¿Qué es una hoja de especificaciones?
En el pliego de condiciones, el cliente describe en forma de texto los resultados que espera del trabajador como parte de un pedido: las entregas y los servicios, así como los criterios o requisitos que éstos deben cumplir. En proyectos complejos, como en la construcción o el desarrollo de software, las especificaciones son una parte indispensable de la gestión de proyectos.
El documento se dirige principalmente a los clientes potenciales. Lo utilizan como base para elaborar las especificaciones y los presupuestos. Posteriormente, la hoja de especificaciones pasa a formar parte del contrato de obra. También sirve para documentar las expectativas internas de un proyecto y coordinarlas entre todas las partes implicadas.
¿En qué ámbitos se requieren especificaciones?
Cuanto mayor o más complejo es un proyecto, más importantes son las especificaciones. Se utiliza sobre todo en ámbitos técnicos en los que los productos tienen que cumplir numerosas especificaciones. Algunos ejemplos:
- Desarrollo de software y hardware
- Introducción de sistemas informáticos en las organizaciones
- Ingeniería mecánica y de instalaciones
- Construcción de edificios e ingeniería civil
- Grandes campañas de marketing y publicidad
- Desarrollo de productos industriales
¿Para qué sirve una hoja de especificaciones?
El éxito de un proyecto depende en gran medida de la calidad del pliego de condiciones. Cumple los siguientes propósitos durante el transcurso del proyecto:
Recoger y armonizar las expectativas
En un proyecto suelen participar distintos grupos de interés. Tienen requisitos, expectativas y objetivos diferentes. Toda esta información se
En la mayoría de los casos, no se pueden cumplir todos los requisitos; a veces incluso se contradicen entre sí. Tales contradicciones ya aparecen en las especificaciones. Entonces se puede llegar a un compromiso. Cuando todas las partes implicadas aprueban las especificaciones finalizadas, se comprometen con los acuerdos conjuntos. Así se evitan en la medida de lo posible los conflictos en el proceso posterior.
Base de las especificaciones y ofertas de los proveedores
Los contratistas potenciales redactan un pliego de condiciones en el que describen la realización concreta del proyecto. El pliego de condiciones les proporciona todos los requisitos y condiciones marco que deben cumplir. Si esta información sólo se comunicara verbalmente o sin estructura por parte del cliente, seguramente habría numerosos malentendidos y se perdería mucho.
Evaluar las especificaciones
El cliente debe comprobar las especificaciones del contratista antes de hacer el pedido. Para ello, el cliente evalúa si la solución descrita en las especificaciones se corresponde con los requisitos de la especificación de requisitos y de qué manera.
Pasa a formar parte del contrato
Tanto el pliego de condiciones como la especificación de requisitos forman parte de un contrato de obra entre el cliente y el contratista. En principio, la especificación de requisitos sirve de directriz para la realización del proyecto. Debe describir todo lo que hay que entregar y con qué calidad. A veces, sin embargo, los requisitos se olvidan o no quedan claros en las especificaciones; esto no debería ocurrir, pero ocurre. En este caso, la especificación de requisitos proporciona información sobre lo que el cliente pretendía originalmente.
Plantilla de hoja de especificaciones ERP
Tu proyecto, tu plan: ¡utiliza nuestra plantilla de muestra para las especificaciones de tu ERP y sienta las bases para una implantación de ERP con éxito!
¿Cuál es la diferencia entre una especificación de requisitos y una especificación funcional?
Las especificaciones y las especificaciones funcionales difieren en tres aspectos: Autor, contenido y finalidad.
Especificaciones
- Autor: Lo escribe el cliente.
- Contenido: Describe las expectativas y requisitos generales del resultado del proyecto. A menudo se mantiene en un nivel superior, más general.
- Finalidad: Sirve de base para la elaboración del pliego de condiciones por parte de los posibles contratistas.
Especificaciones
- Autor: Creado por el contratista a partir del pliego de condiciones.
- Contenido: Describe detalladamente cómo se cumplirán los requisitos de la hoja de especificaciones y qué especificaciones tendrá el producto.
- Finalidad: Sirve de base para el contrato vinculante del proyecto y el cálculo de costes, así como de directriz para la realización y aceptación del proyecto.
Para saber más: La diferencia entre especificaciones y especificaciones funcionales en detalle
Contenido: ¿Qué debe contener una hoja de especificaciones?
Los pliegos de condiciones tienen un aspecto muy diferente según el sector y el proyecto. Al crearlos, hay que centrarse en las dos áreas siguientes:
Situación inicial
- ¿Cuál es la situación de la empresa en la que se aborda el proyecto?
- ¿Qué problemas pretende resolver el proyecto?
- ¿Qué objetivos se pretenden alcanzar con el resultado del proyecto?
Lista de servicios y requisitos
- ¿Qué hay que entregar o fabricar específicamente y en qué calidad y condiciones?
- ¿Qué funciones debe tener la solución? ¿Qué tareas debe cumplir?
- ¿Qué especificaciones técnicas o valores característicos debe tener la solución?
- ¿Cómo debe encajar la solución en el contexto correspondiente (por ejemplo, interfaces con otros sistemas)?
- ¿Qué normas y requisitos legales debe cumplir la solución?
- ¿Qué otras condiciones marco se aplican al proyecto?
- ¿Qué experiencia o certificaciones debe tener el contratista?
- ¿Qué métodos de gestión de proyectos, control, etc. deben utilizarse en el proyecto?
- Condiciones contractuales: ¿Cómo y cuándo se prestarán, aceptarán y pagarán los servicios? ¿Qué garantías ofrece el contratista?
