Consolidamento dell’ERP nei gruppi aziendali: qual è la strategia giusta per te?

Quando le aziende si espandono, spesso aggiungono nuove sedi e filiali in patria e all’estero. Si pone quindi la questione di come l’infrastruttura IT possa gestire la fusione di più aziende nel modo più efficiente e flessibile possibile.

La priorità assoluta è il consolidamento dell’ERP. Infatti, senza alcun collegamento con la casa madre, si verificheranno interruzioni dei mezzi di comunicazione che bloccheranno il flusso di dati e impediranno l’accesso a cifre chiave affidabili. Tuttavia, il consolidamento completo non è sempre l’idea migliore.

In questo articolo scoprirai qual è la strategia di consolidamento ERP più adatta a te e come puoi mapparla tecnicamente in modo ottimale nel sistema ERP.

Quale strategia di consolidamento ERP è la migliore?

Consolidamento completo dell’ERP: ideale, ma non sempre realizzabile

Nei gruppi aziendali è prassi comune gestire tutte le aziende attraverso un grande sistema ERP centralizzato. Un panorama ERP completamente consolidato è la situazione ideale per qualsiasi gruppo di aziende, in quanto:

• consente uno scambio di dati senza problemi,
• garantisce processi standardizzati e ottimizzati,
• regola lo scambio di informazioni a livello di Gruppo senza interfacce,
• costi inferiori per la manutenzione e la cura del sistema,
• alleggerisce il peso dell’IT nell’area di supporto,
• riduce lo sforzo di coordinamento e
• rende il gruppo di aziende facilmente espandibile a livello tecnico.

Tuttavia, il consolidamento completo dell’ERP basato su un’unica soluzione software interaziendale non è sempre realistico. Solo alcuni gruppi aziendali sono così omogenei da poter mappare perfettamente l’intera struttura del gruppo con un solo ERP.

Di norma, ci sono sotto-organizzazioni le cui esigenze differiscono significativamente da quelle del resto del Gruppo. In particolare, le aziende attive a livello internazionale devono spesso affrontare complessi processi di coordinamento.

Ad esempio, molte filiali hanno requisiti diversi:

• processi specifici del settore,
• Gamma di funzioni,
• Opzioni di personalizzazione,
• Funzioni di nicchia,
• Lingue,
• Valute e
• quadro giuridico.

Inoltre, i grandi sistemi ERP a livello di gruppo sono relativamente lenti. Sono stati progettati per gestire organizzazioni enormi. Anche se questo li rende robusti, possono reagire solo lentamente ai cambiamenti del mercato. Di conseguenza, non supportano rapidi cambi di direzione e riducono automaticamente la flessibilità e la competitività dell’intero gruppo di aziende.

Vantaggi	Svantaggi
Scambio di dati senza problemi	Inflessibile e difficile da personalizzare
Minori spese in termini di tempo e di costi	troppo lento in un mercato dinamico
Aggiunta tecnicamente semplice di altre aziende	Le esigenze delle sotto-organizzazioni non sono prese in considerazione

Consolidamento parziale dell’ERP: una via di mezzo realistica

Da un lato, il tuo gruppo di aziende vuole un’infrastruttura ERP il più possibile standardizzata per ridurre al minimo le spese finanziarie e beneficiare degli effetti di sinergia. D’altro canto, però, un sistema ERP inadeguato a livello di gruppo può compromettere l‘efficienza della tua azienda. Quindi cosa dovresti fare?

Un approccio alternativo prevede che le singole filiali, o addirittura tutte, utilizzino la propria soluzione ERP, pur continuando a scambiare dati con la casa madre e le altre sotto-organizzazioni. Anche i sistemi ERP con una gamma diversa di funzioni – ad esempio soluzioni specializzate per il settore – non rappresentano un problema, purché sia garantita la connessione all’IT del gruppo.

I vantaggi di un consolidamento parziale dell’ERP sono evidenti:

• Mentre non è così facile personalizzare un sistema ERP a livello di gruppo, la soluzione di nicchia di un’azienda di medie dimensioni può essere riconfigurata con uno sforzo relativamente ridotto.
• Di conseguenza, le esigenze delle filiali sono al centro dell’attenzione, in quanto possono reagire in modo più rapido e flessibile ai cambiamenti del mercato.
• L’intero gruppo di aziende acquista sicurezza per il futuro.

Tuttavia, il consolidamento parziale presenta anche degli svantaggi:

• Il gruppo di aziende accetta che il suo panorama ERP rimarrà parzialmente segmentato.
• Il carico di lavoro del reparto IT aumenta perché deve dedicare più tempo alla manutenzione, all’assistenza e agli aggiornamenti del software.
• L’aumento della manodopera aumenta a sua volta i costi.
• La trasparenza del gruppo aziendale diminuisce perché non c’è più una rete di dati che attraversa l’organizzazione senza soluzione di continuità.

Vantaggi	Svantaggi
Molto flessibile	Il panorama ERP rimane parzialmente segmentato
I requisiti di ogni sotto-organizzazione possono essere soddisfatti	il carico di lavoro per l’IT aumenta e con esso i costi.
	Diminuzione della trasparenza

Quale strategia di consolidamento ERP scegliere?

