Auf einen Blick
Ein ERP-System kann die HR-Abteilung in vier zentralen Bereichen massiv entlasten: Personalmanagement, Personalverwaltung, Recruiting und Weiterbildung. Durch Automatisierung von Routineaufgaben, digitale Datenhaltung und Self-Service-Portale für Mitarbeitende werden Fehler reduziert und wertvolle Zeit gewonnen, sodass sich HR stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren kann.
Die Produktivität eines Unternehmens ist maßgeblich von der Leistung seiner Mitarbeitenden abhängig. Denn auch in Zeiten der Digitalisierung gilt: Ohne den Einsatz der Menschen kann ein Betrieb unmöglich erfolgreich sein.
Umso wichtiger ist es, dass Sie die Prozesse und Daten im Personalwesen stets im Blick haben. Gerade die zentrale Verwaltung von Human Resources (HR) via ERP-System birgt viele Chancen: Sie können Abläufe vereinfachen, Flexibilität schaffen und viel Zeit sparen. In diesem Artikel besprechen wir die wichtigsten Funktionen und Vorteile, die Ihnen eine ERP-basierte HR-Lösung im Arbeitsalltag bietet.
Wie kann ein ERP-System HR unterstützen?
Das ERP-System wird häufig als das Herzstück eines Unternehmens bezeichnet. Zu Recht:
- Als zentrale Plattform sammelt es sämtliche Geschäftsdaten an einem Ort, bildet diese in Echtzeit ab und gewährt so einen strukturierten Einblick in aktuelle Vorgänge.
- Da es verschiedene Unternehmensbereiche – wie Einkauf, Produktion und Vertrieb – miteinander verbindet, sorgt es für reibungslose Prozesse.
- Zudem ermöglicht es die Automatisierung von Routinetätigkeiten.
Selbstverständlich profitiert auch der Bereich Human Resources von diesen Vorzügen: Moderne ERP-Softwarelösungen sorgen für eine optimale Koordination der Mitarbeitenden und eine merkliche Entlastung in der Personalabteilung. Damit legen Unternehmen wiederum den Grundstein für mehr Produktivität. Kein Wunder also, dass heute 98 % der HR-Expert*innen digitales Wissen und Technologie-Fertigkeiten für zentrale Kompetenzen im Bereich Human Resources halten. Das besagt eine repräsentative Studie von PwC Deutschland.
Grund genug, uns die positiven Einflüsse eines ERP-Systems auf Ihre HR-Prozesse einmal genauer anzuschauen.
ERP im HR-Bereich: Die größten Vorteile
1. Effizienteres Personalmanagement im ERP-System
Sie kennen das sicherlich: Wenn Sie bei der Personalplanung Tabellen und Listen manuell abgleichen, schleichen sich schnell Fehler ein. Und Sie benötigen sehr viel Zeit, die Ihrem Unternehmen letztendlich bares Geld kostet.
