Si buscas un sistema ERP, la gran variedad de software existente en el mercado puede abrumarte rápidamente. En Alemania hay unos 400 proveedores de servicios ERP de tamaño medio. ¿Cómo diablos vas a encontrar el sistema que mejor se adapte a tu empresa?
El taller ERP es una parte crucial del proceso de selección. Durante esta cita, obtendrás una impresión realista de la funcionalidad del sistema y podrás familiarizarte realmente con el proveedor. Lee este artículo para saber exactamente qué puedes esperar del taller y por qué es esencial una preparación minuciosa.
¿Qué es un taller ERP?
Un sistema ERP es un software empresarial complejo que está estrechamente vinculado a todos los procesos empresariales importantes. Por tanto, la elección de la solución ERP adecuada es muy individualizada.
La cuestión clave es si el software es compatible con los procesos específicos de tu empresa, hoy y en el futuro. Para averiguarlo, obviamente no basta con investigar en Internet. Más bien se requiere un proceso de selección de ERP en varias fases, en el que haya un intercambio directo entre tu equipo de proyecto y el proveedor.
El taller sobre ERP es la pieza central del proceso de selección de ERP. En cuanto hayas creado una preselección de los proveedores de ERP más prometedores, trata en detalle con cada socio potencial.
Los talleres ERP no son simples presentaciones de ventas, sino consultas personalizadas. Se centran específicamente en tu empresa: Tus procesos, tus datos, tus necesidades, tu forma de trabajar.
Los temas importantes del taller ERP son
- Comparación de los requisitos funcionales y procedimentales
- Identificación de los ajustes necesarios en el sistema
- Presentación en directo de procesos básicos típicos
- Evaluación de la facilidad de uso y aceptación por los usuarios clave
- Aclaración de aspectos técnicos
- Debate sobre los requisitos estratégicos
- Primeras reflexiones sobre el enfoque y la ejecución del proyecto
¿Cuáles son los objetivos de un taller ERP de éxito?
1. ganar conocimiento
Ganas claridad sobre si el sistema mapea adecuadamente tus procesos y dónde son necesarios ajustes.
2. priorizar
En el taller de ERP, se comparan tus deseos y tus necesidades reales para crear una base realista. Esto te permite reconocer qué funciones son realmente importantes para tu empresa.
3. aclarar el alcance del proyecto
Al definir el esfuerzo, el plazo y las funciones de las partes interesadas, la planificación se hace más concreta.
4. evaluar al proveedor de ERP
Un taller sobre ERP también sirve para examinar la profundidad técnica y la cooperación con el proveedor.
5. tomar una decisión
Al final, la reunión proporciona una base sólida para la selección final del proveedor de ERP. Si organizas varios talleres, puedes comparar entre sí distintos proveedores de ERP.
¿Por qué es tan importante un taller para la selección del sistema ERP?
A nadie le gusta comprar el proverbial cerdo en un charco. Y menos cuando se trata de grandes inversiones. Esto no es diferente en la fase de selección de un sistema ERP: sólo puedes evitar sorpresas desagradables si escudriñas al proveedor y el software antes de comprar. Un taller sobre sistemas ERP te ofrece el marco adecuado para ello.
»El taller sobre ERP muestra si el software y el equipo del proveedor se adaptan realmente a tu empresa». – Daniel Ummenhofer
Daniel Ummenhofer, Asseco Solutions
El taller de ERP muestra si el software y el equipo del proveedor se adaptan realmente a tu empresa.
En lugar de confiar en una presentación general del proveedor de ERP, la cita te permite evaluar de forma fiable el sistema ERP basándote en requisitos reales. Junto con el proveedor, tu equipo de proyecto utiliza procesos de muestra seleccionados para comprobar hasta qué punto se ajusta la funcionalidad.
El proveedor te lo muestra,
- cómo se implementan los procesos típicos en el software,
- la flexibilidad con la que el sistema responde a tus necesidades individuales y
- cómo cubre la solución tus procesos empresariales actuales y futuros -incluyendo nuevos modelos empresariales si es necesario- de forma significativa y completa.
Por tanto, un taller de este tipo no es sólo una demostración en vivo de ERP, sino un trabajo activo a la altura de los ojos. También obtienes información valiosa sobre cómo trabaja el proveedor. Al fin y al cabo, en la implantación de un ERP no sólo influye la precisión técnica del ajuste. Las relaciones interpersonales también son muy importantes. Al fin y al cabo, un proyecto ERP es siempre un trabajo en equipo.
