Según un estudio de Grammarly y Statista, dos tercios de los profesionales pierden 11,5 días laborables al año debido a una comunicación ineficaz. Las consecuencias citadas por los directivos incluyen el aumento de los costes y la pérdida de pedidos.
Así que la pregunta es: ¿cómo se puede mejorar la comunicación interna? Como ocurre con muchos otros retos de nuestro tiempo, la solución está en la digitalización. Un sistema ERP, en particular, puede ayudar a optimizar la colaboración entre departamentos. Para que esto tenga éxito, sin embargo, hay algunas cosas que debes tener en cuenta al introducir el sistema.
Cómo un ERP optimiza la colaboración entre departamentos
Mayor comunicación ANTES de la implantación del ERP
Incluso en las primeras fases de la implantación del software, el sistema ERP garantiza un intercambio animado dentro de tu empresa. Por un lado, el proyecto ERP obliga a los empleados a tratar conscientemente sus procesos, funciones y datos en equipo por primera vez. Por otro, los responsables de la toma de decisiones tienen que cotejar la información procedente de las distintas áreas de la empresa. Esto les da una imagen lo más completa posible de la situación actual y les permite determinar dónde hay procesos poco claros o faltan responsabilidades.
Estas preguntas, por ejemplo, ocupan un lugar central:
- ¿Quién está implicado? ¿Quién es responsable de qué? ¿Quién decide? ¿Quién utiliza qué?
- ¿Cómo son actualmente nuestros procesos?
- ¿Cómo trabajamos realmente, no sólo sobre el papel? (Es) ¿Cómo debemos trabajar para que la ERP funcione con sentido? (Objetivo)
- ¿Quién tiene que informar a quién y cuándo?
- ¿Dónde funciona bien la comunicación?
- ¿Dónde se producen las pérdidas por fricción?
- ¿Qué procesos ofrecen posibilidades de mejora?
- ¿De qué datos se dispone?
- ¿Quién los mantiene? ¿Quién es responsable de su calidad?
No puedes limitarte a pedir las respuestas a estas preguntas a tus jefes de departamento por correo electrónico. Esto se debe a que algunos responsables de la toma de decisiones ni siquiera saben lo que ocurre a diario en la planta de producción o en el almacén. La razón: los empleados suelen proceder en la práctica de forma distinta a la prevista inicialmente. Al fin y al cabo, son los que mejor conocen los problemas cotidianos de las operaciones diarias y saben exactamente cómo abordarlos de la forma más eficaz.
Para conocer los procesos reales, tienes que sentarte con tus empleados y obtener su opinión. Esto convierte automáticamente el proyecto ERP en un motor de comunicación, incluso antes de que el sistema entre en funcionamiento.
Mejor comunicación DESPUÉS de la implantación del ERP
Una vez utilizado el sistema ERP, el software puede optimizar aún más la comunicación interna de la empresa. Las funciones de la solución abren posibilidades completamente nuevas para la colaboración entre departamentos. En concreto, una solución ERP ofrece las siguientes ventajas para la comunicación interna:
1. comunicación estructurada
Las estructuras y los procesos desempeñan un papel importante en la comunicación interna. Tus departamentos deben tener siempre claro qué información va a qué personas y en qué momento. Si no es así, se producirá el caos.
Un sistema ERP te ayuda automáticamente a estructurar tu comunicación corporativa de forma más eficaz. Al fin y al cabo, un sistema ERP no puede funcionar sin procesos normalizados. En otras palabras, para que tu software pueda mapear los procesos subyacentes, la comunicación dentro de tu organización debe estar regulada con precisión.
Al desarrollar estas estructuras de comunicación, puedes utilizar de nuevo los procesos predefinidos de la solución ERP como guía. Los procesos entre departamentos y los procesos empresariales ya están predefinidos, pero pueden adaptarse a tu empresa si es necesario.
