Jest poniedziałkowy poranek. Dział kontroli zarządczej dostarcza wyniki kwartalne i szybko staje się jasne: analiza obrotów według grup produktów odbiega o 15 % od raportu sprzedaży. Nie wynika to z błędów obliczeniowych, ale z tego, że 40 % danych podstawowych artykułów nie ma prawidłowego przyporządkowania do grup produktów.
Wiedzą Państwo: problem leży głębiej – a mianowicie w zarządzaniu danymi. Jednak gdy tylko poruszą Państwo ten niepopularny temat w firmie, usłyszą Państwo tylko: „Nie mamy na to czasu”.
Czy ta sytuacja wydaje się Państwu znajoma? Jeśli tak, to znają Państwo paradoks, z którym boryka się wiele przedsiębiorstw: wszyscy pracownicy chcą mieć dostęp do rzetelnych analiz, ale prawie nikt nie chce podjąć działań, aby je zapewnić. Jak więc rozwiązać ten problem? W jaki sposób sensownie włącza się zarządzanie danymi do codziennej pracy? W tym artykule dogłębnie analizujemy to wyzwanie.
Czym jest zarządzanie danymi?
Zarządzanie danymi to ciągły proces, dzięki któremu przedsiębiorstwa dbają o to, by ich dane były aktualne, kompletne i poprawne. Kluczowym elementem tego procesu jest zarządzanie danymi podstawowymi: dotyczy ono podstawowych informacji o przedsiębiorstwie, a także danych dotyczących produktów, klientów i dostawców. Należą do nich na przykład dane bankowe, ceny, adresy czy warunki zakupu.
Wynikiem dbania o dane jest ich jakość. Im bardziej konsekwentnie dba się o dane podstawowe, tym lepsza jest ich jakość i tym bardziej niezawodnie działają procesy, analizy i automatyzacje w systemie ERP.
Dlaczego zarządzanie danymi w przedsiębiorstwach kończy się niepowodzeniem?
Aby poradzić sobie z dylematem związanym z paradoksem aktualizacji danych, należy najpierw poznać jego przyczyny. Zasadniczo problem ten można rozpatrywać z dwóch perspektyw: z jednej strony z punktu widzenia organizacji, a z drugiej – z punktu widzenia czynnika ludzkiego.
1. Perspektywa organizacyjna
Z organizacyjnego punktu widzenia niską jakość danych można uzasadnić tym, że aktualizacja danych podstawowych często nie stanowi stałego elementu procesu:
- Zazwyczaj nie ma wytycznych dotyczących kompletności wprowadzanych danych.
- Nie ma cykli kontrolnych, które gwarantowałyby regularną weryfikację zbioru danych.
- Nie ma też żadnych właścicieli danych, którzy sprawdzaliby takie wytyczne.
W wielu przedsiębiorstwach zarządzanie danymi jest więc opcjonalne. Ma to fatalny wpływ na staranność wprowadzania danych.
Przyczyna tej sytuacji jest w większości przypadków dość prosta: przez długi czas dbanie o dane nie było szczególnie ważne, ponieważ interesy szły dobrze, a obroty były zadowalające. Wiele firm po prostu nie dostrzegało potrzeby optymalizacji.
Jednak obecnie, w obliczu międzynarodowej presji konkurencyjnej, w wielu przedsiębiorstwach sytuacja wygląda inaczej: w związku z brakiem zleceń optymalizacja procesów zyskuje coraz większe znaczenie. Bez odpowiedniej jakości danych cel ten jest jednak trudny do osiągnięcia.
2. Perspektywa ludzka
Nawet jeśli zarządzanie danymi jest ściśle zintegrowane z procesami firmy, pracownicy często nie przykładają wystarczającej staranności do wprowadzania danych. I szczerze mówiąc: kto może mieć im to za złe? W końcu zarządzanie danymi to tylko dodatkowy etap pracy, który komplikuje codzienną rutynę.
