Co to jest arkusz specyfikacji?
W specyfikacji klient opisuje w formie tekstowej wyniki, jakich oczekuje od pracownika w ramach zamówienia: dostawy i usługi, a także kryteria lub wymagania, które muszą one spełniać. W złożonych projektach, takich jak budowa lub rozwój oprogramowania, specyfikacje są nieodzowną częścią zarządzania projektem.
Dokument ten jest skierowany przede wszystkim do potencjalnych klientów. Wykorzystują go oni jako podstawę do sporządzenia specyfikacji i kosztorysów. Arkusz specyfikacji staje się później częścią umowy o dzieło. Służy również do udokumentowania wewnętrznych oczekiwań projektu i ich koordynacji między wszystkimi zaangażowanymi stronami.
W jakich obszarach wymagane są specyfikacje?
Im większy lub bardziej złożony jest projekt, tym ważniejsze są specyfikacje. Jest on stosowany głównie w obszarach technicznych, w których produkty muszą spełniać liczne specyfikacje. Kilka przykładów:
- Rozwój oprogramowania i sprzętu
- Wprowadzanie systemów informatycznych w organizacjach
- Inżynieria zakładowa i mechaniczna
- Budownictwo i inżynieria lądowa
- Duże kampanie marketingowe i reklamowe
- Rozwój produktów przemysłowych
Jaki jest cel arkusza specyfikacji?
Sukces projektu zależy w dużej mierze od jakości specyfikacji. Spełnia ona następujące cele w trakcie trwania projektu:
Zbieranie i harmonizowanie oczekiwań
W projekt zaangażowane są zazwyczaj różne grupy interesu. Mają one różne wymagania, oczekiwania i cele. Wszystkie te
W większości przypadków nie wszystkie wymagania mogą zostać spełnione; czasami są one nawet ze sobą sprzeczne. Takie sprzeczności są już widoczne w specyfikacjach. Można wówczas znaleźć kompromis. Gdy wszystkie zaangażowane strony zatwierdzą sfinalizowane specyfikacje, zobowiązują się do wspólnych uzgodnień. Pozwala to w miarę możliwości uniknąć konfliktów w dalszym procesie.
Podstawa specyfikacji i ofert od dostawców
Potencjalni wykonawcy sporządzają specyfikację, w której opisują konkretną realizację projektu. Specyfikacje dostarczają im wszystkich wymagań i warunków ramowych, które muszą spełnić. Gdyby informacje te były przekazywane przez klienta wyłącznie ustnie lub w sposób nieuporządkowany, z pewnością doszłoby do wielu nieporozumień i wiele by stracono.
Ocena specyfikacji
Klient musi sprawdzić specyfikacje wykonawcy przed złożeniem zamówienia. W tym celu klient ocenia, czy i w jaki sposób rozwiązanie opisane w specyfikacji odpowiada wymaganiom ze specyfikacji wymagań.
Staje się częścią umowy
Zarówno specyfikacja, jak i specyfikacja wymagań stanowią część umowy o dzieło między klientem a wykonawcą. Zasadniczo specyfikacja wymagań służy jako wytyczne dla realizacji projektu. Musi ona opisywać wszystko, co musi zostać dostarczone i w jakiej jakości. Czasami jednak wymagania są zapomniane lub niejasne w specyfikacji – nie powinno się to zdarzyć, ale się zdarza. W takim przypadku specyfikacja wymagań dostarcza informacji o tym, co pierwotnie zamierzał klient.
Szablon arkusza specyfikacji ERP
Twój projekt, Twój plan: Skorzystaj z naszego przykładowego szablonu specyfikacji ERP i połóż podwaliny pod udane wdrożenie systemu ERP!
Jaka jest różnica między specyfikacją wymagań a specyfikacją funkcjonalną?
Specyfikacje i specyfikacje funkcjonalne różnią się w trzech aspektach: Autor, treść i cel.
Specyfikacje
- Autor: Jest napisany przez klienta.
- Treść: Opisuje ogólne oczekiwania i wymagania dotyczące wyniku projektu. Często pozostaje na wyższym, bardziej ogólnym poziomie.
- Cel: Służy jako podstawa do przygotowania specyfikacji przez potencjalnych wykonawców.
Specyfikacje
- Autor: Stworzony przez wykonawcę na podstawie specyfikacji.