2. menos malentendidos y duplicación del trabajo
Un sistema ERP reúne todos los datos relevantes de la empresa en un solo lugar y rompe los silos de conocimiento. silos de conocimiento silos de conocimiento. Esto significa que todos los empleados tienen siempre acceso a la misma información actualizada y pueden tomar decisiones basadas en datos fiables. Al mismo tiempo, no hay necesidad de intercambiar datos manualmente. Esto, a su vez, minimiza el riesgo de que la información se registre varias veces, de forma incorrecta o no se registre en absoluto.
Como en un sistema ERP apenas hay información contradictoria u obsoleta, los malentendidos y la duplicación del trabajo se reducen automáticamente. Esto se traduce en una forma de trabajar más eficiente en general, que refuerza la colaboración interdepartamental en toda la empresa.
3. más transparencia
Una de las tareas más importantes de una solución ERP es consolidar y visualizar los datos empresariales en tiempo real. Por tanto, el software no sólo pone orden en tus cifras clave, sino que inevitablemente hace que tu empresa sea más transparente.
El objetivo principal es hacer comprensibles las decisiones. Si puedes rastrear exactamente cómo se tomó una determinada decisión, también podrás extraer información de ella. Por ejemplo, puedes obtener respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Qué factores influyeron en la decisión?
- ¿Qué retos hubo que superar?
- ¿Cuál fue el resultado?
Esta transparencia de nueva creación no tiene fines de control. Más bien pretende mejorar los procesos y animar a los empleados a debatir proactivamente los puntos débiles y el potencial de optimización. Esto por sí solo mejora significativamente la comunicación dentro de la empresa, suponiendo siempre que todos los implicados dispongan de la misma base de información. En cuanto un empleado ve más cifras o cifras diferentes a las de sus compañeros, la base de datos deja de estar normalizada.
4. comunicación más sencilla y rápida
Como una solución ERP agrupa toda la información importante y la hace inmediatamente accesible, la colaboración entre departamentos y sedes se acelera automáticamente. Tus empleados
Como resultado, las tareas y los procesos pueden coordinarse de forma más eficaz, lo que tiene un efecto positivo mensurable en la productividad, la calidad de los procesos y la velocidad de reacción de tu empresa. Además, se reduce la pérdida de información, ya que todos los implicados utilizan la misma base de datos digital.
5 Acceso móvil a la información
Hoy en día, las soluciones de software modernas ofrecen a tus empleados la opción de acceder al sistema ERP a través de un portal web o una aplicación. Esto permite a los usuarios consultar los datos de la empresa en cualquier momento y desde cualquier lugar, tanto si están sobre el terreno como de viaje de negocios. Como resultado, las decisiones se toman más rápidamente y las consultas de los clientes se procesan de inmediato.
El ERP móvil también flexibiliza la colaboración entre equipos, ya que los datos y las actualizaciones se comparten directamente a través de dispositivos móviles. Esto no sólo aumenta la capacidad de respuesta, sino también la eficiencia en el flujo de trabajo diario. En definitiva, el acceso móvil a los datos también ayuda a optimizar de forma sostenible la comunicación dentro de la empresa.
6. funciones modernas de comunicación
La funcionalidad de los sistemas ERP modernos va ahora mucho más allá de la mera gestión de datos. Hoy en día, una solución ERP también funciona como una plataforma de comunicación que apoya activamente la colaboración entre departamentos. Las funciones inteligentes garantizan que los empleados estén al día sin tener que buscar información manualmente. Entre ellas están, por ejemplo, los flujos de trabajo, las notificaciones automáticas y el suministro de información de la base de clientes.
