Definizione: cos’è la gestione del cambiamento?
La gestione del cambiamento descrive i metodi e le tecniche per implementare un cambiamento di ampia portata in un’organizzazione. Dopo aver analizzato la situazione attuale, viene sviluppato un piano di cambiamento con obiettivi specifici, che viene poi implementato e il cui successo viene infine monitorato. La gestione del cambiamento si concentra sulle persone, poiché i dipendenti spesso reagiscono al cambiamento con resistenza. L’obiettivo è quindi quello di ottenere la loro accettazione. I dipendenti vengono coinvolti nel processo di cambiamento e viene data loro l’opportunità di contribuire al cambiamento stesso.
Gestione del cambiamento vs. trasformazione
I termini gestione del cambiamento e gestione della trasformazione sono spesso usati in modo intercambiabile. Tuttavia, esistono alcune differenze tra i due concetti.
La gestione del cambiamento si riferisce a cambiamenti in un’organizzazioneorganizzazione al fine di migliorarla passo dopo passo. Il cambiamento può riguardare un processo specifico, uno o più reparti o progetti. Può quindi essere relativamente basso.
La trasformazione è più ampia e sperimentale. Comporta il cambiamento radicale di un’organizzazione. Di norma, una trasformazione comporta l’adattamento delle strategie, della cultura, dei processi e degli strumenti. Se non è coinvolta l’intera organizzazione, lo è almeno gran parte di essa. L’obiettivo è posizionare l’azienda in modo più promettente per il futuro.
Mentre i processi di cambiamento mirano a un risultato chiaramente misurabile , l’obiettivo di un processo di trasformazione è spesso meno concreto e può cambiare nel tempo.
In poche parole, la gestione del cambiamento è un elemento fondamentale della trasformazione. Di norma, per i cambiamenti fondamentali di un’azienda sono necessari molti progetti di cambiamento più o meno grandi. E mentre questi vengono chiaramente portati a termine, la trasformazione è un processo continuo che richiede alle aziende un’elevata agilità.
Che ruolo ha oggi la gestione del cambiamento nelle aziende?
Da anni le aziende si trovano ad affrontare molteplici crisi. Questa omnicrisi, insieme a metatendenze come la digitalizzazione e la sostenibilità, ha fatto sì che le aziende si trovassero in difficoltà. Ciò significa che le pratiche commerciali e i modelli di business precedenti non sono più competitivi. Le aziende devono cercare soluzioni innovative per rimanere rilevanti e dominare gli sviluppi dirompenti.
Ciò richiede innanzitutto una volontà fondamentale di trasformazione. Questa è la base per attuare i cambiamenti necessari. Quali potrebbero essere? Ecco alcuni esempi:
- Adeguamento della strategia aziendale
- Introduzione di nuovi processi di lavorazione
- Lancio di un nuovo prodotto
- Ingresso in nuove aree di business
- Fusione o acquisizione di concorrenti
Secondo l’esperto economico Jamais Cascio, i mercati sono attualmente caratterizzati psicologicamente da BANI: Fragilità, Ansia, Nonlinearità (Ansiosa) e Incomprensibilità. Questo stato d’animo probabilmente non definirà solo il 2020, ma anche il 2030 e renderà la gestione del cambiamento un fattore di successo essenziale. Questo perché il concetto non prende in considerazione solo l’attuazione pratica del cambiamento, ma si concentra anche sui dipendenti e li supporta nell’elaborazione psicologica del cambiamento.
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Gestione del cambiamento: 7 fasi del cambiamento
Affinché il cambiamento abbia successo, i change manager devono comprendere le fasi psicologiche che le persone attraversano durante il cambiamento. Un modello comprovato è quello delle 7 fasi del cambiamento secondo Richard K. Streich. Questo modello si basa sulla ricerca di Elisabeth Kübler-Ross degli anni ’60 ed è spesso utilizzato nella gestione del cambiamento.
