Definicja: Czym jest zarządzanie zmianą?
Zarządzanie zmianą opisuje metody i techniki wdrażania daleko idących zmian w organizacji. Po przeanalizowaniu obecnej sytuacji opracowywany jest plan zmian z określonymi celami, który jest następnie wdrażany, a jego sukces jest ostatecznie monitorowany. Zarządzanie zmianą koncentruje się na ludziach, ponieważ pracownicy często reagują na zmiany z oporem. Celem jest zatem uzyskanie ich akceptacji. Są oni zaangażowani w proces zmiany i mają możliwość jej kształtowania.
Zarządzanie zmianą a transformacja
Terminy zarządzanie zmianą i zarządzanie transformacją są często używane zamiennie. Istnieją jednak pewne różnice między tymi pojęciami.
Zarządzanie zmianą odnosi się do zmian w organizacjiorganizacji w celu jej ulepszenia krok po kroku. Zmiana może dotyczyć konkretnego procesu, jednego lub więcej działów lub projektów. Może być zatem stosunkowo niski.
Transformacja jest bardziej dalekosiężna i eksperymentalna. Wiąże się z fundamentalną zmianą organizacji. Z reguły transformacja obejmuje dostosowanie strategii, a także kultury, procesów i narzędzi. Jeśli nie cała organizacja, to przynajmniej jej duża część. Celem jest zapewnienie firmie bardziej obiecującej pozycji na przyszłość.
Podczas gdy procesy zmian mają na celu osiągnięcie wyraźnie mierzalnego wyniku , cel procesu transformacji jest często mniej konkretny i może zmieniać się w czasie.
W skrócie, zarządzanie zmianą jest elementem składowym transformacji. Z reguły wiele mniejszych i większych projektów zmian jest wymaganych do przeprowadzenia fundamentalnych zmian w firmie. I chociaż są one wyraźnie zakończone, transformacja jest ciągłym procesem, który wymaga od firm dużej zwinności.
Jaką rolę odgrywa dziś zarządzanie zmianą w firmach?
Firmy od lat borykają się z wieloma kryzysami. Ten wszechkryzys, wraz z metatrendami, takimi jak cyfryzacja i zrównoważony rozwój Oznacza to, że dotychczasowe praktyki biznesowe i modele biznesowe nie są już konkurencyjne. Firmy muszą szukać innowacyjnych rozwiązań, aby pozostać istotnymi i opanować przełomowe zmiany.
W pierwszej kolejności wymaga to fundamentalnej chęci do transformacji. Jest to podstawa do wdrożenia niezbędnych zmian. Jakie to mogą być zmiany? Oto kilka przykładów:
- Dostosowanie strategii biznesowej
- Wprowadzenie nowych procesów obróbki
- Wprowadzenie na rynek nowego produktu
- Wejście w nowe obszary działalności
- Fuzja lub przejęcie konkurentów
Według eksperta ekonomicznego Jamaisa Cascio, rynki są obecnie psychologicznie charakteryzowane przez BANI: Kruchość, Niepokój, (Niepokojąca) Nieliniowość i Niezrozumiałość. Ten nastrój prawdopodobnie zdefiniuje nie tylko lata 2020, ale także 2030 i sprawi, że zarządzanie zmianą stanie się kluczowym czynnikiem sukcesu. Wynika to z faktu, że koncepcja ta nie tylko uwzględnia praktyczne wdrażanie zmian, ale także koncentruje się na pracownikach i pomaga im dobrze przetworzyć tę zmianę pod względem psychologicznym.
Również interesujące: Praktyczny przewodnik – zarządzanie zmianą podczas wdrażania systemu ERP
Zarządzanie zmianą: 7 faz zmiany
Aby zmiana odniosła sukces, menedżerowie zmian muszą zrozumieć fazy psychologiczne, przez które przechodzą ludzie podczas zmiany. Sprawdzonym modelem jest 7 faz zmian według Richarda K. Streicha. Model ten opiera się na badaniach Elisabeth Kübler-Ross z lat 60. i jest często wykorzystywany w zarządzaniu zmianą.