Human-Resources-Module in ERP-Lösungen machen Schluss mit solch aufwendigen Arbeitsschritten. In der Software sind alle Personaldaten digital gespeichert, darunter:
- Urlaubspläne
- Betriebskalender
- Dienstpläne
- Arbeitszeitmodelle
- Pausenregelungen
Mithilfe dieser Daten wird das Personalmanagement erheblich erleichtert. Vor allem durch die Automatisierungen von Prozessen und den Einsatz von Algorithmen erzielen Sie schnell und einfach eine optimale Personalplanung:
| Die wichtigsten Vorteile | Beispiele |
| Schnelle Abwicklung von Routineaufgaben | Das HR-Modul im ERP-System generiert Vorschläge für Dienstpläne, die Sie nur noch annehmen oder anpassen müssen. |
| Einfache Prüfung gesetzlicher Verstöße | Auf Basis automatisch ausgewerteter Zeiterfassungsdaten erkennen Sie per Regelprüfung, ob Pausen und maximale Arbeitszeiten eingehalten wurden. |
| Frühzeitige Identifizierung von Unter- und Überbesetzung | Durch den automatischen Datenabgleich sehen Sie umgehend, welche personellen Ressourcen und Qualifikationen zur Verfügung stehen. |
| Effiziente Verwaltung verschiedener Arbeitszeitmodelle | Im ERP-System sind flexible Regelwerke für Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit, Schichtarbeit usw. hinterlegt und mit der Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Abrechnung verknüpft. |
| Vermeidung von manuell erzeugten Fehlern | Das ERP-System überträgt Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung in die Lohnabrechnung und verhindert so eine fehlerhafte Datenübermittlung. |
2. Vereinfachte Personalverwaltung im ERP-System
Auch die zahlreichen administrativen Aufgaben der Personalwirtschaft sind ohne eine ERP-Lösung für Human Resources zeitintensiv und fehlerbehaftet. Hierzu zählen:
- die Pflege und Aktualisierung von Personalakten
- die Abwicklung von Neuzugängen und Austritten
- das Erstellen von Lohnabrechnungen
- die Erfassung von Personalzeiten
Erst durch den Einsatz einer ERP-basierten HR-Software erfahren Sie in der Personalverwaltung eine deutliche Unterstützung:
| Die wichtigsten Vorteile | Beispiele |
| Beschleunigung administrativer Tätigkeiten | Digitale Erfassungshilfen verkürzen monotone Prozesse und erleichtern Angestellten den Arbeitsalltag. |
| Hohe Daten- und Prozessqualität | Die automatisierte elektronische Abrechnung erfolgt sicher, zuverlässig, nachvollziehbar und gesetzeskonform. |
| Aufschlussreiche Analysen | Die erfassten Personaldaten lassen sich per Knopfdruck auswerten und in aussagekräftige Berichte umwandeln. So gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse für fundierte Personalentscheidungen. |
| Einfache Selbstverwaltung | Auf Self-Service-Portalen können Mitarbeitende die eigenen Daten einsehen und selbständig bearbeiten. Möglich sind z. B. die Beantragung von Urlaub und Nachbuchungen im Zeitkonto. |
Nhi Stein, Asseco Solutions
Elektronische Entgeltüberweisungen werden automatisiert ausgelöst, Daten prozessübergreifend angeglichen und aktualisiert. All das spart mühsame, redundante Arbeit.
3. Verbesserte Organisation des Rekrutierungsprozesses im ERP-System
Das Bewerbungsmanagement kostet die HR-Abteilung ohne Softwareunterstützung ebenfalls sehr viel Zeit. Mit einem besonders hohen Aufwand sind folgende organisatorische Tätigkeiten verbunden:
- manuelle Sichtung von Bewerbungsunterlagen und Selektion qualifizierter Kandidat*innen
- Terminkoordination für Vorstellungsgespräche
- individuelle Status-Updates, etwa Eingangsbestätigungen, Zwischenbescheide und Absagen
- Dokumentation und Reporting
Um die Organisation des Rekrutierungsprozesses effizienter zu gestalten, können Sie die genannten Zeitfresser mit einer ERP-basierten Personal-Software stark beschleunigen:
| Die wichtigsten Vorteile | Beispiele |
| Automatisierte Vorauswahl | Das automatische Auslesen von Lebensläufen erlaubt eine schnelle Vorselektion. |
| Systematische Erfassung von Bewerberdaten | Wenn Sie eine Bewerberdatenbank einrichten, werden spezifische Angaben wie Name, Anschrift, Ausbildungsgrad und Qualifikationen geordnet erfasst. |
| Übersichtliche Datenhaltung | Einladungen, Terminierungen oder Verträge werden im ERP-System digital strukturiert abgelegt. So behalten Sie den Überblick und haben relevante Informationen schnell zur Hand. |
| Effiziente Abstimmungen | Die automatisierte Synchronisation mit Kalendern reduziert das E-Mail-Pingpong zwischen HR, Fachbereichen und Kandidat*innen. |
| Automatisierte Kommunikation | Je nach Status erfolgt der Versand von E-Mails im Rekrutierungsprozess regelbasiert. |
4. Optimierte Koordination von Weiterbildungen
Neben der Rekrutierung neuer Mitarbeiter*innen gehört zum Aufgabenbereich des Personalwesens auch die Weiterentwicklung der bestehenden Angestellten. Ob Seminare, Online-Kurse oder ein individuelles Mentoring: Die Koordination von Bildungsmaßnahmen liegt in der Hand der Personalabteilung. Zu erledigen sind in diesem Zusammenhang Arbeiten wie:
- Ermittlung von Weiterbildungsbedarfen
- Planung und Organisation von Schulungen (Termine, Räume, Kursleitung etc.)
