Definición: ¿Qué es la gestión del cambio?
La gestión del cambio describe métodos y técnicas para implantar cambios de gran alcance en una organización. Tras analizar la situación actual, se elabora un plan de cambio con objetivos concretos, que luego se pone en práctica y finalmente se supervisa su éxito. La gestión del cambio se centra en las personas, ya que los empleados suelen reaccionar al cambio con resistencia. Por tanto, el objetivo es conseguir su aceptación. Se les implica en el proceso de cambio y se les da la oportunidad de contribuir a darle forma.
Gestión del cambio frente a transformación
Los términos gestión del cambio y gestión de la transformación suelen utilizarse indistintamente. Sin embargo, existen algunas diferencias entre ambos conceptos.
La gestión del cambio se refiere a cambios en una organizaciónorganización para mejorarla paso a paso. El cambio puede referirse a un proceso concreto, a uno o varios departamentos o proyectos. Por tanto, puede ser relativamente bajo.
La transformación es más amplia y experimental. Implica cambiar fundamentalmente una organización. Por regla general, una transformación implica adaptar las estrategias, así como la cultura, los procesos y las herramientas. Si no está implicada toda la organización, al menos lo están grandes partes de ella. El objetivo es situar a la empresa en una posición más prometedora de cara al futuro.
Mientras que los procesos de cambio persiguen un resultado claramente mensurable , el objetivo de un proceso de transformación suele ser menos concreto y puede cambiar con el tiempo.
En pocas palabras, la gestión del cambio es un componente básico de la transformación. Por regla general, para realizar cambios fundamentales en una empresa se necesitan muchos proyectos de cambio, más pequeños o más grandes. Y mientras éstos se completan claramente, la transformación es un proceso continuo que exige a las empresas una gran agilidad.
¿Qué papel desempeña hoy la gestión del cambio en las empresas?
Las empresas llevan años enfrentándose a múltiples crisis. Esta omnicrisis, junto con metatendencias como la digitalización y la sostenibilidad Esto significa que las prácticas empresariales y los modelos de negocio anteriores ya no son competitivos. Las empresas deben buscar soluciones innovadoras para seguir siendo relevantes y dominar los avances disruptivos.
Esto requiere, en primer lugar, una voluntad fundamental de transformación. Ésta es la base para aplicar los cambios necesarios. ¿Cuáles podrían ser? He aquí algunos ejemplos:
- Ajuste de la estrategia empresarial
- Introducción de nuevos procesos de mecanizado
- Lanzamiento de un nuevo producto
- Entrada en nuevas áreas de negocio
- Fusión o absorción de competidores
Según el experto económico Jamais Cascio, actualmente los mercados se caracterizan psicológicamente por BANI: Fragilidad, Ansiedad, No Linealidad (Ansiosa) e Incomprensibilidad. Este estado de ánimo probablemente no sólo definirá la década de 2020, sino también la de 2030, y hará de la gestión del cambio un factor de éxito esencial. Esto se debe a que el concepto no sólo tiene en cuenta la aplicación práctica del cambio, sino que también se centra en los empleados y les ayuda a procesar bien psicológicamente este cambio.
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Gestión del cambio: 7 fases del cambio
Para que el cambio tenga éxito, los gestores del cambio deben comprender las fases psicológicas que atraviesan las personas durante el cambio. Un modelo probado para ello son las 7 fases del cambio según Richard K. Streich. Este modelo se basa en las investigaciones de Elisabeth Kübler-Ross de los años 60 y se utiliza con frecuencia en la gestión del cambio.