- Szok
Na początku pracownicy często doświadczają szoku i niedowierzania w związku z zapowiedzianą zmianą. Ważne jest, aby menedżerowie ds. zmian zapewniali przejrzystość i dostarczali wstępnych informacji. Pomaga to rozwiać obawy i zbudować zaufanie. - Odrzucenie
W drugiej fazie wielu pracowników zaprzecza potrzebie zmian. Tutaj zadaniem menedżera jest podkreślenie pilności zmiany poprzez jasną komunikację i wskazanie potencjalnych korzyści. Często wystarcza to do zmniejszenia oporu. - Racjonalny wgląd
Stopniowo staje się jasne, że zmiany są nieuniknione. Jednocześnie wśród pracowników panuje wielki strach przed nieznanym. Menedżerowie ds. zmian powinni opierać się na racjonalnych argumentach i pokazywać pracownikom możliwości związane ze zmianami. - Akceptacja emocjonalna
Pracownicy zaczynają akceptować zmianę na poziomie emocjonalnym. Punkt zwrotny w kryzysie został osiągnięty. Empatyczne wsparcie ze strony menedżerów ma teraz kluczowe znaczenie. Pomaga ono zmotywować zespół i zachęcić go do zdobycia nowych umiejętności, aby mógł opanować zmianę. - Eksperymentowanie
Powoli pracownicy zaczynają aktywnie dostosowywać swoje metody pracy. Pracownicy zdobywają początkowe doświadczenie z nowym, popełniają błędy, osiągają sukcesy – i wzmacniają swoje poczucie kompetencji w zmienionych okolicznościach. Menedżerowie ds. zmian powinni ustanowić pozytywną kulturę błędów i wspierać sukcesy w nauce poprzez docenianie informacji zwrotnych. - Realizacja
Pozytywne aspekty zmian wychodzą na światło dzienne. Pracownicy coraz lepiej rozumieją, w jaki sposób zmiana może poprawić ich pracę w dłuższej perspektywie. Zadaniem menedżerów jest dostrzeżenie tych sukcesów. - Integracja
Zmiana staje się częścią codziennego życia zawodowego. Regularne oceny pomagają zapewnić długoterminowy sukces zmiany.
Zarządzanie zmianą: 5 skutecznych modeli
Model 7-fazowy koncentruje się na indywidualnym doświadczeniu zmiany. Ale w jaki sposób menedżerowie ds. zmian mogą bezpiecznie przeprowadzić organizację jako całość przez proces zmian? Oto 5 sprawdzonych metod skutecznego zarządzania zmianą.
Model 3-fazowy według Kurta Lewina
W latach czterdziestych XX wieku niemiecki psycholog społeczny Kurt Lewin opracował model zmian w grupach i organizacjach, który jest obecnie uważany za klasykę zarządzania zmianą. Dzieli on procesy zmian na trzy fazy:
- Odszranianie (Odmrażanie)
- Zmiana
- Zamrażanie (ponowne zamrażanie)
Po pierwsze, istniejące struktury są rozbijane. W drugim etapie wprowadzane są nowe środki, a na koniec zmiana jest stabilizowana.
Siła tego modelu leży w jego prostocie: jest łatwy do zrozumienia i zastosowania. Model ten nie uwzględnia jednak żadnych dynamicznych wpływów, a zamiast tego postrzega zmiany w ściśle liniowy sposób. Jako podstawowy model pozostaje aktualny do dziś. W bardzo złożonym i dynamicznym świecie jest on jednak bardziej punktem wyjścia dla kompleksowych koncepcji niż samodzielnym rozwiązaniem.
Model 7-S firmy McKinsey
W latach 80-tych XX wieku firma konsultingowa McKinsey opracowała model, który zidentyfikowała siedem kluczowych czynników. Wszystkie są ze sobą powiązane i powinny być brane pod uwagę w procesie zmian: Strategy, Structure, Systems, Shared Values, Skills, Style and Staff (strategia, struktura, systemy, wspólne wartości, umiejętności, styl zarządzania i pracownicy).
Model ten jest nadal wykorzystywany przez firmy, zwłaszcza do zarządzania dostosowaniami kulturowymi i strukturalnymi. Dzieje się tak, ponieważ pomaga on dostosować wszystkie istotne elementy organizacyjne do wspólnego celu. Krytycy krytykują jednak fakt, że model pozostaje bardzo abstrakcyjny i prawie nie zawiera żadnych konkretnych zaleceń dotyczących działania. Ponadto pomijane są czynniki środowiskowe, a istniejące struktury są wzmacniane.
Model 8 kroków według Johna Kottera
W 1995 roku profesor Harvardu John Kotter opracował 8-etapowy model jako ustrukturyzowany przewodnik po procesach zmian, który jest obecnie stosowany szczególnie w przypadku większych projektów. Model ten opiera się na koncepcji Kurta Lewina.
Osiem kroków:
- Zademonstrować pilność
- Budowanie koalicji liderów
- Opracowanie wizji i strategii
- Przekazywanie wizji
- Usuwanie przeszkód
- Dążenie do szybkiego sukcesu
- Napędzanie dalszych zmian
- Zakotwiczenie zmian w kulturze
Model 8 kroków jest wysoko oceniany dzięki swojej szczegółowej strukturze i skupieniu się na zaangażowaniu i motywacji pracowników. Podobnie jak podejście Lewina, model ten nie jest jednak zbyt elastyczny i nie został zaprojektowany z myślą o dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu. Skupia się również w dużej mierze na hierarchicznym przywództwie, które zdaniem wielu osób nie jest już na czasie. Niemniej jednak jest to nadal jedna z wiodących metod zarządzania zmianą.
