Produktywność firmy w dużej mierze zależy od wydajności jej pracowników. Nawet w czasach cyfryzacji firma nie może odnieść sukcesu bez zaangażowania swoich pracowników.
Tym ważniejsze jest, aby zawsze mieć wgląd w procesy i dane HR. Scentralizowane zarządzanie zasobami ludzkimi (HR) za pośrednictwem systemu ERP oferuje wiele możliwości: można uprościć procesy, stworzyć elastyczność i zaoszczędzić dużo czasu. W tym artykule omówimy najważniejsze funkcje i korzyści, jakie rozwiązanie HR oparte na systemie ERP oferuje w codziennej pracy.
W jaki sposób system ERP może wspierać HR?
System ERP jest często określany jako centralny element firmy. I słusznie:
- Jako centralna platforma gromadzi wszystkie dane biznesowe w jednym miejscu, wyświetla je w czasie rzeczywistym, a tym samym zapewnia uporządkowany wgląd w bieżące procesy.
- Ponieważ łączy różne obszary firmy – takie jak zakupy, produkcja i sprzedaż – zapewnia płynność procesów.
- Umożliwia również automatyzację rutynowych czynności.
Oczywiście, dział kadr również korzysta z tych zalet: Nowoczesne rozwiązania oprogramowania ERP zapewniają optymalną koordynację pracowników i zauważalne zmniejszenie obciążenia pracą działu HR. To z kolei pozwala firmom położyć fundamenty pod większą produktywność. Nic więc dziwnego, że 98% ekspertów HR uważa dziś wiedzę cyfrową i umiejętności technologiczne za kluczowe kompetencje w dziedzinie zasobów ludzkich. Tak wynika z reprezentatywnego badania przeprowadzonego przez PwC Germany.
To wystarczający powód, aby przyjrzeć się bliżej pozytywnemu wpływowi systemu ERP na procesy HR.
ERP w HR: największe zalety
1. bardziej efektywne zarządzanie personelem w systemie ERP
Prawdopodobnie wiesz, że jeśli ręcznie synchronizujesz tabele i listy podczas planowania personelu, szybko pojawiają się błędy. I potrzeba na to dużo czasu, co ostatecznie kosztuje firmę.
Moduły zasobów ludzkich w rozwiązaniach ERP kładą kres takim czasochłonnym etapom pracy. Wszystkie dane kadrowe są przechowywane cyfrowo w oprogramowaniu, w tym
- Plany wakacyjne
- Kalendarz firmy
- Harmonogramy dyżurów
- Modele czasu pracy
- Łamanie przepisów
Dane te znacznie ułatwiają zarządzanie personelem. W szczególności automatyzacja procesów i wykorzystanie algorytmów umożliwia szybką i łatwą optymalizację planowania personelu:
| Najważniejsze zalety | Przykłady |
| Szybkie przetwarzanie rutynowych zadań | Moduł HR w systemie ERP generuje propozycje grafików dyżurów, które wystarczy zaakceptować lub dostosować. |
| Proste sprawdzanie naruszeń prawa | W oparciu o automatycznie analizowane dane rejestracji czasu pracy, można użyć sprawdzania reguł w celu określenia, czy przerwy i maksymalne czasy pracy były przestrzegane. |
| Wczesna identyfikacja niedoboru lub nadmiaru personelu | Automatyczna synchronizacja danych umożliwia natychmiastowe sprawdzenie, które zasoby kadrowe i kwalifikacje są dostępne. |
| Efektywne zarządzanie różnymi modelami czasu pracy | Elastyczne zasady dotyczące pełnego etatu, niepełnego etatu, elastycznego czasu pracy, pracy zmianowej itp. są przechowywane w systemie ERP i powiązane z rejestracją czasu pracy, zarządzaniem urlopami i rozliczaniem listy płac. |
| Unikanie ręcznie generowanych błędów | System ERP przenosi czas pracy z ewidencji czasu pracy do księgowości płacowej, zapobiegając w ten sposób nieprawidłowemu transferowi danych. |
2. uproszczone zarządzanie personelem w systemie ERP
Liczne zadania administracyjne związane z zarządzaniem zasobami ludz kimi są również czasochłonne i podatne na błędy bez rozwiązania ERP dla zasobów ludzkich. Należą do nich
- Prowadzenie i aktualizacja akt osobowych
- przetwarzanie nowych i odchodzących pracowników
- przygotowanie rozliczenia listy płac
- rejestrowanie czasu pracy personelu
Tylko korzystając z oprogramowania HR opartego na systemie ERP można uzyskać znaczące wsparcie w zarządzaniu personelem:
| Najważniejsze zalety | Przykłady |
| Przyspieszenie działań administracyjnych | Cyfrowe pomoce do nagrywania skracają monotonne procesy i ułatwiają pracownikom codzienną pracę. |
| Wysoka jakość danych i procesów | Zautomatyzowane rozliczenia elektroniczne są bezpieczne, niezawodne, identyfikowalne i zgodne z prawem. |
| Wnikliwe analizy | Zarejestrowane dane osobowe mogą być analizowane za naciśnięciem jednego przycisku i przekształcane w znaczące raporty. Daje to cenny wgląd w uzasadnione decyzje personalne. |
| Prosta samodzielna administracja | Pracownicy mogą przeglądać i samodzielnie edytować własne dane na portalach samoobsługowych. Mogą na przykład wnioskować o urlop i dokonywać kolejnych wpisów na swoim koncie czasu pracy. |
Nhi Stein, Asseco Solutions
Elektroniczne przelewy są uruchamiane automatycznie, a dane są synchronizowane i aktualizowane we wszystkich procesach. Wszystko to oszczędza żmudnej, zbędnej pracy.
