Hoy en día, la contabilidad de una empresa sólo puede gestionarse con la ayuda de procesos digitales. Sin la ayuda del software, los complejos procesos empresariales modernos y las crecientes exigencias de las autoridades fiscales simplemente dejarían de ser factibles. Así que no es de extrañar que digitalización de la contabilidad en la mayoría de las empresas de DACH se haya acelerado notablemente.
Las funciones inteligentes de ERP para finanzas son especialmente populares. Pero, ¿qué pueden hacer realmente estas soluciones y cómo se beneficia exactamente de ellas la contabilidad? Analizamos en detalle las ventajas de un sistema ERP en finanzas y contabilidad.
ERP en contabilidad: Las áreas de aplicación más importantes
En el centro de la contabilidad está el requisito de registrar los flujos de valor de forma correcta y comprensible. Al fin y al cabo, una contabilidad precisa no es sólo la base de las decisiones estratégicas. También es un requisito previo esencial para cumplir la normativa legal y los requisitos de auditoría.
Un sistema ERP te ayuda a cumplir de la mejor forma posible las elevadas exigencias de calidad de los datos en finanzas y contabilidad. Una solución moderna admite las seis áreas de aplicación siguientes:
1. contabilidad financiera
Un componente clave de la contabilidad es la gestión de los flujos de entrada y salida de efectivo. Si esta información se registra detalladamente, te proporciona la base perfecta para hacer balances significativos.
Un sistema ERP moderno permite automatizar las operaciones de pago y su documentación. En particular, esto incluye las reservas mecanizadas y el procesamiento inteligente de los extractos de cuentas bancarias. La información se facilita de acuerdo con los »Principios de acceso a los datos y verificabilidad de los documentos digitales (GDPdU)».
2. contabilidad de costes
Toda empresa debe ser capaz de crear una asignación interna de costes y una cuenta de resultados precisas. La contabilidad de costes desempeña un papel importante en este sentido. Esta parte de la contabilidad interna registra y analiza todos los costes en que incurre la empresa.
Un buen sistema ERP ofrece la posibilidad de asignar las funciones de contabilidad de costes y control operativo. También puedes optimizar las acciones de la empresa con ayuda de simulaciones y previsiones.
3. contabilidad patrimonial
Un sistema ERP de valor añadido en contabilidad te proporciona una visión general de tu inmovilizado en todo momento para que puedas planificarlo con precisión. También te ayuda a
También puedes utilizar una solución ERP para simular y probar distintos procedimientos de amortización. De este modo, tus decisiones en el control de centros de costes, unidades de costes y tipos de costes pueden estar
4. cálculo de nóminas
Se necesita toda una serie de datos para garantizar que todos los empleados reciben el salario correcto en el momento adecuado. Si utilizas un software ERP moderno, esta información se actualiza automáticamente de forma continua. Esto significa, por ejemplo, que la información sobre las tarifas del seguro médico está siempre actualizada ─ sin la intervención manual de personal especializado.
Una solución industrial moderna gestiona todas las tareas relacionadas con sueldos y salarios de forma fiable y puntual. Esto te permite minimizar el trabajo rutinario y los errores, a la vez que simplificas los procesos internos. Además, todos los procesos completados pueden visualizarse digitalmente y, por tanto, son siempre trazables.
5. planificación de la liquidez
Toda empresa debe reconocer los cuellos de botella de liquidez lo antes posible para evitar una crisis grave. Un sistema ERP de contabilidad también es muy útil para esto: al recoger todos los datos sobre pasivos y gastos previstos, permite un seguimiento continuo del flujo de caja.
El software también puede crear previsiones basadas en los flujos de caja históricos y actuales . Esto facilita la optimización de la gestión de los objetivos de pago.
6. informes y análisis
La dirección sólo puede tomar las decisiones correctas si se basan en cifras clave relevantes. Por eso los informes y análisis son indispensables en finanzas. Por ejemplo, proporcionan información sobre lo elevados que son los costes de fabricación de los productos o sobre qué área es especialmente cara para la empresa.
El ERP en finanzas facilita la elaboración de informes centralizando los datos financieros de todas las áreas de la empresa y convirtiéndolos automáticamente en informes significativos. Esto proporciona a los responsables de la toma de decisiones cifras clave actualizadas y fiables en todo momento.
