W dzisiejszych czasach księgowość firmy może być zarządzana wyłącznie za pomocą procesów cyfrowych. Bez wsparcia oprogramowania, skomplikowane nowoczesne procesy biznesowe i rosnące wymagania organów podatkowych byłyby po prostu niewykonalne. Nic więc dziwnego, że cyfryzacja w księgowości w większości firm z regionu DACH wyraźnie przyspieszyła.
Inteligentne funkcje ERP dla finansów są szczególnie popularne. Ale co właściwie potrafią takie rozwiązania i jak dokładnie korzysta z nich księgowość? Przyjrzeliśmy się bliżej korzyściom płynącym z systemu ERP w finansach i księgowości.
ERP w księgowości: najważniejsze obszary zastosowań
W centrum rachunkowości znajduje się wymóg prawidłowego i zrozumiałego rejestrowania przepływów wartości. W końcu dokładna księgowość jest nie tylko podstawą do podejmowania strategicznych decyzji. Jest to również niezbędny warunek zgodności z przepisami ustawowymi i wymogami audytu.
System ERP pomaga spełnić wysokie wymagania dotyczące jakości danych w finansach i księgowości w najlepszy możliwy sposób. Nowoczesne rozwiązanie obsługuje następujące sześć obszarów zastosowań:
1. rachunkowość finansowa
Kluczowym elementem rachunkowości jest zarządzanie przychodzącymi i wychodzącymi przepływami pieniężnymi. Jeśli informacje te są szczegółowo rejestrowane, stanowią doskonałą podstawę do sporządzania znaczących bilansów.
Nowoczesny system ERP umożliwia automatyzację transakcji płatniczych i ich dokumentacji. W szczególności obejmuje to zmechanizowane księgowanie i inteligentne przetwarzanie wyciągów z kont bankowych. Informacje są przekazywane zgodnie z ”Zasadami dostępu do danych i weryfikacji dokumentów cyfrowych (GDPdU)”.
2. rachunek kosztów
Każda firma musi być w stanie stworzyć dokładną wewnętrzną alokację kosztów i rachunek zysków i strat. Rachunek kosztów odgrywa w tym ważną rolę. Ta część wewnętrznej księgowości rejestruje i analizuje wszystkie koszty poniesione przez firmę.
Dobry system ERP oferuje możliwość mapowania funkcji rachunku kosztów i controllingu operacyjnego. Można również optymalizować działania firmy za pomocą symulacji i prognoz.
3. księgowanie aktywów
Wnoszący wartość dodaną system ERP w księgowości zapewnia przegląd środków trwałych przez cały czas, dzięki czemu można dokładnie planować. Wspiera również w prawidłowym wdrażaniu zasad amortyzacji i rachunkowości – nawet jeśli ulegają one ciągłym zmianom. Jest to możliwe na przykład dzięki elastycznym opcjom konsolidacji w ramach grupy.
Rozwiązanie ERP można również wykorzystać do symulacji i testowania różnych procedur amortyzacji. W ten sposób decyzje dotyczące centrum kosztów, jednostki kosztów i kontroli rodzaju kosztów mogą być poparte danymi. To z kolei pozwala zarządzać sukcesem firmy w ukierunkowany sposób.
4. księgowość płacowa
Aby zapewnić, że wszyscy pracownicy otrzymują odpowiednie wynagrodzenie we właściwym czasie, wymagany jest cały szereg danych. Jeśli korzystasz z nowoczesnego oprogramowania ERP, informacje te są aktualizowane automatycznie na bieżąco. Oznacza to na przykład, że informacje o stawkach ubezpieczenia zdrowotnego są zawsze aktualne ─ bez konieczności ręcznego angażowania wyspecjalizowanego personelu.
Nowoczesne rozwiązanie branżowe obsługuje wszystkie zadania związane z wynagrodzeniami w sposób niezawodny i terminowy. Pozwala to zminimalizować rutynową pracę i błędy, jednocześnie upraszczając procesy wewnętrzne. Ponadto wszystkie zakończone procesy można przeglądać cyfrowo, dzięki czemu zawsze można je prześledzić.
