Jeśli szukasz systemu ERP, duży wybór oprogramowania na rynku może szybko Cię przytłoczyć. W Niemczech istnieje około 400 średniej wielkości dostawców usług ERP. Jak, u licha, masz znaleźć system , który najlepiej pasuje do Twojej firmy?
Warsztaty ERP są kluczową częścią procesu selekcji. Podczas tego spotkania można uzyskać realistyczne wrażenie funkcjonalności systemu i naprawdę zapoznać się z dostawcą. Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się dokładnie, czego możesz się spodziewać podczas warsztatów i dlaczego dokładne przygotowanie jest niezbędne.
Czym są warsztaty ERP?
System ERP to złożone oprogramowanie biznesowe, które jest ściśle powiązane ze wszystkimi ważnymi procesami biznesowymi. Wybór odpowiedniego rozwiązania ERP jest zatem bardzo zindywidualizowany.
Kluczową kwestią jest to, czy oprogramowanie wspiera konkretne procesy firmy – dziś i w przyszłości. Aby się tego dowiedzieć, same badania internetowe oczywiście nie wystarczą. Wymagany jest raczej wieloetapowy proces wyboru ERP, w którym następuje bezpośrednia wymiana między zespołem projektowym a dostawcą.
Warsztaty ERP są centralnym punktem procesu wyboru systemu ERP. Po utworzeniu krótkiej listy najbardziej obiecujących dostawców ERP, należy szczegółowo omówić każdego potencjalnego partnera.
Warsztaty ERP nie są zwykłymi prezentacjami handlowymi, ale spersonalizowanymi konsultacjami. Dotyczą one konkretnie Twojej firmy: Twoich procesów, Twoich danych, Twoich wymagań, Twojego sposobu pracy.
Ważne tematy warsztatów ERP to
- Porównanie wymagań funkcjonalnych i proceduralnych
- Identyfikacja niezbędnych zmian w systemie
- Prezentacja na żywo typowych procesów podstawowych
- Ocena łatwości obsługi i akceptacji przez kluczowych użytkowników
- Wyjaśnienie aspektów technicznych
- Omówienie wymagań strategicznych
- Pierwsze spostrzeżenia na temat podejścia do projektu i jego realizacji
Jakie są cele udanego warsztatu ERP?
1. Uzyskanie wglądu
Uzyskanie jasności co do tego, czy system odpowiednio odwzorowuje procesy i gdzie konieczne są korekty.
2. ustalenie priorytetów
Podczas warsztatów ERP porównuje się życzenia i rzeczywiste potrzeby, aby stworzyć realistyczną podstawę. Umożliwia to rozpoznanie, które funkcje są naprawdę ważne dla firmy.
3. doprecyzowanie zakresu projektu
Określając wysiłek, ramy czasowe i role interesariuszy, planowanie staje się bardziej konkretne.
4. ocenić dostawcę ERP
Warsztaty ERP służą również do sprawdzenia dogłębności technicznej i współpracy z dostawcą.
5. podjęcie decyzji
Na koniec spotkanie zapewnia solidną podstawę do ostatecznego wyboru dostawcy ERP. Inicjując kilka warsztatów, można porównać ze sobą różnych dostawców ERP.
Dlaczego warsztaty są tak ważne przy wyborze systemu ERP?
Nikt nie lubi kupować przysłowiowej świni w worku. Zwłaszcza, gdy w grę wchodzą duże inwestycje. Nie inaczej jest na etapie wyboru systemu ERP: możesz uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek tylko wtedy, gdy dokładnie przeanalizujesz dostawcę i oprogramowanie przed zakupem. Warsztaty z zakresu systemów ERP oferują ku temu odpowiednie ramy.
”Warsztaty ERP pokazują, czy oprogramowanie i zespół dostawcy naprawdę pasują do Twojej firmy”. – Daniel Ummenhofer
Daniel Ummenhofer, Asseco Solutions
Warsztaty ERP pokazują, czy oprogramowanie i zespół dostawcy naprawdę pasują do Twojej firmy.
Zamiast polegać na ogólnej prezentacji dostawcy systemu ERP, spotkanie pozwala na rzetelną ocenę systemu ERP w oparciu o rzeczywiste wymagania. Wspólnie z dostawcą zespół projektowy wykorzystuje wybrane przykładowe procesy, aby sprawdzić, jak dobrze pasuje do nich funkcjonalność.
Dostawca pokazuje,
- jak typowe procesy są zaimplementowane w oprogramowaniu,
- jak elastycznie system reaguje na indywidualne wymagania użytkownika oraz
- w jaki sposób rozwiązanie obejmuje istniejące i przyszłe procesy biznesowe – w tym nowe modele biznesowe, jeśli to konieczne – w znaczący i kompleksowy sposób.