3. lepsza organizacja procesu rekrutacji w systemie ERP
Zarządzanie aplikacjami kosztuje również dział HR dużo czasu bez wsparcia oprogramowania. Szczególnie czasochłonne są następujące czynności organizacyjne:
- Ręczna weryfikacja dokumentów aplikacyjnych i wybór wykwalifikowanych kandydatów
- Koordynacja terminów rozmów kwalifikacyjnych
- Indywidualne aktualizacje statusu, takie jak potwierdzenia odbioru, powiadomienia tymczasowe i anulowania.
- Dokumentacja i raportowanie
Aby organizacja procesu rekrutacji była bardziej wydajna, można znacznie przyspieszyć wspomniane powyżej marnowanie czasu dzięki oprogramowaniu HR opartemu na ERP:
| Najważniejsze zalety | Przykłady |
| Automatyczna selekcja wstępna | Automatyczny odczyt CV umożliwia szybką selekcję wstępną. |
| Systematyczne rejestrowanie danych kandydatów | Po utworzeniu bazy danych kandydatów, konkretne dane, takie jak imię i nazwisko, adres, poziom wykształcenia i kwalifikacje są rejestrowane w zorganizowany sposób. |
| Przejrzyste zarządzanie danymi | Zaproszenia, spotkania i umowy są przechowywane w systemie ERP w sposób uporządkowany cyfrowo. Pozwala to zachować przegląd i szybko mieć pod ręką istotne informacje. |
| Skuteczna koordynacja | Zautomatyzowana synchronizacja z kalendarzami zmniejsza liczbę wiadomości e-mail wysyłanych między działami HR, specjalistycznymi działami i kandydatami. |
| Zautomatyzowana komunikacja | W zależności od statusu, wiadomości e-mail są wysyłane w procesie rekrutacji na podstawie reguł. |
4. zoptymalizowana koordynacja dalszych szkoleń
Oprócz rekrutacji nowych pracowników, dział HR jest również odpowiedzialny za dalszy rozwój obecnych pracowników. Niezależnie od tego, czy są to seminaria, kursy online czy indywidualny mentoring, dział HR jest odpowiedzialny za koordynację programów szkoleniowych. W tym kontekście, zadania takie jak
- Identyfikacja dalszych potrzeb szkoleniowych
- Planowanie i organizacja kursów szkoleniowych (daty, sale, zarządzanie kursami itp.).
- Rejestracja uczestników
- Dokumentacja kwalifikacji i certyfikatów
- Ocena wydajności
Możesz także uprościć te powtarzające się działania związane z rozwojem personelu i zaoszczędzić czas dzięki modułom HR w systemach ERP:
| Najważniejsze zalety | Przykłady |
| Scentralizowane zarządzanie danymi | Wszystkie programy szkoleniowe i uczestnicy, a także aktualne dane dotyczące zapisów są przechowywane w systemie ERP. |
| Zautomatyzowane planowanie | Daty szkoleń mogą być planowane automatycznie i synchronizowane z godzinami pracy. |
| Przejrzystość kwalifikacji | Dział HR może na pierwszy rzut oka zobaczyć, którzy pracownicy mają jakie kwalifikacje. |
| Efektywna komunikacja | Zaproszenia i przypomnienia o wydarzeniach są wysyłane automatycznie. |
| Pełna dokumentacja | Certyfikaty można wywołać w systemie ERP w dowolnym momencie. |
| Proste sterowanie | Rozwiązanie ERP umożliwia prostą analizę kosztów i sukcesów szkoleniowych. |
Zasoby ludzkie w ERP:
Przykład zastosowania DIL Engineering GmbH
DIL Engineering korzysta z systemu ERP APplus od 2020 roku. Umożliwia to firmie zajmującej się inżynierią mechaniczną z Dolnej Saksonii szczególnie efektywne planowanie zdolności kadrowych.
Umożliwiając pracownikom logowanie się do zadań bezpośrednio w APplus, dostępność personelu można sprawdzić w dowolnym momencie. Maksymalizuje to przejrzystość i wydajność procesów planowania.
W przyszłości DIL Engineering zamierza zwiększyć automatyzację procesów HR w systemie ERP, aby w coraz większym stopniu odciążyć zarządzanie działami.
Przeczytaj pełne studium przypadku
Wniosek: HR wspierany przez ERP poszerza pole manewru
Nowoczesny system ERP z funkcjami HR przynosi korzyści wszystkim działom HR. Dzieje się tak dlatego, że automatyzacja czasochłonnych organizacyjnych procesów HR zmniejsza liczbę rutynowych działań, a tym samym stwarza przestrzeń dla strategicznych tematów i osobistej, kreatywnej wymiany. Zamiast tylko utrzymywać dane i koordynować spotkania, ludzie znów znajdują się w centrum pracy HR.
W dłuższej perspektywie zarządzanie zasobami ludzkimi w oparciu o ERP prowadzi do bardziej wydajnych procesów i lepszych decyzji personalnych. Dzięki rozpoznaniu wymagań i potencjału na wczesnym etapie, zasoby kadrowe i dalsze działania szkoleniowe mogą być planowane z wyprzedzeniem. Dzięki temu firma staje się bardziej elastyczna i może szybciej reagować na zmiany. W rezultacie dział HR przekształca się z dostawcy usług administracyjnych w strategicznego partnera w zarządzaniu firmą.
Webinarium na temat cyfryzacji procesów HR
Dowiedz się, jak możesz odciążyć swój dział HR dzięki rozwiązaniu HR, które jest w pełni zintegrowane z ERP.