5. planowanie płynności
Każda firma powinna jak najwcześniej rozpoznać wąskie gardła płynności, aby zapobiec poważnemu kryzysowi. System ERP w księgowości jest do tego niezwykle przydatny: gromadząc wszystkie dane na temat zobowiązań i planowanych wydatków, umożliwia ciągłe monitorowanie przepływów pieniężnych.
Oprogramowanie może również tworzyć prognozy na podstawie historycznych i bieżących przepływów pieniężnych . Ułatwia to optymalizację zarządzania celami płatności.
6. raportowanie i analiza
Kierownictwo może podejmować właściwe decyzje tylko wtedy, gdy są one oparte na odpowiednich kluczowych danych liczbowych. Właśnie dlatego raporty i analizy są niezbędne w finansach. Dostarczają one na przykład informacji o tym, jak wysokie są koszty wytwarzania produktów lub który obszar jest szczególnie kosztowny dla firmy.
ERP w finansach wspiera raportowanie poprzez centralizację danych finansowych ze wszystkich obszarów firmy i automatyczne przekształcanie ich w znaczące raporty. Zapewnia to decydentom zawsze aktualne i wiarygodne kluczowe dane.
ERP w finansach – przegląd wszystkich obszarów zastosowań
| Obszar zastosowania | Korzyści z rozwiązania ERP w księgowości |
| Rachunkowość finansowa | Automatyzacja transakcji płatniczychPodstawa wiarygodnych bilansów |
| Rachunek kosztów | Rejestrowanie i analizowanie wszystkich symulacji kosztów na potrzeby planowania celów i zysków. |
| Księgowanie aktywów | Przegląd środków trwałychPrawidłowe wdrożenie zasad amortyzacji i rachunkowościPodstawy podejmowania decyzji w controllingu |
| Księgowość płac | Automatyczna aktualizacja odpowiednich danychBezpieczne i terminowe rozliczanie listy płac |
| Planowanie płynności | Monitorowanie przepływów pieniężnychWczesne wykrywanie wąskich gardełPrognozy oparte na przepływach pieniężnych |
| Raportowanie i analiza | Scentralizowane gromadzenie danychAutomatyczne raportowanieWiarygodne kluczowe dane dla kierownictwa |
Księgowość za pośrednictwem systemu ERP: największe zalety
Konsolidacja i automatyzacja danych
Jednym z najważniejszych zadań systemu ERP jest konsolidacja danych biznesowych i udostępnianie ich całej organizacji. Funkcja ta jest szczególnie atrakcyjna dla działu finansowego – w końcu to do zadań działu księgowości należy zbieranie istotnych finansowo danych z całej organizacji i przechowywanie ich w weryfikowalny sposób. Dotyczy to między innymi:
- Należności i zobowiązania
- Konta bankowe
- Akcje
- Materiały biurowe
- Personel
Praktyczne jest to, że zarządzanie danymi jest zazwyczaj zautomatyzowane: Wiele rozwiązań ERP może automatycznie tworzyć faktury na podstawie danych zamówienia i przechowywać je jako paragony. Istnieją również przydatne funkcje z obszaru zarządzania jakością, które zapewniają na przykład wysokiej jakości bazę danych:
- Kontrola wiarygodności podczas wprowadzania danych
- Sprawdzanie spójności danych i połączeń logicznych
- Automatyczne czyszczenie zduplikowanych wpisów
Te funkcje ERP nie tylko ułatwiają pracę działu księgowości, ale także poprawiają zdolność firmy do dostarczania informacji.
Isabel Rocholl, Asseco Solutions
System ERP odciąża pracowników działu księgowości od rutynowych zadań. Zamiast ciągle wykonywać te same księgowania, mogą poświęcić się bardziej ekscytującym zadaniom.
