ammortamento e il metodo della rendita. Queste analisi supportano le decisioni sugli investimenti di capitale.
  • Analisi di break-even: determina il punto in cui i costi totali e i ricavi totali di un prodotto o di un progetto sono uguali, cioè non ci sono profitti o perdite. Questo aiuta a valutare la fattibilità finanziaria.
  • Analisi degli scenari: sviluppa vari scenari ”what-if” (caso migliore, caso peggiore, realistico) per valutare i potenziali futuri e il loro impatto sull’azienda.
  • Gestione del rischio: identifica e valuta i rischi che potrebbero compromettere il raggiungimento degli obiettivi finanziari e sviluppa strategie per ridurre al minimo i rischi.
  • Previsione continua: Un metodo di pianificazione dinamico in cui i piani vengono aggiornati regolarmente per riflettere i cambiamenti dell’ambiente commerciale o degli obiettivi dell’azienda.

Termini contabili importanti

Contabilità in partita doppia (addebito e accredito)

La contabilità a partita doppia è un principio fondamentale della contabilità. Per ogni transazione commerciale vengono effettuate due registrazioni: una a debito e una a credito. Questo metodo assicura l’accuratezza dei dati finanziari e garantisce che il bilancio di un’azienda sia sempre in equilibrio.

Ad esempio, un’azienda acquista materiale per ufficio per un valore di 100 euro in acconto. In questo caso, le forniture per ufficio vengono registrate come spesa nel lato di debito del conto spese perché aumentano il valore delle risorse dell’azienda. Allo stesso tempo, viene effettuata una registrazione a credito del conto delle passività, che rappresenta il debito dell’azienda nei confronti del fornitore. Di conseguenza, sia le attività (dovute al possesso delle forniture per ufficio) che le passività (il debito verso il fornitore) aumentano di 100 euro.

Entrate e uscite

Le entrate comprendono tutti i fondi che affluiscono all’azienda, ad esempio attraverso la vendita di beni o servizi, gli interessi attivi o le entrate derivanti da affitti.

Le spese, invece, si riferiscono al denaro speso per beni, servizi, stipendi o altri requisiti operativi.

Costi e servizi

I costi derivano dal consumo di risorse o servizi per la creazione di prodotti o la fornitura di servizi. Comprendono i costi dei materiali, i costi del personale e altre spese.

I servizi, invece, si riferiscono al valore dei beni e dei servizi prodotti da un’azienda. Possono riferirsi ai ricavi delle vendite, ma anche ai servizi forniti internamente che non vengono venduti direttamente.

Entrate e uscite

Il reddito si riferisce a tutti i flussi di valore in entrata in un’azienda in un periodo contabile. Si tratta di entrate derivanti dalla vendita di prodotti o servizi, da affitti o da interessi.

Le spese, invece, comprendono tutti i flussi di valore in uscita necessari per generare il reddito, come i costi dei materiali, gli stipendi, l’ammortamento e i costi di locazione.

Le entrate e le uscite vengono rilevate nel conto economico dell’azienda.

Conto economico

Il profitto si verifica quando le entrate derivanti dalla vendita di prodotti o servizi sono superiori alle spese sostenute, incluse tutte le spese. Una perdita, invece, si verifica quando le spese superano le entrate.

Liquidità e flusso di cassa

La liquidità si riferisce alla capacità di un’azienda di adempiere ai propri obblighi finanziari a breve termine: Pagare i fornitori, pagare gli stipendi e coprire altre spese correnti. Si tratta di una misura della rapidità con cui le attività possono essere convertite in contanti per adempiere a tali obblighi.

Il flusso di cassa è un concetto chiave per valutare la liquidità. Mostra l’effettivo movimento di denaro in un’azienda, ovvero la differenza tra i flussi di cassa in entrata e in uscita in un determinato periodo di tempo. Esistono tre tipi principali di flusso di cassa:

  • Flusso di cassa operativo: flusso di cassa derivante dalle normali attività commerciali, come la vendita di beni e servizi.
  • Flusso di cassa da investimento: include i flussi di cassa derivanti dall’acquisto o dalla vendita di attività fisse come macchinari o edifici.
  • Flusso di cassa da finanziamento: flussi di cassa associati alla raccolta e al rimborso di capitale, compresi i pagamenti di dividendi e i prestiti.

Un flusso di cassa positivo indica che un’azienda sta guadagnando più denaro di quanto ne spenda, il che è un segno di salute finanziaria.

