Definition: Was ist Change Management?
Change Management beschreibt Methoden und Techniken, um eine tiefgreifende Veränderung in einer Organisation zu realisieren. Nach einer Analyse des Ist-Zustands wird ein Veränderungsplan mit konkreten Zielen entwickelt, der dann umgesetzt und dessen Erfolg schließlich kontrolliert wird. Beim Change Management steht der Mensch im Mittelpunkt: Denn häufig reagieren Mitarbeitende mit Widerstand auf Veränderungen. Ziel ist es daher, ihre Akzeptanz zu gewinnen. Sie werden in den Veränderungsprozess einbezogen und ihnen wird die Möglichkeiten gegeben, den Wandel mitzugestalten.
Change Management vs. Transformation
Häufig werden die Begriffe Change Management und Transformationsmanagement synonym verwendet. Allerdings gibt es einige Unterschiede zwischen den Konzepten.
Change Management bezieht sich auf Veränderungen in einer Organisation, um sie schrittweise zu verbessern. Der Change kann sich auf einen spezifischen Prozess, eine oder mehrere Abteilungen oder Projekte beziehen. Er kann also verhältnismäßig gering ausfallen.
Transformation ist weitreichender und experimenteller. Hier geht es darum, eine Organisation fundamental zu verändern. In der Regel umfasst eine Transformation sowohl die Anpassung von Strategien als auch von Kultur, Prozessen und Tools. Wenn nicht die gesamte Organisation involviert ist, so sind es zumindest große Teile. Ziel ist es, das Unternehmen erfolgsversprechender für die Zukunft aufzustellen.
Während Change-Prozesse ein klar messbares Ergebnis ansteuern, ist das Ziel eines Transformationsprozesses oft weniger konkret und kann sich im Laufe der Zeit verändern.
Kurzgefasst ist Change Management ein Baustein von Transformation. In der Regel braucht es für grundlegende Veränderungen eines Unternehmens viele kleinere und größere Change-Projekte. Und während diese klar abgeschlossen sind, ist die Transformation ein andauernder Prozess, der von Unternehmen eine hohe Agilität fordert.
Welche Rolle spielt Change Management heute in Unternehmen?
Unternehmen sehen sich seit Jahren multiplen Krisen gegenüber. Diese Omnikrise führt zusammen mit Metatrends wie Digitalisierung und Nachhaltigkeit dazu, dass bisherige Geschäftspraktiken und Businessmodelle nicht mehr wettbewerbsfähig sind. Unternehmen müssen nach innovativen Lösungen suchen, um relevant zu bleiben und disruptive Entwicklungen zu meistern.
Dafür braucht es zunächst eine grundlegende Transformationsbereitschaft. Sie ist die Basis, um notwendige Veränderungen zu implementieren. Welche das sein könnten? Hier einige Beispiele:
- Anpassung der Geschäftsstrategie
- Einführen neuer Bearbeitungsprozesse
- Launch eines neuen Produkts
- Einstieg in neue Geschäftsfelder
- Fusion oder Übernahme von Mitbewerbern
Laut Wirtschaftsexperte Jamais Cascio sind die Märkte derzeit psychologisch geprägt von BANI: Brüchigkeit, Ängstlichkeit, (Anxious) Nichtlinearität und Unverständlichkeit (Incomprehensible). Diese Stimmung wird wohl nicht nur die 2020er-, sondern auch die 2030er-Jahre bestimmen und Change Management zu einem essenziellen Erfolgsfaktor machen. Denn das Konzept berücksichtigt eben nicht nur die praktische Umsetzung von Veränderung, sondern widmet sich den Mitarbeitenden und unterstützt sie, diese Veränderung psychologisch gut zu verarbeiten.
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Change Management: 7 Phasen der Veränderung
Damit der Change gelingt, müssen Change Manager*innen die psychologischen Phasen verstehen, die Menschen bei Veränderungen durchlaufen. Ein bewährtes Modell dafür sind die 7 Phasen der Veränderung nach Richard K. Streich. Dieses Modell basiert auf Forschungen von Elisabeth Kübler-Ross aus den 1960er-Jahren und wird im Change Management häufig genutzt.
