Lastenheft

In welchen Bereichen werden Lastenhefte benötigt?

Je größer oder komplexer ein Projekt ist, desto wichtiger ist das Lastenheft. Es wird hauptsächlich in technischen Bereichen verwendet, bei denen Produkte zahlreiche Spezifikationen erfüllen müssen. Einige Beispiele:

• Software- und Hardware–Entwicklung
• Einführung von IT-Systemen in Organisationen
• Anlagen- und Maschinenbau
• Hoch- und Tiefbau
• Große Marketing- und Werbekampagnen
• Entwicklung von Industrieprodukten

Was ist der Zweck eines Lastenhefts?

Der Erfolg eines Projekts hängt stark von der Qualität des Lastenhefts ab. Im Projektverlauf erfüllt es folgende Zwecke:

Erwartungen sammeln und abstimmen

In der Regel sind verschiedene Interessengruppen an einem Projekt beteiligt. Sie haben unterschiedliche Anforderungen, Erwartungen und Ziele. Bei der Erstellung des Lastenhefts werden alle diese Informationen gesammelt, strukturiert und dokumentiert. So wird nichts übersehen.

Meistens können nicht alle Anforderungen erfüllt werden; manchmal widersprechen sie sich sogar. Solche Widersprüche fallen bereits im Lastenheft auf. Dann kann ein Kompromiss gefunden werden. Wenn alle Beteiligten das fertige Lastenheft abnehmen, verpflichten sie sich auf die gemeinsamen Vereinbarungen. So werden Konflikte im späteren Prozess möglichst vermieden.

Grundlage für Pflichtenheft und Angebote von Anbietern

Potenzielle Auftragnehmer erstellen ein Pflichtenheft, in dem sie eine konkrete Umsetzung des Projekts beschreiben. Aus dem Lastenheft erfahren sie alle Anforderungen und Rahmenbedingungen, die sie erfüllen müssen. Würden diese Informationen nur mündlich oder unstrukturiert vom Auftraggeber übermittelt, gäbe es sicherlich zahlreiche Missverständnisse, vieles würde untergehen.

Pflichtenheft bewerten

Der Auftraggeber muss das Pflichtenheft vom Auftragnehmer prüfen, bevor er den Auftrag erteilt. Dafür bewertet er, ob und wie die im Pflichtenheft beschriebene Lösung mit den Anforderungen aus dem Lastenheft übereinstimmt.

Wird Teil des Vertrags

Lasten- und Pflichtenheft werden beide Teil eines Werkvertrags zwischen Auftraggeber und -nehmer. Prinzipiell dient das Pflichtenheft als Leitfaden für die Projektumsetzung. Darin muss alles beschrieben sein, was in welcher Qualität geliefert werden muss. Manchmal werden jedoch im Pflichtenheft Anforderungen vergessen oder unklar formuliert – das sollte nicht vorkommen, tut es aber. In diesem Fall gibt das Lastenheft Aufschluss darüber, was der Auftraggeber ursprünglich beabsichtigt hat.

Welche Rolle spielt das Lastenheft in ERP-Projekten?

ERP-Einführungen zählen zu den komplexesten Veränderungsprojekten in Unternehmen, Sowohl technisch als auch organisatorisch und kulturell. Das Lastenheft übernimmt dabei eine Rolle, die über die klassische Anforderungsdokumentation hinausgeht: Es bringt die Anforderungen aller Stakeholder (wie Geschäftsführung, IT und Fachabteilungen) auf einen Nenner, bevor externe Lösungen und Verkaufsargumente das Bild trüben.

Zeitlich steht es am Ende der internen Vorbereitungsphase, nachdem Prozesse, Probleme und Ziele analysiert wurden und vor dem ersten Kontakt mit potenziellen Anbietern. Wer es erst parallel zur Anbieterauswahl entwickelt, verliert seinen größten Vorteil: die Unabhängigkeit von konkreten Produkten und Verkaufsargumenten.

Im ERP-Kontext kommt eine weitere Funktion hinzu, die in anderen Projekten seltener anfällt: Das Lastenheft zwingt Unternehmen dazu, ihre eigenen Prozesse präzise zu beschreiben. Dabei zeigt sich regelmäßig, welche Abläufe ineffizient, widersprüchlich oder schlicht nicht dokumentiert sind. Die Lastenheft-Erstellung wird so zum ersten konkreten Schritt in Richtung Prozessverbesserung, noch vor der eigentlichen Systemeinführung.

