Konsolidacja systemów ERP w grupach przedsiębiorstw: która strategia jest odpowiednia dla Ciebie?

Kiedy firmy rozwijają się, często dodają nowe lokalizacje i oddziały w kraju i za granicą. Szybko pojawia się pytanie, w jaki sposób infrastruktura IT może odwzorować fuzję kilku firm tak wydajnie i elastycznie, jak to tylko możliwe.

Najważniejszym priorytetem jest tutaj konsolidacja ERP. Wynika to z faktu, że bez połączenia z firmą macierzystą wystąpią zakłócenia medialne, które zatrzymają przepływ danych i uniemożliwią dostęp do wiarygodnych kluczowych danych. Jednak pełna konsolidacja nie zawsze jest najlepszym pomysłem.

W tym artykule dowiesz się, która strategia konsolidacji ERP jest odpowiednia dla Ciebie i jak możesz ją optymalnie zmapować technicznie w systemie ERP.

Która strategia konsolidacji ERP jest najlepsza?

Pełna konsolidacja ERP: ideał, ale nie zawsze wykonalny

W grupach korporacyjnych powszechną praktyką jest zarządzanie wszystkimi firmami za pośrednictwem dużego, scentralizowanego systemu ERP. W pełni skonsolidowane środowisko ERP jest idealną sytuacją dla każdej grupy firm, ponieważ:

• umożliwia płynną wymianę danych,
• zapewnia standaryzację i optymalizację procesów,
• reguluje wymianę informacji w całej Grupie bez interfejsów,
• niższe koszty utrzymania i konserwacji systemu,
• odciąża dział IT w obszarze wsparcia,
• zmniejsza wysiłek związany z koordynacją i
• sprawia, że grupę firm można łatwo rozszerzyć na poziomie technicznym.

Jednak pełna konsolidacja ERP w oparciu o jedno oprogramowanie dla różnych firm nie zawsze jest realistyczna. Tylko nieliczne grupy korporacyjne są na tyle jednorodne, że mogą idealnie odwzorować całą strukturę grupy za pomocą tylko jednego systemu ERP.

Z reguły istnieją podorganizacje, których wymagania znacznie różnią się od wymagań reszty Grupy. W szczególności spółki działające na arenie międzynarodowej często muszą zmagać się ze złożonymi procesami koordynacji.

Na przykład wiele spółek zależnych ma różne wymagania:

• procesy specyficzne dla branży,
• Zakres funkcji,
• Opcje dostosowywania,
• Funkcje niszowe,
• Języki,
• Waluty i
• ramy prawne.

Ponadto duże, obejmujące całą grupę systemy ERP są stosunkowo powolne. Zostały one zaprojektowane do zarządzania ogromnymi organizacjami. Chociaż dzięki temu są solidne, mogą reagować tylko powoli na zmiany rynkowe. W rezultacie nie wspierają one szybkich zmian kierunku, a tym samym automatycznie zmniejszają elastyczność i konkurencyjność całej grupy firm.

Zalety	Wady
Płynna wymiana danych	Nieelastyczny i trudny do dostosowania
Mniejsze nakłady czasu i kosztów	zbyt powolny na dynamicznym rynku
Technicznie proste dodanie kolejnych spółek	Potrzeby podorganizacji nie są brane pod uwagę

Częściowa konsolidacja ERP: realistyczna droga środka

Z jednej strony, grupa firm chce mieć jak najbardziej ustandaryzowaną infrastrukturę ERP, aby zminimalizować wydatki finansowe i skorzystać z efektów synergii. Z drugiej jednak strony, nieodpowiedni system ERP dla całej grupy może negatywnie wpłynąć na wydajność firmy. Co zatem należy zrobić?

Alternatywnym podejściem jest korzystanie przez poszczególne lub nawet wszystkie spółki zależne z własnego rozwiązania ERP, przy jednoczesnej wymianie danych ze spółką dominującą i innymi spółkami zależnymi. Systemy ERP o różnym zakresie funkcji – na przykład wyspecjalizowane rozwiązania branżowe – również nie stanowią problemu, o ile zagwarantowane jest połączenie z IT grupy.

