¿Te suena esta situación? Se da luz verde a una orden de fabricación aunque la lista de piezas aún no tenga la versión definitiva. Como consecuencia, en producción se trabaja con una versión obsoleta de los planos. Y no es hasta el control de calidad cuando se da cuenta de que no se ha tenido en cuenta un cambio en un componente.
El resultado final: no solo hay que retocar la pieza o volver a fabricarla. Además, una máquina se queda parada sin previo aviso, los pedidos posteriores se retrasan y el cumplimiento de los plazos se ve comprometido. Al final, el asunto llega hasta la dirección, por el riesgo de tener que pagar multas contractuales. Un caso clásico de interrupción del proceso con consecuencias de gran alcance.
Solo puedes evitar sistemáticamente este tipo de fallos con un alto nivel de seguridad en los procesos de fabricación. En el siguiente artículo te contamos cómo conseguirlo con un sistema ERP.
¿Qué significa realmente la seguridad de los procesos… y qué no?
¿Qué es la seguridad de los procesos?
La seguridad de los procesos describe la capacidad de una empresa para gestionar los procesos de forma estable, transparente y reproducible. Los procesos no se desarrollan al azar, sino que siguen reglas claramente definidas. Al basarse en datos fiables y versionados, las desviaciones se pueden detectar a tiempo, incluso antes de que provoquen una reacción en cadena incontrolable.
¿Qué no es la seguridad de los procesos?
La seguridad de los procesos no significa que ya no se produzcan errores en absoluto. En los procesos reales siempre habrá desviaciones, por ejemplo, por problemas de suministro o cuellos de botella en la capacidad. Por eso, el objetivo no es evitar los errores por completo, sino gestionarlos a tiempo.
¿Cuáles son las causas típicas de la falta de seguridad en los procesos en las pymes?
En la práctica, la falta de seguridad en los procesos rara vez se debe a errores de personas concretas. Por lo general, no se debe a fallos individuales. Más bien es el resultado de debilidades estructurales dentro de los procesos. Las cinco causas más comunes de una seguridad insuficiente en los procesos son:
1. Falta de comunicación entre departamentos
A menudo, los departamentos no comparten información en un lugar central, sino que usan distintos canales digitales y analógicos. Sin embargo, esto no ayuda en absoluto a que los procesos funcionen sin problemas. Precisamente la transmisión manual de datos por correo electrónico, listas de Excel o de boca en boca provoca discontinuidades en los medios y que haya información desactualizada en distintos lugares. Las decisiones no se basan entonces en una base de datos común, lo que dificulta la trazabilidad y favorece los errores.
2. Falta de control de versiones en las listas de piezas y los planes de trabajo
A menudo, los cambios en las listas de piezas o en las hojas de proceso no se documentan con claridad. Entonces, nadie sabe cuál es la versión actual. Como consecuencia, los departamentos trabajan con especificaciones diferentes, lo que obliga a hacer ajustes a posteriori.
3. Planificación poco transparente de la capacidad y las prioridades
A veces hay que reajustar las capacidades y las prioridades a corto plazo, y no es raro que se haga sin tener una visión completa de las consecuencias que esto puede tener más adelante. Si la planificación no es transparente en todo momento, los encargos se ven en apuros: surgen cuellos de botella y retrasos, por lo que resulta muy difícil cumplir con los plazos.
4. Gestión reactiva en lugar de proactiva
Muchas empresas no intervienen hasta que ya se han producido incidencias graves. Faltan mecanismos que avisen de los riesgos a tiempo o que activen procedimientos de escalado antes de que los plazos se vean en peligro.
5. Falta de supervisión de los procesos
En muchas empresas no se lleva a cabo un seguimiento continuo del estado de los pedidos ni de las desviaciones críticas. Sin unos KPI de proceso claros y un sistema de alerta temprana que funcione, los problemas pasan desapercibidos durante mucho tiempo, hasta que ya es demasiado tarde.
¿Por qué las medidas aisladas no son suficientes cuando hay fallos en los procesos?