Requisitos funcionales y no funcionales en la hoja de especificaciones
| Categoría | Requisitos funcionales | Requisitos no funcionales |
| Definición de | Describe lo que debe hacer el sistema (funciones y características). | Describe en qué medida el sistema cumple determinados requisitos. |
| Objetivo | Mapeo de procesos empresariales y tareas específicas. | Garantizar la calidad, la seguridad y el rendimiento. |
| Ejemplo de requisitos (sistema ERP) | Gestión de datos de clientes y proveedores | Tiempo de respuesta inferior a 2 segundos para las consultas de datos |
| Creación de facturas y albaranes | Disponibilidad: 99,9 % de media anual | |
| Automatización de la gestión de almacenes | Escalabilidad hasta 10.000 usuarios | |
| Informes y análisis | Cumplimiento de la normativa GDPR | |
| Administración de usuarios y asignación de derechos | Facilidad de uso (usabilidad) | |
| Prioridad | A menudo se define primero | Se añade a continuación para garantizar la calidad |
| Mensurabilidad | A través de determinados escenarios de prueba | A menudo es más difícil de medir, requiere pruebas especiales (por ejemplo, pruebas de carga) |
| Frecuencia de cambio | Cambios más frecuentes con nuevos procesos empresariales | Más estable, pero puede verse influido por los avances técnicos |
| Responsabilidad | Jefes de producto, departamentos especializados | Arquitectos de sistemas, responsables de seguridad informática |
- Los requisitos funcionales describen las tareas y procesos directos que el sistema ERP debe asignar.
- Los requisitos no funcionales definen las características de calidad y las condiciones marco que debe cumplir el sistema para funcionar con eficacia, seguridad y facilidad de uso.
Una buena especificación de requisitos contiene ambos tipos de requisitos para garantizar que el sistema ERP soporta los procesos empresariales deseados, además de funcionar de forma estable y con un alto rendimiento.
Los requisitos se describen en forma de texto. Los elementos visuales ayudan a comprender mejor las descripciones y los contextos, por ejemplo Tablas, croquis, dibujos técnicos, diagramas, etc. En el apéndice de las especificaciones también puede incluirse información complementaria, como fichas técnicas, informes de pruebas o un glosario de términos técnicos.
¿Cómo de detalladas deben ser las especificaciones?
El nivel de detalle adecuado es uno de los factores decisivos en las especificaciones. Los posibles niveles de detalle son – con transiciones fluidas:
- Descripciones aproximadas de situaciones, problemas, objetivos, sistemas y entornos
- Historias de usuario o casos de uso, funciones y tareas
- Descripción de requisitos, características y directrices
- Descripción detallada de los requisitos, especificaciones más precisas
- Normativa precisa, especificaciones técnicas, indicadores de rendimiento y calidad
Hay que encontrar el nivel de detalle adecuado para cada requisito individual. La regla básica es: tan breve como sea posible, tan largo y detallado como sea necesario. Los autores de las especificaciones deben plantearse las siguientes preguntas: ¿Es absolutamente necesario que un requisito se cumpla de una forma muy concreta? ¿O queremos que un requisito se resuelva de la mejor manera posible?
En caso de duda, la segunda opción es la mejor. Los clientes tienen experiencia de muchos proyectos y suelen conocer soluciones más elegantes y eficaces. Los contratistas, en cambio, suelen tener una perspectiva limitada: sólo saben cómo les han funcionado las cosas hasta ahora. Pero es precisamente este enfoque el que ha provocado los problemas que ahora hay que resolver.
Por tanto, los niveles de detalle 2 y 3 son ideales para la mayoría de los requisitos funcionales: describen los casos de uso y las funciones, así como los requisitos generales. Sólo deben hacerse especificaciones más precisas cuando las condiciones técnicas o del marco legal no dejen otra opción. En ámbitos muy regulados por la ley, por ejemplo, las especificaciones son, por tanto, más detalladas.
Normas y directrices específicas del sector
Algunas normas proporcionan directrices sobre cómo deben elaborarse los pliegos de condiciones en general o para sectores específicos:
- DIN 69901-5Esta norma alemana describe 110 términos básicos de gestión de proyectos, incluida la especificación de requisitos.
- ISO/IEC/IEEE 29148Esta norma internacional especifica procesos para la gestión de requisitos de sistemas (técnicos) y software. Contiene instrucciones completas para crear documentos de requisitos, incluidas las especificaciones.
- VDI/VDE 3694Esta directriz de la Asociación de Ingenieros Alemanes (VDI) y la Asociación de Electrotécnicos (VDE) proporciona recomendaciones para las especificaciones de los sistemas de automatización (tecnología de producción, tecnología energética, tecnología de medición).
- CEI 62366Esta norma describe los requisitos de usabilidad de los productos sanitarios. Es relevante para las especificaciones en este ámbito.
- ISO 9001 no es una norma de especificaciones. Establece los requisitos de los sistemas de gestión de la calidad: por ejemplo, procesos claramente definidos, decisiones basadas en hechos y cooperación de confianza entre todas las partes implicadas. Estos principios también se aplican a la creación de especificaciones.
Plantilla de hoja de especificaciones ERP
Tu proyecto, tu plan: ¡utiliza nuestra plantilla de muestra para las especificaciones de tu ERP y sienta las bases para una implantación de ERP con éxito!
FAQ zu Lastenheft:
Ist ein Lastenheft sinnvoll?
Ist ein Lastenheft sinnvoll?
Der Auftragnehmer kann bestimmte Ergebnisse vom Auftragnehmer nur einfordern, wenn diese im Lastenheft beschrieben sind. Ist das Ergebnis mangelhaft, muss der Auftragnehmer kostenlos nachbessern. Fehlt eine Anforderung im Lastenheft, müsste der Auftraggeber die Mehrkosten für nachträgliche Anpassungen bezahlen.