Zalety częściowej konsolidacji systemów ERP są oczywiste:

• Podczas gdy nie jest łatwo dostosować system ERP dla całej grupy, niszowe rozwiązanie dla średniej wielkości firmy można przekonfigurować przy stosunkowo niewielkim wysiłku.
• W rezultacie potrzeby spółek zależnych zajmują centralne miejsce, ponieważ mogą one szybciej i bardziej elastycznie reagować na zmiany rynkowe.
• Cała grupa firm zyskuje bezpieczeństwo na przyszłość.

Częściowa konsolidacja ma jednak również wady:

• Grupa firm akceptuje fakt, że jej krajobraz ERP pozostanie częściowo podzielony na segmenty.
• Obciążenie działu IT wzrasta, ponieważ musi on poświęcać więcej czasu na konserwację, serwisowanie i aktualizacje oprogramowania.
• Wyższy nakład pracy z kolei zwiększa koszty.
• Przejrzystość grupy korporacyjnej zmniejsza się, ponieważ nie ma już sieci danych, która płynnie obejmuje całą organizację.

Zalety	Wady
Bardzo elastyczny	Krajobraz ERP pozostaje częściowo podzielony na segmenty
Wymagania każdej podorganizacji mogą zostać spełnione	obciążenie IT wzrasta – a wraz z nim koszty
	Zmniejszenie przejrzystości

Jaką strategię konsolidacji systemów ERP wybrać?

Idealne rozwiązanie ERP dla grupy firm zależy od charakteru organizacji. Wielkość organizacji może mieć równie duży wpływ na proces podejmowania decyzji, jak rozmieszczenie lokalizacji i zarządzanie.

Celem każdej konsolidacji ERP jest całkowita standaryzacja środowiska ERP. Czasami jednak warto odejść od tego celu, aby wspierać poszczególne spółki zależne.

Elisabeth Sterlich-Janus, Asseco Solutions

Należy zatem dokładnie przyjrzeć się obu strategiom konsolidacji ERP i rozważyć zalety i wady pełnej lub częściowej konsolidacji. Być może warto zorganizować środowisko ERP grupy nieco mniej efektywnie, aby odciążyć poszczególne spółki zależne. Struktury ERP dla międzynarodowych grup korporacyjnych w szczególności zazwyczaj uwzględniają specyficzne dla danego kraju potrzeby podorganizacji.

W jaki sposób można technicznie wdrożyć strategię ERP w grupach korporacyjnych?

Jak więc zrealizować strategię konsolidacji ERP pod względem technicznym w taki sposób, aby czerpać z niej jak największe korzyści? Być może słyszałeś już modne słowa ”multi-client capable” i ”multisite”. Oba terminy są ważnymi kryteriami dla firm rozproszonych, ale często są mylone lub używane nieprawidłowo.

Po pierwsze: terminy multi-client i multisite nie oznaczają tego samego i nie są przeciwieństwami. Są to po prostu różne cechy systemu ERP. Oprogramowanie może zatem obsługiwać wielu klientów lub wiele lokalizacji, albo jedno i drugie, albo żadne z nich.

Przyjrzyjmy się bliżej znaczeniu tych dwóch terminów:

1. możliwość obsługi wielu klientów w systemie ERP

Najpierw odpowiedzmy na pytanie: czym jest klient? W kontekście ERP termin ten odnosi się do niezależnego podmiotu gospodarczego. Może to być na przykład firma lub spółka zależna.

System ERP jest zdolny do obsługi wielu klientów, jeśli jest w stanie zarządzać kilkoma klientami równolegle w jednym systemie fizycznym. Każda firma ma własną instancję systemu, która jest dostosowana do jej indywidualnej struktury procesów. Mówiąc prościej: każdy gracz ma własną instancję ERP.

Systemy ERP obsługujące wielu klientów są szczególnie odpowiednie dla organizacji, które składają się z kilku autonomicznych podorganizacji. Nie oznacza to jednak, że nie ma współpracy między członkami takich grup korporacyjnych. Wręcz przeciwnie: wymiana danych i interakcje procesów ponad granicami spółek zależnych lub firm są praktycznie standardem w grupach korporacyjnych.