- Schock
Zu Beginn erleben Mitarbeitende oft Schock und Ungläubigkeit über die angekündigte Veränderung. Für Change Manager*innen ist es wichtig, Transparenz zu schaffen und erste Informationen bereitzustellen. Auf diese Weise werden Ängste ab- und Vertrauen aufgebaut. - Ablehnung
In der zweiten Phase leugnen viele Angestellte die Notwendigkeit der Veränderung. Hier ist es Aufgabe der Führungskraft, durch klare Kommunikation auf die Dringlichkeit des Wandels hinzuweisen und potenzielle Vorteile aufzuzeigen. Häufig reicht das bereits, um Widerstände zu reduzieren. - Rationale Einsicht
Nach und nach wird deutlich, dass die Veränderung unausweichlich ist. Gleichzeitig ist die Angst vor dem Ungewissen in der Belegschaft groß. Change Manager*innen sollten auf rationale Argumente setzen und Angestellten die Chancen aufzeigen, die mit den Veränderungen verbunden sind. - Emotionale Akzeptanz
Mitarbeitende beginnen, die Veränderung auf einer emotionalen Ebene zu akzeptieren. Der Wendepunkt in der Krise ist erreicht. Jetzt ist die empathische Unterstützung durch Führungskräfte entscheidend. Sie hilft, das Team zu motivieren und zu ermutigen, neue Fähigkeiten zu erwerben, damit sie den Change meistern. - Experimentieren
Langsam beginnt die Belegschaft, ihre Arbeitsweisen aktiv anzupassen. Angestellte sammeln erste Erfahrungen mit dem Neuen, machen Fehler, erzielen Erfolge – und stärken ihr Gefühl von Kompetenz in den veränderten Umständen. Change Manager*innen sollten eine positive Fehlerkultur etablieren und Lernerfolge mit wertschätzendem Feedback unterstützen. - Erkenntnis
Die positiven Seiten der Veränderung treten zutage. Die Angestellten verstehen immer besser, wie der Wandel ihre Arbeit langfristig verbessern kann. Aufgabe der Führungskräfte ist es, diese Erfolge zu würdigen. - Integration
Die Veränderung wird zum neuen Arbeitsalltag. Regelmäßige Evaluierungen helfen, den langfristigen Erfolg der Veränderung sicherzustellen.
Change Management: 5 erfolgreiche Modelle
Das 7-Phasen-Modell nimmt das individuelle Erleben von Change in den Blick. Wie können Change Manager aber die Organisation als Ganzes sicher durch einen Veränderungsprozess führen? Hier sind 5 etablierte Methoden, um Change Management erfolgreich zu praktizieren.
3-Phasen-Modell nach Kurt Lewin
Der deutsche Sozialpsychologe Kurt Lewin entwickelte in den 1940er-Jahren ein Modell für Veränderung in Gruppen und Organisationen, das heute als Klassiker des Change Managements gilt. Es teilt Veränderungsprozesse in drei Phasen:
- Auftauen (Unfreeze)
- Verändern (Change)
- Einfrieren (Refreeze)
Zunächst werden dabei bestehende Strukturen aufgebrochen. Im zweiten Schritt werden neue Maßnahmen eingeführt und schließlich wird die Veränderung stabilisiert.
Die Stärke des Modells liegt in seiner Einfachheit: Es ist leicht verständlich und leicht anwendbar. Allerdings berücksichtigt das Modell keine dynamischen Einflüsse, sondern denkt Change strikt linear. Als Grundmodell bleibt es bis heute relevant. In einer hochkomplexen und dynamischen Welt ist es jedoch eher Ausgangspunkt für umfassende Konzepte als alleinstehende Lösung.
McKinseys 7-S-Modell
In den 1980er-Jahren entwickelte die Unternehmensberatung McKinsey ein Modell, das sieben Schlüsselfaktoren identifiziert. Sie alle sind miteinander verknüpft und sollten in einem Veränderungsprozess berücksichtigt werden: Strategy, Structure, Systems, Shared Values, Skills, Style und Staff (Strategie, Struktur, Systeme, gemeinsame Werte, Fähigkeiten, Führungsstil und Mitarbeitende).
Das Modell wird bis heute von Unternehmen genutzt, vor allem für das Management von kulturellen und strukturellen Anpassungen. Denn es hilft, alle relevanten organisatorischen Elemente auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. Kritiker*innen bemängeln allerdings, dass das Modell sehr abstrakt bleibt und kaum konkrete Handlungsempfehlungen gibt. Zudem würden Umweltfaktoren vernachlässigt und bestehende Strukturen verfestigt.
8-Stufen-Modell nach John Kotter
Der Harvard-Professor John Kotter entwickelte 1995 ein 8-Stufen-Modell als strukturierten Leitfaden für Veränderungsprozesse, der heute besonders bei größeren Projekten eingesetzt wird. Das Modell baut auf dem Konzept von Kurt Lewin auf.
Die acht Stufen:
- Dringlichkeit aufzeigen
- Führungskoalition aufbauen
- Vision und Strategie entwickeln
- Vision kommunizieren
- Hindernisse ausräumen
- Schnelle Erfolge anstreben
- Weitere Veränderungen antreiben
- Veränderungen in der Kultur verankern
Das 8-Stufen-Modell punktet durch seine detaillierte Struktur und die Ausrichtung auf Engagement und Motivation der Mitarbeitenden. Ähnlich wie Lewins Ansatz ist das Modell aber wenig flexibel und wurde nicht für die heutige dynamische Wirtschaftswelt konzipiert. Zudem fokussiert es stark auf hierarchische Führung, was viele als nicht mehr zeitgemäß empfinden. Dennoch gehört es bis heute zu den führenden Methoden für Change Management.
