Der ERP-Workshop: Ihr Schlüssel zur erfolgreichen Systemauswahl

Wenn Sie auf der Suche nach einem ERP-System sind, kann Sie das große Softwareangebot auf dem Markt schnell überfordern. So gibt es in Deutschland etwa 400 mittelständische ERP-Dienstleister. Wie um alles in der Welt sollen Sie da jenes System finden, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt? 

Ein entscheidender Bestandteil des Auswahlprozesses ist der ERP-Workshop. In diesem Termin gewinnen Sie einen realistischen Eindruck von der Funktionalität des Systems und können dem Anbieter so richtig auf den Zahn fühlen. Was genau Sie im Workshop erwartet und warum eine gründliche Vorbereitung essentiell ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist ein ERP-Workshop?

Bei einem ERP-System handelt es sich um eine komplexe Business-Software, die eng mit allen wichtigen Geschäftsprozessen verknüpft ist. Die Auswahl der richtigen ERP-Lösung ist daher äußerst individuell.

Entscheidend ist vor allem die Frage, ob die Software die spezifischen Abläufe Ihres Unternehmens unterstützt – heute und in Zukunft. Um dies herauszufinden, reicht eine Internetrecherche allein selbstverständlich nicht aus. Vielmehr ist ein mehrstufiger ERP-Auswahlprozess erforderlich, in dem ein direkter Austausch zwischen Ihrem Projektteam und dem Anbieter stattfindet.

Der ERP-Workshop ist quasi das Herzstück des ERP-Auswahlprozesses. Sobald Sie eine Shortlist mit den vielversprechendsten ERP-Anbietern erstellt haben, befassen Sie sich mit jedem potenziellen Partner im Detail.

ERP-Workshops sind keine einfachen Vertriebspräsentationen, sondern maßgeschneiderte Abstimmungen. Dabei geht es konkret um Ihr Unternehmen: Ihre Prozesse, Ihre Daten, Ihre Anforderungen, Ihre Arbeitsweise. 

Wichtige Themen des ERP-Workshops sind:

• Abgleich der funktionalen und prozessualen Anforderungen
• Identifikation von notwendigen Anpassungen im System
• Live-Darstellung typischer Kernprozesse
• Einschätzung der Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz durch Key-User
• Klärung technischer Aspekte
• Diskussion strategischer Anforderungen
• Erste Einblicke in Projektvorgehen und Implementierung

Was sind die Ziele eines erfolgreichen ERP-Workshops?

1. Erkenntnis schaffen 
Sie gewinnen Klarheit darüber, ob das System Ihre Prozesse ausreichend abbildet und an welchen Stellen Anpassungen notwendig sind.

2. Prioritäten setzen
Im ERP-Workshop werden Ihre Wünsche und tatsächlichen Bedürfnisse gegenübergestellt, um eine realistische Basis zu schaffen. So erkennen Sie, welche Funktionen für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind.

3. Projektumfang klären
Durch die Definition von Aufwand, Zeitrahmen und Stakeholder-Rollen wird die Planung konkreter.

4. ERP-Anbieter evaluieren
Ein ERP-Workshop dient auch dazu, die fachliche Tiefe und die Zusammenarbeit mit dem Anbieter auf den Prüfstand zu stellen.

5. Entscheidung treffen
Am Ende liefert das Meeting eine solide Grundlage für die finale ERP-Anbieterauswahl. Indem Sie mehrere Workshops initiieren, können Sie unterschiedliche ERP-Anbieter miteinander vergleichen.

Warum ist ein Workshop für die ERP-Systemauswahl so wichtig?

Niemand kauft gerne die sprichwörtliche Katze im Sack. Schon gar nicht, wenn hohe Investitionen im Spiel sind. Das ist in der Auswahlphase eines ERP-Systems nicht anders: Böse Überraschungen können Sie nur dann vermeiden, wenn Sie Anbieter und Software vor dem Kauf genau unter die Lupe nehmen. Ein ERP-System-Workshop bietet Ihnen hierfür den richtigen Rahmen.

“Im ERP-Workshop zeigt sich, ob Software und Anbieterteam wirklich zu Ihrem Unternehmen passen.” – Daniel Ummenhofer 

Im ERP-Workshop zeigt sich, ob Software und Anbieterteam wirklich zu Ihrem Unternehmen passen.

Daniel Ummenhofer, Asseco Solutions

Anstatt sich auf eine allgemeine ERP-Anbieterpräsentation zu verlassen, ermöglicht Ihnen der Termin eine verlässliche Bewertung des ERP-Systems auf Basis echter Anforderungen. Gemeinsam mit dem Anbieter prüft Ihr Projektteam anhand ausgewählter Beispielprozesse, wie gut die Funktionalität passt. 

Der Anbieter zeigt Ihnen,

• wie typische Abläufe in der Software umgesetzt werden,
• wie flexibel das System auf Ihre individuellen Anforderungen reagiert und
• wie die Lösung Ihre vorhandenen und zukünftigen Geschäftsprozesse – ggf. auch neue Geschäftsmodelle – sinnvoll und umfassend abdeckt.