Spójrzmy na przykład:

Spółka zależna A zamawia produkty wstępne w spółce zależnej B. Spółka B tworzy zlecenie sprzedaży, następnie zlecenie produkcyjne i ostatecznie dostarcza towary. Prowadzi to do odbioru towarów przez spółkę A. Następnie spółka B wystawia fakturę, którą spółka A rozlicza.

Jednostka zależna A	Jednostka zależna B
porządek
	Zamówienie sprzedaży
	Zlecenie produkcyjne
	Towary wychodzące
	Faktura wychodząca
Przychodzące towary
Odbiór faktury
Wyrównanie faktur

Takie transakcje między firmami są powszechne w sieciach i grupach korporacyjnych. Byłoby zatem niekorzystne, gdyby dane musiały być wymieniane między różnymi systemami ERP dla każdej transakcji. To, czego naprawdę chcesz, to synchronizacja w ramach jednego systemu, ponieważ minimalizuje to straty wynikające z tarcia.

Działania w firmie A powinny być w stanie automatycznie uruchamiać procesy w instancji ERP firmy B i odwrotnie. Dlatego też nowoczesne rozwiązania ERP są również w stanie wymieniać dane między niezależnymi klientami – bez niezgrabnych interfejsów. Zdolność do obsługi wielu klientów nie jest zatem równoznaczna z myśleniem silosowym – elastyczność jest tutaj również najważniejsza.

2. wielozakładowość w systemie ERP

Zdolność do pracy w wielu lokalizacjach koncentruje się na zupełnie innej kwestii: orientacji na lokalizację. Struktury wielozakładowe wykorzystują pojedynczy system ERP, który obejmuje kilka lokalizacji jednocześnie. Każdy oddział ma dostęp do danych całej firmy (wykorzystanie mocy produkcyjnych, poziomy zapasów itp.).

Wielozakładowe systemy ERP są również w stanie mapować złożone struktury organizacyjne w różnych lokalizacjach. Przykładowo, system może identyfikować braki magazynowe w różnych lokalizacjach i centralnie zamawiać materiały. Infrastruktury bez możliwości pracy w wielu lokalizacjach musiałyby regularnie wymieniać się raportami o stanie zapasów.

System wielozakładowy nie traktuje zatem firmy jako kombinacji niezależnych jednostek, ale jako wspólną organizację. Poszczególne elementy tej ogólnej organizacji są z kolei połączone za pomocą nadrzędnych procesów funkcjonalnych. Nie są to jednak procesy międzyfirmowe. Poszczególne podobszary nie są prawnie oddzielnymi podmiotami, a zatem nie są klientami.

Możliwe jest również oddzielne zarządzanie i analizowanie poszczególnych lokalizacji. W niektórych sytuacjach istotne może być postrzeganie oddziału oddzielnie od całej organizacji. Na przykład firma może zarządzać poszczególnymi oddziałami jako centrami zysków z własnym rachunkiem zysków i strat. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy dla danej lokalizacji dostępne są oddzielne dane.

3. podsumowanie: zdolność do obsługi wielu klientów a wielozakładowość w systemie ERP

Obsługa wielu klientów	Multisite
Każda niezależna organizacja ma własną instancję ERP.	Pojedyncza instancja ERP zarządza i kontroluje kilka lokalizacji organizacji równolegle.
System ERP może działać w wielu instancjach na jednej platformie fizycznej.	Poszczególne oddziały mogą być jednak postrzegane oddzielnie od całej organizacji.
Możliwa jest wymiana danych i interakcja procesów z innymi spółkami zależnymi.	Każdy oddział może uzyskać dostęp do danych całej firmy, np. poziomu zapasów i wykorzystania mocy produkcyjnych.

Ważne informacje:

W praktyce te dwie możliwości nie są od siebie ściśle oddzielone, ale mogą istnieć razem w jednym i tym samym systemie. Systemy z wieloma klientami również wymieniają informacje między poszczególnymi klientami – choć w rzeczywistości są one zarządzane oddzielnie. Systemy wielostanowiskowe mogą również postrzegać lokalizacje jako rodzaj klienta, oderwanego od całej organizacji.