La soluzione ERP ideale per il tuo gruppo di aziende dipende dalla natura della tua organizzazione. Le dimensioni dell’organizzazione possono influenzare il processo decisionale tanto quanto la distribuzione delle sedi e la governance.

L’obiettivo di ogni consolidamento ERP è la completa standardizzazione del panorama ERP. Tuttavia, a volte è opportuno discostarsi da questo obiettivo per supportare le singole filiali.

Elisabeth Sterlich-Janus, Asseco Solutions

Dovresti quindi esaminare attentamente entrambe le strategie di consolidamento ERP e valutare i vantaggi e gli svantaggi di un consolidamento completo o parziale. Potrebbe essere sensato organizzare il panorama ERP del gruppo in modo meno efficiente per alleggerire il peso delle singole filiali. Le strutture ERP per i gruppi aziendali internazionali, in particolare, tengono conto delle esigenze specifiche di ogni paese delle sotto-organizzazioni.

Come si può implementare tecnicamente la strategia ERP nei gruppi aziendali?

Quindi, come puoi realizzare la tua strategia di consolidamento dell’ERP dal punto di vista tecnico in modo da trarne il massimo beneficio? Forse avrai sentito le parole d’ordine ”multi-client capable” e ”multisite”. Entrambi i termini sono criteri importanti per le aziende distribuite, ma spesso vengono confusi o utilizzati in modo errato.

Prima di tutto: i termini multi-client e multisito non significano la stessa cosa e non sono opposti. Si tratta semplicemente di caratteristiche diverse di un sistema ERP. Il software può quindi essere multi-client o multisito, oppure entrambi o nessuno dei due.

Diamo un’occhiata più da vicino al significato dei due termini:

1. capacità multi-client nel sistema ERP

Innanzitutto affrontiamo la domanda: cos’è un cliente? Nel contesto ERP, questo termine si riferisce a un attore commerciale indipendente. Può trattarsi di un’azienda o di una filiale, ad esempio.

Un sistema ERP è multi-client se è in grado di gestire diversi clienti in parallelo su un unico sistema fisico. Ogni azienda ha la sua istanza di sistema personalizzata in base alla struttura dei suoi processi. In parole povere: ogni giocatore ha la sua istanza ERP.

I sistemi ERP multi-client sono particolarmente adatti alle organizzazioni che sono composte da diverse sotto-organizzazioni autonome. Tuttavia, questo non significa che non ci sia cooperazione tra i membri di questi gruppi aziendali. Al contrario: lo scambio di dati e le interazioni di processo attraverso i confini delle filiali o delle società sono praticamente standard nei gruppi aziendali.

Vediamo un esempio:

La filiale A ordina alla filiale B dei prodotti preliminari. B crea un ordine di vendita, poi un ordine di produzione e infine consegna la merce. La società B emette quindi una fattura che la società A salda.

Filiale A	Filiale B
ordine
	Ordine di vendita
	Ordine di produzione
	Merci in uscita
	Fattura in uscita
Merci in arrivo
Ricevuta della fattura
Equalizzazione delle fatture

Queste transazioni intercompany sono comuni nelle reti e nei gruppi aziendali. Sarebbe quindi svantaggioso se i dati dovessero essere scambiati tra diversi sistemi ERP per ogni transazione. Ciò che si desidera è la sincronizzazione all’interno di un unico sistema, in modo da ridurre al minimo le perdite per attrito.

Le azioni dell’azienda A devono essere in grado di attivare automaticamente i processi nell’istanza ERP dell’azienda B e viceversa. Ecco perché le moderne soluzioni ERP sono in grado di scambiare dati tra client indipendenti , senza interfacce complicate. La capacità multi-client non è quindi sinonimo di pensiero a silos: anche in questo caso la flessibilità è il punto di forza.

2. multisito nel sistema ERP

La capacità multisito è incentrata su una questione completamente diversa: l’orientamento alla sede. Le strutture multisito utilizzano un unico sistema ERP che copre diverse sedi contemporaneamente. Ogni filiale ha accesso ai dati dell’intera azienda (utilizzo della capacità, livelli di stock, ecc.).

I sistemi ERP multisito sono anche in grado di mappare le strutture organizzative complesse e intersede. Ad esempio, il sistema può identificare le carenze di scorte nelle diverse sedi e riordinare il materiale a livello centrale. Le infrastrutture che non dispongono di una capacità multisito dovrebbero scambiarsi regolarmente rapporti sullo stato delle scorte.

Un sistema multisito, quindi, non tratta l’azienda come una combinazione di unità indipendenti, ma come un’organizzazione comune. I singoli elementi di questa organizzazione generale sono a loro volta collegati da processi funzionali generali. Tuttavia, non si tratta di processi interaziendali. Le singole sotto-aree non sono soggetti giuridicamente separati e quindi non sono clienti.

