Se stai cercando un sistema ERP, l’ampia gamma di software presenti sul mercato può rapidamente sopraffarti. In Germania esistono circa 400 fornitori di servizi ERP di medie dimensioni. Come puoi trovare il sistema più adatto alla tua azienda?
Il workshop sull’ERP è una parte fondamentale del processo di selezione. Durante questo appuntamento potrai avere un’impressione realistica delle funzionalità del sistema e potrai entrare davvero in confidenza con il fornitore. Leggi questo articolo per scoprire esattamente cosa puoi aspettarti durante il workshop e perché è essenziale una preparazione accurata.
Che cos’è un workshop ERP?
Un sistema ERP è un software aziendale complesso che è strettamente legato a tutti i processi aziendali più importanti. La scelta della giusta soluzione ERP è quindi molto personalizzata.
La domanda fondamentale è se il software supporta i processi specifici della tua azienda, oggi e in futuro. Per scoprirlo, la sola ricerca su internet non è ovviamente sufficiente. Piuttosto, è necessario un processo di selezione dell’ERP in più fasi, durante il quale vi è uno scambio diretto tra il tuo team di progetto e il fornitore.
Il workshop sull’ERP è il fulcro del processo di selezione dell’ERP. Non appena avrai stilato una rosa di fornitori di ERP più promettenti, affronterai nel dettaglio ogni potenziale partner.
I workshop ERP non sono semplici presentazioni di vendita, ma consulenze personalizzate. Riguardano specificamente la tua azienda: I tuoi processi, i tuoi dati, le tue esigenze, il tuo modo di lavorare.
Gli argomenti più importanti del workshop ERP sono
- Confronto tra requisiti funzionali e procedurali
- Identificazione delle regolazioni necessarie al sistema
- Presentazione dal vivo di processi chiave tipici
- Valutazione della facilità d’uso e dell’accettazione da parte degli utenti chiave
- Chiarimenti sugli aspetti tecnici
- Discussione dei requisiti strategici
- Primi approfondimenti sull’approccio e l’implementazione del progetto
Quali sono gli obiettivi di un workshop ERP di successo?
1. ottenere una visione d’insieme
Puoi capire se il sistema mappa adeguatamente i tuoi processi e dove sono necessari degli aggiustamenti.
2. stabilire le priorità
Nel workshop sull’ERP, i tuoi desideri e le tue reali esigenze vengono confrontati per creare una base realistica. Questo ti permette di riconoscere quali funzioni sono davvero importanti per la tua azienda.
3. chiarire l’ambito del progetto
Definendo l’impegno, la tempistica e i ruoli degli stakeholder, la pianificazione diventa più concreta.
4. valutare il fornitore di ERP
Un workshop sull’ERP serve anche a valutare lo spessore tecnico e la collaborazione con il fornitore.
5. prendere una decisione
Alla fine, l’incontro fornisce una solida base per la scelta finale del fornitore ERP. Avviando diversi workshop, potrai confrontare diversi fornitori di ERP tra loro.
Perché un workshop è così importante per la scelta del sistema ERP?
A nessuno piace comprare il proverbiale maiale in camicia. Soprattutto quando si tratta di grandi investimenti. Questo non è diverso nella fase di selezione di un sistema ERP: puoi evitare spiacevoli sorprese solo se esamini il fornitore e il software prima dell’acquisto. Un workshop sui sistemi ERP ti offre il contesto giusto per farlo.
”Il workshop sull’ERP mostra se il software e il team del fornitore sono davvero adatti alla tua azienda”. – Daniel Ummenhofer
Daniel Ummenhofer, Asseco Solutions
Il workshop sull’ERP mostra se il software e il team del fornitore sono davvero adatti alla tua azienda.
Invece di affidarti a una presentazione generica del fornitore di ERP, l’appuntamento ti permette di valutare in modo affidabile il sistema ERP sulla base di requisiti reali. Insieme al fornitore, il tuo team di progetto utilizza processi campione selezionati per verificare l’adeguatezza delle funzionalità.
Il fornitore ti mostra,
- come i processi tipici vengono implementati nel software,
- la flessibilità con cui il sistema risponde alle tue esigenze individuali e
- come la soluzione copra i processi aziendali esistenti e futuri – compresi i nuovi modelli di business, se necessario – in modo significativo e completo.