ERP en finanzas: una visión general de todas las áreas de aplicación
| Ámbito de aplicación | Ventajas de la solución ERP en contabilidad |
| Contabilidad financiera | Automatización de las operaciones de pagoLa base de unos balances fiables |
| Contabilidad de costes | Registro y análisis de todas las simulaciones de costes para la planificación de objetivos y beneficios |
| Contabilidad de activos | Visión general del inmovilizadoCorrecta aplicación de las normas de amortización y contabilidadBase de decisión en el controlling |
| Contabilidad de nóminas | Actualización automática de los datos relevantesContabilidad de nóminas segura y puntual |
| Planificación de la liquidez | Control del flujo de cajaDetección precoz de cuellos de botellaPrevisiones basadas en los flujos de caja |
| Informes y análisis | Recogida centralizada de datosInformes automáticosCifras fiables para la dirección |
Contabilidad mediante sistema ERP: las mayores ventajas
Consolidación y automatización de datos
Una de las tareas más importantes de un sistema ERP es consolidar los datos empresariales y ponerlos a disposición de toda la organización. Esta función es especialmente atractiva para el departamento financiero; al fin y al cabo, es tarea del departamento contable recopilar datos relevantes desde el punto de vista financiero de toda la organización y almacenarlos de forma verificable. Esto se aplica, entre otras cosas
- Deudores y pasivos
- Cuentas bancarias
- Acciones
- Material de oficina
- Personal
Lo práctico es que la gestión de los datos suele estar automatizada: Muchas soluciones ERP pueden crear automáticamente facturas basadas en los datos del pedido y almacenarlas como recibos. También hay funciones útiles del área de gestión de la calidad que garantizan una base de datos de alta calidad, por ejemplo:
- Comprobación de plausibilidad durante la introducción de datos
- Comprueba la coherencia de los datos y las conexiones lógicas
- Limpieza automática de entradas duplicadas
Estas funciones ERP no sólo facilitan el trabajo del departamento de contabilidad, sino que también mejoran la capacidad de la empresa para proporcionar información.
Isabel Rocholl, Asseco Solutions
Un sistema ERP libera a los compañeros del departamento de contabilidad de tareas rutinarias. En lugar de realizar constantemente las mismas contabilidades, pueden dedicarse a tareas más apasionantes.
Simple cumplimiento de las obligaciones legales
Las autoridades públicas, en particular, llevan varios años impulsando la digitalización del sector financiero. Sin duda sabes que todas las empresas alemanas están obligadas a hacerlo desde 2025, facturas electrónicas y a archivarlas a prueba de auditorías. A partir de 2028, también será obligatoria la creación y el envío de facturas electrónicas. Estos procesos pueden automatizarse totalmente con un sistema ERP.
Además, los »Principios para la conservación y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos» (GoBD) exigen desde 2015 el almacenamiento y el procesamiento digital de los datos electrónicos relevantes para los impuestos. El legislador ha establecido una serie de normas que las empresas sólo pueden cumplir con la ayuda de un software de contabilidad. Entre ellas están
- Reservas puntuales dentro de los plazos especificados
- La obligación de conservación de los comprobantes electrónicos
- Derechos de acceso de las autoridades fiscales al programa de contabilidad
Las soluciones ERP modernas también ofrecen una serie de funciones útiles para ello: Las reservas puntuales, por ejemplo, pueden automatizarse parcialmente. El almacenamiento seguro de datos se ha convertido en un estándar en todos los sistemas ERP desde que entró en vigor el GDPR. Y como opción de acceso para las autoridades fiscales, puedes crear un usuario con derechos de lectura restringidos.
Intercambio de datos sin complicaciones con otros departamentos
Como parte de la infraestructura ERP, la contabilidad está conectada digitalmente con todas las demás áreas de la empresa. Esta conexión no se limita a la recogida de documentos electrónicos. La contabilidad también intercambia una amplia gama de datos con otros departamentos a través del sistema ERP. Esto acelera todos los procesos en finanzas y contabilidad.
Los siguientes ejemplos ilustran las ventajas de una solución ERP:
Ventajas para el cálculo de la nómina:
- Gracias a un sistema integrado de registro del tiempo, el departamento de RRHH puede ver en cualquier momento quién ha trabajado en qué periodo y cuándo.
- Además, puede haber otros datos relevantes para el salario procedentes de la producción o de la gestión de proyectos.
- Como toda esta información está almacenada en el sistema ERP, el departamento de contabilidad no necesita consultarla.
- Esto significa que el cálculo de las nóminas puede procesarse con mayor rapidez y eficacia.
Ventajas para las ventas al solicitar una verificación de crédito:
- Los compañeros responsables pueden utilizar el sistema ERP para consultar directamente si la información crediticia ya está disponible.