5-fazowy model według Wilfrieda Krügera
5-fazowy model Wilfrieda Krügera został opracowany w 2004 roku i jest jedną z nowszych koncepcji zarządzania zmianą. Dzieli on zmianę na fazy:
- Inicjacja
- Koncepcja
- Mobilizacja
- Realizacja
- Stabilizacja
Model jest szczególnie silny w rozwiązywaniu typowych wyzwań w zarządzaniu zmianą, na przykład poprzez jasne strategie komunikacji i mobilizacji. Model oferuje wiele szczegółowych instrukcji dotyczących trwałego zakotwiczenia nowych procesów. Wadą jest to, że jest on stosunkowo złożony i może nadmiernie obciążać zwłaszcza mniejsze firmy.
Model trzech horyzontów wzrostu
Innym modelem opracowanym na początku XXI wieku jest model trzech horyzontów wzrostu (Three Horizons of Growth). Model ten dzieli zmiany na trzy horyzonty czasowe: stan obecny (Horyzont 1), średnioterminowe dostosowania (Horyzont 2) i długoterminowe innowacje (Horyzont 3).
Model ten jest szczególnie pomocny , gdy firmy dążą do długoterminowych innowacji i zrównoważonego wzrostu. Pomaga on bowiem zrównoważyć bieżące wymagania i przyszłe możliwości. Jest on jednak trudny do wdrożenia na dynamicznych rynkach, ponieważ czynniki zewnętrzne są często trudne do przewidzenia. Niemniej jednak jest to cenna metoda planowania strategicznego i zarządzania innowacjami.
7 niezbędnych narzędzi do zarządzania zmianą
Rozwiązania cyfrowe odgrywają kluczową rolę we wdrażaniu zmian. Pomagają opracowywać i harmonizować plany oraz dostosowywać procesy.
Systemy ERP
In ERP-Systemen werden Daten aus allen wichtigen Geschäftsbereichen gebündelt. Die Anwendungen legen damit die Basis für datengetriebene Innovationen sowie die Optimierung von Geschäftsmodellen und Prozessen. Für Change Manager sind sie ein wichtiges Tool, um den Status quo zu analysieren und Zukunftspotenziale zu entdecken. Die ERP-Lösung ist häufig auch das Tool, mit dem konkrete Veränderungen implementiert werden. Seine Leistungsfähigkeit entscheidet wesentlich über den Impact des Change-Projekts.
Dowiedz się więcej: Czy nadszedł czas na zmianę systemu ERP?
Oprogramowanie do zarządzania projektami
Programme wie Asana, Trello oder Airtable unterstützen die Planung, Zuweisung und das Tracking von Aufgaben. Sie bündeln alle wichtigen Funktionen auf einer zentralen Plattform, um den Change-Prozess zu steuern und zu monitoren. Damit reduzieren sie Fehler und Missverständnisse im Projektmanagement und vereinfachen es, Ergebnisse zeitgerecht zu erreichen.
Narzędzia do komunikacji i współpracy
Płynna współpraca w zespołach i między działami ma fundamentalne znaczenie dla opanowania zmian. Narzędzia takie jak Microsoft Teams czy Slack skracają kanały komunikacji poprzez czaty i rozmowy wideo. Dzięki swoim kanałom oraz funkcjom przesyłania i udostępniania zapewniają ujednolicony poziom wiedzy.
Systemy zarządzania nauczaniem (LMS)
Veränderungen bedeuten für Mitarbeitende meist, dass sie neue Kompetenzen erwerben müssen. Mithilfe von Plattformen wie Moodle oder SAP SuccessFactors können Unternehmen ihr Wissensmanagement zentralisieren und spezifische Schulungen für ihre Angestellten bereitstellen. Die LMS bieten verschiedene Funktionen, um Lernfortschritte der Kursteilnehmenden zu tracken, Prüfungen zu integrieren und den Wissenstransfer übergreifend zu analysieren.
Informacje zwrotne i narzędzia ankietowe
Oprócz końcowych testów kursów szkoleniowych, ankiety mogą dostarczyć informacji na temat stopnia powodzenia procesu zmian. Narzędzia takie jak SurveyMonkey lub Qualtrics są idealne do anonimowego rejestrowania potrzeb i życzeń pracowników. Szczegółowe informacje zwrotne są niezwykle cenne dla menedżerów ds. zmian, ponieważ umożliwiają im bardziej obiektywną ocenę postępów procesu i skuteczniejsze planowanie kolejnych działań.
Analiza danych i narzędzia BI
Mit Lösungen wie Tableau oder Power BI können Unternehmen große Datenmengen aus ihren verschiedenen Systemen, beispielsweise ERP-, HR- und CRM-Lösungen, gezielt auswerten und visualisieren. Die Analysen liefern nicht nur Einblicke in den Fortschritt und die Auswirkungen des Change-Projekts und ermöglichen eine detaillierte Erfolgsmessung und Steuerung des Wandels.
Narzędzia do zarządzania zmianą
Istnieją również wyspecjalizowane narzędzia, na przykład Prosci ADKAR. Firma opracowała oprogramowanie, które prowadzi menedżerów krok po kroku przez wszystkie fazy projektu zmian. Jest ono jednak oparte na modelu ADKAR i nie zostało zaprojektowane tak, aby było niezależne od metody.