Das Lastenheft im ERP-Projektverlauf

Wie Sie das ERP-Lastenheft strukturiert aufbauen, lesen Sie in unserem Praxisleitfaden: Das ERP-Lastenheft – So schreiben Sie das perfekte Anforderungsprofil

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?

Lastenheft und Pflichtenheft unterscheiden sich in drei Aspekten: Urheber, Inhalt und Zweck.

Lastenheft

• Urheber: Wird vom Auftraggeber verfasst.
• Inhalt: Beschreibt allgemein die Erwartungen und Anforderungen an das Projektergebnis. Es bleibt oft auf einer höheren, allgemeineren Ebene.
• Zweck: Dient als Grundlage für die Erstellung des Pflichtenhefts durch potenzielle Auftragnehmer.

Pflichtenheft

• Urheber: Wird vom Auftragnehmer erstellt, auf Basis des Lastenhefts. 
• Inhalt: Beschreibt im Detail, wie die Anforderungen des Lastenhefts erfüllt werden und welche Spezifikationen das Produkt haben wird. 
• Zweck: Dient als Grundlage für den verbindlichen Projektvertrag und die Kostenkalkulation sowie als Leitfaden für die Umsetzung und Abnahme des Projekts.

Mehr erfahren: Der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft im Detail

Inhalt: Was gehört in ein Lastenheft?

Je nach Branche und Projekt sehen Lastenhefte ganz unterschiedlich aus. Der Fokus bei der Erstellung sollte auf den folgenden zwei Bereichen liegen:

Ausgangslage

• In welcher Situation befindet sich das Unternehmen, in der das Projekt in Angriff genommen wird?
• Welche Probleme sollen durch das Projekt gelöst werden?
• Welche Ziele sollen durch das Projektergebnis erreicht werden?

Liste der Leistungen und Anforderungen

• Was muss konkret geliefert oder hergestellt werden und in welcher Qualität und Beschaffenheit? 
• Welche Funktionen soll die Lösung haben? Welche Aufgaben soll sie erfüllen?
• Welche technischen Spezifikationen oder Kennwerte muss die Lösung haben? 
• Wie muss sich die Lösung in den jeweiligen Kontext einfügen (z. B. Schnittstellen zu anderen Systemen)?
• Welche Normen und gesetzlichen Anforderungen muss die Lösung erfüllen?
• Welche sonstigen Rahmenbedingungen gelten für das Projekt?

• Welche Erfahrungen oder Zertifizierungen muss der Auftragnehmer vorweisen können?
• Welche Methoden des Projektmanagements, Controllings usw. sollen im Projekt angewendet werden?
• Vertragliche Bedingungen: Wie und wann sollen die Leistungen erbracht, abgenommen und bezahlt werden? Welche Gewährleistungen bietet der Auftragnehmer?

Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen im Lastenheft

• Funktionale Anforderungen beschreiben die direkten Aufgaben und Prozesse, die das ERP-System abbilden muss.
• Nicht-funktionale Anforderungen definieren Qualitätsmerkmale und Rahmenbedingungen, die das System erfüllen soll, um effizient, sicher und benutzerfreundlich zu arbeiten.

Ein gutes Lastenheft enthält beide Anforderungsarten, um sicherzustellen, dass das ERP-System sowohl die gewünschten Geschäftsprozesse unterstützt als auch stabil und performant arbeitet.

Die Anforderungen werden textlich beschrieben. Visuelle Elemente helfen dabei, die Beschreibungen und Zusammenhänge besser zu verstehen, etwa: Tabellen, Skizzen, technische Zeichnungen, Diagramme und so weiter. Im Anhang zum Lastenheft können zudem ergänzende Informationen mitgegeben werden, wie Datenblätter, Testberichte oder ein Glossar mit Fachbegriffen.

Typische Fehler bei der Erstellung eines Lastenhefts

In der Praxis scheitern ERP-Projekte selten an der Technologie sondern häufiger daran, dass das Lastenheft seinen Zweck nicht erfüllt. Diese Fehler treten besonders häufig auf:

• Anforderungen zu vage formulieren: Unklare Beschreibungen führen dazu, dass Anbieter dasselbe Lastenheft unterschiedlich interpretieren und ihre Angebote damit nicht mehr vergleichbar sind.
• Lösungen statt Anforderungen beschreiben: Wer konkrete Funktionen vorgibt statt Prozesse und Ziele, schränkt den Handlungsspielraum der Anbieter unnötig ein und verbaut sich möglicherweise bessere Alternativen.
• Stakeholder zu spät einbinden: Fehlen Stimmen aus einzelnen Fachabteilungen, entstehen blinde Flecken, die dann als teure Nachforderungen in der Implementierung auftauchen.
• Anforderungen nicht priorisieren: Ohne Muss/Soll/Kann-Unterscheidung sind Angebote schwer vergleichbar und Abnahmen später unscharf.
• Schnittstellen und Datenmigration unterschätzen: Wer diese Punkte nur grob skizziert, bekommt dafür im Pflichtenheft und in der Kalkulation ebenfalls nur grobe Aussagen mit entsprechenden Risiken bei der Umsetzung.
• Abnahmekriterien nicht definieren: Fehlt die Antwort auf „Woran erkennen wir, dass eine Anforderung erfüllt ist?“, entstehen in Test- und Abnahmephasen Auslegungsstreitigkeiten.

Ein Lastenheft, das diese Fehler vermeidet, legt die Grundlage dafür, dass Anbieterauswahl, Implementierung und Abnahme auf denselben, verbindlich vereinbarten Maßstäben aufbauen.

Wie detailliert sollte das Lastenheft sein?

Die richtige Detailtiefe ist einer der entscheidenden Faktoren beim Lastenheft. Mögliche Detailebenen sind – mit fließenden Übergängen:

1. Grobe Beschreibungen von Situationen, Problemen, Zielen, Systemen und Umfeldern
2. User Stories oder Use Cases (Anwendungsfällen), Funktionen und Aufgaben
3. Beschreibung von Anforderungen, Merkmalen und Richtlinien
4. Detaillierte Beschreibung von Anforderungen, genauere Vorgaben
5. Exakte Vorschriften, technische Spezifikationen, Leistungs- und Qualitätskennzahlen

Für jede einzelne Anforderung muss der passende Detailgrad gefunden werden. Grundsätzlich gilt: so kurz wie möglich, so lang und detailliert wie nötig. Die Verfasser des Lastenhefts sollten sich jeweils die Fragen stellen: Ist es unbedingt nötig, dass eine Anforderung auf eine ganz bestimmte Weise erfüllt wird? Oder geht es uns darum, dass eine Anforderung auf die bestmögliche Weise gelöst wird?

Im Zweifelsfall ist die zweite Option die bessere. Die Auftraggeber haben Erfahrung aus vielen Projekten und kennen meist elegantere und effizientere Lösungen. Die Auftragnehmer haben dagegen oft eine beschränkte Sichtweise: sie wissen nur, wie es bisher bei ihnen selbst lief. Doch genau diese Vorgehensweise hat zu den Problemen geführt, die jetzt gelöst werden sollen.

Für den Großteil der funktionalen Anforderungen sind daher die Detailgrade 2 und 3 ideal: Anwendungsfälle und Funktionen sowie die allgemeinen Anforderungen zu beschreiben. Genauere Vorgaben sollten nur dort gemacht werden, wo etwa technische oder gesetzliche Rahmenbedingungen keine andere Wahl lassen. In Bereichen, die zum Beispiel stark gesetzlich reguliert sind, fallen Lastenhefte daher detaillierter aus.

Normen und branchenspezifische Richtlinien

Einige Normen geben Richtlinien vor, wie Lastenhefte allgemein oder für bestimmte Branchen erstellt werden sollten:

1. DIN 69901-5: Diese deutsche Norm beschreibt 110 grundlegende Begriffe aus dem Projektmanagement, darunter auch das Lastenheft.
2. ISO/IEC/IEEE 29148: Diese internationale Norm legt Prozesse für das Anforderungsmanagement von (technischen) Systemen und Software fest. Sie enthält umfassende Anleitungen zur Erstellung von Anforderungsdokumenten, einschließlich Lastenheften.
3. VDI/VDE 3694: Diese Richtlinie des Vereins Deutscher Ingenieure (VDI) und des Verbands der Elektrotechnik (VDE) gibt Empfehlungen für Lastenhefte für Automatisierungssysteme (Fertigungstechnik, Energietechnik, Messtechnik).
4. IEC 62366: Diese Norm beschreibt Anforderungen an die Gebrauchstauglichkeit (Usability) von medizinischen Geräten. Sie ist relevant für Lastenhefte in diesem Bereich.
5. ISO 9001 ist keine Norm für Lastenhefte. Sie legt die Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme fest: etwa klar definierte Prozesse, faktengestützte Entscheidungen und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten. Diese Grundsätze gelten auch für die Lastenheft-Erstellung.

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