Wskazówki dotyczące udanej konsolidacji systemów ERP

1. wyjaśnienie ważnych kwestii

Jak wynika z dotychczasowych rozważań, fuzje systemów ERP w grupach korporacyjnych nie są sprawą błahą. Zarówno na poziomie strategicznym, jak i technicznym, podejmowanie właściwych decyzji może być trudne zwłaszcza dla osób niebędących ekspertami w tej dziedzinie.

Przed dokonaniem wyboru należy wyjaśnić następujące kwestie – najlepiej w rozmowie z doświadczonymi ekspertami:

• Które jednostki powinny zostać zintegrowane i w jakim stopniu?
• Jak bardzo różnią się procesy w poszczególnych lokalizacjach i u poszczególnych klientów?
• Czy możliwa jest standaryzacja różnych procesów?
• Kto jest odpowiedzialny za dane podstawowe, procesy i infrastrukturę IT?
• Które dane podstawowe mogą być używane razem, a które muszą być różne?
• Jakie są wymogi prawne, językowe lub regulacyjne?
• W jakim stopniu musi być możliwa kompleksowa sprawozdawczość?

2. unikanie ryzyka potknięcia się

W trakcie i po wdrożeniu napotkasz również wyzwania, które mogą zagrozić powodzeniu projektu, w tym

• różnych głównych struktur danych i krajobrazów procesów,
• heterogeniczne środowiska IT i starsze systemy oraz
• Opór ze strony spółek zależnych.

Zawsze należy o tym pamiętać:

Jeśli firma odmawia wprowadzenia rozwiązania ERP dla całej grupy, nie zawsze winne jest oprogramowanie. Czasami pracownicy odmawiają, ponieważ nie chcą zmieniać znanych sobie procesów. W takich przypadkach może pomóc dobre zarządzanie zmianą.

Praktyczny przypadek użycia:
Robatech polega na możliwościach wielu klientów

Firma Robatech GmbH zdecydowała się na centralny system ERP ze strukturą kliencką , aby efektywniej zorganizować współpracę transgraniczną. Holenderska spółka zależna została technicznie zintegrowana z systemem niemieckiej spółki siostrzanej.

Zdolność APplus do obsługi wielu klientów pozwala firmie Robatech obsługiwać prawnie niezależne jednostki w ramach centralnej infrastruktury i nadal zarządzać nimi oddzielnie. Umożliwia to scentralizowaną obsługę głównych danych artykułów, podczas gdy języki i procesy mogą być dostosowywane lokalnie.

Od momentu wprowadzenia, Robatech GmbH czerpie korzyści między innymi z następujących zalet:

• Przejrzyste procesy
• Praca w przeglądarce w dowolnym miejscu
• Zmniejszenie barier językowych i lepsza współpraca
• Zoptymalizowana logistyka magazynowa dzięki cyfrowemu magazynowi i mapowaniu pojazdów jako magazynowi usługowemu
• Mniej czasu potrzebnego na inwentaryzację

Mimo że wprowadzenie APplus początkowo spotkało się z oporem ze strony pracowników, korzyści płynące z tego rozwiązania szybko przekonały cały zespół.

Przeczytaj pełne studium przypadku

Wniosek: Strategia ERP musi pasować do organizacji

Wybór odpowiedniej strategii konsolidacji systemów ERP to złożony proces równoważenia standaryzacji i elastyczności. Pełna konsolidacja może spowolnić poszczególne spółki zależne, podczas gdy częściowa konsolidacja zwiększa obciążenie pracą i może zmniejszyć przejrzystość.

Strategiczne myślenie o konsolidacji ERP od samego początku oszczędza czas i pieniądze w dłuższej perspektywie oraz pozwala uniknąć niepotrzebnej frustracji. Kluczowy jest jasny obraz docelowy, który jest optymalnie dostosowany do potrzeb grupy firm.

Jednak nawet najlepsza na świecie infrastruktura ERP zapewnia wartość dodaną tylko wtedy, gdy jest odpowiednio wdrożona technicznie. Dlatego w specyfikacji nie powinno zabraknąć ważnych funkcji ERP, takich jak obsługa wielu klientów i wielu lokalizacji.