Takie warsztaty to zatem nie tylko demonstracja ERP na żywo, ale aktywna praca na poziomie oczu. Zyskujesz również cenny wgląd w to, jak działa dostawca. W końcu nie tylko techniczna dokładność dopasowania odgrywa rolę we wdrażaniu ERP. Bardzo ważne są również relacje interpersonalne. W końcu projekt ERP to zawsze praca zespołowa.
Podczas warsztatów ERP należy zwrócić szczególną uwagę na następujące aspekty:
| Techniczna dokładność dopasowania | Poziom ludzki |
| Czy system ERP niezawodnie obsługuje procesy? | Czy współpraca z zespołem dostawcy jest dobrze dopasowana? |
| Jak innowacyjny jest system lub producent? Czy produkt jest dalej rozwijany i zapewnia nowe rozwiązania? | Czy komunikacja jest właściwa? |
| Czy rozwiązanie posiada niezbędne interfejsy? | Czy dostawca spełnia Twoje wymagania? |
| Czy standard jest łatwy w użyciu i rozszerzalny? | Czy rozwija się zaufanie? |
| Jak intuicyjna jest obsługa? | Czy wspólnie opracowujecie rozwiązania? |
Tylko interakcja tych dwóch filarów umożliwia podjęcie uzasadnionej decyzji. W końcu najlepsze oprogramowanie jest mało przydatne, jeśli nie ma harmonii między zespołami projektowymi.
Wskazówka dotycząca warsztatów ERP: Zadawaj krytyczne pytania!
Podczas warsztatów ERP nie unikaj dokładnej analizy dostawcy i jego oferty. Zadając konkretne pytania, będziesz w stanie rozpoznać potencjalne pułapki na wczesnym etapie i podjąć decyzję o niskim ryzyku. Ostatecznie uchroni Cię to przed kosztownymi dostosowaniami, ukrytymi kosztami i ograniczeniami technicznymi.
Dostawca ERP powinien odpowiedzieć na poniższe pytania w sposób pewny:
- Jakie ukryte zależności powstają – pod względem szybkości, cen, usług, wydajności wewnętrznej i wiedzy specjalistycznej?
- Czy demo odpowiada faktycznemu zakresowi usług – pod względem technicznym, funkcjonalnym i licencyjnym?
- Jak rzetelnie skonstruowany jest model biznesowy, dalszy rozwój, rodzaj umowy i obowiązki dostawcy ERP?
- Uzyskaj przejrzystość w zakresie kosztów utrzymania, możliwości dostosowania podstawy licencji i zmian cen – nawet po zakupie. Jak system radzi sobie z niestandardowymi aktualizacjami i jak są one obliczane? Czy dodatkowe funkcje są wliczone w koszty utrzymania?
- Czy wykorzystanie pośrednie, wymogi międzynarodowe i zmiany cen są regulowane w sposób zgodny z prawem i zrozumiały w perspektywie długoterminowej?
- Co sprawia, że oprogramowanie jest przyszłościowym rozwiązaniem ERP o długoterminowej wartości dodanej? Zapytaj o strategie innowacji, politykę wydawniczą i postęp technologiczny.
Odprawa dla dostawców: Jak optymalnie przygotować się do warsztatów ERP?
Postawmy sprawę jasno: podczas warsztatów dotyczących wyboru systemu ERP dostawca przedstawi Ci swoje rozwiązanie ERP i szczegółowo omówi Twoje indywidualne wymagania. Działa to jednak tylko wtedy, gdy z wyprzedzeniem dostarczysz swoim partnerom wystarczająco dużo istotnych informacji o swojej firmie. Dlatego ważne jest, aby szczegółowo poinformować dostawcę przed faktycznymi warsztatami.
Niektóre firmy przeprowadzają taki briefing z dostawcą ERP wyłącznie za pomocą pisemnych dokumentów. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że nie jest to dobry pomysł. Ponieważ dostawca usług nie może zadawać bezpośrednich pytań w odpowiedzi na pisemne informacje, nie można wykluczyć nieporozumień. Zmniejsza to szanse na spersonalizowane warsztaty ERP.
Osobiste spotkanie w firmie jest znacznie lepszym rozwiązaniem. W bezpośredniej rozmowie można dokładnie wyjaśnić sytuację i natychmiast odpowiedzieć na pytania. W spotkaniu powinien uczestniczyć zarząd i kierownictwo projektu, a także kluczowi użytkownicy i zespół IT firmy.
Poniższe punkty znajdują się w programie dobrze zorganizowanego briefingu:
Pierwsza runda wprowadzenia i prezentacja firmy
Współpraca oparta na zaufaniu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia warsztatów ERP. Z tego powodu najlepiej jest rozpocząć odprawę dostawców od wzajemnego poznania się. Ułatwi to późniejszą otwartą komunikację między wszystkimi zaangażowanymi stronami. Po rundzie wprowadzającej daj dostawcy wgląd w swoją organizację za pomocą prezentacji trwającej maksymalnie 30 minut.