APplus Flow Mode va un paso más allá: el innovador concepto de utilización permite asignar con precisión muchos procesos de coordinación y completarlos notablemente más rápido. En el servicio, por ejemplo, el flujo correspondiente permite asignar los tickets a los empleados responsables con especial rapidez.
| Ventajas | |
| Comunicación estructurada | Unos procesos claros garantizan un flujo de información regulado. |
| Menos malentendidos | La base de datos compartida reduce la comunicación incorrecta, la duplicación del trabajo y las repeticiones que llevan mucho tiempo. |
| Más transparencia | Las decisiones son transparentes y los resultados medibles. |
| Comunicación más rápida | El acceso centralizado a los datos acorta las vías de coordinación y aumenta la velocidad de respuesta. Esto también acelera el tiempo de procesamiento de la oferta. |
| Acceso móvil | Los empleados permanecen informados y pueden actuar mientras se desplazan. Además, la respuesta inicial del servicio externo es mucho más rápida. |
| Funciones de comunicación modernas | Las notificaciones automáticas y los flujos de trabajo mantienen a los equipos al día en todo momento. |
Mejorar la comunicación interna: Los mayores obstáculos
Como puedes ver, una solución ERP puede ayudar sin duda a resolver los problemas de comunicación dentro de la empresa. Sin embargo, la colaboración digital normalmente sólo tiene éxito sin problemas si introducción del ERP con medidas específicas. De lo contrario, puedes acabar creando problemas completamente nuevos con el software.
No se trata de retos técnicos, sino del factor humano. Los contratiempos en un proyecto ERP son casi siempre el resultado de problemas de comunicación. Si no consigues implicar a todos los empleados en el proyecto, está garantizado que te encontrarás con algún que otro escollo, por ejemplo:
Resistencia entre los trabajadores
A veces los empleados ven un sistema ERP como una amenaza para su posición en la empresa. Al fin y al cabo, el software crea transparencia y garantiza que las tareas puedan ser asumidas fácilmente por una sola persona. Esto, comprensiblemente, alimenta el miedo a ser sustituible. Si la persona es sustituible, su propia seguridad laboral disminuye automáticamente.
Atrofia de las estructuras sociales
Irónicamente, el intercambio estructurado de información con la ayuda de un sistema ERP puede llegar a ser tan eficaz que los empleados apenas hablen entre sí. Como el sistema ERP hace superflua mucha coordinación, el nivel personal se pierde rápidamente. Sin embargo, cuando disminuye la interacción social,
Exceso de regulación
Muchos procesos ya son demasiado rígidos o innecesariamente complejos antes de la implantación del ERP. Antes de transferirlos al sistema ERP, hay que revisarlos, racionalizarlos y modernizarlos. Esto se debe a que la digitalización de procesos antiguos e inflexibles causa nuevos problemas y frustración a los empleados.
Cuestiones sin resolver
Los sistemas ERP crean transparencia: esto suscita inmediatamente preguntas entre los trabajadores, por ejemplo sobre funciones, autorizaciones, protección de datos (GDPR) y coordinación con el comité de empresa. Si estas cuestiones no se aclaran y comunican desde el principio, existe el riesgo de que se produzcan bloqueos o retrasos.
Demasiados jugadores
Si hay demasiadas personas implicadas en el proyecto ERP, las responsabilidades deben estar claramente definidas. De lo contrario, surgirán discusiones interminables, retrasos y malentendidos. Por tanto, es esencial tener una visión clara de las responsabilidades y los poderes de decisión.
Consejos valiosos para una colaboración digital fluida
Para que la implantación del ERP se convierta en un potenciador de la comunicación y no en un freno a la productividad, tienes que implicar activamente a todos los departamentos y a sus miembros. Desde el principio.
Esto significa que no sólo el departamento informático ejecuta el proyecto, sino que también se ocupa de las necesidades y emociones de los empleados. Los expertos denominan a esta práctica gestión del cambio.
Anastasia Gomer, Asseco Solutions
Sólo si tu comunicación interna ya es buena, el software ERP puede mejorarla aún más.
Nos gustaría darte los siguientes consejos:
1. Presenta detalladamente la solución ERP a tus empleados, lo antes posible. Desde el principio del proyecto, muestra qué departamentos se beneficiarán del software y cómo.
2. Obtén opiniones de tus empleados. Ten en cuenta los requisitos individuales que cada departamento impone al programa informático.
3. responder a las preguntas y preocupaciones de los empleados. Cuando la gente se siente escuchada y comprendida, es menos probable que los miedos se impongan.
