Specifiche

In quali aree sono richieste le specifiche?

Più un progetto è grande o complesso, più le specifiche sono importanti. Si usa soprattutto nelle aree tecniche in cui i prodotti devono soddisfare numerose specifiche. Alcuni esempi:

• Sviluppo di software e hardware
• Introduzione dei sistemi IT nelle organizzazioni
• Ingegneria impiantistica e meccanica
• Costruzioni edili e ingegneria civile
• Grandi campagne di marketing e pubblicità
• Sviluppo di prodotti industriali

Qual è lo scopo di una scheda tecnica?

Il successo di un progetto dipende in larga misura dalla qualità delle specifiche. Nel corso del progetto, le specifiche soddisfano i seguenti obiettivi:

Raccogliere e armonizzare le aspettative

Di solito in un progetto sono coinvolti diversi gruppi di interesse. Hanno requisiti, aspettative e obiettivi diversi. Tutte queste informazioni vengono raccolte, strutturate e documentate durante la creazione delle specifiche. In questo modo si garantisce che nulla venga trascurato.

Nella maggior parte dei casi, non tutti i requisiti possono essere soddisfatti; a volte sono addirittura in contraddizione tra loro. Tali contraddizioni sono già evidenti nelle specifiche. Si può quindi trovare un compromesso. Quando tutte le parti coinvolte approvano le specifiche finali, si impegnano a rispettare gli accordi comuni. In questo modo si evitano il più possibile i conflitti nel processo successivo.

Base per le specifiche e le offerte dei fornitori

I potenziali appaltatori redigono un capitolato d’oneri in cui descrivono la realizzazione concreta del progetto. Le specifiche forniscono loro tutti i requisiti e le condizioni quadro che devono soddisfare. Se queste informazioni fossero comunicate solo verbalmente o in modo non strutturato dal cliente, ci sarebbero sicuramente numerosi malintesi e molto andrebbe perso.

Valutare le specifiche

Il cliente deve verificare le specifiche dell’appaltatore prima di effettuare l’ordine. A tal fine, il cliente valuta se e come la soluzione descritta nelle specifiche corrisponde ai requisiti della specifica dei requisiti.

Diventa parte del contratto

Il capitolato e le specifiche dei requisiti sono entrambi parte di un contratto di lavoro tra il cliente e l’appaltatore. In linea di principio, la specifica dei requisiti serve come linea guida per la realizzazione del progetto. Deve descrivere tutto ciò che deve essere consegnato e con quale qualità. A volte, però, i requisiti vengono dimenticati o non sono chiari nelle specifiche: non dovrebbe succedere, ma succede. In questo caso, la specifica dei requisiti fornisce informazioni su ciò che il cliente intendeva originariamente.

Qual è la differenza tra una specifica dei requisiti e una specifica funzionale?

Le specifiche e le specifiche funzionali si differenziano per tre aspetti: Autore, contenuto e scopo.

Specifiche

• Autore: è scritto dal cliente.
• Contenuto: descrive le aspettative e i requisiti generali per il risultato del progetto. Spesso rimane a un livello più alto e generale.
• Scopo: serve come base per la preparazione delle specifiche da parte dei potenziali appaltatori.

Specifiche

• Autore: Creato dall’appaltatore sulla base delle specifiche.
• Contenuto: Descrive in dettaglio come saranno soddisfatti i requisiti della scheda tecnica e quali saranno le specifiche del prodotto.
• Scopo: serve come base per il contratto vincolante del progetto e per il calcolo dei costi, nonché come linea guida per la realizzazione e l’accettazione del progetto.

Scopri di più: La differenza tra specifiche e specifiche funzionali in dettaglio

Contenuto: Cosa c’è in una scheda tecnica?

Le specifiche hanno un aspetto molto diverso a seconda del settore e del progetto. Quando le crei, devi concentrarti sulle due aree seguenti:

Situazione iniziale

• Qual è la situazione dell’azienda in cui si sta affrontando il progetto?
• Quali sono i problemi che il progetto intende risolvere?
• Quali sono gli obiettivi da raggiungere con il risultato del progetto?

Elenco dei servizi e dei requisiti

• Che cosa deve essere consegnato o prodotto nello specifico e in quale qualità e condizione?
• Quali funzioni deve avere la soluzione? Quali compiti deve svolgere?
• Quali specifiche tecniche o valori caratteristici deve avere la soluzione?
• Come deve inserirsi la soluzione nel rispettivo contesto (ad esempio, le interfacce con altri sistemi)?
• Quali standard e requisiti legali deve soddisfare la soluzione?
• Quali altre condizioni quadro si applicano al progetto?