- Shock
Al principio, los empleados suelen experimentar shock e incredulidad ante el cambio anunciado. Es importante que los gestores del cambio creen transparencia y faciliten información inicial. Esto ayuda a disipar los temores y a generar confianza. - Rechazo
En la segunda fase, muchos empleados niegan la necesidad del cambio. Aquí, es tarea del directivo hacer hincapié en la urgencia del cambio mediante una comunicación clara y señalar los beneficios potenciales. Esto suele bastar para reducir la resistencia. - Perspectiva racional
Cada vez está más claro que el cambio es inevitable. Al mismo tiempo, existe un gran temor a lo desconocido entre los trabajadores. Los gestores del cambio deben basarse en argumentos racionales y mostrar a los empleados las oportunidades asociadas a los cambios. - Aceptación emocional
Los empleados empiezan a aceptar el cambio a nivel emocional. Se ha alcanzado el punto de inflexión en la crisis. El apoyo empático de los directivos es ahora crucial. Ayuda a motivar al equipo y les anima a adquirir nuevas habilidades para que puedan dominar el cambio. - Experimentación
Poco a poco, la plantilla empieza a adaptar activamente sus métodos de trabajo. Los empleados adquieren experiencia inicial con lo nuevo, cometen errores, logran éxitos… y refuerzan su sentido de la competencia en las nuevas circunstancias. Los gestores del cambio deben establecer una cultura positiva del error y apoyar los éxitos del aprendizaje con una retroalimentación apreciativa. - Realización
Los aspectos positivos del cambio están saliendo a la luz. Los empleados están comprendiendo mejor cómo el cambio puede mejorar su trabajo a largo plazo. Es tarea de los directivos reconocer estos éxitos. - Integración
El cambio pasa a formar parte de la vida laboral cotidiana. Las evaluaciones periódicas ayudan a garantizar el éxito del cambio a largo plazo.
Gestión del cambio: 5 modelos de éxito
El modelo de 7 fases se centra en la experiencia individual del cambio. Pero, ¿cómo pueden los gestores del cambio guiar con seguridad a la organización en su conjunto a través de un proceso de cambio? He aquí 5 métodos establecidos para practicar con éxito la gestión del cambio.
Modelo trifásico según Kurt Lewin
En la década de 1940, el psicólogo social alemán Kurt Lewin desarrolló un modelo para el cambio en grupos y organizaciones que hoy se considera un clásico de la gestión del cambio. Divide los procesos de cambio en tres fases:
- Descongelar (Descongelar)
- Cambia
- Congelar (Recongelar)
En primer lugar, se rompen las estructuras existentes. En el segundo paso, se introducen nuevas medidas y, por último, se estabiliza el cambio.
La fuerza del modelo reside en su sencillez: es fácil de entender y de aplicar. Sin embargo, el modelo no tiene en cuenta ninguna influencia dinámica, sino que piensa en el cambio de forma estrictamente lineal. Como modelo básico, sigue siendo relevante hoy en día. Sin embargo, en un mundo altamente complejo y dinámico, es más un punto de partida para conceptos globales que una solución autónoma.
El modelo 7-S de McKinsey
En los años 80, la consultora de gestión McKinsey desarrolló un modelo que identificó siete factores clave. Todos ellos están interrelacionados y deben tenerse en cuenta en un proceso de cambio: Strategy, Structure, Systems, Shared Values, Skills, Style and Staff (estrategia, estructura, sistemas, valores compartidos, habilidades, estilo de dirección y empleados).
El modelo sigue siendo utilizado por las empresas hoy en día, especialmente para la gestión de los ajustes culturales y estructurales. Esto se debe a que ayuda a alinear todos los elementos organizativos relevantes hacia un objetivo común. Sin embargo, los críticos critican que el modelo sigue siendo muy abstracto y apenas ofrece recomendaciones concretas para la acción. Además, se descuidan los factores ambientales y se refuerzan las estructuras existentes.
Modelo de 8 pasos según John Kotter
En 1995, el profesor de Harvard John Kotter desarrolló un modelo de 8 etapas como guía estructurada para los procesos de cambio, que se utiliza hoy en día sobre todo para los proyectos de mayor envergadura. El modelo se basa en el concepto de Kurt Lewin.
Los ocho pasos:
- Demostrar urgencia
- Construir una coalición de liderazgo
- Desarrollar la visión y la estrategia
- Comunicar la visión
- Eliminar obstáculos
- Busca el éxito rápido
- Impulsar nuevos cambios
- Anclar el cambio en la cultura
El modelo de 8 pasos obtiene una puntuación alta gracias a su estructura detallada y a que se centra en el compromiso y la motivación de los trabajadores. Sin embargo, al igual que el enfoque de Lewin, el modelo no es muy flexible y no fue diseñado para el dinámico mundo empresarial actual. También se centra mucho en el liderazgo jerárquico, que muchos consideran que ya no está en consonancia con los tiempos. No obstante, sigue siendo uno de los principales métodos de gestión del cambio en la actualidad.
