Consolidación de ERP en grupos de empresas: ¿Qué estrategia es la adecuada para ti?

Cuando las empresas se expanden, suelen añadir nuevas sedes y filiales en su país y en el extranjero. Entonces se plantea rápidamente la cuestión de cómo la infraestructura informática puede organizar la fusión de varias empresas de la forma más eficaz y flexible posible.

La máxima prioridad aquí es la consolidación del ERP. Esto se debe a que, sin ninguna conexión con la empresa matriz, se producirán interrupciones en los medios de comunicación que paralizarán el flujo de datos e impedirán el acceso a cifras clave fiables. Sin embargo, la consolidación completa no siempre es la mejor idea.

En este artículo, puedes averiguar qué estrategia de consolidación ERP es la adecuada para ti y cómo puedes asignarla técnicamente de forma óptima en el sistema ERP.

¿Qué estrategia de consolidación de ERP es la mejor?

Consolidación completa del ERP: ideal, pero no siempre factible

En los grupos empresariales, es práctica habitual gestionar todas las empresas mediante un gran sistema ERP centralizado. Un entorno ERP totalmente consolidado es la situación ideal para cualquier grupo de empresas, ya que:

• permite un intercambio de datos fluido,
• garantiza procesos normalizados y optimizados,
• regula el intercambio de información en todo el Grupo sin interfaces,
• menores costes de mantenimiento y cuidado del sistema,
• alivia la carga de TI en el área de soporte,
• reduce el esfuerzo de coordinación y
• hace que el grupo de empresas sea fácilmente ampliable a nivel técnico.

Sin embargo, la consolidación completa del ERP basada en una única solución de software multiempresa no siempre es realista. Sólo unos pocos grupos empresariales son tan homogéneos que pueden mapear perfectamente toda la estructura del grupo con un solo ERP.

Por regla general, hay suborganizaciones cuyas necesidades difieren considerablemente de las del resto del Grupo. Las empresas con actividad internacional, en particular, suelen tener que enfrentarse a complejos procesos de coordinación.

Por ejemplo, muchas filiales tienen requisitos diferentes:

• procesos específicos de la industria,
• Gama de funciones,
• Opciones de personalización,
• Funciones de nicho,
• Idiomas,
• Divisas y
• marco jurídico.

Además, los grandes sistemas ERP para todo el grupo son relativamente lentos. Están diseñados para gestionar organizaciones enormes. Aunque esto los hace robustos, sólo pueden reaccionar lentamente a los cambios del mercado. Como resultado, no admiten cambios rápidos de dirección y , por tanto, reducen automáticamente la flexibilidad y competitividad de todo el grupo de empresas.

Ventajas	Desventajas
Intercambio fluido de datos	Inflexible y difícil de personalizar
Menos gastos de tiempo y dinero	demasiado lento en un mercado dinámico
Adición técnicamente sencilla de más empresas	No se tienen en cuenta las necesidades de las suborganizaciones

Consolidación parcial ERP: la vía intermedia realista

Por un lado, tu grupo de empresas quiere una infraestructura ERP lo más estandarizada posible para minimizar los gastos financieros y beneficiarse de los efectos de sinergia. Por otro lado, sin embargo, un sistema ERP inadecuado para todo el grupo puede perjudicar la eficacia de tu empresa. Entonces, ¿qué debes hacer?

Un enfoque alternativo es que cada filial, o incluso todas ellas, utilicen su propia solución ERP, sin dejar de intercambiar datos con la empresa matriz y otras suborganizaciones. Los sistemas ERP con una gama diferente de funciones -por ejemplo, soluciones sectoriales especializadas- tampoco son un problema , siempre que se garantice la conexión con la TI del grupo.

Las ventajas de la consolidación parcial de ERP son evidentes:

• Mientras que no es tan fácil personalizar un sistema ERP para todo el grupo, la solución específica de una empresa mediana puede reconfigurarse con relativamente poco esfuerzo.
• Como resultado, las necesidades de las filiales pasan a un primer plano, ya que pueden reaccionar con mayor rapidez y flexibilidad a los cambios del mercado.
• Todo el grupo de empresas gana seguridad para el futuro.

Sin embargo, la consolidación parcial también tiene desventajas:

• El grupo de empresas acepta que su panorama ERP seguirá estando parcialmente segmentado.
• La carga de trabajo del departamento informático aumenta, ya que tiene que dedicar más tiempo al mantenimiento, la revisión y las actualizaciones de software.
• A su vez, el aumento de la mano de obra incrementa los costes.
• La transparencia del grupo empresarial disminuye, pues ya no existe una red de datos que abarque toda la organización sin fisuras.

Ventajas	Desventajas
Muy flexible	El panorama de los ERP sigue estando parcialmente segmentado
Pueden cumplirse los requisitos de cada suborganización	aumenta la carga de trabajo de los informáticos, y con ella los costes
	Disminución de la transparencia

¿Qué estrategia de consolidación ERP debes elegir?

