La productividad de una empresa depende en gran medida del rendimiento de sus empleados. Incluso en tiempos de digitalización, es imposible que una empresa tenga éxito sin el compromiso de su gente.
Por eso es tan importante que siempre tengas una visión general de tus procesos y datos de RRHH. La gestión centralizada de los recursos humanos (RRHH) mediante un sistema ERP ofrece muchas oportunidades: puedes simplificar los procesos, crear flexibilidad y ahorrar mucho tiempo. En este artículo, analizamos las funciones y ventajas más importantes que te ofrece una solución de RRHH basada en ERP en tu trabajo diario.
¿Cómo puede un sistema ERP apoyar a los RRHH?
A menudo se hace referencia al sistema ERP como la pieza central de una empresa. Y con razón:
- Como plataforma central, recopila todos los datos empresariales en un solo lugar, los muestra en tiempo real y proporciona así una visión estructurada de los procesos actuales.
- Al conectar distintas áreas de la empresa -como compras, producción y ventas-, garantiza la fluidez de los procesos.
- También permite automatizar actividades rutinarias.
Naturalmente, el departamento de Recursos Humanos también se beneficia de estas ventajas: Las modernas soluciones de software ERP garantizan una coordinación óptima de los empleados y una notable reducción de la carga de trabajo del departamento de RRHH. A su vez, esto permite a las empresas sentar las bases de una mayor productividad. Así que no es de extrañar que el 98% de los expertos en RRHH consideren hoy en día que los conocimientos digitales y las habilidades tecnológicas son competencias clave en el ámbito de los recursos humanos. Esto es así según un estudio representativo de PwC Alemania.
Razón suficiente para examinar más de cerca las influencias positivas de un sistema ERP en tus procesos de RRHH.
ERP en RRHH: Las mayores ventajas
1. gestión más eficaz del personal en el sistema ERP
Probablemente lo sepas: si sincronizas manualmente tablas y listas durante la planificación de personal, los errores no tardan en aparecer. Y necesitas mucho tiempo, lo que al final cuesta dinero a tu empresa.
Los módulos de recursos humanos de las soluciones ERP ponen fin a esos laboriosos pasos de trabajo. Todos los datos del personal se almacenan digitalmente en el software, incluidos
- Planes de vacaciones
- Calendario de la empresa
- Listas de turnos
- Modelos de tiempo de trabajo
- Incumplir la normativa
Estos datos facilitan considerablemente la gestión de personal. En particular, la automatización de los procesos y el uso de algoritmos te permiten optimizar la planificación de personal de forma rápida y sencilla:
| Las ventajas más importantes | Ejemplos |
| Procesamiento rápido de tareas rutinarias | El módulo de RRHH del sistema ERP genera propuestas de listas de turnos que sólo tienes que aceptar o adaptar. |
| Comprobación simple de infracciones legales | A partir de los datos de registro de tiempos analizados automáticamente, puedes utilizar una comprobación de reglas para determinar si se han respetado las pausas y los tiempos máximos de trabajo. |
| Identificación precoz de la falta y el exceso de personal | La sincronización automática de datos te permite ver inmediatamente qué recursos de personal y cualificaciones están disponibles. |
| Gestión eficaz de los distintos modelos de tiempo de trabajo | Las normas flexibles para jornada completa, jornada parcial, horario flexible, trabajo por turnos, etc. se almacenan en el sistema ERP y se vinculan al registro de tiempos, la gestión de vacaciones y el cálculo de nóminas. |
| Evitar errores generados manualmente | El sistema ERP transfiere los tiempos de trabajo del registro de tiempos a la contabilidad de nóminas y evita así la transferencia incorrecta de datos. |
2. administración simplificada del personal en el sistema ERP
Las numerosas tareas administrativas que conlleva la gestión de RRHH también consumen mucho tiempo y son propensas a errores sin una solución ERP para recursos humanos. Entre ellas se incluyen
- Mantener y actualizar los expedientes de personal
- la tramitación de nuevas contrataciones y bajas
- la preparación del cálculo de la nómina
- el registro de los tiempos del personal
Sólo utilizando un software de RRHH basado en ERP recibirás una ayuda importante en la administración de personal:
| Las ventajas más importantes | Ejemplos |
| Aceleración de las actividades administrativas | Los auxiliares de grabación digitales acortan los procesos monótonos y facilitan el trabajo diario a los empleados. |
| Alta calidad de datos y procesos | La facturación electrónica automatizada es segura, fiable, trazable y cumple la ley. |
| Análisis perspicaces | Los datos de personal registrados pueden analizarse con sólo pulsar un botón y convertirse en informes significativos. Esto te proporciona información valiosa para tomar decisiones de personal bien fundadas. |
| Autoadministración sencilla | Los empleados pueden ver y editar independientemente sus propios datos en los portales de autoservicio. Por ejemplo, pueden solicitar vacaciones y hacer contabilizaciones posteriores en su cuenta de tiempo. |
Nhi Stein, Asseco Solutions
Las transferencias electrónicas de pagos se activan automáticamente y los datos se sincronizan y actualizan en todos los procesos. Todo ello ahorra trabajo tedioso y redundante.