Problem polega na tym, że pracownicy zazwyczaj nie odnoszą bezpośrednich korzyści z dbania o dane. Efekt staje się widoczny dopiero wtedy, gdy spojrzy się na przedsiębiorstwo jako całość. Nierzadko zdarza się, że tylko jeden dział czerpie korzyści z dbałości o dane wykazane przez całą resztę organizacji. Właśnie to sprawia, że tak trudno jest przekonać pracowników do dbania o dane podstawowe.
Przykład z praktyki:
Jedna z koleżanek z działu planowania pracy nie wprowadza do systemu swoich czasów przygotowania. Myśli sobie: „Po co mam poświęcać czas na aktualizację danych, skoro nic z tego nie mam? Być może mimo mojego dodatkowego wysiłku ucierpię z powodu niedbałości innego działu. Jeśli zajmuję się aktualizacją danych tylko sporadycznie, ułatwiam sobie życie ”. Klasyczny przypadek z teorii gier.
Dla tej pracownicy takie podejście się sprawdza, ponieważ zna te czasy na pamięć. Natomiast szczegółowe planowanie opiera się na obliczeniach bez uwzględnienia tych czasów – i w rezultacie nie zapewnia sprawnego przebiegu projektu.
Tyle kosztują Twoją firmę złej jakości dane
Niewłaściwa obsługa danych podstawowych to nie tylko wewnętrzna niedogodność. Ma ona bezpośredni, negatywny wpływ na koszty operacyjne. Błędne lub niekompletne rekordy danych negatywnie oddziałują bowiem na całą organizację.
Poniższy przegląd przedstawia kilka obszarów działalności, w których zaniedbanie w zakresie zarządzania danymi może Państwa drogo kosztować:
| Obszar | Zadanie w ramach procesu | Konsekwencje nieprawidłowej obsługi danych | Skutki gospodarcze |
| Szczegółowe planowanie | Szczegółowe planowanie operacji, kolejności, personelu, materiałów i maszyn | Opóźnienia, nierealistyczne planowanie, ograniczone wsparcie techniczne | Przestoje, dłuższe czasy realizacji, nieefektywne wykorzystanie zasobów |
| Dyspozycja | Zarządzanie stanami magazynowymi, przyjęciami i wydaniami oraz dostępnością artykułów i komponentów | Nadwyżki zapasów, brakujące części, opóźnienia w produkcji , problemy z dostawami | Rosnące koszty magazynowania, zamrożony kapitał, pilne zamówienia, kary umowne |
| Dystrybucja | Wykorzystanie danych klientów z systemu CRM do ukierunkowanego zwracania się do klientów i zarządzania sprzedażą | Straty wynikające z rozproszenia uwagi, nieodpowiednie podejście, stracona szansa na sprzedaż | Spadek obrotów, nieefektywne wykorzystanie budżetu |
| Zakupy | Zaopatrzenie w materiały i komponenty | Błędne ilości zamówień, brakujące lub błędne dane dotyczące planowania oraz informacje o cenach | Wyższe ceny zakupu, pilne zamówienia, niekorzystne warunki, utrudnienia w dostawach |
| Kontrola finansowa | Ocena wskaźników oraz proces podejmowania decyzji na podstawie KPI | Niewiarygodne analizy, brak przejrzystości | Błędne decyzje, nieudane inwestycje, opóźnienia w zarządzaniu |
Jak widać:
Niska jakość danych powoduje nie tylko problemy operacyjne, ale także ogromne problemy ekonomiczne. Po prostu kosztuje to Państwa firmę pieniądze – każdego dnia.
Jak przerażające są w rzeczywistości te skutki, pokazuje międzynarodowe badanie firmy Forrester „Data Culture and Literacy Survey, 2023”: ponad jedna czwarta ankietowanych na całym świecie osób odpowiedzialnych za dane i analitykę szacuje roczne straty spowodowane niską jakością danych na ponad 5 milionów dolarów amerykańskich. Aż 7% respondentów zgłasza nawet straty w wysokości 25 milionów dolarów amerykańskich lub więcej.