- Zawartość: Szczegółowo opisuje, w jaki sposób zostaną spełnione wymagania arkusza specyfikacji i jakie specyfikacje będzie miał produkt.
- Cel: Służy jako podstawa wiążącej umowy projektowej i kalkulacji kosztów, a także jako wytyczne dotyczące realizacji i odbioru projektu.
Dowiedz się więcej: Szczegółowa różnica między specyfikacjami a specyfikacjami funkcjonalnymi
Zawartość: Co powinno znaleźć się w arkuszu specyfikacji?
Specyfikacje wyglądają bardzo różnie w zależności od branży i projektu. Podczas ich tworzenia należy skupić się na następujących dwóch obszarach:
Sytuacja początkowa
- Jaka jest sytuacja firmy, w której realizowany jest projekt?
- Jakie problemy ma rozwiązać projekt?
- Jakie cele mają zostać osiągnięte dzięki wynikom projektu?
Lista usług i wymagań
- Co konkretnie należy dostarczyć lub wyprodukować oraz w jakiej jakości i stanie?
- Jakie funkcje powinno mieć rozwiązanie? Jakie zadania powinno spełniać?
- Jakie specyfikacje techniczne lub wartości charakterystyczne musi posiadać rozwiązanie?
- W jaki sposób rozwiązanie musi pasować do danego kontekstu (np. interfejsy do innych systemów)?
- Jakie standardy i wymogi prawne musi spełniać rozwiązanie?
- Jakie inne warunki ramowe mają zastosowanie do projektu?
- Jakie doświadczenie lub certyfikaty musi posiadać wykonawca?
- Jakie metody zarządzania projektem, kontroli itp. należy zastosować w projekcie?
- Warunki umowne: W jaki sposób i kiedy usługi mają być świadczone, odbierane i opłacane? Jakie gwarancje oferuje wykonawca?
Wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne w arkuszu specyfikacji
| Kategoria | Wymagania funkcjonalne | Wymagania niefunkcjonalne |
| Definicja | Opisz , co system powinien robić (funkcje i cechy). | Opisz , jak dobrze system spełnia określone wymagania. |
| Cel | Mapowanie procesów biznesowych i konkretnych zadań. | Zapewnienie jakości, bezpieczeństwa i wydajności. |
| Przykładowe wymagania (system ERP) | Zarządzanie danymi klientów i dostawców | Czas odpowiedzi poniżej 2 sekund dla zapytań o dane |
| Tworzenie faktur i dowodów dostawy | Dostępność: średnio 99,9% rocznie | |
| Automatyzacja zarządzania magazynem | Skalowalność do 10 000 użytkowników | |
| Raportowanie i analizy | Zgodność z przepisami RODO | |
| Administracja użytkownikami i przypisywanie uprawnień | Łatwość użytkowania (użyteczność) | |
| Priorytet | Jest często definiowany jako pierwszy | Następnie jest dodawany w celu zapewnienia jakości |
| Mierzalność | Poprzez określone scenariusze testowe | Często trudniejsze do zmierzenia, wymagają specjalnych testów (np. testów obciążeniowych). |
| Częstotliwość zmian | Częstsze zmiany wraz z nowymi procesami biznesowymi | Bardziej stabilny, ale może podlegać wpływom postępu technicznego |
| Odpowiedzialność | Menedżerowie produktu, wyspecjalizowane działy | Architekci systemów, specjaliści ds. bezpieczeństwa IT |
- Wymagania funkcjonalne opisują bezpośrednie zadania i procesy, które system ERP musi odwzorować.
- Wymagania niefunkcjonalne definiują cechy jakościowe i warunki ramowe, które system powinien spełniać, aby działał wydajnie, bezpiecznie i był przyjazny dla użytkownika.
Dobra specyfikacja wymagań zawiera oba typy wymagań, aby zapewnić, że system ERP obsługuje pożądane procesy biznesowe, a także działa stabilnie i z wysoką wydajnością.
Wymagania są opisane w formie tekstowej. Elementy wizualne pomagają lepiej zrozumieć opisy i konteksty, na przykład: Tabele, szkice, rysunki techniczne, diagramy itp. Informacje uzupełniające, takie jak arkusze danych, raporty z testów lub glosariusz terminów technicznych mogą być również zawarte w załączniku do specyfikacji.