Proste wypełnianie zobowiązań prawnych
W szczególności władze publiczne od kilku lat stale przyspieszają cyfryzację sektora finansowego. Bez wątpienia wiesz, że wszystkie niemieckie firmy są do tego zobowiązane od 2025 roku, e-faktury i archiwizowania ich w sposób umożliwiający audyt. Od 2028 r. obowiązkowe będzie również tworzenie i wysyłanie e-faktur. Procesy te można w pełni zautomatyzować za pomocą systemu ERP.
Ponadto ”Zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, ewidencji i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych” (GoBD) wymagają cyfrowego przechowywania i przetwarzania danych elektronicznych o znaczeniu podatkowym od 2015 roku. Ustawodawca określił szereg zasad, których firmy mogą przestrzegać tylko przy pomocy oprogramowania księgowego. Obejmują one
- Terminowe rezerwacje w określonych terminach
- Obowiązek przechowywania paragonów elektronicznych
- Prawa dostępu organów podatkowych do oprogramowania księgowego
Nowoczesne rozwiązania ERP oferują również szereg przydatnych funkcji: Na przykład terminowe rezerwacje mogą być częściowo zautomatyzowane. Bezpieczne przechowywanie danych stało się standardem w każdym systemie ERP od czasu wejścia w życie RODO. Jako opcję dostępu dla organów podatkowych można utworzyć użytkownika z ograniczonymi prawami odczytu.
Nieskomplikowana wymiana danych z innymi działami
Jako część infrastruktury ERP, księgowość jest cyfrowo połączona ze wszystkimi innymi obszarami firmy. Połączenie to nie ogranicza się do gromadzenia dokumentów elektronicznych. Księgowość wymienia również szeroki zakres danych z innymi działami za pośrednictwem systemu ERP. Przyspiesza to wszystkie procesy w finansach i księgowości.
Poniższe przykłady ilustrują korzyści płynące z rozwiązania ERP:
Korzyści dla księgowości płacowej:
- Dzięki zintegrowanemu systemowi rejestracji czasu pracy dział HR może w każdej chwili sprawdzić, kto i kiedy pracował w jakim okresie.
- Ponadto mogą istnieć inne dane dotyczące wynagrodzeń z produkcji lub zarządzania projektami.
- Ponieważ wszystkie te informacje są przechowywane w systemie ERP, dział księgowości nie musi konsultować się z systemem.
- Oznacza to, że księgowość płacowa może być przetwarzana szybciej i wydajniej.
Korzyści dla sprzedaży, gdy wymagane jest sprawdzenie zdolności kredytowej:
- Odpowiedzialni współpracownicy mogą korzystać z systemu ERP, aby bezpośrednio sprawdzić, czy informacje kredytowe są już dostępne.
- Jeśli tak nie jest, wystarczy nacisnąć przycisk, aby wysłać odpowiednie zapytanie do działu księgowości.
- Może on pobierać wszystkie niezbędne dane bezpośrednio z systemu ERP.
Zalety w kontekście analiz KPI:
- Dział księgowości posiada pulę danych, które są ważne dla obliczania kluczowych danych finansowych. Obejmują one całkowitą sprzedaż, marżę zysku, wskaźnik płynności i wskaźnik kapitału własnego.
- System ERP może automatycznie obliczać te i inne wskaźniki KPI i wyświetlać je jako część niestandardowych pulpitów nawigacyjnych.
- System pobiera odpowiednie dane z puli informacji cyfrowych. Nie jest konieczne ręczne przetwarzanie danych.
Jak technicznie wdrażana jest księgowość oparta na ERP?
Narzędzie księgowe jest w pełni zintegrowane z niektórymi systemami ERP. Z kolei w Asseco stawiamy na połączenie z oprogramowaniem eGecko – i tym samym ufamy wiedzy specjalisty ds. kontrolingu, kadr i księgowości. System przetwarza m.in. księgowania, płatności, przypomnienia i dane podstawowe specyficzne dla rachunkowości finansowej.