3. mejora de la organización del proceso de contratación en el sistema ERP
La gestión de las aplicaciones también cuesta mucho tiempo al departamento de RRHH sin el apoyo del software. Las siguientes actividades organizativas consumen mucho tiempo:
- Revisión manual de los documentos de solicitud y selección de candidatos cualificados
- Coordinación de citas para entrevistas de trabajo
- Actualizaciones de estado individuales, como acuses de recibo, notificaciones provisionales y cancelaciones
- Documentación e informes
Para que la organización del proceso de contratación sea más eficaz, puedes agilizar en gran medida las pérdidas de tiempo mencionadas anteriormente con un software de RRHH basado en ERP:
| Las ventajas más importantes | Ejemplos |
| Preselección automatizada | La lectura automática de los CV permite una preselección rápida. |
| Registro sistemático de los datos de los solicitantes | Cuando creas una base de datos de candidatos, se registran de forma organizada datos específicos como el nombre, la dirección, el nivel de estudios y las cualificaciones. |
| Gestión clara de los datos | Las invitaciones, citas y contratos se almacenan en el sistema ERP de forma estructurada digitalmente. Esto te permite mantener una visión de conjunto y tener la información relevante rápidamente a mano. |
| Coordinación eficaz | La sincronización automática con los calendarios reduce el ping-pong de correos electrónicos entre RRHH, los departamentos especializados y los candidatos. |
| Comunicación automatizada | En función del estado, se envían correos electrónicos en el proceso de contratación basados en reglas. |
4. coordinación optimizada de la formación continua
Además de contratar a nuevos empleados, el departamento de RRHH también es responsable del perfeccionamiento de los empleados existentes. Ya sean seminarios, cursos online o tutorías individuales, el departamento de RRHH se encarga de coordinar los programas de formación. En este contexto, tareas como
- Identificación de las necesidades de formación complementaria
- Planificación y organización de cursos de formación (fechas, salas, gestión de cursos, etc.)
- Inscripción de participantes
- Documentación de cualificaciones y certificados
- Revisión de resultados
También puedes simplificar estas actividades recurrentes de desarrollo de personal y ahorrar tiempo con la ayuda de los módulos de RRHH de los sistemas ERP:
| Las ventajas más importantes | Ejemplos |
| Gestión centralizada de datos | Todos los programas de formación y los participantes, así como las cifras actuales de matriculación, se almacenan en el sistema ERP. |
| Planificación automatizada | Las fechas de formación pueden planificarse automáticamente y sincronizarse con las horas de trabajo. |
| Transparencia sobre las cualificaciones | RRHH puede ver de un vistazo qué empleados tienen qué cualificaciones. |
| Comunicación eficaz | Las invitaciones y recordatorios de eventos se envían automáticamente. |
| Documentación completa | Los certificados pueden consultarse en el ERP en cualquier momento. |
| Control simple | La solución ERP permite analizar de forma sencilla los costes y los éxitos de la formación. |
Recursos Humanos en ERP:
Ejemplo de aplicación DIL Engineering GmbH
DIL Engineering utiliza el sistema ERP APplus desde 2020. Esto permite a la empresa de ingeniería mecánica de Baja Sajonia planificar las capacidades de personal de forma especialmente eficaz.
Al permitir a los empleados acceder a los puestos de trabajo directamente en APplus, la disponibilidad del personal puede verse en cualquier momento. Esto maximiza la transparencia y la eficacia en los procesos de planificación.
De cara al futuro, DIL Engineering pretende aumentar la automatización de los procesos de RRHH en el sistema ERP para aliviar cada vez más la carga de la gestión departamental.
Leer el estudio de caso completo
Conclusión: los RRHH asistidos por ERP amplían el margen de maniobra
Los RRHH se benefician en todos los ámbitos de un sistema ERP moderno con funciones de RRHH. Esto se debe a que la automatización de los procesos organizativos de RRHH, que consumen mucho tiempo, reduce numerosas actividades rutinarias y crea así margen para temas estratégicos y para el intercambio personal y creativo. En lugar de limitarse a mantener datos y coordinar citas, las personas vuelven a estar en el centro del trabajo de RRHH.
A largo plazo, la gestión de RRHH basada en ERP conduce a procesos más eficientes y mejores decisiones de personal. Al reconocer las necesidades y el potencial en una fase temprana, los recursos de personal y las medidas de formación continua pueden planificarse con previsión. En última instancia, esto hace que tu empresa sea más ágil y le permite reaccionar más rápidamente a los cambios. Como resultado, el departamento de RRHH pasa de ser un proveedor de servicios administrativos a un socio estratégico para la gestión de la empresa.
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