No es raro que las empresas reaccionen ante los problemas, en un primer momento, con medidas puntuales. A corto plazo, estas optimizaciones aisladas de los procesos pueden a veces dar lugar a mejoras, pero normalmente no te permiten alcanzar una estabilidad duradera. Los siguientes ejemplos de la práctica ilustran este problema:
| Medidas | Problemas en la práctica |
| Soluciones aisladas, como, por ejemplo, herramientas individuales de análisis o supervisión | Las mejoras se limitan a algunos ámbitos, mientras que siguen existiendo discontinuidades en los procesos y en los soportes. |
| Enfoques Lean sin apoyo digital | Sin una base de datos digital, los enfoques Lean no pueden cumplir plenamente con los requisitos de rapidez, transparencia y complejidad. |
| Control manual | A medida que aumenta la complejidad, los controles manuales son demasiado propensos a errores, lentos y costosos. |
Así que la seguridad de los procesos no se consigue ajustando solo algunos parámetros. En cambio, deberías asegurarte de que todas las personas y máquinas implicadas funcionen juntas sin problemas. Para ello, lo primero que necesitas es una base de datos integrada.
Pero, ¿cómo consigues esa coherencia? Muy sencillo: con un sistema ERP.
¿Cómo garantiza un sistema ERP la seguridad de los procesos?
La clave está en que un sistema ERP no funciona como una herramienta aislada, sino como una plataforma que abarca todas las áreas . Esta solución de software conecta los datos y los procesos de toda la empresa, creando así un flujo de información coherente. En concreto, el ERP ofrece:
1. Una base de datos centralizada y coherente sin cambios de formato
En una solución ERP, todos los datos se guardan en un lugar central, sin redundancias ni versiones contradictorias. Los datos maestros de clientes, por ejemplo, solo existen una vez en el sistema y no se guardan también en Excel, en el CRM y en el software de contabilidad. Como no hay cambios de formato ni datos duplicados, el sistema ERP crea una base fiable para que los procesos de producción sean estables.
2. Procesos continuos sin tener que cambiar de sistema
El sistema ERP gestiona todos los procesos de forma integral, desde la autorización del pedido hasta la entrega. Además, transmite la información de forma automática, lo que garantiza una transferencia de datos coherente. Esto mejora la continuidad de los procesos y reduce las fuentes de error.
3. Transparencia entre departamentos
En un sistema ERP, puedes ver casi en tiempo real el estado de los pedidos, el avance de la producción o las desviaciones. Todos los departamentos —ya sea ventas, producción, compras o control de calidad— acceden a una base de datos común y ven lo que sus compañeros y compañeras están haciendo o planeando en ese momento. Así, es posible tomar decisiones basándose en una información unificada y reducir al mínimo las consultas que tanto tiempo hacen perder.
4. Supervisión de procesos y mecanismos de alerta temprana en el ERP
Con un sistema ERP, no te enteras de las desviaciones críticas cuando ya es demasiado tarde. El software cuenta con funciones que supervisan todos los procesos relevantes las 24 horas del día y detectan los posibles riesgos a tiempo. Por ejemplo, si empiezan a producirse los primeros retrasos, recibirás una notificación para que puedas actuar de forma proactiva.
5. Lógicas de flujo de trabajo y de escalado para tareas críticas
Para garantizar la seguridad de los procesos, es súper importante que estos nunca se paralicen. Por eso, basándose en flujos de trabajo automatizados y conjuntos de reglas, las lógicas de escalación del ERP se encargan de que los problemas salgan a la luz. Esto ocurre, por ejemplo, cuando los procesos no se completan en un plazo determinado.
6. Garantía de calidad integrada y trazabilidad
Las aplicaciones de gestión de calidad integradas en el ERP permiten crear automáticamente órdenes de inspección, así como documentar de forma completa los lotes y los números de serie. Las inspecciones y las autorizaciones están integradas directamente en el proceso y se llevan a cabo de forma fluida en la entrada de mercancías, durante la producción y antes de la salida de mercancías. Esta trazabilidad completa aumenta la transparencia y, con ello, también la seguridad a la hora de gestionar las desviaciones.
¿Cómo se mide la seguridad de los procesos?