I tak to właśnie działa:
- Nasz system ERP APplus przesyła dane finansowe w czasie rzeczywistym do eGecko w celu dalszego przetwarzania w księgowości.
- Informacje o przychodzących i wychodzących dokumentach przepływają bezpośrednio z powrotem do APplus.
- Zintegrowana kontrola limitu kredytowego porównuje informacje z istniejącymi kontami klientów i analizuje otwarte pozycje w rachunkowości finansowej.
- Informacje o zaliczkach i fakturach końcowych są uwzględniane w procesie zakupów i sprzedaży.
Więcej informacji o APplus Finanse i Księgowość
Przykłady zastosowań z praktyki
RSB Racjonalna obróbka stali:
Księgowość z ERP oszczędza pół roku czasu pracy
Wprowadzając cyfrowy obieg faktur w systemie APplus ERP, firma zajmująca się obróbką metali zoptymalizowała przetwarzanie faktur. Dzięki automatycznemu rozpoznawaniu tekstu przychodzące faktury są teraz automatycznie analizowane i przesyłane bezpośrednio do systemu.
System przekazuje wszystkie przeanalizowane dokumenty z wyraźnym odniesieniem do zamówienia do kolejnych etapów procesu bez konieczności ręcznej interwencji. Jeśli na przykład system rozpoznawania tekstu nie jest w stanie poprawnie przetworzyć wszystkich danych z powodu nieprawidłowego wydruku, zespół ds. zakupów otrzymuje komunikat. Odpowiednią fakturę można następnie sprawdzić i w razie potrzeby skorygować. Odporny na audyt cyfrowy system archiwizacji i praktyczna funkcja wyszukiwania umożliwiają również szybkie i nieskomplikowane wyszukiwanie procesów.
Wynik:
- Dzięki automatyzacji RSB osiąga oszczędność czasu wynoszącą około pół osobo-roku.
- Możliwe jest elastyczne, niezależne od lokalizacji zatwierdzanie faktur przez kierownictwo.
- Koszty archiwizacji znacznie spadły, ponieważ w dużej mierze wyeliminowano archiwizację dokumentów papierowych.
Przeczytaj teraz pełne studium przypadku
WMB Ventilatoren:
Częściowa automatyzacja księgowości z ERP
Od czasu wprowadzenia systemu ERP APplus, WMB korzysta ze zoptymalizowanej księgowości finansowej od księgowania do realizacji płatności. Podczas gdy wcześniej płatności były księgowane i rozliczane indywidualnie, APplus jest teraz połączony z zewnętrznym urzędem skarbowym.
Połączenie za pośrednictwem interfejsu DATEV umożliwia półautomatyczną wymianę danych: paragony mogą być teraz eksportowane za naciśnięciem jednego przycisku i przesyłane bezpośrednio do urzędu skarbowego. Znacznie uprościło to przetwarzanie płatności.
Wynik:
- Dział księgowości odczuwa zauważalną ulgę w codziennej działalności.
- Procesy w finansach są znacznie bardziej wydajne.
Przeczytaj teraz pełne studium przypadku
Wniosek: Księgowość działa jak w zegarku z ERP
Centralne zarządzanie księgowością za pomocą systemu ERP pozwala osiągnąć znaczny wzrost wydajności. Wynika to przede wszystkim z licznych funkcji automatyzacji procesów. Ponieważ rozwiązanie ERP obsługuje wiele etapów pracy w finansach niezależnie, Twoja firma korzysta z szybkich, bezbłędnych i przejrzystych procesów.
Ostatecznie przenosi to również punkt ciężkości na dział księgowości. Ponieważ rozwiązanie ERP zajmuje się wieloma rutynowymi zadaniami, pracownicy doświadczają zauważalnego zmniejszenia codziennego obciążenia pracą. To z kolei pozwala im w pełni skoncentrować się na skomplikowanych procesach.
