Determinar correctamente el alcance funcional del sistema ERP

La gama óptima de funciones es uno de los factores más importantes a la hora de seleccionar un sistema ERP. Sin embargo, no es tan fácil determinarlo correctamente. Muchos responsables subestiman esta tarea y ponen así en peligro el éxito del proyecto. Esto, a su vez, puede costar caro a la empresa.
En este artículo puedes descubrir qué escollos pueden hacerte tambalear a ti también. Pero, sobre todo, te diremos cómo determinar los requisitos funcionales de un sistema ERP de forma específica, con valiosos consejos procedentes de décadas de experiencia en proyectos.

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El alcance funcional del ERP es crucial para el éxito

Cuando las empresas introducen una solución ERP, esto siempre tiene un gran impacto en los procesos empresariales. Los procesos de todas las áreas de la empresa se rediseñan, estandarizan y, en algunos casos, automatizan. A menudo hay que adaptar los flujos de trabajo existentes, lo que también modifica el trabajo cotidiano.

Por tanto, la implantación de un sistema ERP siempre tiene lugar entre departamentos y procesos. Al principio del proyecto, cada departamento determina a grandes rasgos el alcance necesario de las funciones. A continuación, los resultados se resumen detalladamente , junto con las partes interesadas , en las especificaciones junto con las partes interesadas.

Como las empresas se comprometen con el software ERP durante al menos 10 años de media, la selección cuidadosa del alcance funcional es esencial para el éxito del proyecto. El sistema sólo creará el valor añadido deseado a largo plazo si puede seguir el ritmo del desarrollo y las necesidades de la empresa.

La atención se centra en las siguientes cuestiones:

• ¿Qué funciones son necesarias?
• ¿Cómo encontrar la talla adecuada?
• ¿Dónde está la empresa hoy y dónde estará dentro de 5 años?

Debes evitar estos escollos

Puedes caer en dos trampas al determinar los requisitos funcionales. Dos extremos que repercuten negativamente en el proyecto: demasiadas y pocas funciones.

Riesgos de una gama excesiva de funciones

Algunos responsables consideran que todas las funciones ERP son necesarias sin excepción. A primera vista, este planteamiento puede tener sentido: Cuanto más amplio sea el alcance funcional del sistema, menor será la probabilidad de que acabe faltando una función. De este modo, la empresa estaría preparada para todas las eventualidades.

Sin embargo, los inconvenientes de este enfoque son más graves:

• Demasiadas funciones ERP hinchan el proyecto. Esto aumentan los costeslos recursos necesarios y el tiempo de implantación. En el peor de los casos, el error de apreciación lleva a la cancelación del proyecto.
• Si sobrevaloras los requisitos funcionales, crearás falsos criterios de selección. Eliminarás de tu lista de preseleccionados a los proveedores de ERP que cumplan tus verdaderos requisitos, pero no los adicionales. Como resultado, puedes decidirte por el proveedor equivocado.
• Con demasiadas funciones, creas procesos innecesariamente complejos. Esto, a su vez, aumenta el riesgo de que los usuarios se sientan abrumados más adelante. Como resultado, aumentan los costes de formación y disminuye la aceptación.

Riesgos de una gama de funciones demasiado reducida

Algunas empresas no quieren precipitarse en un proyecto ERP. En su lugar, deciden empezar poco a poco. En este caso, los gestores del proyecto se decantan por un sistema limitado que inicialmente sólo mapea procesos individuales y no todo el proceso de creación de valor. El aspecto positivo: los costes y el tiempo de implantación se mantienen dentro de unos límites.

Sin embargo, los aspectos negativos también superan a este planteamiento:

• Un número demasiado reducido de funciones no crea una eficacia real, por lo que el sistema ERP no puede desarrollar su verdadero potencial.
• Una cobertura insuficiente de los procesos empresariales obliga a tu empresa a utilizar subsistemas ajenos al software ERP. Esto da lugar a soluciones aisladas que dificultan el intercambio de datos, provocan interrupciones en los medios y crean fuentes de error.
• A menudo es necesario ampliar la solución ERP más adelante. Esto puede resultar costoso.

3 pasos hacia la gama óptima de funciones

Entonces, ¿cómo se determina el alcance funcional ideal de un sistema ERP? Muy sencillo: con ayuda de la planificación y el análisis. Piensa detenidamente en la dirección en la que quieres desarrollarte en un futuro próximo y cómo puede ayudarte a conseguirlo el sistema ERP. Date cuenta de qué funciones debe proporcionar el software y cuáles son sólo opcionales.

1. analizar los procesos empresariales actuales

Al analizar, evalúa las actividades pasadas y presentes de la empresa. Visualiza qué proyectos se han realizado en los últimos diez años y documenta sus procesos. El objetivo es comprender exactamente dónde se producen los problemas. Por ejemplo, averigua dónde se pierde tiempo o dónde hay posibilidad de errores.

Es útil realizar entrevistas a los empleados, visualizar los procesos gráficamente y analizar las cifras clave. Investiga cómo se procesan los pedidos, se crean las facturas y se gestionan los niveles de existencias. Este inventario sirve de base para definir con precisión los requisitos del nuevo sistema ERP.