Te liczby szybko pokazują, że zarządzanie danymi to nie jest proces, który można traktować po macoszemu. Aby zapewnić sobie przyszłą konkurencyjność, należy podejść do tego zadania z należytą powagą. Co zatem można konkretnie zrobić, aby trwale wdrożyć zarządzanie danymi podstawowymi w codziennej pracy? To proste: należy zbudować solidny fundament – oparty na pięciu filarach.
5 filarów zrównoważonego zarządzania danymi w systemie ERP
Same apele o dbanie o dane zazwyczaj niewiele dają. Potrzebne są raczej jasne zasady i przydatne funkcje w ramach poszczególnych procesów – wspierane przez system ERP. Poniższe pięć filarów sprawdziło się w praktyce.
Daniel Bartetzko, Asseco Solutions
Tylko dzięki włączeniu systematycznej obsługi danych do swoich procesów będą Państwo w stanie w każdej chwili stawić czoła kryzysowi, opierając się na dokładnych analizach.
1. Włącz pola obowiązkowe i kontrole poprawności w systemie ERP
Najlepszym narzędziem służącym do poprawy jakości danych jest system ERP. Można na przykład włączyć w systemie pola obowiązkowe i reguły poprawności, zapewniając w ten sposób rzetelne i spójne wprowadzanie ważnych informacji. Dzięki temu bezpośrednie wprowadzanie danych nie może już być niekompletne.
Przykład:
Nowy artykuł można zatwierdzić dopiero po pełnym zaktualizowaniu grupy produktów i parametrów planowania zapotrzebowania. Dzięki temu późniejsza analiza w Controllingu jest wiarygodna od samego początku.
Ale uwaga:
Pamiętajcie również o skrupulatnym przejrzeniu istniejącej bazy danych. Tylko wtedy, gdy uzupełnicie brakujące dotychczas dane, usuniecie zduplikowane wpisy i zaktualizujecie nieaktualne rekordy, uda się trwale poprawić dotychczasową niską jakość danych.
2. Wyznacz właścicieli danych odpowiedzialnych za poszczególne obszary
Prawidłowa obsługa danych podstawowych wymaga jasno określonych obowiązków. Tak zwani właściciele danych dbają w swoim obszarze o to, by odpowiednie dane były tworzone, aktualizowane i regularnie sprawdzane. Ponadto określają oni standardy i pełnią rolę osób kontaktowych w razie pytań. Bez tych jasno określonych kompetencji zarządzanie danymi pozostaje nieuchwytnym zadaniem wspólnym, które w codziennej pracy często schodzi na dalszy plan.
Przykład:
W dziale przygotowania produkcji właściciele danych odpowiadają za aktualizację planów pracy i czasów przezbrojenia. W ten sposób dbają o to, by zmiany wynikające z procesu produkcji były na bieżąco wprowadzane do systemu.
3. Przeprowadzaj przegląd danych co kwartał
Nawet jeśli udało się Państwu osiągnąć wysoką jakość danych, nie oznacza to, że tak pozostanie w przyszłości. Zwłaszcza gdy zmieniają się procesy lub poszerza się asortyment produktów, błędy i niespójności szybko znów się pojawiają.
Ustalony termin systematycznego przeglądu i oceny posiadanych zbiorów danych gwarantuje zatem, że baza danych jest regularnie porządkowana . Bez takiego stałego rytmu z biegiem czasu gromadzą się duplikaty i nieaktualne rekordy danych.
Również podczas przeglądu danych system ERP odgrywa kluczową rolę. Dzięki analizom można w sposób ukierunkowany identyfikować nieprawidłowości i je usuwać.
Przykład:
Raz na kwartał zespół z działu zakupów sprawdza, czy terminy ponownego zaopatrzenia w zakupione części są nadal aktualne!
4. Wykorzystaj automatyzację i funkcje sztucznej inteligencji
Nowoczesne rozwiązania ERP umożliwiają automatyczną analizę danych podstawowych przy pomocy sztucznej inteligencji, z uwzględnieniem powiązanych danych operacyjnych, oraz aktywne wskazywanie koniecznych zmian w danych podstawowych.