- Si no es así, basta con pulsar un botón para enviar la consulta correspondiente al departamento de contabilidad.
- Puede tomar todos los datos necesarios directamente del sistema ERP.
Ventajas en el contexto de los análisis de los KPI:
- El departamento de contabilidad dispone de un conjunto de datos importantes para calcular los ratios financieros. Entre ellos están las ventas totales, el margen de beneficios, el coeficiente de liquidez y el coeficiente de fondos propios.
- Un sistema ERP puede calcular automáticamente estos y otros KPI y mostrarlos como parte de cuadros de mando personalizados.
- El sistema toma los datos relevantes del fondo de información digital. No es necesario reelaborar los datos manualmente.
¿Cómo se implementa técnicamente la contabilidad basada en ERP?
La herramienta de contabilidad está totalmente integrada en algunos sistemas ERP. En Asseco, en cambio, confiamos en la conexión con el software eGecko y, por tanto, en la experiencia de un especialista en control, RRHH y contabilidad. Entre otras cosas, el sistema procesa contabilizaciones, pagos, recordatorios y datos maestros específicos de la contabilidad financiera.
Y así es como funciona:
- Nuestro sistema ERP APplus transfiere los datos financieros en tiempo real a eGecko para su posterior procesamiento en la contabilidad.
- La información sobre los documentos entrantes y salientes fluye directamente de vuelta a APplus.
- Una comprobación integrada del límite de crédito compara la información con las cuentas de clientes existentes y analiza las partidas abiertas en la contabilidad financiera.
- La información sobre los anticipos y las facturas finales se tiene en cuenta en las compras y las ventas.
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Ejemplos prácticos de aplicación
RSB Procesamiento racional del acero:
La contabilidad con ERP ahorra medio año de trabajo
Al introducir un flujo de trabajo de facturación digital con el sistema ERP APplus, la empresa de procesamiento de metales ha optimizado de forma sostenible su procesamiento de facturas. Gracias al reconocimiento automático de texto, ahora las facturas entrantes se analizan automáticamente y se transfieren directamente al sistema.
El sistema transfiere todos los documentos analizados con una referencia de pedido clara a las fases posteriores del proceso sin ninguna intervención manual. Si, por ejemplo, el sistema de reconocimiento de texto no puede procesar correctamente todos los datos debido a una impresión incorrecta, el equipo de compras recibe un mensaje. Entonces se puede comprobar la factura correspondiente y corregirla si es necesario. El sistema de archivo digital a prueba de auditorías y una práctica función de búsqueda también permiten realizar búsquedas de procesos rápidas y sin complicaciones.
El resultado:
- Gracias a la automatización, RSB consigue un ahorro de tiempo de alrededor de medio año-persona.
- La dirección puede aprobar las facturas de forma flexible e independiente de la ubicación.
- Los costes de archivo se han reducido notablemente, ya que se ha eliminado en gran medida el archivo de documentos en papel.
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WMB Ventilatoren:
Automatización parcial de la contabilidad con ERP
Desde la introducción del sistema ERP APplus, WMB se ha beneficiado de una contabilidad financiera optimizada, desde la contabilización hasta la ejecución de los pagos. Mientras que antes los pagos se contabilizaban y liquidaban individualmente, ahora APplus está vinculado a una agencia tributaria externa.
Esta conexión a través de una interfaz DATEV permite el intercambio semiautomatizado de datos: ahora los recibos pueden exportarse con sólo pulsar un botón y transferirse directamente a la Agencia Tributaria. Esto ha simplificado considerablemente la tramitación de los pagos.
El resultado:
- El departamento de contabilidad experimenta un notable alivio en el día a día.
- Los procesos en finanzas son mucho más eficientes.
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Conclusión: La contabilidad funciona como un reloj con el ERP
Si procesas tu contabilidad de forma centralizada mediante un sistema ERP, conseguirás un aumento significativo de la eficacia. Esto se debe principalmente a las numerosas funciones de automatización de procesos. Como la solución ERP gestiona muchos pasos de trabajo en finanzas de forma independiente, tu empresa se beneficia de procesos rápidos, sin errores y transparentes.
En última instancia, esto también cambia el enfoque del departamento de contabilidad. Como la solución ERP se encarga de muchas tareas rutinarias, los empleados experimentan una notable reducción de su carga de trabajo diaria. Esto, a su vez, les permite concentrarse plenamente en los procesos complicados.