- Shock
All’inizio, i dipendenti spesso provano shock e incredulità per il cambiamento annunciato. È importante che i responsabili del cambiamento creino trasparenza e forniscano le prime informazioni. Questo aiuta a fugare i timori e a creare fiducia. - Rifiuto
Nella seconda fase, molti dipendenti negano la necessità del cambiamento. In questo caso, il compito del manager è quello di sottolineare l’urgenza del cambiamento attraverso una comunicazione chiara e di evidenziare i potenziali vantaggi. Spesso questo è sufficiente per ridurre la resistenza. - Approfondimento razionale
Sta diventando gradualmente chiaro che il cambiamento è inevitabile. Allo stesso tempo, la forza lavoro ha una grande paura dell’ignoto. I responsabili del cambiamento dovrebbero basarsi su argomenti razionali e mostrare ai dipendenti le opportunità associate ai cambiamenti. - Accettazione emotiva
I dipendenti iniziano ad accettare il cambiamento a livello emotivo. È stato raggiunto il punto di svolta della crisi. Il supporto empatico dei manager è ora fondamentale. Aiuta a motivare il team e a incoraggiarlo ad acquisire nuove competenze per poter gestire il cambiamento. - Sperimentazione
Lentamente, la forza lavoro inizia ad adattare attivamente i propri metodi di lavoro. I dipendenti acquisiscono una prima esperienza con le novità, commettono errori, ottengono successi e rafforzano il loro senso di competenza nelle nuove circostanze. I responsabili del cambiamento devono creare una cultura positiva dell’errore e sostenere i successi dell’apprendimento con un feedback di apprezzamento. - Realizzazione
Gli aspetti positivi del cambiamento stanno venendo alla luce. I dipendenti stanno comprendendo meglio come il cambiamento possa migliorare il loro lavoro a lungo termine. È compito dei manager riconoscere questi successi. - Integrazione
Il cambiamento diventa parte della vita lavorativa quotidiana. Valutazioni regolari aiutano a garantire il successo a lungo termine del cambiamento.
Gestione del cambiamento: 5 modelli di successo
Il modello a 7 fasi si concentra sull’esperienza individuale del cambiamento. Ma come possono i change manager guidare in modo sicuro l’organizzazione nel suo complesso attraverso un processo di cambiamento? Ecco 5 metodi consolidati per praticare con successo la gestione del cambiamento.
Modello a 3 fasi secondo Kurt Lewin
Negli anni ’40, lo psicologo sociale tedesco Kurt Lewin sviluppò un modello per il cambiamento nei gruppi e nelle organizzazioni che oggi è considerato un classico della gestione del cambiamento. Il modello divide i processi di cambiamento in tre fasi:
- Sbrinamento (scongelamento)
- Cambiamento
- Congelare (ricongelare)
In primo luogo, le strutture esistenti vengono smantellate. Nella seconda fase si introducono nuove misure e infine si stabilizza il cambiamento.
Il punto di forza del modello sta nella sua semplicità: è facile da capire e da applicare. Tuttavia, il modello non prende in considerazione alcuna influenza dinamica, ma pensa al cambiamento in modo strettamente lineare. Come modello di base, è tuttora attuale. In un mondo altamente complesso e dinamico, tuttavia, è più un punto di partenza per concetti completi che una soluzione a sé stante.
Il modello 7-S di McKinsey
Negli anni ’80, la società di consulenza manageriale McKinsey sviluppò un modello che ha identificato sette fattori chiave. Sono tutti interconnessi e devono essere presi in considerazione in un processo di cambiamento: Strategy, Structure, Systems, Shared Values, Skills, Style and Staff (strategia, struttura, sistemi, valori condivisi, competenze, stile di gestione e dipendenti).
Questo modello viene utilizzato ancora oggi dalle aziende, soprattutto per la gestione degli adeguamenti culturali e strutturali. Questo perché aiuta ad allineare tutti gli elementi organizzativi rilevanti verso un obiettivo comune. Tuttavia, i critici criticano il fatto che il modello rimane molto astratto e non fornisce quasi nessuna raccomandazione concreta per l’azione. Inoltre, i fattori ambientali vengono trascurati e le strutture esistenti vengono rafforzate.
Modello in 8 fasi secondo John Kotter
Nel 1995, il professore di Harvard John Kotter ha sviluppato un modello a 8 fasi come guida strutturata per i processi di cambiamento, che oggi viene utilizzato soprattutto per i progetti più grandi. Il modello si basa sul concetto di Kurt Lewin.
Gli otto passi:
- Dimostrare urgenza
- Costruire una coalizione di leadership
- Sviluppare visione e strategia
- Comunicare la visione
- Rimuovere gli ostacoli
- Punta a un successo rapido
- Promuovere ulteriori cambiamenti
- Ancorare il cambiamento nella cultura
Il modello in 8 fasi ha ottenuto un punteggio elevato grazie alla sua struttura dettagliata e alla sua attenzione all’impegno e alla motivazione dei dipendenti. Tuttavia, come l’approccio di Lewin, il modello non è molto flessibile e non è stato concepito per il mondo aziendale dinamico di oggi. Inoltre, si concentra molto sulla leadership gerarchica, che secondo molti non è più al passo con i tempi. Ciononostante, è ancora oggi uno dei metodi principali per la gestione del cambiamento.