Również możliwe jest, że system ERP wykonuje określone czynności w sposób w pełni zautomatyzowany. Ma to również pozytywny wpływ na akceptację ze strony użytkowników: często pracownicy znacznie chętniej przyjmują wytyczne dotyczące aktualizacji danych, jeśli nie wiąże się to dla nich z dodatkowym wysiłkiem.
Przykład:
System regularnie porównuje czasy ponownego zaopatrzenia i wielkości partii w dziale zakupów z rzeczywistymi danymi dotyczącymi zamówień i dostaw. Cyklicznie i aktywnie wskazuje, które dane podstawowe należy zaktualizować.
5. Zorganizuj warsztaty z udziałem pracowników różnych działów
Wielu pracowników w ogóle nie wie, do czego będą później wykorzystywane wprowadzane przez nich dane. W związku z tym wśród personelu często brakuje zrozumienia dla skutków tych działań w dalszym procesie, a aktualizacja danych podstawowych automatycznie staje się mniej priorytetowa.
W tym miejscu niezbędną przejrzystość zapewnia warsztat obejmujący całą firmę. W jego trakcie pokazuje się każdemu działowi, jakie drastyczne konsekwencje dla organizacji niosą ze sobą niekompletne lub błędne dane. Wiedza ta zazwyczaj zasadniczo zmienia postrzeganie dbania o dane.
Przykład:
Dział przygotowania produkcji zauważa podczas warsztatów, że brak danych dotyczących czasu przezbrojenia zniekształca szczegółowe planowanie. W przyszłości dział ten z pewnością poświęci więcej uwagi aktualizacji danych.
Praktyczny przykład zastosowania:
Firma PALME czerpie korzyści z rzetelnej obsługi danych w systemie ERP
Odkąd firma PALME Duschabtrennungen GmbH korzysta z systemu ERP APplus, jakość danych znacznie się poprawiła. Podczas gdy w starym systemie nie było wymogu systematycznej aktualizacji danych podstawowych, APplus wymaga teraz od użytkowników ustrukturyzowanego wprowadzania dostępnych informacji.
Z jednej strony oznacza to dla firmy PALME wprawdzie zauważalny dodatkowy nakład pracy. Z drugiej strony firma jest teraz w stanie uzyskać z systemu ERP kompleksowe analizy i rzetelne wskaźniki . To z kolei pozwala na podejmowanie lepszych decyzji.
Przeczytaj pełne studium przypadku
Wniosek: Utrzymanie danych wymaga jasnych procesów i podziału obowiązków n
Zarządzanie danymi nie jest wyłącznie kwestią informatyczną, ale przede wszystkim kwestią organizacji, komunikacji i odpowiedzialności w każdym obszarze. Wymaga ono silnego osadzenia we wszystkich procesach biznesowych. Obejmuje to zarówno staranne wprowadzanie danych w ramach procesów operacyjnych, jak i jasne wytyczne oraz podział obowiązków. Z drugiej strony utrzymanie danych podstawowych może zakończyć się sukcesem tylko wtedy, gdy uznają Państwo konieczność komunikować ją między działami. Tylko w ten sposób Państwa współpracownicy będą gotowi pójść z Państwem o krok dalej.
Zawsze należy pamiętać: optymalna jakość danych nie jest bynajmniej kwestią drugorzędną, którą można odłożyć na później. Jeśli nie podejmą Państwo działań już teraz, nawet kolejny kryzys może stanowić zagrożenie dla dalszego istnienia Państwa firmy. Gdy tylko obroty zaczną gwałtownie spadać, potrzebna będzie precyzyjna analiza przyczyn oparta na danych podstawowych wysokiej jakości.
Systemy ERP zapewniają narzędzia niezbędne do rozwiązania problemu aktualizacji danych – jednak decydujący impuls pochodzi od osób odpowiedzialnych za procesy.
Webinarium: Jak uzyskać czyste zbiory danych
Pokażemy Państwu, jak znacznie zaoszczędzić czas podczas wprowadzania danych i uniknąć błędów przy przepisywaniu.