4 Comparte el calendario con los trabajadores. Muestra una visión general de los pasos individuales del cambio. Esto da a todos los departamentos tiempo suficiente para hacer copias de seguridad y adaptar sus procesos a tiempo.
5. Asegúrate de ofrecer formación a tus empleados. Esto garantizará que el software se utilice de forma óptima y pueda desarrollar toda su funcionalidad.
6. vigila la interacción personal. Asegúrate de que tus empleados no sólo se comunican entre sí a través del sistema ERP. Un poco de charla es importante tanto para la cohesión como para el desarrollo de ideas creativas.
7. Revisa tus procesos antes de la digitalización. Revisa críticamente los procesos existentes y racionalízalos si es necesario. Esto garantizará que no se transfieran procesos obsoletos al sistema ERP.
8 Aclara todas las condiciones marco en una fase temprana. Define funciones y autorizaciones, implica a los responsables de la protección de datos y habla con el comité de empresa. Esto evitará incertidumbres y bloqueos posteriores.
9. define responsabilidades claras. Determina quién es responsable de qué y cómo se toman las decisiones. Unas funciones claras y unas vías de decisión cortas evitan retrasos y reducen el esfuerzo de coordinación.
Por último, pero no por ello menos importante, hay que decir que la comunicación interna exhaustiva no es el único factor decisivo para el éxito de un proyecto ERP. También debes comunicarte abiertamente con el proveedor de forma regular para evitar malentendidos. De este modo, muchos problemas pueden evitarse incluso antes de que surjan. El ERP refuerza lo que ya existe: merece la pena aclarar de antemano los principios de comunicación.
Ejemplos prácticos
Sistemas de energía solar BayWa r.e.
En el pasado, la aprobación de pedidos en BayWa r.e. se realizaba mediante documentos en papel y firmas manuales. Hoy, el experto en energía solar gestiona sus procesos de aprobación de forma totalmente digital utilizando flujos de trabajo APplus. Esto ha acelerado el flujo de información y ha reducido los tiempos de espera.
| Anteriormente | Hoy | Resultado |
| Los pedidos se liberaban manualmente utilizando papel y firmas | La comunicación interna y las aprobaciones se ejecutan íntegramente a través de los flujos de trabajo de APplus | información más rápida tiempos de espera más fluidos400 en lugar de sólo 200 pedidos procesados/día |
AMOHR Technical Textiles GmbH
Las sedes alemana y austriaca de la empresa textil estaban antes digitalmente separadas entre sí, lo que hacía necesarias numerosas intervenciones manuales. Esto provocaba una coordinación lenta e ineficaz. Gracias a APplus, ahora es posible el mantenimiento centralizado de los datos y la colaboración automatizada entre los dos clientes. Como resultado, la empresa se beneficia de una comunicación sin problemas entre sedes y de una cómoda colaboración interna.
| Anteriormente | Hoy | Resultado |
| clientes separadosmuchas intervenciones manualesconciliaciones eficaces | Ambas sedes trabajan juntas automáticamenteLa información de la base de clientes se mantiene centralizada y está disponible de inmediato para todas las partes implicadas | Cómoda colaboración interna y coordinación sin fricciones entre las sedes |
Conclusión: Un sistema ERP mejora la comunicación interna
Un sistema ERP es algo más que una herramienta de gestión de datos y control de procesos: es un motor de comunicación para toda empresa moderna. Al proporcionar una base de información estandarizada y crear transparencia, todos los departamentos trabajan con el mismo nivel de conocimientos. El resultado es una colaboración interdepartamental sin fisuras, caracterizada por la rapidez y la productividad.
Sin embargo, es importante que entiendas la introducción de un sistema ERP como un proyecto interempresarial desde el principio. Sólo si implicas a tus empleados en una fase temprana y mantienes una comunicación abierta sentarás las bases de una colaboración digital eficaz y mejorarás la capacidad de la empresa para proporcionar información.
