RODO i system ERP: 5 obszarów działania w celu zapewnienia zgodności z RODO

Nieustający temat RODO: Ochrona danych zajmuje obecnie całe działy. Wydaje się, że niemożliwe jest dokładne spełnienie wymagań.

To prawda, wymagania są rzeczywiście bardzo wysokie i szczegółowe. Jednak odpowiednio skonfigurowane systemy i procesy IT znacznie ułatwiają wdrożenie ochrony danych. Jako centralne repozytorium danych, system ERP odgrywa równie kluczową rolę.

Jakie funkcje i środki można wykorzystać do optymalizacji systemu ERP pod tym kątem? Ten artykuł wyjaśnia 5 obszarów działania i wymienia najważniejsze środki.

Bezpłatny Whitepaper

Dowiedz się, dlaczego nowoczesne rozwiązanie ERP sprawia, że stare oprogramowanie do zarządzania projektami staje się zbędne.

Zamów teraz bezpłatnie

1. minimalizacja danych i ograniczenie celu

RODO stanowi, że należy gromadzić jak najmniej danych osobowych: tylko te, które są absolutnie niezbędne do danego celu. Dane te mogą być następnie wykorzystywane wyłącznie w pierwotnie określonym celu. W związku z tym pracownicy mogą mieć dostęp tylko do tych danych, które są im bezwzględnie potrzebne do wykonywania ich zadań (w związku z danym celem). Pełny dostęp dla wszystkich jest tabu.

Aby zapewnić zgodność z tymi zasadami, należy wdrożyć następujące środki:

• Regularnie sprawdzaj , jakie dane osobowe są przechowywane w Twoim systemie ERP i do czego są wykorzystywane. Konieczne może być dostosowanie procesów w celu zapewnienia zgodności z RODO.
• Zdefiniowanie jasnych ról i autoryzacji profile autoryzacji zgodnie z zasadą ”need-to-know”. Jakie są grupy pracowników w Twojej firmie i jakich danych potrzebują? Skonfiguruj odpowiednio prawa dostępu. Rozróżnij uprawnienia do odczytu, zapisu i usuwania. Nie każda osoba uprawniona do przeglądania danych musi mieć również możliwość ich edycji.
• Regularnie sprawdzaj również przypisane prawa dostępu. Dostosuj je, jeśli zadania lub obowiązki ulegną zmianie lub pracownicy odejdą z firmy.

Scentralizowane przypisywanie uprawnień i ról w systemie ERP pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Nie trzeba dwukrotnie dostosowywać uprawnień w kilku miejscach i występuje mniej błędów.

2. prawo do usunięcia danych

Tak zwane ”prawo do bycia zapomnianym” jest kluczową zasadą RODO. Osoby, których dane dotyczą, mogą zażądać usunięcia swoich danych osobowych, jeśli nie są one już potrzebne lub były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Jednakże inne obowiązki mają pierwszeństwo przed prawem do usunięcia danych, takie jak obowiązek przechowywania faktur lub innych dokumentów biznesowych. W takim przypadku należy dokonać rozróżnienia między danymi, które mogą zostać usunięte, a danymi, które nie mogą zostać usunięte.

Dla Twojej firmy oznacza to, że musisz być w stanie przetwarzać wnioski o usunięcie danych szybko i zgodnie z prawem. Zgodnie z prawem musisz również być w stanie przedstawić dowód usunięcia danych. Pomocne mogą być następujące środki:

• Uzyskaj przegląd i udokumentuj, gdzie przechowywane są dane osobowe.
• Upewnij się, że możesz szybko uzyskać dostęp do dotkniętych danych. Unikaj ”grobów danych”, które utrudniają ukierunkowane usuwanie. Przejrzysta struktura danych i zaawansowane funkcje wyszukiwania mają tutaj kluczowe znaczenie.
• Wdrożenie mechanizmów bezpiecznego usuwania danych.
• W przypadku wniosków o usunięcie, jak wspomniano powyżej, tylko niektóre dane osobowe mogą zostać usunięte ze względu na obowiązek przechowywania; inne dane muszą zostać zachowane. System ERP powinien zatem umożliwiać selektywne usuwanie poszczególnych rekordów danych – przy jednoczesnym zachowaniu integralności i spójności danych . Powiązane rekordy danych nie mogą być ”osierocone”. Należy dokładnie sprawdzić, jakie istnieją zależności i jak należy je traktować w przypadku usunięcia.

Jeśli system ERP przejmie centralną, wiodącą rolę w sieci danych, można znacznie łatwiej i szybciej znaleźć rekordy danych.

3. prawo do informacji i przenoszenia danych

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo wiedzieć , jakie dane są przetwarzane, w jakim celu i komu są ujawniane. Ponadto osoby fizyczne mogą zażądać przekazania swoich danych osobowych stronom trzecim, na przykład innemu dostawcy.