Jak szczegółowe powinny być specyfikacje?
Odpowiedni poziom szczegółowości jest jednym z decydujących czynników w specyfikacji. Możliwe poziomy szczegółowości to – z płynnymi przejściami:
- Zgrubne opisy sytuacji, problemów, celów, systemów i środowisk
- Historyjki użytkownika lub przypadki użycia, funkcje i zadania
- Opis wymagań, funkcji i wytycznych
- Szczegółowy opis wymagań, bardziej precyzyjne specyfikacje
- Precyzyjne przepisy, specyfikacje techniczne, wskaźniki wydajności i jakości
Należy znaleźć odpowiedni poziom szczegółowości dla każdego indywidualnego wymagania. Podstawowa zasada brzmi: tak krótko, jak to możliwe, tak długo i szczegółowo, jak to konieczne. Autorzy specyfikacji powinni zadać sobie następujące pytania: Czy jest absolutnie konieczne, aby wymaganie było spełnione w bardzo konkretny sposób? A może chcemy, aby wymaganie zostało rozwiązane w najlepszy możliwy sposób?
W razie wątpliwości, druga opcja jest lepsza. Klienci mają doświadczenie z wielu projektów i zazwyczaj znają bardziej eleganckie i wydajne rozwiązania. Wykonawcy, z drugiej strony, często mają ograniczoną perspektywę: wiedzą tylko, jak rzeczy działały dla nich do tej pory. Ale to właśnie takie podejście doprowadziło do problemów, które teraz trzeba rozwiązać.
Poziomy szczegółowości 2 i 3 są zatem idealne dla większości wymagań funkcjonalnych: opisują przypadki użycia i funkcje, a także wymagania ogólne. Bardziej precyzyjne specyfikacje powinny być tworzone tylko wtedy, gdy techniczne lub prawne warunki ramowe nie pozostawiają innego wyboru. Na przykład w obszarach, które są silnie regulowane przez prawo, specyfikacje są zatem bardziej szczegółowe.
Normy i wytyczne branżowe
Niektóre normy zawierają wytyczne dotyczące tego, w jaki sposób specyfikacje powinny być sporządzane ogólnie lub dla określonych sektorów:
- DIN 69901-5Ta niemiecka norma opisuje 110 podstawowych pojęć związanych z zarządzaniem projektami, w tym specyfikację wymagań.
- ISO/IEC/IEEE 29148Ta międzynarodowa norma określa procesy zarządzania wymaganiami (technicznymi) systemów i oprogramowania. Zawiera kompleksowe instrukcje dotyczące tworzenia dokumentów wymagań, w tym specyfikacji.
- VDI/VDE 3694Niniejsze wytyczne Stowarzyszenia Niemieckich Inżynierów (VDI) i Stowarzyszenia Inżynierii Elektrycznej (VDE) zawierają zalecenia dotyczące specyfikacji systemów automatyki (technologia produkcji, technologia energetyczna, technologia pomiarowa).
- IEC 62366Norma ta opisuje wymagania dotyczące użyteczności urządzeń medycznych. Jest to istotne dla specyfikacji w tym obszarze.
- ISO 9001 nie jest standardem specyfikacji. Określa wymagania dla systemów zarządzania jakością: na przykład jasno zdefiniowane procesy, decyzje oparte na faktach i oparta na zaufaniu współpraca między wszystkimi zaangażowanymi stronami. Zasady te mają również zastosowanie do tworzenia specyfikacji.
Szablon arkusza specyfikacji ERP
Twój projekt, Twój plan: Skorzystaj z naszego przykładowego szablonu specyfikacji ERP i połóż podwaliny pod udane wdrożenie systemu ERP!
FAQ zu Lastenheft:
Ist ein Lastenheft sinnvoll?
Ist ein Lastenheft sinnvoll?
Der Auftragnehmer kann bestimmte Ergebnisse vom Auftragnehmer nur einfordern, wenn diese im Lastenheft beschrieben sind. Ist das Ergebnis mangelhaft, muss der Auftragnehmer kostenlos nachbessern. Fehlt eine Anforderung im Lastenheft, müsste der Auftraggeber die Mehrkosten für nachträgliche Anpassungen bezahlen.