Así que ya sabes qué solución de software te ayuda mejor a garantizar la seguridad de los procesos en la fabricación. Pero, ¿cómo sabes cuál es realmente la situación de este factor tan importante en tu empresa? ¿Se pueden medir la estabilidad y la controlabilidad de tus procesos? Y si es así, ¿cómo?
Es cierto que la seguridad de los procesos no se puede calcular con una fórmula. Pero sí se puede representar de forma fiable a través de la interacción de varios indicadores clave de rendimiento (KPI). Lo importante es que elijas los indicadores adecuados para ello.
Los 5 KPI de procesos más importantes son:
| KPI | ¿Qué se mide? | ¿Por qué es importante esto? |
| Cumplimiento de plazos (OTD) | Porcentaje de pedidos que se entregan a tiempo | Un indicador directo de procesos estables y compromisos de entrega fiables |
| Tiempo de tramitación | Tiempo desde la recepción del pedido hasta su finalización | Muestra la eficiencia y pone de manifiesto los retrasos y las interrupciones en los procesos |
| Índice de reelaboración | Porcentaje de piezas o encargos que requieren retoques | Indicación de problemas de calidad y errores en procesos anteriores |
| Desviación entre lo previsto y lo real | Diferencia entre la implementación prevista y la real | Pone de manifiesto la falta de control y la falta de transparencia |
| Índice de fallos en el proceso | Frecuencia de interrupciones o desviaciones en el proceso | Muestra cuántas veces hay que estabilizar activamente los procesos |
Patrick Mathis, Asseco Solutions
Los KPI ponen de manifiesto los puntos débiles de los flujos de trabajo y revelan hasta qué punto tus procesos son realmente estables y controlables.
En general, un alto nivel de seguridad en los procesos se refleja en:
- pequeñas variaciones en los plazos de entrega
- un cumplimiento constante de los plazos
- una tasa baja de trabajo de repaso
- pocas intervenciones no programadas
Por el contrario, la falta de fiabilidad del proceso se manifiesta en:
- plazos de entrega muy variables
- cambios frecuentes en los planes
- muchas escaladas de tensión e intervenciones manuales
- una tasa elevada de fallos en el proceso
A partir del nivel de seguridad del proceso, puedes sacar conclusiones directas sobre la capacidad de planificación. Cuanto mayor sea la seguridad del proceso, más rápido y de forma más fiable podrás responder a las necesidades de los clientes. Y eso, a su vez, repercute positivamente en tu competitividad.
Seguridad en los procesos con ERP:
. Ejemplo práctico de BayWa r.e. Solar Energy Systems
Con el fuerte crecimiento de BayWa r.e. Solar Energy Systems GmbH, la complejidad de los procesos ha ido aumentando con el tiempo. Si antes muchos procesos se caracterizaban por autorizaciones manuales, traspasos por correo electrónico y cambios de formato, la expansión exigió una integración completa de los procesos.
La implementación se llevó a cabo con el sistema ERP APplus:
- procesos digitalizados de principio a fin en todas las áreas
- flujos de trabajo automatizados para aprobaciones y traspasos
- interfaces digitales entre ventas, logística, almacén y contabilidad
El resultado:
- mejora en el procesamiento de los pedidos
- mayor transparencia y previsibilidad
- procesos escalables y estables
Conclusión: la fiabilidad de los procesos es clave para tu viabilidad a largo plazo
Mejorar la seguridad de los procesos no es un proyecto puntual, sino un principio de gestión continuo. No se trata de solucionar fallos puntuales con medidas aisladas. Más bien hay que diseñar los procesos de tal forma que se mantengan estables en todo momento.
Los procesos estables son tan importantes porque aportan fiabilidad a tu planificación. Esto te permite no solo reducir costes, sino también reaccionar con flexibilidad ante los cambios. Una base ideal para mantener el ritmo de la competencia hoy en día.
La seguridad de los procesos solo es posible gracias al uso de un sistema ERP. Con este software, sentas las bases para una base de datos unificada y, por lo tanto, para unos procesos continuos que abarcan todos los departamentos.
Seminario web: El Flow Mode de APplus en la práctica
Te vamos a enseñar cómo el Flow Mode de APplus no solo hace que los procesos sean visibles, sino que realmente se puedan experimentar.