Ein solcher Workshop ist also keine reine ERP-Live-Demo, sondern ein aktives Arbeiten auf Augenhöhe. Zusätzlich erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise des Anbieters. Denn letztendlich spielt nicht nur die technische Passgenauigkeit bei der ERP-Einführung eine Rolle. Auch das Zwischenmenschliche nimmt einen hohen Stellenwert ein. Schließlich ist ein ERP-Projekt immer Teamarbeit.

Auf folgende Aspekte sollten Sie im ERP-Workshop besonders achten:

Technische Passgenauigkeit	Menschliche Ebene
Deckt das ERP-System Ihre Prozesse zuverlässig ab?	Passt die Zusammenarbeit mit dem Anbieterteam?
Wie innovativ ist das System bzw. der Hersteller? Wird das Produkt weiterentwickelt und liefert neue Lösungen?	Stimmt die Kommunikation?
Verfügt die Lösung über die nötigen Schnittstellen?	Geht der Anbieter auf Ihre Anforderungen ein?
Ist der Standard problemlos nutzbar und erweiterbar?	Entsteht Vertrauen?
Wie intuitiv ist die Bedienung?	Entwickeln Sie Lösungswege gemeinsam?

Erst das Zusammenspiel dieser beiden Säulen ermöglicht eine fundierte Entscheidung. Denn die beste Software nützt wenig, wenn es zwischen den Projektteams nicht harmoniert.

Tipp für den ERP-Workshop: Stellen Sie kritische Fragen!

Scheuen Sie sich während des ERP-Workshops keineswegs davor, den Anbieter und sein Angebot auf Herz und Nieren zu prüfen. Durch gezieltes Nachfragen sind Sie in der Lage, mögliche Fallstricke frühzeitig zu erkennen und eine risikoarme Entscheidung zu treffen. Am Ende schützt Sie das vor teuren Anpassungen, versteckten Kosten und technischen Einschränkungen. 

Folgende Fragen sollte Ihnen der ERP-Anbieter souverän beantworten:

• Welche versteckten Abhängigkeiten entstehen – bei Geschwindigkeit, Preisgestaltung, Service, Eigenleistung und Know-how?
• Entspricht die Demo dem tatsächlichen Leistungsumfang – technisch, funktional und lizenzrechtlich?
• Wie verlässlich sind das Geschäftsmodell, die Weiterentwicklung, der Vertragstyp und die Zuständigkeiten Ihres ERP-Anbieters strukturiert?
• Verschaffen Sie sich Transparenz über Wartungskosten, Anpassbarkeit der Lizenzbasis und Preisentwicklungen – auch nach dem Kauf. Wie geht das System bei Updates mit individuellen Anpassungen um und wie werden diese kalkuliert? Sind Zusatzfunktionen in der Wartung inkludiert?
• Sind indirekte Nutzung, internationale Anforderungen und Preisänderungen rechtskonform und langfristig nachvollziehbar geregelt?
• Was macht die Software zu einer zukunftsfähigen ERP-Lösung mit langfristigem Mehrwert? Fragen Sie nach Innovationsstrategien, Releasepolitik und technologischem Fortschritt.

Das Anbieterbriefing: So bereiten Sie den ERP-Workshop optimal vor

Wir halten fest: In einem Workshop für die ERP-Systemauswahl stellt Ihnen der Anbieter seine ERP-Lösung vor und geht dabei ausführlich auf Ihre individuellen Anforderungen ein. Das funktioniert allerdings nur dann, wenn Sie Ihren Gesprächspartnern bereits im Vorfeld genügend relevante Informationen über Ihr Unternehmen zur Verfügung stellen. Daher ist es wichtig, dass Sie den Anbieter vor dem eigentlichen Workshop ausführlich briefen. 

Ein solches ERP-Anbieterbriefing führen manche Unternehmen ausschließlich mit schriftlichen Dokumenten durch. Unserer Erfahrung nach ist das jedoch keine gute Idee. Da der Dienstleister auf schriftliche Informationen nämlich keine direkten Rückfragen stellen kann, sind Missverständnisse nicht ausgeschlossen. Damit sinkt Ihre Chance auf einen passgenauen ERP-Workshop. 

Mit einem persönlichen Treffen in Ihrer Firma sind Sie deutlich besser beraten. Im direkten Gespräch können Sie Ihre Situation präzise darlegen und Fragen umgehend beantworten. Am Termin teilnehmen sollten die Geschäfts- und Projektleitung sowie die Key-User und das IT-Team Ihres Unternehmens. 

Folgende Punkte stehen bei einem gut organisierten Briefing auf der Agenda:

1. Vorstellungsrunde und Unternehmenspräsentation

Für den Erfolg eines ERP-Workshops ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit entscheidend. Aus diesem Grund startet das Anbieterbriefing am besten mit einem gegenseitigen Kennenlernen. So fällt es allen Beteiligten später leichter, offen miteinander zu kommunizieren. Nach der Vorstellungsrunde geben Sie dem Anbieter mit einer maximal 30-minütigen Präsentation einen Einblick in Ihre Organisation. 