Un workshop di questo tipo non è solo una dimostrazione dal vivo dell’ERP, ma un lavoro attivo ad altezza d’uomo. Inoltre, potrai ottenere preziose informazioni sul funzionamento del fornitore. Dopo tutto, non è solo l’accuratezza tecnica a giocare un ruolo importante nell’implementazione di un ERP. Anche i rapporti interpersonali sono molto importanti. Dopo tutto, un progetto ERP è sempre un lavoro di squadra.
Durante il workshop ERP devi prestare particolare attenzione ai seguenti aspetti:
| Accuratezza tecnica della vestibilità | Livello umano |
| Il sistema ERP copre in modo affidabile i tuoi processi? | La collaborazione con il team del fornitore è buona? |
| Quanto è innovativo il sistema o il produttore? Il prodotto viene ulteriormente sviluppato e fornisce nuove soluzioni? | La comunicazione è corretta? |
| La soluzione dispone delle interfacce necessarie? | Il fornitore soddisfa le tue esigenze? |
| Lo standard è facile da usare ed espandibile? | Si sviluppa la fiducia? |
| Quanto è intuitivo il funzionamento? | Sviluppate soluzioni insieme? |
Solo l’interazione di questi due pilastri consente di prendere una decisione fondata. Dopo tutto, il miglior software non serve a molto se non c’è armonizzazione tra i team di progetto.
Suggerimento per il workshop ERP: fai domande critiche!
Durante il workshop sull’ERP, non esitare a esaminare a fondo il fornitore e la sua offerta. Ponendo domande specifiche, sarai in grado di riconoscere tempestivamente le potenziali insidie e di prendere una decisione a basso rischio. In definitiva, questo ti protegge da costose personalizzazioni, costi nascosti e limitazioni tecniche.
Il fornitore di ERP deve rispondere con sicurezza alle seguenti domande:
- Quali sono le dipendenze nascoste in termini di velocità, prezzi, servizi, prestazioni e competenze interne?
- La demo corrisponde all’effettiva portata dei servizi – dal punto di vista tecnico, funzionale e della legge sulla licenza?
- Come sono strutturati in modo affidabile il modello di business, l’ulteriore sviluppo, il tipo di contratto e le responsabilità del tuo fornitore di ERP?
- Ottieni trasparenza sui costi di manutenzione, sull’adattabilità della base di licenza e sull’evoluzione dei prezzi, anche dopo l’acquisto. Come si comporta il sistema con gli aggiornamenti personalizzati e come vengono calcolati? Le funzioni aggiuntive sono incluse nella manutenzione?
- L’utilizzo indiretto, i requisiti internazionali e le variazioni di prezzo sono regolati in modo legalmente conforme e comprensibile a lungo termine?
- Cosa rende il software una soluzione ERP a prova di futuro e con un valore aggiunto a lungo termine? Chiedi informazioni sulle strategie di innovazione, sulla politica di rilascio e sui progressi tecnologici.
Il briefing del fornitore: come prepararsi al meglio per il workshop ERP
Sia chiaro: in un workshop di selezione di un sistema ERP, il fornitore ti presenterà la sua soluzione ERP e discuterà in dettaglio le tue esigenze individuali. Tuttavia, questo funziona solo se fornisci in anticipo ai tuoi interlocutori sufficienti informazioni sulla tua azienda. È quindi importante che tu informi il fornitore in modo dettagliato prima del workshop vero e proprio.
Alcune aziende conducono questo tipo di briefing sul fornitore di ERP esclusivamente con documenti scritti. Secondo la nostra esperienza, però, questa non è una buona idea. Poiché il fornitore di servizi non può fare domande dirette in risposta alle informazioni scritte, non è possibile escludere i malintesi. Questo riduce le possibilità di ottenere un workshop ERP personalizzato.
Un incontro personale presso la tua azienda è un’opzione decisamente migliore. Potrai spiegare la tua situazione in dettaglio e rispondere immediatamente alle domande. All’incontro dovrebbero partecipare la direzione e il project management, gli utenti chiave e il team IT della tua azienda.
I seguenti punti sono all’ordine del giorno per un briefing ben organizzato:
Primo giro di presentazioni e presentazione dell’azienda
La collaborazione fiduciosa è fondamentale per il successo di un workshop ERP. Per questo motivo, è meglio iniziare il briefing con i fornitori conoscendosi reciprocamente. In questo modo sarà più facile per tutti i partecipanti comunicare apertamente tra loro in seguito. Dopo la fase introduttiva, fai conoscere al fornitore la tua organizzazione con una presentazione della durata massima di 30 minuti.