Attività e passività

Le attività rappresentano il patrimonio di un’azienda, ovvero tutto ciò che l’azienda possiede o su cui ha diritto. Comprendono beni materiali come edifici, macchinari e inventari, nonché beni immateriali come brevetti e diritti di marchio. Le attività sono ulteriormente suddivise in attività correnti, che possono essere convertite in denaro entro un anno (come le scorte o i crediti), e attività non correnti, che vengono utilizzate a lungo termine (come i terreni e gli edifici).

Le passività mostrano gli obblighi dell’azienda, ovvero tutto ciò che deve ad altri. Queste includono passività correnti, come i crediti verso i fornitori che devono essere saldati entro un anno, e passività non correnti, come i prestiti che vengono rimborsati in un periodo di tempo più lungo. Anche il patrimonio netto è elencato tra le passività e rappresenta il valore dovuto ai proprietari dell’azienda dopo che tutte le passività sono state dedotte.

Il bilancio di una società è composto da attività e passività; entrambe le aree devono essere bilanciate. Questo principio riflette il fatto che tutte le risorse di un’azienda (attività) devono essere finanziate dal debito (passività finanziate dal debito) e dalle proprietà degli azionisti o dei proprietari (patrimonio netto).

Crediti e debiti

I debitori sono clienti ai quali un’azienda ha venduto beni o servizi a credito e che devono ancora effettuare i pagamenti. Nello stato patrimoniale, i debiti sono rilevati come parte delle attività correnti, in quanto si prevede che generino liquidità entro un esercizio finanziario quando i clienti pagheranno le loro fatture. I debiti rappresentano quindi dei crediti: denaro dovuto all’azienda.

I creditori sono fornitori o prestatori di servizi a cui un’azienda deve del denaro perché ha ricevuto beni o servizi in acconto. I creditori sono elencati tra le passività correnti nel bilancio, poiché di solito devono essere saldati entro un anno. Rappresentano gli obblighi finanziari di un’azienda nei confronti dei suoi fornitori.

Che differenza c’è tra contabilità, tenuta dei libri e controlling?

La contabilità (o contabilità) e il controllo fanno parte della contabilità.

La contabilità si riferisce all’intero sistema di registrazione, elaborazione e analisi delle informazioni finanziarie di un’azienda.

La contabilità si occupa in particolare della registrazione sistematica di tutte le transazioni finanziarie di un’azienda. Prepara i bilanci annuali e garantisce la conformità alle norme di legge.

Il controlling supporta la direzione nella gestione dell’azienda monitorando i processi operativi e la pianificazione. È orientato al futuro e si concentra sull’ottimizzazione delle prestazioni aziendali.

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FAQ sulla contabilità

Che cos’è la contabilità?

La contabilità si riferisce al sistema di gestione aziendale per registrare, monitorare e analizzare tutte le transazioni finanziarie di un’azienda. Viene utilizzata sia per la gestione interna attraverso le cifre chiave, sia per la rendicontazione esterna agli stakeholder.

Quali sono le principali aree della contabilità?

La contabilità comprende, in particolare, la contabilità finanziaria (registrazione delle transazioni commerciali), la contabilità dei costi e delle prestazioni (analisi e gestione dei costi operativi e dei servizi), il controlling (fornitura di informazioni a fini gestionali) e la preparazione di bilanci e relazioni annuali.

Perché la finanza e la contabilità sono importanti per le aziende?

Perché la finanza e la contabilità creano trasparenza sulle entrate, le uscite, le attività e le passività e quindi descrivono la situazione economica di un’azienda. Permette di prendere decisioni fondate, soddisfa i requisiti legali e contribuisce alla stabilità e alla gestione dell’azienda.

Come si collega la contabilità a un sistema ERP?

Un sistema ERP completo integra finanza e contabilità fornendo dati centralizzati su registrazioni, centri di costo, ordini, inventari e pagamenti. Questa integrazione permette di analizzare i dati finanziari e di performance in tempo reale e di supportare la gestione dell’azienda con informazioni aggiornate.

Quali sono gli obiettivi della finanza e della contabilità?

Gli obiettivi includono una contabilità corretta e completa, la preparazione tempestiva di relazioni finanziarie, il chiarimento delle cause degli scostamenti rispetto ai valori target e l’ottimizzazione dell’uso delle risorse e dei finanziamenti, il tutto con l’obiettivo di garantire le prestazioni dell’azienda nel lungo periodo.

Quali sono le sfide della finanza e della contabilità?

Le sfide derivano dall’aumento dei requisiti normativi, dalla crescita dei volumi di dati, dall’integrazione di sistemi diversi, dalla garanzia di un’elevata qualità dei dati e dalla necessità di fornire informazioni finanziarie e sulle performance in modo sempre più rapido e preciso.