La solución ERP ideal para tu grupo de empresas depende de la naturaleza de tu organización. El tamaño de tu organización puede influir tanto en el proceso de toma de decisiones como la distribución de sedes y la gobernanza.

El objetivo de toda consolidación ERP es la estandarización completa del entorno ERP. Sin embargo, a veces tiene sentido desviarse de este objetivo para apoyar a las filiales individuales.

Elisabeth Sterlich-Janus, Asseco Solutions

Por tanto, debes examinar detenidamente ambas estrategias de consolidación ERP y sopesar las ventajas e inconvenientes de la consolidación total o parcial. Puede tener sentido organizar el panorama ERP del grupo de forma algo menos eficiente para aliviar la carga de las filiales individuales. Las estructuras de ERP para grupos empresariales internacionales, en particular, suelen tener en cuenta las necesidades específicas de cada país de las suborganizaciones.

¿Cómo puede aplicarse técnicamente la estrategia ERP en los grupos de empresas?

Entonces, ¿cómo consigues realizar técnicamente tu estrategia de consolidación de ERP de forma que obtengas el máximo beneficio de ella? Puede que hayas oído las palabras de moda »con capacidad multicliente» y »multisitio». Ambos términos son criterios importantes para las empresas distribuidas, pero a menudo se confunden o se utilizan incorrectamente.

Lo primero es lo primero: los términos capacidad multicliente y multisitio no significan lo mismo ni son opuestos. Son simplemente características diferentes de un sistema ERP. Por tanto, el software puede ser multicliente o multisitio, o ambas cosas, o ninguna.

Veamos más detenidamente el significado de ambos términos:

1. capacidad multicliente en el sistema ERP

Abordemos primero la pregunta: ¿Qué es un cliente? En el contexto ERP, este término se refiere a un actor empresarial independiente. Puede ser una empresa o una filial, por ejemplo.

Un sistema ERP es multicliente si es capaz de gestionar varios clientes en paralelo en un sistema físico. Cada empresa tiene su propia instancia del sistema, adaptada a su estructura de procesos individual. En términos sencillos: cada actor tiene su propia instancia de ERP.

Los sistemas ERP con capacidad multicliente son especialmente adecuados para organizaciones formadas por varias suborganizaciones autónomas. Sin embargo, esto no significa que no exista cooperación entre los miembros de dichos grupos empresariales. Al contrario: el intercambio de datos y las interacciones de procesos a través de los límites de las filiales o empresas son prácticamente estándar en los grupos empresariales.

Veamos un ejemplo:

La filial A hace un pedido preliminar de productos a la filial B. B crea un pedido de venta, luego una orden de fabricación y finalmente entrega las mercancías. Esto da lugar a la entrada de mercancías en la empresa A. A continuación, la empresa B emite una factura, que la empresa A liquida.

Filial A	Filial B
pide
	Pedido de venta
	Orden de fabricación
	Salida de mercancías
	Factura de salida
Entrada de mercancías
Recibo de factura
Compensación de facturas

Estas transacciones entre empresas son habituales en las redes y grupos empresariales. Por tanto, sería desfavorable que hubiera que intercambiar datos entre distintos sistemas ERP para cada transacción. Lo que realmente quieres es la sincronización dentro de un único sistema, ya que así se minimizan las pérdidas por fricción.

Las acciones en la empresa A deben poder desencadenar automáticamente procesos en la instancia ERP de la empresa B y viceversa. Por eso las soluciones ERP modernas también pueden intercambiar datos entre clientes independientes , sin interfaces engorrosas. Por tanto, la capacidad multicliente no es sinónimo de pensamiento en silos: la flexibilidad también es lo más importante en este caso.

2. multisitio en el sistema ERP

La capacidad multisede se centra en una cuestión completamente distinta: la orientación a la ubicación. Las estructuras multisede utilizan un único sistema ERP que cubre varias sedes simultáneamente. Cada sucursal tiene acceso a los datos de toda la empresa (utilización de la capacidad, niveles de existencias, etc.).

Los sistemas ERP multisede también son capaces de mapear estructuras organizativas complejas y multiubicación. Por ejemplo, el sistema puede identificar la escasez de existencias en distintas ubicaciones y reordenar el material de forma centralizada. Las infraestructuras sin capacidad multisede tendrían que intercambiar periódicamente informes de estado sobre sus niveles de existencias.

Por tanto, un sistema multisede no trata a la empresa como una combinación de unidades independientes, sino como una organización conjunta. Los elementos individuales de esta organización global están a su vez vinculados mediante procesos funcionales globales. Sin embargo, no se trata de procesos interempresariales. Las subáreas individuales no son actores jurídicamente separados y, por tanto, no son clientes.