- Anmeldung von Teilnehmenden
- Dokumentation von Qualifikationen und Zertifikaten
- Erfolgskontrolle
Auch diese wiederkehrenden Tätigkeiten der Personalentwicklung können Sie mithilfe von HR-Modulen in ERP-Systemen vereinfachen und zeitsparender gestalten:
| Die wichtigsten Vorteile | Beispiele |
| Zentrale Datenverwaltung | Alle Weiterbildungsmaßnahmen und Teilnehmenden sowie die aktuellen Anmeldungszahlen sind im ERP-System gespeichert. |
| Automatisierte Planung | Schulungstermine lassen sich automatisiert planen und mit den Arbeitszeiten abgleichen. |
| Transparenz über Qualifikationen | Das Personalwesen sieht auf einen Blick, welche Mitarbeitenden welche Qualifikationen haben. |
| Effiziente Kommunikation | Der Versand von Einladungen und Erinnerungen zu Veranstaltungen erfolgt automatisiert. |
| Lückenlose Dokumentation | Zertifikate sind im ERP jederzeit abrufbar. |
| Einfaches Controlling | Die ERP-Lösung ermöglicht einfache Auswertungen von Kosten und Schulungserfolgen. |
Human Resources im ERP:
Anwendungsbeispiel DIL Engineering GmbH
Seit 2020 hat DIL Engineering das ERP-System APplus im Einsatz. Damit gelingt dem niedersächsischen Maschinenbauer eine besonders effiziente Planung von Personalkapazitäten.
Indem sich Mitarbeitende direkt in APplus auf Aufträge einbuchen, ist die Verfügbarkeit des Personals jederzeit einsehbar. Das bringt ein Maximum an Transparenz und Effizienz in die Planungsprozesse.
Für die Zukunft strebt DIL Engineering eine verstärkte Automatisierung von HR-Prozessen im ERP-System an, um die Abteilungsleitung zunehmend zu entlasten.
Fazit: ERP-gestütztes HR erweitert den Handlungsspielraum
Von einem modernen ERP-System mit HR-Funktionen profitiert das Personalwesen auf ganzer Linie. Denn die Automatisierung zeitintensiver organisatorischer HR-Prozesse reduziert zahlreiche Routinetätigkeiten und schafft so Freiräume für strategische Themen sowie einen persönlichen, kreativen Austausch. Anstatt nur Daten zu pflegen und Termine zu koordinieren, rückt der Mensch in der HR-Arbeit wieder mehr in den Mittelpunkt.
Langfristig führt ein ERP-basiertes Personalmanagement zu effizienteren Abläufen und besseren Personalentscheidungen. Da Sie Bedarfe und Potenziale frühzeitig erkennen, lassen sich Personalressourcen und Weiterbildungsmaßnahmen vorausschauend planen. Dadurch wird Ihr Unternehmen letztendlich agiler und kann schneller auf Veränderungen reagieren. Im Ergebnis entwickelt sich der HR-Bereich vom administrativen Dienstleister zum strategischen Partner der Unternehmensführung.
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