Użytkownik musi niezwłocznie odpowiadać na takie żądania. Aby wypełnić te obowiązki, konieczna jest przejrzystość w zakresie wewnętrznego gromadzenia danych i odpowiednich procesów:

• Dokumentowanie wszystkich procesów i etapów przetwarzania, w których ważną rolę odgrywają dane osobowe. Tworzenie szczegółowych katalogów procedur i opisów procesów.
• Automatycznie i proaktywnie informować osoby, których dane dotyczą, o przetwarzaniu ich danych, na przykład za pośrednictwem strony internetowej lub poczty elektronicznej.
• Upewnij się, że możesz szybko i w pełni reagować na żądania informacji od osób, których dane dotyczą. Ustanowienie jasnych obowiązków i procesów.
• Wdrożenie mechanizmów (w miarę możliwości zautomatyzowanych) w celu udostępnienia danych osobowych we wspólnym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

Skorzystaj z odpowiednich funkcji systemu ERP, takich jak katalogi przetwarzania, zarządzanie zgodami lub asystenci informacji.

4. bezpieczeństwo danych

RODO wymaga od firm nie tylko poufnego obchodzenia się z danymi osobowymi, ale także zapewnienia ich bezpieczeństwa. W tym celu należy podjąć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak te:

• Wykorzystaj funkcje bezpieczeństwa swojego systemu ERP we wszystkich obszarach. Obejmują one na przykład szyfrowany transfer danych, regularne kopie zapasowe danych, kontrolę dostępu i uwierzytelnianie dwuskładnikowe w celu uzyskania dostępu do systemu.
• Przechowuj dzienniki dostępu i zmian, aby móc śledzić podejrzane działania.
• Wdrożenie dodatkowych technicznych środków ochrony, takich jak zapory ogniowe, skanery antywirusowe i oprogramowanie do wykrywania włamań. Pomagają one rozpoznawać i odpierać ataki z zewnątrz.
• Zdefiniowanie jasnych wytycznych i procesów bezpieczeństwa. Określ, kto jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych, jak należy postępować w przypadku incydentów związanych z bezpieczeństwem i jak monitorować zgodność z wytycznymi.
• Starannie dokumentuj wszystkie podjęte środki bezpieczeństwa. Nie tylko spełnia to wymogi zgodności z RODO. Dokumentacja przyspiesza również rozwiązywanie problemów i naprawę w przypadku awarii.

System ERP jako centrum znacznie upraszcza koncepcję bezpieczeństwa danych: jeśli wszystkie dane osobowe są przechowywane w jednym miejscu, można skupić się na technicznych środkach ochrony.

Nawet najlepsza technologia jest bezużyteczna, jeśli pracownicy nie wiedzą, jak z niej korzystać. Pracownicy muszą być wyczuleni i przeszkoleni w zakresie krytycznych kwestii, takich jak ochrona danych.

5. uwrażliwianie i szkolenie pracowników

Nawet najlepsza technologia jest bezużyteczna, jeśli pracownicy nie wiedzą, jak z niej korzystać. Pracownicy muszą być uwrażliwieni i przeszkoleni w zakresie krytycznych kwestii, takich jak ochrona danych. Poniższe środki dowiodły swojej wartości:

• Uczyń ochronę danych tematem w swojej firmie. Regularnie inform uj o bieżących zmianach i wyzwaniach, na przykład poprzez spotkania pracowników, okólniki e-mail lub intranet.
• Oferuj regularne szkolenia na temat ochrony danych. Powinny one obejmować zarówno zasady prawne, jak i praktyczne wykorzystanie systemu ERP.
• Wyznaczenie inspektorów ochrony danych lub koordynatorów w poszczególnych działach. Pełnią oni rolę osób kontaktowych dla współpracowników i mogą zapewnić wsparcie w przypadku pytań lub problemów.
• Włączenie tematu ochrony danych do procesu wdrażania nowych pracowników.
• Poproś swojego dostawcę ERP o szkolenie lub materiały dotyczące zgodności z RODO.

Odpowiedzialność spoczywa na tobie

Systemy ERP oferują wiele funkcji umożliwiających techniczną realizację wymogów RODO. Jednak samo ich istnienie nie wystarczy, aby były w pełni zgodne z RODO.

Ostatecznie odpowiedzialność za zgodność z RODO spoczywa na Tobie. Upewnij się, że opcje są faktycznie wykorzystywane i zintegrowane z procesami operacyjnymi.

Zalecamy również współpracę z wyspecjalizowanym prawnikiem, jeśli chodzi o konkretne projektowanie i stosowanie wytycznych RODO w Twojej firmie. Zapewni on, że wszystkie wymogi prawne zostaną wdrożone prawidłowo, a firma będzie dosłownie po bezpiecznej stronie.

Nota prawna:

Bezpłatna i swobodnie dostępna zawartość tej strony internetowej została stworzona z największą możliwą starannością. Wyraźnie zaznaczamy jednak, że nie ponosimy żadnej gwarancji ani innej odpowiedzialności za dokładność, aktualność lub kompletność przewodników dziennikarskich i informacji zamieszczonych na tej stronie.

Treści zawarte na tej stronie internetowej nie stanowią porady prawnej dla firmy, na której można polegać w zakresie zgodności z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych – w szczególności RODO – ani nie mogą zastąpić indywidualnej porady prawnej.

Ponadto, uzyskując dostęp do tych bezpłatnych i swobodnie dostępnych treści, nie zostaje nawiązany żaden stosunek umowny między nami a użytkownikiem strony internetowej w przypadku braku odpowiedniego prawnie wiążącego zamiaru z naszej strony.