Was ist eigentlich ein ERP-Workshop?

Wer nach einer neuen Software-Lösung sucht, egal ob privat oder im Business-Kontext, geht normalerweise nach einem simplen, dreistufigen Schema vor:

• Grundrecherche: Welche Anwendungen kommen grundsätzlich in Frage?
• Vergleich: Welcher Anbieter passt am besten zu meinen Anforderungen?
• Entscheidung: Kauf der favorisierten Lösung.

Das Vorgehen an sich ist auch für die ERP-Auswahl durchaus geeignet. Es gibt allerdings deutliche Unterschiede in der praktischen Umsetzung.

Bei Standardsoftware wie einem CRM- oder Dokumentenmanagement-System läuft die Entscheidung meist über Netzrecherche: Feature-Beschreibungen auf Websites, Whitepaper, Webinare oder Test-Accounts. Der persönliche Kontakt zum Anbieter entsteht oft erst kurz vor dem Kauf.

Kostenloses Whitepaper

Es gibt unzählige ERP-Anbieter. Lesen Sie, worauf Sie bei der Auswahl unbedingt achten müssen.

Jetzt kostenlos anfordern

Im Kontext der ERP-Einführung funktioniert dieser Ansatz jedoch nur bedingt. Die Grundrecherche ist zwar noch netzbasiert durchführbar (zumindest auf einer groben Ebene). Aber spätestens beim Anbietervergleich gerät dieses Vorgehen an seine Grenzen. Bei einem ERP-System handelt es sich um eine komplexe Business-Software, die eng mit allen wichtigen Geschäftsprozessen verknüpft ist. Daher ist die ERP-Auswahl immer hoch individuell.

Entscheidend ist, ob die Lösung die spezifischen Abläufe Ihres Unternehmens unterstützt. Diese Frage lässt sich nicht am Bildschirm beantworten. Hierfür braucht es den direkten Austausch zwischen Projektteam und Anbieter – im Rahmen eines sogenannten ERP-Workshops.

Was ist ein ERP-Workshop?

Ein ERP-Workshop ist der zentrale Termin im Auswahlprozess, bei dem Theorie zur Praxis wird. Während Anbieterpräsentationen oft eher allgemein bleiben, geht es hier konkret um Ihr Unternehmen: Ihre Prozesse, Ihre Anforderungen, Ihre Arbeitsweise.

Gemeinsam mit dem ERP-Anbieter überprüft Ihr Projektteam anhand ausgewählter Beispielprozesse, wie gut die Software passt. Dabei entstehen nicht nur wertvolle Einblicke in die Funktionalitäten, sondern auch in die Arbeitsweise des Anbieter-Teams. Denn neben der fachlichen Kompetenz spielt auch das Zwischenmenschliche eine Rolle: Stimmt die Kommunikation? Entsteht Vertrauen? Fühlt sich die Zusammenarbeit tragfähig an?

So wird der ERP-Workshop zu einem entscheidenden Prüfstein – sowohl für die technische Passgenauigkeit als auch für die persönliche Ebene, die für ein langfristiges ERP-Projekt mindestens genauso wichtig ist.

Im ERP-Workshop zeigt sich, ob Software und Anbieterteam wirklich zu Ihrem Unternehmen passen.

Was passiert in einem ERP-Workshop?

Im ERP-Workshop geht es nicht darum, eine Hochglanzpräsentation zu verfolgen, sondern die abzubilden. Der Anbieter soll zeigen, wie typische Abläufe in der Software umgesetzt werden und wie flexibel das System auf individuelle Anforderungen reagiert.

Dabei prüfen Sie zwei zentrale Punkte:

1. Technische Passgenauigkeit: Deckt das ERP-System die Prozesse zuverlässig ab? Lassen sich Sonderfälle abbilden? Wie intuitiv ist die Bedienung?
2. Menschliche Ebene: Passt die Zusammenarbeit mit dem Anbieterteam? Werden Anforderungen verstanden, Rückfragen gestellt und Lösungswege gemeinsam entwickelt?