Debes prestar especial atención a los siguientes aspectos en el taller de ERP:
| Precisión técnica de ajuste | Nivel humano |
| ¿Cubre el sistema ERP tus procesos de forma fiable? | ¿La colaboración con el equipo del proveedor encaja bien? |
| ¿En qué medida es innovador el sistema o el fabricante? ¿Se sigue desarrollando el producto y aporta nuevas soluciones? | ¿La comunicación es correcta? |
| ¿Dispone la solución de las interfaces necesarias? | ¿Se adapta el proveedor a tus necesidades? |
| ¿Es la norma fácil de usar y ampliable? | ¿Se desarrolla la confianza? |
| ¿Es intuitivo el manejo? | ¿Desarrolláis soluciones juntos? |
Sólo la interacción de estos dos pilares permite tomar una decisión bien fundada. Al fin y al cabo, de poco sirve el mejor software si no hay armonización entre los equipos del proyecto.
Consejo para el taller ERP: ¡Haz preguntas críticas!
Durante el taller sobre ERP, no evites examinar a fondo al proveedor y su oferta. Haciendo preguntas concretas, podrás reconocer los posibles escollos en una fase temprana y tomar una decisión de bajo riesgo. Al final, esto te protege de costosas personalizaciones, costes ocultos y limitaciones técnicas.
El proveedor de ERP debe responder con seguridad a las siguientes preguntas:
- ¿Qué dependencias ocultas surgen, en términos de velocidad, precio, servicio, rendimiento interno y experiencia?
- ¿Se corresponde la demo con el alcance real de los servicios, desde el punto de vista técnico, funcional y de la ley de licencias?
- ¿Con qué fiabilidad están estructurados el modelo de negocio, el desarrollo posterior, el tipo de contrato y las responsabilidades de tu proveedor de ERP?
- Obtén transparencia sobre los costes de mantenimiento, la adaptabilidad de la base de la licencia y la evolución de los precios, incluso después de la compra. ¿Cómo gestiona el sistema las actualizaciones personalizadas y cómo se calculan? ¿Se incluyen funciones adicionales en el mantenimiento?
- ¿La utilización indirecta, los requisitos internacionales y los cambios de precios están regulados de forma jurídicamente conforme y comprensible a largo plazo?
- ¿Qué hace que el software sea una solución ERP preparada para el futuro y con valor añadido a largo plazo? Pregunta por las estrategias de innovación, la política de lanzamientos y los avances tecnológicos.
La sesión informativa para proveedores: Cómo prepararse de forma óptima para el taller de ERP
Seamos claros: en un taller de selección de un sistema ERP, el proveedor te presentará su solución ERP y discutirá en detalle tus requisitos individuales. Sin embargo, esto sólo funciona si proporcionas de antemano a tus interlocutores suficiente información relevante sobre tu empresa. Por eso es importante que informes detalladamente al proveedor antes del taller propiamente dicho.
Algunas empresas realizan este tipo de reuniones informativas con proveedores de ERP exclusivamente con documentos escritos. Sin embargo, según nuestra experiencia, no es una buena idea. Como el proveedor de servicios no puede hacer preguntas directas en respuesta a la información escrita, no se pueden descartar los malentendidos. Esto reduce tus posibilidades de conseguir un taller ERP personalizado.
Una reunión personal en tu empresa es una opción mucho mejor. Puedes explicar tu situación en detalle y responder a las preguntas inmediatamente. La dirección y la gestión del proyecto, así como los usuarios clave y el equipo informático de tu empresa, deberían asistir a la reunión.
En el orden del día de una sesión informativa bien organizada figuran los siguientes puntos:
1ª ronda de presentaciones y presentación de la empresa
Una cooperación de confianza es crucial para el éxito de un taller de ERP. Por eso, lo mejor es empezar la reunión informativa con los proveedores conociéndose mutuamente. Así será más fácil que, más adelante, todos los implicados se comuniquen abiertamente entre sí. Tras la ronda introductoria, ofrece al proveedor una visión de tu organización con una presentación de un máximo de 30 minutos.