• Quali esperienze o certificazioni deve avere l’appaltatore?
• Quali metodi di gestione del progetto, di controllo, ecc. dovrebbero essere utilizzati nel progetto?
• Condizioni contrattuali: Come e quando i servizi devono essere forniti, accettati e pagati? Quali garanzie offre l’appaltatore?

Requisiti funzionali e non funzionali nella scheda delle specifiche

• I requisiti funzionali descrivono le attività e i processi diretti che il sistema ERP deve mappare.
• I requisiti non funzionali definiscono le caratteristiche qualitative e le condizioni quadro che il sistema deve soddisfare per funzionare in modo efficiente, sicuro e facile da usare.

Una buona specifica dei requisiti contiene entrambi i tipi di requisiti per garantire che il sistema ERP supporti i processi aziendali desiderati e che funzioni in modo stabile e con prestazioni elevate.

I requisiti sono descritti in forma testuale. Gli elementi visivi aiutano a comprendere meglio le descrizioni e i contesti, ad esempio: Tabelle, schizzi, disegni tecnici, diagrammi e così via. In appendice alle specifiche possono essere incluse informazioni supplementari come schede tecniche, rapporti di prova o un glossario di termini tecnici.

Quanto devono essere dettagliate le specifiche?

Il giusto livello di dettaglio è uno dei fattori decisivi delle specifiche. I livelli di dettaglio possibili sono: – con transizioni fluide:

1. Descrizioni approssimative di situazioni, problemi, obiettivi, sistemi e ambienti.
2. Storie utente o casi d’uso, funzioni e compiti
3. Descrizione dei requisiti, delle caratteristiche e delle linee guida
4. Descrizione dettagliata dei requisiti, specifiche più precise
5. Regolamenti precisi, specifiche tecniche, indicatori di performance e di qualità

È necessario trovare il giusto livello di dettaglio per ogni singola esigenza. La regola di base è: il più breve possibile, lungo e dettagliato quanto necessario. Gli autori delle specifiche dovrebbero porsi le seguenti domande: È assolutamente necessario che un requisito sia soddisfatto in un modo molto specifico? Oppure vogliamo che un requisito sia risolto nel miglior modo possibile?

In caso di dubbio, la seconda opzione è quella migliore. I clienti hanno esperienza di molti progetti e di solito conoscono soluzioni più eleganti ed efficienti. Gli appaltatori, invece, hanno spesso una prospettiva limitata: sanno solo come sono andate le cose per loro finora. Ma è proprio questo approccio che ha portato ai problemi che ora devono essere risolti.

I livelli di dettaglio 2 e 3 sono quindi ideali per la maggior parte dei requisiti funzionali: descrivono i casi d’uso e le funzioni, oltre ai requisiti generali. Specifiche più precise dovrebbero essere realizzate solo quando le condizioni tecniche o legali non lasciano altra scelta. In aree fortemente regolamentate dalla legge, ad esempio, le specifiche sono più dettagliate.

Standard e linee guida specifiche del settore

Alcuni standard forniscono linee guida su come redigere le specifiche in generale o per settori specifici:

1. DIN 69901-5Questo standard tedesco descrive 110 termini di base per la gestione dei progetti, tra cui le specifiche dei requisiti.
2. ISO/IEC/IEEE 29148Questo standard internazionale specifica i processi per la gestione dei requisiti dei sistemi (tecnici) e del software. Contiene istruzioni complete per la creazione di documenti sui requisiti, comprese le specifiche.
3. VDI/VDE 3694Questa linea guida dell’Associazione degli Ingegneri Tedeschi (VDI) e dell’Associazione per l’Ingegneria Elettrica (VDE) fornisce raccomandazioni per le specifiche dei sistemi di automazione (tecnologia di produzione, tecnologia energetica, tecnologia di misurazione).
4. IEC 62366Questo standard descrive i requisiti per l’usabilità dei dispositivi medici. È rilevante per le specifiche di quest’area.
5. LA ISO 9001 non è uno standard per le specifiche. Stabilisce i requisiti dei sistemi di gestione della qualità: ad esempio, processi chiaramente definiti, decisioni basate sui fatti e collaborazione fiduciosa tra tutte le parti coinvolte. Questi principi si applicano anche alla creazione delle specifiche.

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