Erst das Zusammenspiel dieser beiden Faktoren ermöglicht eine fundierte Entscheidung. Denn auch die beste Software nützt wenig, wenn die Chemie zwischen den Projektteams nicht stimmt.

Um den Workshop möglichst aussagekräftig zu gestalten, ist eine gute Vorbereitung entscheidend – vor allem bei der Auswahl und Beschreibung der Beispielprozesse.

Beispielprozesse richtig vorbereiten

Damit ein ERP-Workshop den gewünschten Erkenntnisgewinn bringt, braucht es die richtigen Beispielprozesse. Sie bilden das Herzstück des Termins, denn nur anhand Ihrer eigenen Abläufe lässt sich beurteilen, wie gut die Software passt.

Wichtig sind dabei zwei Dinge:

1. Prägnante Beschreibung: Formulieren Sie die Prozesse so klar wie möglich. Statt seitenlanger Dokumentationen reichen kurze, präzise Abläufe, die den Kern der Tätigkeit widerspiegeln.
2. Passende Datenmenge: Halten Sie die Beispieldaten überschaubar. In der Praxis genügen oft 4 bis 8 Prozesse mit je 3 bis 4 Baugruppen und einer Stückliste von höchstens 20 Artikeln. Nach dem Prinzip „weniger ist mehr“ vermeiden Sie, dass die Präsentation in Details untergeht.

Praxisbeispiel: Auftragserfassung mit wachsender Stückliste

Ein besonders aussagekräftiger Testfall im ERP-Workshop ist die Auftragserfassung mit einer Stückliste, die sich im Verlauf erweitert. Dieser Prozess ist in vielen Unternehmen Alltag – und zeigt schnell, ob ein System die nötige Flexibilität bietet.

Typische Fragen an den Anbieter könnten sein:

Neuen Auftrag anlegen
Wie wird ein Kundenauftrag im System erfasst? Welche Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden und wie intuitiv ist die Bedienung?

Stückliste erweitern
Lässt sich die Stückliste im laufenden Prozess um weitere Artikel oder Baugruppen ergänzen? Wie schnell werden Änderungen sichtbar?

Varianten und Änderungen abbilden
Kann das System Varianten (z. B. unterschiedliche Größen oder Ausführungen) abbilden, ohne dass eine komplett neue Stückliste erstellt werden muss?

Automatische Kalkulation
Werden Preise, Kosten und Margen automatisch aktualisiert, sobald sich Positionen in der Stückliste ändern?

Weiterverarbeitung prüfen
Wie fließen die Daten nachgelagert in andere Bereiche ein, etwa in die Produktionsplanung oder den Einkauf?

Gerade diese Mischung aus Standardfunktionen (Auftrag erfassen) und Sonderfällen (Änderungen, Varianten) zeigt schnell, ob das ERP-System in der Praxis wirklich mithalten kann.

Fazit: Worauf es beim ERP-Workshop ankommt

Ein ERP-Workshop ist weit mehr als eine bloße Präsentation. Er ist der Moment, in dem sich zeigt, ob Software und Anbieterteam wirklich zu Ihrem Unternehmen passen. Entscheidend sind drei Faktoren:

• Technische Passgenauigkeit: Deckt das System Ihre Kernprozesse zuverlässig ab?
• Menschliche Ebene: Stimmt die Kommunikation und entsteht Vertrauen in die Zusammenarbeit?
• Gute Vorbereitung: Sind die Beispielprozesse klar formuliert und praxisnah gewählt?

Wenn diese Punkte zusammenspielen, erhalten Sie im Workshop Antworten, die keine Webrecherche liefern kann – und eine solide Basis für Ihre ERP-Entscheidung.

Wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen möchten, finden Sie in unserem Whitepaper zur ERP-Anbieterauswahl weitere Tipps und Checklisten, um Workshops optimal vorzubereiten und die passende Lösung zu finden.