5-Phasen-Modell nach Wilfried Krüger
Das 5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger wurde 2004 entwickelt und gehört damit zu den jüngeren Change-Management-Konzepten. Es gliedert Veränderung in die Phasen:
- Initiierung
- Konzeption
- Mobilisierung
- Umsetzung
- Verstetigung
Besonders stark ist das Modell darin, auf typische Herausforderungen im Change Management einzugehen, etwa durch klare Kommunikations- und Mobilisierungsstrategien. Das Modell bietet überhaupt viele detaillierte Anleitungen zur nachhaltigen Verankerung neuer Prozesse. Die Kehrseite davon: Es ist relativ komplex und kann vor allem kleinere Unternehmen überfordern.
Three Horizons of Growth Model
Ein anderes Modell, das in den frühen 2000er-Jahren entwickelt wurde, ist das Modell der Three Horizons of Growth. Es strukturiert Veränderungen in drei Zeithorizonte: den aktuellen Zustand (Horizon 1), mittelfristige Anpassungen (Horizon 2) und langfristige Innovationen (Horizon 3).
Das Modell ist besonders hilfreich, wenn Unternehmen langfristige Innovation und nachhaltiges Wachstum anstreben. Denn es hilft, aktuelle Anforderungen und zukünftige Chancen auszubalancieren. Die Umsetzung ist in dynamischen Märkten allerdings anspruchsvoll, weil externe Faktoren oft schwer vorhersehbar sind. Dennoch ist es eine wertvolle Methode für strategische Planungen und Innovationsmanagement.
7 Must-have Tools für das Change Management
Digitale Lösungen spielen in der Implementierung von Change eine zentrale Rolle. Sie helfen, Pläne auszuarbeiten, abzustimmen und Prozesse anzupassen.
ERP-Systeme
In ERP-Systemen werden Daten aus allen wichtigen Geschäftsbereichen gebündelt. Die Anwendungen legen damit die Basis für datengetriebene Innovationen sowie die Optimierung von Geschäftsmodellen und Prozessen. Für Change Manager sind sie ein wichtiges Tool, um den Status quo zu analysieren und Zukunftspotenziale zu entdecken. Die ERP-Lösung ist häufig auch das Tool, mit dem konkrete Veränderungen implementiert werden. Seine Leistungsfähigkeit entscheidet wesentlich über den Impact des Change-Projekts.
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Projektmanagement-Software
Programme wie Asana, Trello oder Airtable unterstützen die Planung, Zuweisung und das Tracking von Aufgaben. Sie bündeln alle wichtigen Funktionen auf einer zentralen Plattform, um den Change-Prozess zu steuern und zu monitoren. Damit reduzieren sie Fehler und Missverständnisse im Projektmanagement und vereinfachen es, Ergebnisse zeitgerecht zu erreichen.
Kommunikations- und Kollaborationstools
Die reibungslose Zusammenarbeit in Teams und zwischen Abteilungen ist elementar, um Change zu meistern. Tools wie Microsoft Teams oder Slack verkürzen Kommunikationswege über Chats und Video Calls. Mit ihren Channels und Upload- sowie Sharing-Funktionen sorgen sie für einen einheitlichen Wissensstand.
Lernmanagement-Systeme (LMS)
Veränderungen bedeuten für Mitarbeitende meist, dass sie neue Kompetenzen erwerben müssen. Mithilfe von Plattformen wie Moodle oder SAP SuccessFactors können Unternehmen ihr Wissensmanagement zentralisieren und spezifische Schulungen für ihre Angestellten bereitstellen. Die LMS bieten verschiedene Funktionen, um Lernfortschritte der Kursteilnehmenden zu tracken, Prüfungen zu integrieren und den Wissenstransfer übergreifend zu analysieren.
Feedback- und Umfragetools
Neben den Abschlusstests von Schulungen können Umfragen Hinweise geben, inwieweit der Change-Prozess gelingt. Tools wie SurveyMonkey oder Qualtrics sind ideal, um die Bedürfnisse und Wünsche der Angestellten anonym zu erfassen. Das detaillierte Feedback ist für Change Manager enorm wertvoll, weil diese so den Fortschritt des Prozesses objektiver bewerten und ihre nächsten Maßnahmen effektiver planen können.
Datenanalyse- und BI-Tools
Mit Lösungen wie Tableau oder Power BI können Unternehmen große Datenmengen aus ihren verschiedenen Systemen, beispielsweise ERP-, HR- und CRM-Lösungen, gezielt auswerten und visualisieren. Die Analysen liefern nicht nur Einblicke in den Fortschritt und die Auswirkungen des Change-Projekts und ermöglichen eine detaillierte Erfolgsmessung und Steuerung des Wandels.
7. Change-Management-Tools
Es existieren auch spezialisierte Tools, zum Beispiel von Prosci ADKAR. Das Unternehmen hat eine Software entwickelt, die Manager Schritt für Schritt durch alle Phasen eines Change-Projekts leitet. Sie basiert allerdings auf dem ADKAR-Modell und ist nicht methodenunabhängig konzipiert.