Ma attenzione: molte aziende hanno talmente interiorizzato l’immagine esterna positiva che nella presentazione parlano solo dei loro punti di forza. I punti deboli e le sfide vengono tralasciati. Eppure sono proprio le questioni irrisolte ad essere di particolare interesse per il fornitore di ERP. Quindi sentiti libero di parlare apertamente dei tuoi problemi legati ai processi e dei tuoi precedenti approcci per risolverli.
2° tour aziendale
Uno scambio onesto durante un tour aziendale funziona ancora meglio. Puoi nascondere facilmente i punti deboli di una presentazione ben preparata. Tuttavia, quando si fa un giro nei tuoi locali, i tuoi interlocutori entreranno inevitabilmente in contatto con i tuoi processi reali. E questo ha già rivelato molti punti deboli.
Un tour dell’azienda ti dà anche l’opportunità di fare due chiacchiere. Queste conversazioni casuali valgono oro quando si tratta di valutare il livello interpersonale in una fase iniziale. Potresti già renderti conto che non c’è la giusta chimica. Oppure che la conoscenza del settore da parte del fornitore lascia molto a desiderare. In questo caso, dovrai riflettere attentamente se vuoi davvero mantenere questo fornitore di ERP nella tua lista di candidati.
3. descrizione di processi esemplificativi
Affinché un workshop sull’ERP porti il guadagno di conoscenze desiderato, devi selezionare i processi campione giusti. Dopo tutto, puoi giudicare quanto il software sia adatto a te solo in base ai tuoi processi.
In questo caso sono importanti tre fattori:
- Descrizione concisa
Formula i processi nel modo più chiaro possibile. Invece di pagine di documentazione, sono sufficienti processi brevi e precisi che riflettano il cuore dell’attività. - Dati campione rilevanti
Fornisci dati campione che corrispondano esattamente ai tuoi processi. Solo così il fornitore potrà adattare il workshop ERP esattamente alle tue esigenze. - Quantità di dati adeguata
Mantieni i dati del campione gestibili. In linea con il principio ”meno è meglio”, evita che la presentazione sia affogata nei dettagli. In pratica, sono sufficienti da quattro a otto processi.
Esempio pratico: inserimento di un ordine con un elenco di parti in crescita
Un banco di prova significativo nel laboratorio ERP è l’inserimento di un ordine con un elenco di parti che si espande man mano che si procede. Questo processo è comune a molte aziende manifatturiere e mostra rapidamente se un sistema offre la flessibilità necessaria.
Le domande tipiche rivolte al fornitore sono:
Crea un nuovo ordine
- Come viene registrato un ordine di vendita nel sistema?
- Quali campi obbligatori devono essere compilati?
- Quanto è intuitivo il funzionamento?
Estendere l’elenco delle parti
- È possibile aggiungere altri articoli o gruppi alla lista dei pezzi durante il processo in corso?
- In quanto tempo i cambiamenti diventano visibili?
Mappatura delle varianti e delle modifiche
- Il sistema può mappare le varianti senza dover creare un elenco di pezzi completamente nuovo?
- Come si presenta questo aspetto in termini di dimensioni e design diversi?
Calcolo automatico
- I prezzi, i costi e i margini vengono aggiornati automaticamente non appena le voci della distinta base cambiano?
Verifica l’ulteriore elaborazione
- In che modo i dati fluiscono a valle in altre aree, come la pianificazione della produzione o gli acquisti?
Questo mix di funzioni standard (inserimento ordini) e casi particolari (modifiche, varianti) mostra rapidamente se il sistema ERP è davvero in grado di tenere il passo nella pratica.
Conclusione: un workshop ERP separa il grano dalla pula
Un workshop ERP è molto più di una semplice presentazione del software. Si tratta di un incontro personalizzato in cui puoi esaminare criticamente il software – sulla base dei dati e dei processi specifici della tua azienda. È qui che scoprirai se il sistema ERP e il team del fornitore sono davvero adatti alla tua azienda. E quale soluzione scegliere alla fine.
Pertanto, non prendere alla leggera l’appuntamento, ma prepara te stesso e il fornitore con attenzione al workshop ERP. Il modo migliore per farlo è un briefing personale con il fornitore presso la tua sede. In questo modo si capirà subito se il sistema ERP è davvero all’altezza della situazione.