Modelo de 5 fases según Wilfried Krüger
El modelo de 5 fases de Wilfried Krüger se desarrolló en 2004 y es, por tanto, uno de los conceptos de gestión del cambio más recientes. Divide el cambio en fases:
- Iniciación
- Concepto
- Movilización
- Realización
- Estabilización
El modelo es especialmente sólido a la hora de abordar los retos típicos de la gestión del cambio, por ejemplo mediante estrategias claras de comunicación y movilización. El modelo ofrece muchas
Modelo de los Tres Horizontes del Crecimiento
Otro modelo que se desarrolló a principios de la década de 2000 es el modelo de los Tres Horizontes de Crecimiento. Estructura los cambios en tres horizontes temporales: el estado actual (Horizonte 1), los ajustes a medio plazo (Horizonte 2) y las innovaciones a largo plazo (Horizonte 3).
El modelo es especialmente útil cuando las empresas aspiran a la innovación a largo plazo y al crecimiento sostenible. Esto se debe a que ayuda a equilibrar las necesidades actuales y las oportunidades futuras. Sin embargo, es difícil de aplicar en mercados dinámicos porque los factores externos suelen ser difíciles de predecir. No obstante, es un método valioso para la planificación estratégica y la gestión de la innovación.
7 herramientas imprescindibles para la gestión del cambio
Las soluciones digitales desempeñan un papel central en la aplicación del cambio. Ayudan a desarrollar y armonizar planes y a adaptar procesos.
Sistemas ERP
In ERP-Systemen werden Daten aus allen wichtigen Geschäftsbereichen gebündelt. Die Anwendungen legen damit die Basis für datengetriebene Innovationen sowie die Optimierung von Geschäftsmodellen und Prozessen. Für Change Manager sind sie ein wichtiges Tool, um den Status quo zu analysieren und Zukunftspotenziale zu entdecken. Die ERP-Lösung ist häufig auch das Tool, mit dem konkrete Veränderungen implementiert werden. Seine Leistungsfähigkeit entscheidet wesentlich über den Impact des Change-Projekts.
Más información: ¿Ha llegado el momento de cambiar tu sistema ERP?
Software de gestión de proyectos
Programme wie Asana, Trello oder Airtable unterstützen die Planung, Zuweisung und das Tracking von Aufgaben. Sie bündeln alle wichtigen Funktionen auf einer zentralen Plattform, um den Change-Prozess zu steuern und zu monitoren. Damit reduzieren sie Fehler und Missverständnisse im Projektmanagement und vereinfachen es, Ergebnisse zeitgerecht zu erreichen.
Herramientas de comunicación y colaboración
La colaboración fluida en los equipos y entre departamentos es fundamental para dominar el cambio. Herramientas como Microsoft Teams o Slack acortan los canales de comunicación mediante chats y videollamadas. Con sus canales y funciones de subir y compartir, garantizan un nivel de conocimiento estandarizado.
Sistemas de gestión del aprendizaje (SGA)
Veränderungen bedeuten für Mitarbeitende meist, dass sie neue Kompetenzen erwerben müssen. Mithilfe von Plattformen wie Moodle oder SAP SuccessFactors können Unternehmen ihr Wissensmanagement zentralisieren und spezifische Schulungen für ihre Angestellten bereitstellen. Die LMS bieten verschiedene Funktionen, um Lernfortschritte der Kursteilnehmenden zu tracken, Prüfungen zu integrieren und den Wissenstransfer übergreifend zu analysieren.
Herramientas de opinión y encuestas
Además de las pruebas finales de los cursos de formación, las encuestas pueden proporcionar información sobre el grado de éxito del proceso de cambio. Herramientas como SurveyMonkey o Qualtrics son ideales para registrar de forma anónima las necesidades y deseos de los empleados. Los comentarios detallados son muy valiosos para los gestores del cambio, ya que les permiten evaluar el progreso del proceso de forma más objetiva y planificar sus próximas medidas con mayor eficacia.
Herramientas de análisis de datos y BI
Mit Lösungen wie Tableau oder Power BI können Unternehmen große Datenmengen aus ihren verschiedenen Systemen, beispielsweise ERP-, HR- und CRM-Lösungen, gezielt auswerten und visualisieren. Die Analysen liefern nicht nur Einblicke in den Fortschritt und die Auswirkungen des Change-Projekts und ermöglichen eine detaillierte Erfolgsmessung und Steuerung des Wandels.
Herramientas de gestión del cambio
También hay herramientas especializadas, por ejemplo de Prosci ADKAR. Esta empresa ha desarrollado un software que guía a los gestores paso a paso por todas las fases de un proyecto de cambio. Sin embargo, se basa en el modelo ADKAR y no está diseñado para ser independiente del método.