Pero ten cuidado: muchas empresas han interiorizado tanto la imagen externa positiva que en la presentación sólo hablan de sus puntos fuertes. Los puntos débiles y los retos quedan al margen. Sin embargo, son precisamente los problemas no resueltos los que interesan especialmente al proveedor de ERP. Así que no dudes en hablar abiertamente de tus problemas relacionados con los procesos y de tus enfoques anteriores para resolverlos.
2ª gira de empresa
Un intercambio sincero durante una visita a la empresa funciona aún mejor. Puedes ocultar fácilmente los puntos débiles en una presentación bien preparada. Sin embargo, al echar un vistazo a tus instalaciones, tus interlocutores entrarán inevitablemente en contacto con tus procesos reales. Y esto ya ha revelado muchos puntos débiles.
Una visita a la empresa también te da la oportunidad de entablar una pequeña charla. Estas conversaciones casuales valen su peso en oro cuando se trata de evaluar el nivel interpersonal en una fase temprana. Puede que ya te des cuenta de que la química simplemente no es la adecuada. O que el conocimiento del sector por parte del proveedor deja mucho que desear. En este caso, deberías pensar detenidamente si realmente quieres mantener a este proveedor de ERP en tu lista de candidatos preseleccionados.
3. descripción de procesos ejemplo
Para que un taller de ERP te aporte la ganancia de conocimientos deseada, tienes que seleccionar los procesos de muestra adecuados. Al fin y al cabo, sólo puedes juzgar lo bien que te va el software en función de tus propios procesos.
Aquí hay tres factores importantes:
- Descripción concisa
Formula los procesos con la mayor claridad posible. En lugar de páginas de documentación, basta con procesos breves y precisos que reflejen el núcleo de la actividad. - Datos de muestra relevantes
Proporciona datos de muestra que coincidan exactamente con tus procesos. Sólo así el proveedor podrá adaptar el taller ERP exactamente a tus necesidades. - Cantidad adecuada de datos
Mantén los datos de la muestra manejables. De acuerdo con el principio de »menos es más», evita que la presentación se ahogue en detalles. En la práctica, entre cuatro y ocho procesos suelen ser suficientes.
Ejemplo práctico: Entrada de pedido con lista creciente de piezas
Un caso de prueba significativo en el taller de ERP es la entrada de pedidos con una lista de piezas que se amplía a medida que avanza. Este proceso forma parte de la vida cotidiana en muchas empresas de fabricación y muestra rápidamente si un sistema ofrece la flexibilidad necesaria.
Las preguntas típicas al proveedor son
Crear un nuevo pedido
- ¿Cómo se registra un pedido de venta en el sistema?
- ¿Qué campos obligatorios hay que rellenar?
- ¿Es intuitivo el manejo?
Ampliar la lista de piezas
- ¿Se pueden añadir elementos o conjuntos adicionales a la lista de piezas durante el proceso en curso?
- ¿Con qué rapidez se hacen visibles los cambios?
Variantes y cambios cartográficos
- ¿Puede el sistema asignar variantes sin tener que crear una lista de piezas completamente nueva?
- ¿Qué aspecto tiene esto en términos de diferentes tamaños y diseños?
Cálculo automático
- ¿Se actualizan automáticamente los precios, costes y márgenes en cuanto cambian los artículos de la lista de materiales?
Comprueba el procesamiento posterior
- ¿Cómo fluyen los datos en sentido descendente hacia otras áreas, como la planificación de la producción o las compras?
Esta mezcla de funciones estándar (entrada de pedidos) y casos especiales (modificaciones, variantes) muestra rápidamente si el sistema ERP puede realmente seguir el ritmo en la práctica.
Conclusión: Un taller sobre ERP separa el grano de la paja
Un taller sobre ERP es mucho más que una simple presentación del software. Es una reunión personalizada en la que puedes examinar críticamente el software, basándote en los datos y procesos específicos de tu empresa. Aquí es donde averiguas si el sistema ERP y el equipo del proveedor se adaptan realmente a tu empresa. Y qué solución debes elegir en última instancia.
Por tanto, no te tomes la cita a la ligera, sino prepárate a ti mismo y al proveedor cuidadosamente para el taller de ERP. La mejor forma de hacerlo es con una sesión informativa personal con el proveedor en tus instalaciones. Esto mostrará rápidamente si el sistema ERP puede seguir realmente el ritmo en la práctica.