È anche possibile gestire e analizzare le singole sedi separatamente. In alcune situazioni può essere importante considerare una filiale separatamente dall’organizzazione complessiva. Ad esempio, un’azienda può gestire le singole filiali come centri di profitto con un proprio conto economico. Tuttavia, questo è possibile solo se sono disponibili dati separati per questa sede.

3. riassunto: capacità multi-client vs. multisito nel sistema ERP

Capacità di gestire più client	Multisito
Ogni organizzazione indipendente ha la propria istanza ERP.	Una singola istanza ERP gestisce e controlla diverse sedi di un’organizzazione in parallelo.
Il sistema ERP può eseguire più istanze su un’unica piattaforma fisica.	Le singole filiali possono comunque essere considerate separatamente dall’organizzazione complessiva.
Sono possibili scambi di dati e interazioni di processo con altre filiali.	Ogni filiale può avere accesso ai dati dell’intera azienda, ad esempio i livelli di scorte e l’utilizzo della capacità produttiva.

È importante sapere che:

In pratica, le due funzionalità non sono strettamente separate l’una dall’altra, ma possono coesistere in uno stesso sistema. I sistemi multicliente scambiano informazioni anche tra i singoli clienti, sebbene questi siano gestiti separatamente. Inoltre, i sistemi multisito possono considerare le sedi come una sorta di clienti, separati dall’organizzazione generale.

Suggerimenti per un consolidamento ERP di successo

1. chiarire le questioni importanti

Come abbiamo visto finora nell’articolo, le fusioni ERP nei gruppi aziendali sono tutt’altro che una questione banale. Sia a livello strategico che tecnico, è probabile che sia difficile, soprattutto per i non esperti, prendere le decisioni giuste.

Prima di fare la tua scelta, dovresti chiarire le seguenti questioni, preferibilmente confrontandoti con esperti del settore:

• Quali unità dovrebbero essere integrate e in che misura?
• Quanto differiscono i processi delle singole sedi e dei singoli clienti?
• È possibile standardizzare i diversi processi?
• Chi è responsabile dei dati anagrafici, dei processi e dell’infrastruttura IT?
• Quali dati anagrafici possono essere utilizzati insieme e quali devono essere diversi?
• Quali sono i requisiti legali, linguistici o normativi?
• Fino a che punto deve essere possibile un reporting completo?

2. evitare il rischio di inciampare

Dovrai affrontare anche sfide durante e dopo l’implementazione che possono mettere a rischio il successo del progetto, tra cui

• strutture di dati anagrafici e paesaggi di processo diversi,
• paesaggi IT eterogenei e sistemi legacy e
• Resistenza da parte delle filiali.

Tieni sempre presente questo aspetto:

Se un’azienda si rifiuta di introdurre una soluzione ERP a livello di gruppo, la colpa non è sempre del software. A volte i dipendenti si rifiutano perché non vogliono cambiare i loro processi abituali. In questi casi, una buona gestione del cambiamento può essere d’aiuto.

Caso d’uso pratico:
Robatech si affida alla capacità multicliente

Robatech GmbH ha optato per un sistema ERP centrale con struttura client per organizzare in modo più efficiente la sua collaborazione transfrontaliera. La filiale olandese è stata tecnicamente integrata nel sistema della consociata tedesca.

La capacità multi-client di APplus permette a Robatech di gestire unità legalmente indipendenti su un’infrastruttura centrale e di gestirle comunque separatamente. Ciò consente la manutenzione centralizzata dei dati anagrafici degli articoli, mentre le lingue e i processi possono essere adattati a livello locale.

Fin dalla sua introduzione, Robatech GmbH ha beneficiato dei seguenti vantaggi, tra gli altri:

• Processi trasparenti
• Lavorare via browser in qualsiasi luogo
• Riduzione delle barriere linguistiche e miglioramento della cooperazione
• Logistica di magazzino ottimizzata grazie al magazzino digitale e alla mappatura dei veicoli come servizio di magazzino
• Meno tempo richiesto per l’inventario

Anche se inizialmente l’introduzione di APplus ha incontrato la resistenza del personale, i vantaggi della soluzione hanno rapidamente conquistato l’intero team.

Leggi il caso di studio completo

Conclusione: la strategia ERP deve essere adatta alla tua organizzazione

Scegliere la giusta strategia di consolidamento dell’ERP è un complesso gioco di equilibri tra standardizzazione e flessibilità. Un consolidamento completo può rallentare le singole filiali, mentre un consolidamento parziale aumenta il carico di lavoro e può ridurre la trasparenza.

Pensare in modo strategico al consolidamento dell’ERP fin dall’inizio fa risparmiare tempo e denaro nel lungo periodo ed evita inutili frustrazioni. È fondamentale avere un quadro chiaro degli obiettivi che si adatti in modo ottimale alle esigenze del tuo gruppo di aziende.

Tuttavia, anche la migliore infrastruttura ERP del mondo fornisce un valore aggiunto solo se viene implementata correttamente anche dal punto di vista tecnico. Per questo motivo, nelle tue specifiche non devono mancare importanti funzioni ERP come la funzionalità multi-client e il multisito.