Lastenheft und Pflichtenheft sind zwei Begriffe, die bei ERP-Entscheidern oft Verwirrung auslösen. Sie gelten als Synonyme, obwohl es sich in der Praxis um Dokumente mit unterschiedlicher Zielsetzung handelt.
Lastenheft und Pflichtenheft sind nicht identisch. Beide Begriffe synonym zu verwenden, führt schnell zu Missverständnissen – gerade in der Kommunikation mit Partnern oder Dienstleistern. Um diese Probleme zu vermeiden, sollten sich angehende ERP-Entscheider rechtzeitig mit der Bedeutung beider Dokumente vertraut machen.
Lastenheft
Das ERP-Lastenheft wird vom Kunden verfasst und enthält alle Informationen, die für die Auswahl eines ERP-Systems relevant sind. Dazu zählen:
- Kontextinformationen (z. B. Unternehmensgröße, Standorte oder aktuelle IT-Infrastruktur)
- Funktionale Anforderungen (z. B. Feinplanung oder Lagerverwaltung)
- Nicht-funktionale Anforderungen (z. B. mobile Anwendbarkeit oder Schnittstellen)
Die Fertigstellung des Lastenhefts ist der Startschuss für die ERP-Auswahl. Die Anforderungsanalyse ist abgeschlossen und das Unternehmen hat definiert, was das neue ERP-System können muss. Von da an geht es darum, einen geeigneten Anbieter zu finden, der diese Anforderungen erfüllt.
Aus Sicht des Auftraggebers bildet das Lastenheft einen Rahmen fĂĽr die ERP-Auswahl. In dem Dokument sind alle Ăśberlegungen und Entscheidungen festgehalten. Bei Fragen oder Unklarheiten wird in der Regel das Lastenheft zurate gezogen.
Aus Sicht des Auftragnehmers erklärt das Lastenheft im Detail, was der Auftraggeber von ihm erwartet. Das Dokument enthält alle Anforderungen und Spezifikationen des Kunden. Falls ein Fit vorliegt, kann der ERP-Anbieter das Lastenheft als Input verwenden, um Informationsmaterial und Workshops vorzubereiten.
Vereinfacht gesagt: Das Lastenheft dokumentiert, welche Anforderungen der Kunde an ein ERP-System stellt.
Pflichtenheft
Das Pflichtenheft entsteht nach Abschluss der ERP-Auswahl. Es wird vom ERP-Anbieter verfasst und dokumentiert, wie er die Anforderungen im Lastenheft technisch umsetzen will.
Genau wie das Lastenheft bildet das Pflichtenheft ein Framework für den weiteren Projektverlauf. Es enthält zum einen Soll-Zustände auf Prozessebene, die als Ziele vereinbart wurden. Zum anderen beschreibt es detailliert, mit welchen technischen Möglichkeiten, Funktionen und Konfigurationen des ERP-Systems diese Soll-Zustände realisiert werden.
Abseits der Rahmenbedingungen dient das Pflichtenheft als Abnahmekriterium für die implementierte ERP-Lösung. Am Ende des Projekts überprüfen beide Seiten, ob die Software wie im Pflichtenheft vereinbart umgesetzt wurde und alle funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen erfüllt.
Das Pflichtenheft ist für beide Seiten rechtlich bindend. Der Auftraggeber bestätigt mit der Unterzeichnung, dass der dokumentierte Soll-Zustand seinen Wünschen entspricht. Der Auftragnehmer erklärt sich einverstanden, die festgehaltenen Leistungen zu erbringen. Spätere Änderungen am Dokument, egal von welcher Seite, sind ohne Vertragsanpassung nicht mehr möglich.
Vereinfacht gesagt: Das Pflichtenheft beschreibt, wie der ERP-Anbieter die Anforderungen des Kunden umsetzen wird.
Was ist der Unterschied zwischen dem Lastenheft und Pflichtenheft?
Oberflächlich betrachtet haben Lasten- und Pflichtenheft durchaus Gemeinsamkeiten. Beide enthalten Problembeschreibungen, Anforderungen und Erwartungen an die neue ERP-Lösung. Das ist auch nicht verwunderlich, denn beide Dokumente bauen aufeinander auf. Das Pflichtenheft ist quasi die Antwort des ERP-Anbieters auf die Fragen, die der Auftraggeber im Lastenheft gestellt hat.
ERP-Lastenheft und -Pflichtenheft sind nicht identisch! Sie synonym zu betrachten führt zu Missverständnissen.
Der Unterschied zwischen den zwei Dokumenten liegt in ihrer Funktion. Das Lastenheft wird zu Beginn des ERP-Projekts erstellt und hat keinen konzeptionellen Fokus. Es enthält hauptsächlich Wünsche und Anforderungen des Kunden, ohne auf die Umsetzung einzugehen. Für den Kunden ist das Lastenheft eine Zieldefinition, für den ERP-Anbieter ein Briefing-Dokument.