Ale uważaj: wiele firm tak bardzo zinternalizowało pozytywny wizerunek zewnętrzny, że w prezentacji mówią tylko o swoich mocnych stronach. Słabe strony i wyzwania są pomijane. Tymczasem to właśnie nierozwiązane kwestie są szczególnie interesujące dla dostawcy ERP. Nie krępuj się więc mówić otwarcie o swoich problemach związanych z procesami i dotychczasowym podejściu do ich rozwiązywania.
2. wycieczka firmowa
Szczera wymiana zdań podczas wycieczki firmowej działa jeszcze lepiej. W dobrze przygotowanej prezentacji można łatwo ukryć słabe punkty. Jednak gdy rozejrzysz się po swojej siedzibie, Twoi partnerzy w dialogu nieuchronnie zetkną się z rzeczywistymi procesami. A to już ujawniło wiele słabości.
Zwiedzanie firmy daje również możliwość nawiązania krótkiej rozmowy. Takie swobodne rozmowy są na wagę złota, jeśli chodzi o ocenę poziomu interpersonalnego na wczesnym etapie. Możesz już zdać sobie sprawę, że chemia jest po prostu nieodpowiednia. Albo że wiedza branżowa dostawcy pozostawia wiele do życzenia. W takim przypadku powinieneś dokładnie przemyśleć, czy naprawdę chcesz zatrzymać tego dostawcę ERP na swojej krótkiej liście.
3. opis przykładowych procesów
Aby warsztaty ERP przyniosły pożądany przyrost wiedzy, należy wybrać odpowiednie przykładowe procesy. W końcu możesz ocenić, jak dobrze oprogramowanie pasuje do Ciebie, tylko na podstawie własnych procesów.
Ważne są tutaj trzy czynniki:
- Zwięzły opis
Sformułuj procesy tak jasno, jak to możliwe. Zamiast stron dokumentacji wystarczą krótkie, precyzyjne procesy, które odzwierciedlają istotę działania. - Odpowiednie przykładowe dane
Dostarcz przykładowe dane, które dokładnie odpowiadają Twoim procesom. Tylko w ten sposób dostawca może dostosować warsztat ERP dokładnie do Twoich potrzeb. - Odpowiednia ilość danych
Przykładowe dane powinny być łatwe w zarządzaniu. Zgodnie z zasadą ”mniej znaczy więcej” należy unikać sytuacji, w której prezentacja tonie w szczegółach. W praktyce zwykle wystarcza od czterech do ośmiu procesów.
Praktyczny przykład: Wprowadzanie zamówień z rosnącą listą części
Znaczącym przypadkiem testowym w warsztacie ERP jest wprowadzanie zamówień z listą części, która rozszerza się w miarę postępu. Proces ten jest częścią codziennego życia w wielu firmach produkcyjnych i szybko pokazuje , czy system oferuje niezbędną elastyczność.
Typowe pytania do dostawcy to:
Utwórz nowe zamówienie
- W jaki sposób zamówienie sprzedaży jest rejestrowane w systemie?
- Które pola obowiązkowe muszą zostać wypełnione?
- Jak intuicyjna jest obsługa?
Rozszerzenie listy części
- Czy do listy części można dodać dodatkowe elementy lub zespoły w trakcie trwającego procesu?
- Jak szybko zmiany stają się widoczne?
Mapowanie wariantów i zmian
- Czy system może mapować warianty bez konieczności tworzenia całkowicie nowej listy części?
- Jak to wygląda pod względem różnych rozmiarów i wzorów?
Automatyczne obliczanie
- Czy ceny, koszty i marże są automatycznie aktualizowane, gdy tylko zmienią się pozycje w zestawieniu materiałów?
Sprawdź dalsze przetwarzanie
- W jaki sposób dane przepływają do innych obszarów, takich jak planowanie produkcji lub zakupy?
Ta mieszanka standardowych funkcji (wprowadzanie zamówień) i przypadków specjalnych (zmiany, warianty) szybko pokazuje, czy system ERP naprawdę nadąża za praktyką.
Podsumowanie: Warsztaty ERP oddzielają ziarno od plew
Warsztaty ERP to znacznie więcej niż zwykła prezentacja oprogramowania. To spersonalizowane spotkanie, podczas którego można krytycznie prze analizować oprogramowanie – w oparciu o dane i procesy specyficzne dla firmy. To tutaj dowiesz się, czy system ERP i zespół dostawcy naprawdę pasują do Twojej firmy. I które rozwiązanie powinieneś ostatecznie wybrać.
Dlatego nie należy lekceważyć tego spotkania, ale starannie przygotować siebie i dostawcę do warsztatów ERP. Najlepszym sposobem na to jest osobiste spotkanie z dostawcą w siedzibie firmy. To szybko pokaże, czy system ERP naprawdę nadąża za praktyką.