2. definir objetivos claros del proyecto

Piensa qué objetivos quieres alcanzar con la introducción de una solución ERP. Cuanto más concretamente los formules, mejor. Porque sólo si has definido claramente tus objetivos podrás gestionar el proyecto con precisión y medir su éxito. Ten en cuenta que tu empresa está en constante evolución y que el alcance funcional del ERP también debe estar alineado con tus futuras estrategias corporativas.

Pueden formularse objetivos específicos, por ejemplo:

• El tiempo de procesamiento de los pedidos de los clientes debe reducirse un 25% en los seis meses siguientes a la implantación del ERP.
• Los niveles de existencias se reducirán un 15% en un año gracias a la optimización de los procesos de pedido.
• La tasa de error en la facturación debe reducirse en un 30% en los seis meses siguientes a la implantación del sistema.

Piensa también en los pasos que te gustaría dar para alcanzar tus objetivos y en qué aspectos es especialmente necesario actuar. ¿Hay determinados procesos que están causando grandes dificultades? ¿O careces actualmente de una visión de conjunto porque determinados análisis no son posibles?

3. priorizar las funciones necesarias

Una vez analizados los procesos actuales, los puntos débiles y los objetivos, puedes recopilar y priorizar las funciones necesarias. Pregúntate de qué aspectos no puedes prescindir en ningún caso y qué funciones ofrecen un valor añadido pero no son absolutamente necesarias para cumplir tus objetivos.

La priorización de las funciones podría estructurarse del siguiente modo:

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1. esperar crecimiento

No elijas un sistema ERP que sólo satisfaga tus necesidades actuales: la solución también debe cumplir los requisitos futuros. Por ejemplo, si tu empresa abre nuevas sedes, introduce nuevos productos o adquiere más clientes en algún momento, debes estar preparado tecnológicamente para ello. Introducir un nuevo sistema al cabo de pocos años sería demasiado complejo y caro.

En cualquier caso, asegúrate de que el software es fácilmente escalable y puede ampliarse fácilmente con módulos adicionales. Si quieres expandirte al extranjero dentro de dos años, por ejemplo, sólo tienes que añadir más adelante funciones para divisas extranjeras y multilingüismo.

2. implicar a todas las partes interesadas

Cada parte interesada tiene sus propias expectativas sobre el nuevo sistema. Si sólo un pequeño grupo toma decisiones, se corre el riesgo de pasar por alto requisitos importantes o de establecer prioridades unilaterales. Esto puede dar lugar posteriormente a problemas de aceptación, ajustes costosos o procesos ineficaces.

Al implicar a partes interesadas importantes de distintas áreas, te aseguras de que los requisitos se evalúen de la forma más objetiva posible. El resultado es una gama de funciones realista y práctica que refleja las necesidades reales y, al mismo tiempo, aumenta la identificación de los empleados con el proyecto de ERP.

3. dar a las partes interesadas el tiempo que necesiten

Si las partes interesadas están demasiado implicadas en el día a día de la empresa, pueden tomar decisiones de forma inexacta, incompleta o prematura. Esto provoca más tarde lagunas en el alcance funcional, costosas repeticiones y retrasos.

Conciliar cuidadosamente los distintos intereses requiere tiempo y capacidad. Por tanto, asegúrate de liberar a los interesados importantes de otros proyectos, al menos cada hora. Esto les permitirá concentrarse plenamente en la implantación del ERP.

4. procede paso a paso

Nuestra experiencia en la implantación de ERP lo demuestra: elabora el alcance de las funciones paso a paso. Sólo así lograrás una definición realista del alcance funcional. Ten en mente la gran visión, pero divídela en objetivos y requisitos concretos. De lo contrario, perderás rápidamente la visión de conjunto y puedes pasar por alto conexiones importantes.

5. elige la media áurea

Como ya se ha dicho, ni demasiadas ni muy pocas funciones son prometedoras. La solución ideal se encuentra en algún punto intermedio: En el mejor de los casos, el sistema debe ofrecer exactamente lo que tu empresa necesita realmente hoy y en los próximos años.

El sistema ERP sólo será rentable para tu empresa si las funciones se adaptan a tus procesos empresariales y objetivos estratégicos. No sólo apoya tu trabajo diario, sino que también contribuye a tu competitividad a largo plazo.

6. cumplir los requisitos específicos de la industria

No todos los sistemas ERP son adecuados para todos los sectores. A veces, los procesos especiales o los requisitos legales exigen funciones adaptadas con precisión a los procesos específicos del sector. Podría ser, por ejemplo, la configuración de variantes en ingeniería mecánica o la gestión de sucursales en el comercio minorista.

Por tanto, lo mejor es que investigues en tu propio sector en busca de referencias y adoptes las mejores prácticas. Esto te ahorrará costosas personalizaciones, acelerará la implantación y conseguirá resultados productivos más rápidamente.

Conclusión: Confía en una preparación minuciosa

Determinar el alcance funcional del ERP no es un sprint. Más bien requiere un análisis detallado de tus procesos y una definición precisa de tus objetivos. Esto puede llevar mucho tiempo al principio, pero esta inversión se amortizará fácilmente más adelante. Anima a tu equipo de proyecto a realizar una planificación equilibrada y con visión de futuro que sirva de base estable para la implantación.

Si, por el contrario, juzgas mal el alcance funcional del ERP, todo el proyecto se tambalea. Puede incluso que la implantación del software esté completamente condenada al fracaso.