Das Pflichtenheft wird zu Beginn der Implementierungsphase erstellt. Es enthält eine detaillierte Lösungsbeschreibung und fest definierte Soll-Zustände, auf die sich beide Seiten geeinigt haben. Es hat einen praxisorientierteren Fokus als das Lastenheft. Aus Sicht des Kunden dokumentiert das Pflichtenheft, welche Funktionen und Eigenschaften das fertige Produkt mitbringen muss. Für den Anbieter beschreibt es dagegen die Leistungen, die er im Rahmen des abgeschlossenen Vertrags erbringen muss.
| Lastenheft | Pflichtenheft |
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Praxisbeispiel: ERP-Lastenheft und Pflichtenheft im Maschinenbau
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen mit rund 150 ERP-Anwendern sucht ein neues ERP-System. Das Unternehmen fertigt Maschinen nach Kundenauftrag. Im Lastenheft beschreibt es seine Anforderungen. Der ausgewählte ERP-Anbieter konkretisiert anschließend im Pflichtenheft, wie diese im Projekt umgesetzt werden. Die folgenden fünf Beispiele zeigen vereinfacht, wie sich die Formulierungen unterscheiden.
| Thema | Lastenheft: Anforderung des Kunden | Pflichtenheft: Konkretisierung durch den ERP-Anbieter |
|---|---|---|
| 1. Stücklisten aus der Konstruktion übernehmen | „Das ERP-System muss freigegebene Stücklisten aus unserem bestehenden PDM-System übernehmen können. Eine erneute manuelle Erfassung soll entfallen. Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.“ | „Wir richten eine Schnittstelle ein, die bei Freigabe einer Stückliste im PDM-System Artikelnummern, Mengen, Einheiten und Revisionsstände an das ERP-System überträgt. Neue Revisionen werden als eigene Stücklistenversion gespeichert. Bereits freigegebene Fertigungsaufträge behalten ihren bisherigen Stand; eine Übernahme von Änderungen erfordert die Freigabe der Arbeitsvorbereitung.“ |
| 2. Fertigungstermine realistisch planen | „Das ERP-System muss Fertigungsaufträge unter Berücksichtigung verfügbarer Maschinenkapazitäten und benötigter Materialien planen können. Die Arbeitsvorbereitung muss erkennen können, wenn ein zugesagter Liefertermin gefährdet ist.“ | „Wir konfigurieren die Fertigungsplanung mit Arbeitsplänen, Maschinenkalendern und Schichtzeiten. Die Terminberechnung berücksichtigt die darin hinterlegten Bearbeitungszeiten, belegte Kapazitäten sowie bestätigte Materialzugänge. Liegt der berechnete Fertigstellungstermin nach dem Solltermin, wird der Auftrag in der Planungsübersicht rot markiert.“ |
| 3. Materialbedarf rechtzeitig erkennen | „Das ERP-System muss fehlendes Material für Kunden- und Fertigungsaufträge frühzeitig erkennen und den Einkauf bei der termingerechten Beschaffung unterstützen.“ | „Wir richten einen täglichen Dispositionslauf um 5 Uhr ein. Dieser gleicht auftragsbezogene Bedarfe mit verfügbaren Beständen, Reservierungen und offenen Bestellungen ab. Für ungedeckte Bedarfe erzeugt das System Bestellvorschläge mit Menge und Bestelltermin unter Berücksichtigung der hinterlegten Wiederbeschaffungszeit. Der Einkauf prüft die Vorschläge und gibt sie zur Bestellung frei.“ |
| 4. Auftragskosten nachvollziehen | „Für jeden Maschinenauftrag müssen die geplanten und tatsächlich angefallenen Material-, Fertigungs- und Fremdleistungskosten gegenübergestellt werden können. Abweichungen müssen bereits während der Auftragsbearbeitung erkennbar sein.“ | „Wir ordnen Materialentnahmen, Zeitrückmeldungen und Fremdleistungsbuchungen dem jeweiligen Maschinenauftrag zu. Material wird zu den festgelegten Bewertungspreisen, Fertigungszeit zu den hinterlegten Stundensätzen bewertet. Eine Auftragsauswertung zeigt je Kostenart die Plankosten, die bisher gebuchten Istkosten sowie die absolute und prozentuale Abweichung zum Gesamtplan.“ |
| 5. Verbaute Komponenten zurückverfolgen | „Für jede ausgelieferte Maschine muss nachvollziehbar sein, welche seriennummernpflichtigen Komponenten tatsächlich verbaut wurden. Der Service muss diese Informationen anhand der Maschinenseriennummer abrufen können.“ | „Wir kennzeichnen die betreffenden Artikelstämme als seriennummernpflichtig. Bei der Montage wird die Seriennummer jeder verbauten Komponente erfasst und der Maschinenseriennummer zugeordnet. Der Fertigungsauftrag kann erst abgeschlossen werden, wenn alle erforderlichen Seriennummern vorliegen. In der Maschinenakte kann der Service die zugeordneten Komponenten einsehen.“ |
Die Beispiele sind verkürzte Auszüge. Im vollständigen Pflichtenheft werden zusätzlich etwa Datenfelder, Berechnungsregeln, Ausnahmen und Abnahmekriterien festgelegt. So lässt sich später prüfen, ob die vereinbarte Umsetzung die Anforderungen erfüllt.
Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen beiden Dokumenten zu kennen. Aus rechtlicher Sicht macht es zum Beispiel einen großen Unterschied, ob etwas im Lastenheft oder im Pflichtenheft festgehalten wurde. Daher sollten Sie darauf achten, die Begriffe nicht synonym zu verwenden. Sonst provozieren Sie nur Missverständnisse.
Wenn Sie mehr über das Lastenheft und seinen Aufbau erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“. Es erklärt genau, worauf Sie bei der Erstellung des Dokuments achten sollten.