También es posible gestionar y analizar ubicaciones individuales por separado. En algunas situaciones, puede ser relevante ver una sucursal por separado de la organización global. Por ejemplo, una empresa puede gestionar sucursales individuales como centros de beneficios con su propia cuenta de pérdidas y ganancias. Sin embargo, esto sólo es posible si también se dispone de datos separados para esta ubicación.

3. resumido: capacidad multicliente frente a multisitio en el sistema ERP

Capacidad multicliente	Multisitio
Cada organización independiente tiene su propia instancia de ERP.	Una única instancia de ERP gestiona y controla varias sedes de una organización en paralelo.
El sistema ERP puede ejecutar varias instancias en una única plataforma física.	No obstante, las ramas individuales pueden verse por separado de la organización general.
Es posible el intercambio de datos y la interacción de procesos con otras filiales.	Cada sucursal puede acceder a los datos de toda la empresa, por ejemplo, niveles de existencias y utilización de la capacidad.

Es importante saberlo:

En la práctica, ambas capacidades no están estrictamente separadas, sino que pueden coexistir en un mismo sistema. Los sistemas multicliente también intercambian información entre los distintos clientes, aunque en realidad se gestionan por separado. Y los sistemas multisede también pueden considerar las sedes como una especie de clientes, separados de la organización general.

Consejos para consolidar con éxito un ERP

1. aclarar cuestiones importantes

Como se ha mostrado hasta ahora en este artículo, las fusiones de ERP en grupos de empresas son cualquier cosa menos un asunto trivial. Tanto a nivel estratégico como técnico, es probable que resulte difícil, sobre todo para los no expertos, tomar las decisiones correctas.

Deberías aclarar las siguientes cuestiones antes de hacer tu elección, preferiblemente en diálogo con expertos experimentados:

• ¿Qué unidades deben integrarse y en qué medida?
• ¿En qué medida difieren los procesos de cada sede y de cada cliente?
• ¿Es posible normalizar los distintos procesos?
• ¿Quién es responsable de los datos maestros, los procesos y la infraestructura informática?
• ¿Qué datos maestros pueden utilizarse juntos y cuáles deben ser diferentes?
• ¿Cuáles son los requisitos legales, lingüísticos o normativos?
• ¿Hasta qué punto debe ser posible una información exhaustiva?

2. evita los peligros de tropiezo

También te enfrentarás a retos durante y después de la implementación que pueden poner en peligro el éxito del proyecto, entre ellos

• diferentes estructuras de datos maestros y paisajes de procesos,
• entornos informáticos heterogéneos y sistemas heredados y
• Resistencia de las filiales.

Tenlo siempre en cuenta:

Si una empresa se niega a introducir una solución ERP para todo el grupo, no siempre la culpa es del software. A veces los empleados se niegan porque no quieren cambiar sus procesos familiares. En estos casos, una buena gestión del cambio puede ayudar.

Caso práctico:
Robatech confía en la capacidad multicliente

Robatech GmbH ha optado por un sistema ERP central con estructura de cliente para organizar su colaboración transfronteriza de forma más eficaz. La filial holandesa se integró técnicamente en el sistema de la empresa hermana alemana.

La capacidad multicliente de APplus permite a Robatech operar unidades jurídicamente independientes en una infraestructura central y seguir gestionándolas por separado. Esto permite el mantenimiento centralizado de los datos maestros de los artículos, mientras que los idiomas y los procesos pueden adaptarse localmente.

Desde su introducción, Robatech GmbH se ha beneficiado, entre otras, de las siguientes ventajas:

• Procesos transparentes
• Trabajo basado en navegador en cualquier lugar
• Reducción de las barreras lingüísticas y mejora de la cooperación
• Logística de almacén optimizada mediante almacén digital y cartografía de vehículos como almacén de servicios
• Menos tiempo necesario para hacer inventario

Aunque al principio la introducción de APplus encontró resistencia entre los trabajadores, las ventajas de la solución convencieron rápidamente a todo el equipo.

Leer el estudio de caso completo

Conclusión: La estrategia ERP debe adaptarse a tu organización

Elegir la estrategia adecuada de consolidación de ERP es un complejo acto de equilibrio entre estandarización y flexibilidad. La consolidación total puede ralentizar las filiales individuales, mientras que la consolidación parcial aumenta la carga de trabajo y puede reducir la transparencia.

Pensar estratégicamente en la consolidación de ERP desde el principio ahorra tiempo y dinero a largo plazo y evita frustraciones innecesarias. Es crucial tener una visión clara del objetivo que se adapte de forma óptima a las necesidades de tu grupo de empresas.

Sin embargo, incluso la mejor infraestructura ERP del mundo sólo aporta valor añadido si también se implementa correctamente desde el punto de vista técnico. Por tanto, no deben faltar en tus especificaciones funciones ERP importantes, como la capacidad multicliente y la multisede.