Doch Vorsicht: Viele Unternehmen haben die positive Außendarstellung so sehr verinnerlicht, dass sie in der Präsentation nur von ihren Stärken reden. Schwächen und Herausforderungen bleiben außen vor. Dabei sind es gerade die ungelösten Fragestellungen, die den ERP-Anbieter besonders interessieren. Erzählen Sie daher ruhig offen von Ihren prozessualen Problemen und Ihren bisherigen Lösungsansätzen.

2. Firmenrundgang

Noch besser gelingt ein ehrlicher Austausch bei einem Firmenrundgang. In einer gut vorbereiteten Präsentation können Sie Schwächen leicht kaschieren. Beim Blick in Ihre Räumlichkeiten hingegen kommen Ihre Gesprächspartner zwangsläufig mit Ihren tatsächlichen Abläufen in Kontakt. Und das hat schon so manche Schwachstelle offenbart.

Darüber hinaus gibt ein Firmenrundgang die Gelegenheit, ein bisschen Smalltalk zu halten. Diese lockeren Gespräche sind Gold wert, um frühzeitig die zwischenmenschliche Ebene einzuschätzen. Womöglich merken Sie bereits jetzt, dass die Chemie einfach nicht stimmt. Oder dass die Branchenkenntnisse des Anbieters zu wünschen übrig lassen. Dann sollten Sie gut darüber nachdenken, ob Sie diesen ERP-Anbieter tatsächlich in der engeren Auswahl belassen möchten.

3. Beschreibung von Beispielprozessen

Damit ein ERP-Workshop den gewünschten Erkenntnisgewinn bringt, müssen Sie die richtigen Beispielprozesse auswählen. Denn nur anhand Ihrer eigenen Abläufe lässt sich beurteilen, wie gut die Software zu Ihnen passt.

Wichtig sind dabei drei Faktoren:

• Prägnante Beschreibung
  Formulieren Sie die Prozesse so klar wie möglich. Statt seitenlanger Dokumentationen genügen kurze, präzise Abläufe, die den Kern der Tätigkeit widerspiegeln.
• Relevante Beispieldaten
  Stellen Sie Beispieldaten bereit, die genau zu Ihren Prozessen passen. Nur so kann der Anbieter den ERP-Workshop exakt auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. 
• Passende Datenmenge
  Halten Sie die Beispieldaten überschaubar. Nach dem Prinzip „weniger ist mehr“ vermeiden Sie, dass die Präsentation in Details untergeht. In der Praxis genügen meist vier bis acht Prozesse.

Praxisbeispiel: Auftragserfassung mit wachsender Stückliste

Ein aussagekräftiger Testfall im ERP-Workshop ist die Auftragserfassung mit einer Stückliste, die sich im Verlauf erweitert. Dieser Prozess ist in vielen produzierenden Unternehmen Alltag und zeigt schnell, ob ein System die nötige Flexibilität bietet.

Typische Fragen an den Anbieter sind:

Neuen Auftrag anlegen

• Wie wird ein Kundenauftrag im System erfasst?
• Welche Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden? 
• Wie intuitiv ist die Bedienung?

Stückliste erweitern

• Lässt sich die Stückliste im laufenden Prozess um weitere Artikel oder Baugruppen ergänzen? 
• Wie schnell werden Änderungen sichtbar?

Varianten und Änderungen abbilden

• Kann das System Varianten abbilden, ohne dass eine komplett neue Stückliste erstellt werden muss?
• Wie sieht das am Beispiel von unterschiedlichen Größen und Ausführungen aus?

Automatische Kalkulation

• Werden Preise, Kosten und Margen automatisch aktualisiert, sobald sich Positionen in der Stückliste ändern?

Weiterverarbeitung prüfen

• Wie fließen die Daten nachgelagert in andere Bereiche ein, etwa in die Produktionsplanung oder den Einkauf?

Diese Mischung aus Standardfunktionen (Auftrag erfassen) und Sonderfällen (Änderungen, Varianten) zeigt schnell, ob das ERP-System in der Praxis wirklich mithalten kann.

Fazit: Ein ERP-Workshop trennt die Spreu vom Weizen

Ein ERP-Workshop ist weit mehr als eine einfache Software-Präsentation. Er ist ein individuell gestaltetes Meeting, in dem Sie die Software kritisch prüfen können – auf Basis Ihrer unternehmensspezifischen Daten und Prozesse. Hier zeigt sich, ob das ERP-System und das Anbieterteam wirklich zu Ihrem Unternehmen passen. Und welche Lösung Sie am Ende wählen sollten.

Nehmen Sie den Termin daher nicht auf die leichte Schulter, sondern bereiten Sie sich und den Anbieter sorgfältig auf den ERP-Workshop vor. Am besten gelingt das mit einem persönlichen Anbieterbriefing in Ihren Räumlichkeiten. Änderungen, Varianten) zeigt schnell, ob das ERP-System in der Praxis wirklich mithalten kann.