Modello a 5 fasi secondo Wilfried Krüger
Il modello a 5 fasi di Wilfried Krüger è stato sviluppato nel 2004 ed è quindi uno dei concetti più recenti di gestione del cambiamento. Suddivide il cambiamento in fasi:
- Iniziazione
- Concetto
- Mobilitazione
- Realizzazione
- Stabilizzazione
Il modello è particolarmente efficace nell’affrontare le sfide tipiche della gestione del cambiamento, ad esempio attraverso strategie chiare di comunicazione e mobilitazione. Il modello offre molte istruzioni dettagliate per l’ancoraggio sostenibile dei nuovi processi. L’aspetto negativo è che è relativamente complesso e può sovraccaricare soprattutto le aziende più piccole.
Modello dei Tre Orizzonti di Crescita
Un altro modello sviluppato nei primi anni 2000 è il modello dei tre orizzonti di crescita. Esso struttura i cambiamenti in tre orizzonti temporali: lo stato attuale (orizzonte 1), gli aggiustamenti a medio termine (orizzonte 2) e le innovazioni a lungo termine (orizzonte 3).
Questo modello è particolarmente utile quando le aziende puntano all’innovazione a lungo termine e alla crescita sostenibile. Questo perché aiuta a bilanciare le esigenze attuali e le opportunità future. Tuttavia, è difficile da implementare in mercati dinamici perché i fattori esterni sono spesso difficili da prevedere. Tuttavia, è un metodo prezioso per la pianificazione strategica e la gestione dell’innovazione.
7 strumenti indispensabili per la gestione del cambiamento
Le soluzioni digitali svolgono un ruolo centrale nell’attuazione del cambiamento. Aiutano a sviluppare e armonizzare i piani e ad adattare i processi.
Sistemi ERP
In ERP-Systemen werden Daten aus allen wichtigen Geschäftsbereichen gebündelt. Die Anwendungen legen damit die Basis für datengetriebene Innovationen sowie die Optimierung von Geschäftsmodellen und Prozessen. Für Change Manager sind sie ein wichtiges Tool, um den Status quo zu analysieren und Zukunftspotenziale zu entdecken. Die ERP-Lösung ist häufig auch das Tool, mit dem konkrete Veränderungen implementiert werden. Seine Leistungsfähigkeit entscheidet wesentlich über den Impact des Change-Projekts.
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Software di gestione dei progetti
Programme wie Asana, Trello oder Airtable unterstützen die Planung, Zuweisung und das Tracking von Aufgaben. Sie bündeln alle wichtigen Funktionen auf einer zentralen Plattform, um den Change-Prozess zu steuern und zu monitoren. Damit reduzieren sie Fehler und Missverständnisse im Projektmanagement und vereinfachen es, Ergebnisse zeitgerecht zu erreichen.
Strumenti di comunicazione e collaborazione
Una collaborazione fluida nei team e tra i reparti è fondamentale per gestire il cambiamento. Strumenti come Microsoft Teams o Slack abbreviano i canali di comunicazione tramite chat e videochiamate. Grazie ai loro canali e alle funzioni di caricamento e condivisione, garantiscono un livello di conoscenza standardizzato.
Sistemi di gestione dell’apprendimento (LMS)
Veränderungen bedeuten für Mitarbeitende meist, dass sie neue Kompetenzen erwerben müssen. Mithilfe von Plattformen wie Moodle oder SAP SuccessFactors können Unternehmen ihr Wissensmanagement zentralisieren und spezifische Schulungen für ihre Angestellten bereitstellen. Die LMS bieten verschiedene Funktionen, um Lernfortschritte der Kursteilnehmenden zu tracken, Prüfungen zu integrieren und den Wissenstransfer übergreifend zu analysieren.
Strumenti di feedback e sondaggio
Oltre ai test finali dei corsi di formazione, i sondaggi possono fornire informazioni sul grado di successo del processo di cambiamento. Strumenti come SurveyMonkey o Qualtrics sono ideali per registrare in modo anonimo le esigenze e i desideri dei dipendenti. Il feedback dettagliato è estremamente prezioso per i responsabili del cambiamento, in quanto consente loro di valutare in modo più oggettivo l’andamento del processo e di pianificare in modo più efficace i prossimi interventi.
Strumenti di analisi dei dati e di BI
Mit Lösungen wie Tableau oder Power BI können Unternehmen große Datenmengen aus ihren verschiedenen Systemen, beispielsweise ERP-, HR- und CRM-Lösungen, gezielt auswerten und visualisieren. Die Analysen liefern nicht nur Einblicke in den Fortschritt und die Auswirkungen des Change-Projekts und ermöglichen eine detaillierte Erfolgsmessung und Steuerung des Wandels.
Strumenti di gestione del cambiamento
Esistono anche strumenti specializzati, come ad esempio Prosci ADKAR. L’azienda ha sviluppato un software che guida i manager passo dopo passo attraverso tutte le fasi di un progetto di cambiamento. Tuttavia, si basa sul modello ADKAR e non è progettato per essere indipendente dal metodo.
